Las 5 mejores alternativas a FileBound en 2025

¿Todavía estás buscando un ECM que pueda almacenar tus documentos, automatizar tus flujos de trabajo y simplificar la recopilación de datos con formularios electrónicos?

Si es así, es posible que hayas oído hablar de FileBound. Pero, ¿cómo puedes estar seguro de que es la opción adecuada para ti?

Hoy te traemos 5 alternativas a FileBound para ayudarte a elegir el ECM perfecto para tu empresa.

¿En qué destaca FileBound?

FileBound es un ECM de Upland diseñado pensando en la simplicidad y para pequeñas empresas que necesitan automatizar procesos rutinarios sin dedicar demasiado tiempo a aprender la herramienta ni dinero en un equipo de TI especializado.

Aunque ofrece una gestión de contenido muy básica con etiquetado de metadatos limitado, realmente destaca en dos áreas: automatización de flujos de trabajo y eForms.

La función de automatización de flujos de trabajo de FileBound ofrece un creador de flujos de trabajo sin código que te permite diseñar, editar e implementar automatizaciones de procesos sin conocimientos previos de programación u otras cuestiones técnicas.

Tiene una interfaz sencilla de arrastrar y soltar y también incluye algunas plantillas preconstruidas para que puedas personalizarlas como desees. Sin embargo, si necesitas flujos de trabajo más intrincados con desencadenantes avanzados, se puede quedar corto.

Otra de las fortalezas de FileBound es su módulo de eForms. Con esta función puedes crear o convertir formularios existentes en documentos digitales interactivos para recopilar datos, adjuntos y firmas electrónicas.

La información recopilada en los formularios electrónicos se guarda automáticamente en los documentos y flujos de trabajo relevantes para que los envíos se puedan dirigir automáticamente según las reglas del negocio.

Por ejemplo, una solicitud de compra puede pasar directamente a un gerente para su aprobación, y luego a finanzas para el procesamiento del pago.

¿Para quién es FileBound?

FileBound es más adecuado para pequeñas y medianas empresas, especialmente durante las primeras etapas de digitalización de archivos y procesos gracias a su simplicidad.

Es una buena opción si tus equipos gestionan volúmenes moderados de documentos y no pueden permitirse invertir en sistemas a nivel empresarial. Sin embargo, si tienes una carga documental más pesada, el almacenamiento podría quedarse corto.

Si actualmente usas herramientas básicas de compartición de archivos como Google Drive, FileBound proporciona una vía fácil de actualización a una plataforma centralizada y automatizada de gestión documental.

Algunas industrias que más se benefician de FileBound incluyen:

• Organizaciones sin ánimo de lucro

FileBound ayuda a simplificar la gestión de donantes, la coordinación de voluntarios y las solicitudes de subvención.

En lugar de manejar formularios en papel o hilos de correo dispersos, el personal puede crear eForms para inscripciones de voluntarios, recibos de donaciones y solicitudes de fondos.

Por ejemplo, una organización sin ánimo de lucro puede automatizar todo el proceso de aprobación de subvenciones. FileBound dirige los formularios del solicitante al director de programa y luego a finanzas para la aprobación final.

La automatización integrada de flujos de trabajo garantiza una comunicación ágil, mientras que las trazas de auditoría registran cada movimiento para transparencia en el cumplimiento y los informes.

• Educación

FileBound es una solución práctica para escuelas y centros educativos pequeños que quieren reducir el papeleo y la entrada manual de datos.

Profesores, administradores y personal de RRHH pueden crear formularios en línea para la matrícula de estudiantes, evaluaciones docentes, solicitudes de permisos y aprobaciones de presupuestos.

La integración con los Sistemas de Información de Estudiantes también permite que, una vez enviados los formularios, los datos relevantes fluyan automáticamente a los registros de estudiantes o personal, reduciendo la duplicidad y los errores.

• Recursos Humanos

Los departamentos de RRHH pueden usar FileBound para simplificar la selección, la incorporación y la gestión de empleados.

La plataforma permite a los equipos de RRHH diseñar flujos de trabajo para el seguimiento de solicitudes, reconocimientos de políticas y controles de cumplimiento.

Por ejemplo, un nuevo empleado puede completar eForms para la información fiscal y de beneficios, lo que automáticamente genera notificaciones a TI para la creación de cuentas y a nómina para la configuración de la compensación.

FileBound también puede utilizarse en la salida de empleados. Si un miembro deja el equipo, RRHH puede localizar toda su información y automatizar la lista de tareas de salida con un flujo de trabajo.

Mejores alternativas a FileBound

Ya hemos establecido que FileBound es más adecuado para empresas pequeñas o que no manejan grandes cantidades de documentos.

Muchos piensan que una aplicación sencilla como Google Drive o OneDrive es suficiente, pero estas herramientas pueden almacenar y compartir documentos, sin la automatización, el cumplimiento y las funciones avanzadas que ofrecen las verdaderas soluciones DMS o ECM.

En este sentido, te traemos 5 herramientas que pueden ser una buena alternativa a FileBound, incluyendo automatización, eForms y almacenamiento documental avanzado.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoración

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Resumen

Dokmee es un sistema DMS y ECM intuitivo y completo que proporciona tanto flujos de trabajo automatizados como un producto separado para eForms, pero destaca especialmente en la gestión documental.

La gestión documental de Dokmee incluye medidas de seguridad avanzadas, indexación, etiquetado de metadatos, retención de archivos, edición de documentos y firmas electrónicas integradas, entre otras funciones.

Dokmee es conocido por su diseño modular, lo que significa que puedes escoger solo las funciones que necesitas, como la captura documental, la automatización de flujos de trabajo o los eForms, sin pagar por lo que no usas.

Dokmee ofrece opciones de implementación tanto local como en la nube, lo que lo hace adecuado tanto para pymes como grandes empresas.

Mejores funciones

• Captura documental avanzada con OCR e indexación de metadatos
• Compartición segura de documentos con control de versiones y trazabilidad
• Automatización de flujos de trabajo con configuración drag-and-drop y opción codificada
• Integración con CRMs, ERPs y aplicaciones de terceros
• Módulo de eForms para recopilación y redirección de datos en línea

¿Cuándo elegir Dokmee sobre FileBound?

Elige Dokmee si necesitas un sistema organizativo más potente con capacidades avanzadas de indexación, búsqueda y captura.

Mientras FileBound se centra en eForms y flujos de trabajo sencillos, Dokmee ofrece mayor flexibilidad para el almacenamiento a gran escala, políticas automatizadas de retención y gestión de cumplimiento.

Todo esto hace que Dokmee sea ideal para empresas con gran volumen de documentos o con necesidades de cumplimiento estrictas.

2. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoración

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Resumen

Laserfiche es una de las plataformas ECM más conocidas y ofrece gestión documental integral, automatización de procesos y herramientas de analítica.

Combina escalabilidad con seguridad de nivel empresarial, lo que la hace adecuada para agencias gubernamentales, universidades e instituciones financieras.

Su interfaz de usuario es moderna y configurable, permitiendo tanto a TI como a usuarios no técnicos construir procesos automatizados de manera eficiente.

Mejores funciones

• Captura inteligente de documentos y etiquetado de metadatos
• Automatización de procesos empresariales con herramientas low-code
• Control de acceso basado en roles y reportes de cumplimiento
• Integración con Microsoft 365, Salesforce y SAP

¿Cuándo elegir Laserfiche sobre FileBound?

Laserfiche es mejor opción si necesitas automatización y analítica a nivel empresarial.

A diferencia de FileBound, Laserfiche puede gestionar flujos de trabajo complejos, interdepartamentales y entornos con requisitos normativos estrictos, a la vez que aporta informes detallados para la optimización del rendimiento.

3. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoración

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Resumen

Al igual que FileBound, DocuWare es un software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo alojado en la nube.

Es especialmente popular entre empresas medianas y se utiliza para cuentas a pagar, RRHH y operaciones de ventas.

El enfoque de DocuWare en la facilidad de uso y la integración lo convierte en una buena opción para equipos que desean pasar de sistemas básicos a un ECM completo.

DocuWare también incluye eForms. Una vez que el usuario completa el formulario, se genera y almacena un documento en tus archivos, donde se redirige al flujo de trabajo correspondiente.

Mejores funciones

• Almacenamiento y colaboración documental nativo en la nube
• Entrada e indexación de datos automatizada
• Firma electrónica para aprobaciones
• Captura y clasificación documental con IA
• Potentes herramientas de cumplimiento y auditoría

¿Cuándo elegir DocuWare sobre FileBound?

Elige DocuWare si necesitas captura documental mejorada con IA e indexación inteligente.

Es una solución más adecuada que FileBound para organizaciones que buscan automatización interdepartamental, sobre todo en finanzas o RRHH donde se requiere extracción confiable de datos e informes de cumplimiento.

4. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Valoración

G2 4.4/5 | Capterra 4.4/5

Resumen

M-Files es un DMS con un enfoque único en la organización y los metadatos.

Si buscas un DMS que se centre más en la organización documental, echa un vistazo a M-Files.

En vez de depender de jerarquías tradicionales de carpetas, M-Files organiza los archivos según “qué” son y no “dónde” están almacenados.

Esto hace que encontrar documentos entre sistemas y dispositivos sea mucho más eficiente, aunque requiere una curva de aprendizaje pronunciada y un periodo para establecer la estrategia de metadatos.

Se integra fácilmente con herramientas como Microsoft Teams, SharePoint y Salesforce, lo que la convierte en una opción inteligente para organizaciones en crecimiento que quieren mejorar la colaboración y la gobernanza.

Mejores funciones

• Clasificación documental impulsada por IA
• Automatización de flujos de trabajo y aprobaciones
• Integración con Microsoft 365, Google Workspace y CRMs
• Control de versiones y permisos de acceso avanzados

¿Cuándo elegir M-Files sobre FileBound?

Si necesitas búsqueda inteligente y automatización de metadatos, M-Files supera con creces a FileBound.

Es perfecto para empresas que gestionan grandes volúmenes de datos no estructurados y desean una forma más dinámica de localizar y controlar contenido sin sistemas rígidos de carpetas.

5. OnBase (de Hyland)

⭐⭐⭐⭐ Valoración

G2 4.4/5 | Capterra 4.3/5

Resumen

OnBase es una plataforma ECM de nivel empresarial desarrollada por Hyland Software que se centra en los procesos.

Ofrece gestión documental, gestión de casos y automatización de procesos.

Conocida por su escalabilidad, OnBase la usan grandes organizaciones en sanidad, servicios financieros y gobierno para gestionar registros sensibles y agilizar flujos de trabajo de alto volumen.

Mejores funciones

• Gestión documental y archivo de nivel empresarial
• Gestión de casos y enrutamiento automatizado de flujos de trabajo
• Integraciones con ERP, EMR y sistemas CRM

¿Cuándo elegir OnBase sobre FileBound?

OnBase es ideal para grandes organizaciones o sectores con requisitos regulatorios estrictos, como sanidad o finanzas.

Mientras que FileBound ofrece simplicidad, OnBase entrega automatización avanzada, documentación de cumplimiento y escalabilidad, siendo adecuado si necesitas gestionar entornos de datos complejos.

Entonces, ¿cuál es la mejor?

FileBound es una base sólida si estás comenzando con la automatización de procesos empresariales.

Ofrece una interfaz intuitiva, generador de eForms personalizable y constructor de flujos de trabajo sin código.

Sin embargo, a medida que tu empresa crece, verás que las capacidades limitadas de captura documental y metadatos de FileBound pueden ser restrictivas.

Herramientas como Dokmee, DocuWare o Laserfiche ofrecen soluciones ECM más avanzadas con indexación mediante IA, automatización y gestión de cumplimiento, ideales para entornos grandes o con estricta regulación.

En definitiva, FileBound es mejor considerarlo como un primer paso, adecuado para equipos que buscan eficiencia hoy, pero planean evolucionar hacia sistemas de gestión documental empresarial más avanzados a medida que crecen sus procesos y volúmenes de datos.