Los sistemas de software de gestión de contenido empresarial (ECM) digitalizan y automatizan la forma en que su empresa almacena y utiliza sus documentos. Si bien la organización digital tiene beneficios de simplificación, también tiene algunas ventajas financieras para su negocio. Un sistema ECM le ayuda a ahorrar y ganar dinero. ¿Cómo funciona esto?
Reduzca los costos de almacenamiento
Si actualmente almacena documentos en papel, entonces necesita espacio de almacenamiento. Los archivadores y la estantería ocupan espacio en su oficina; también aumentan sus costos. Tienes que comprar unidades para guardar tus documentos.
Además, si tiene que ceder espacio para las unidades de almacenamiento, entonces tiene menos espacio en su oficina. Si se expande y necesita contratar a nuevas personas, es posible que no tenga espacio para acomodarlas. Es posible que deba mudarse a una oficina más grande o contratar un almacenamiento externo con control de temperatura para guardar algunos de sus documentos más antiguos.
Una oficina más grande será más cara. Si usa un sitio de almacenamiento, entonces paga tarifas de alquiler mensuales.
Si instala un sistema ECM, puede digitalizar toda su documentación en papel y mantenerla en su red. No necesitará mucho espacio de almacenamiento o unidades. Libera espacio de oficina y pierde costos de almacenamiento.
Reduzca los costos de papel e impresión
Si actualmente almacena documentos en papel, es probable que pague más por los costos de papel, copia e impresión. Tiene que crear una copia impresa de cada documento que almacene.
El software de administración de contenido empresarial mantiene toda su documentación archivada. No necesita copias impresas. Su compra de papel y los costos de impresión se reducirán.
Mejore el flujo de trabajo y la productividad
Si sus empleados necesitan encontrar documentos, es posible que pierdan tiempo buscando copias en papel de los documentos. Incluso si tiene un sistema de archivo bien ordenado, los documentos pueden archivarse mal. Las personas tendrán que dejar sus escritorios para encontrar los documentos que necesitan. Luego deben recordar volver a colocarlos y archivarlos en el lugar correcto.
Este proceso no le brinda un flujo de trabajo eficiente. La productividad de sus empleados disminuirá si la gente tiene que perder el tiempo buscando y volviendo a archivar documentos.
Un sistema ECM le brinda una recuperación de documentos rápida y eficiente. Una simple búsqueda lo ayuda a encontrar los archivos que necesita para poder verlos en una computadora o dispositivo inteligente. Las personas pueden incluso usar su sistema cuando trabajan desde casa o en viajes de negocios.
Su flujo de trabajo se vuelve más eficiente. Su productividad debería mejorar. Las personas pueden completar trabajos más rápido. Cuanto más productivos sean sus empleados, más eficiente financieramente será su empresa.
Para obtener más información sobre estas y otras ventajas, hable con los proveedores de software de ECM.