¿Cuáles son las mejores alternativas a OnBase en 2026?

OnBase es una potente solución ECM, sin embargo, muchos usuarios la encuentran abrumadora, costosa y difícil de mantener.

Esto significa que tu equipo no utilizará la plataforma correctamente, lo que podría llevar al caos. Documentos perdidos, flujos de trabajo incompletos, recursos desperdiciados.

Para aprovechar al máximo tu ECM necesitas encontrar el software que se adapte a la cultura de tu empresa.

Hoy te presentamos las 5 mejores alternativas a OnBase con distintos niveles de complejidad y automatización.

¿Qué es OnBase?

OnBase es la principal plataforma ECM y de automatización de flujos de trabajo de Hyland. Al igual que otras herramientas ECM, gestiona el contenido de tu empresa y cuenta con un creador de flujos de trabajo sin código.

Aunque, si tienes pensado utilizar OnBase, necesitarás un equipo de TI para encargarse de las configuraciones.

Más allá del almacenamiento de documentos y la automatización de flujos de trabajo, OnBase integra gestión de casos, gestión de registros y la integración con otros sistemas empresariales como SAP, Oracle, Workday, Epic y Salesforce.

OnBase es conocido por su capacidad de adaptarse a necesidades específicas de cada industria a través de flujos de trabajo configurables en lugar de desarrollos personalizados.

Esta flexibilidad lo hace adecuado para organizaciones que manejan grandes volúmenes de contenido no estructurado, incluidos reclamaciones, facturas, solicitudes, contratos, expedientes de pacientes, archivos de RRHH y documentos de cumplimiento.

Por ejemplo, los hospitales pueden utilizar OnBase para gestionar paquetes de admisión de pacientes e integrarse con sistemas EHR; las universidades pueden optimizar archivos de admisiones y ayudas financieras; los bancos pueden utilizar OnBase para automatizar flujos de originación de préstamos; y las agencias gubernamentales gestionan permisos, expedientes y archivos públicos.

OnBase también ofrece paneles personalizables donde puedes ver datos importantes sin tener que buscar entre tus archivos.

¿Cuándo es OnBase la opción adecuada?

OnBase es una buena elección si necesitas algo más que un sistema de almacenamiento de documentos simple.

Es apropiado en entornos donde el contenido está presente en las tareas diarias, especialmente el que debe estar protegido para cumplir con normativas legales.

OnBase también puede utilizarse, por ejemplo, para enrutar facturas de Cuentas por Pagar a compras y finanzas de forma automática.

Otro ejemplo es el trabajo orientado a casos: por ejemplo, ajustadores de seguros gestionando reclamaciones, especialistas de RRHH administrando documentos del ciclo de vida del empleado o funcionarios públicos procesando solicitudes de asistencia.

OnBase puede trabajar junto con otros sistemas empresariales, así que no tendrás que sustituir tus herramientas actuales.

OnBase también es ideal para organizaciones con necesidades complejas de seguridad o de retención de datos.

Por ejemplo, una clínica de salud que necesita cumplir con HIPAA y mantener agendas de retención a largo plazo, o una institución financiera sujeta a normativas FDIC, SOX y FFIEC.

Normalmente, lo eligen organizaciones medianas o grandes con gran volumen de documentos, procesos con múltiples etapas o equipos distribuidos.

¿Cuándo es OnBase la solución adecuada para ti?

Si tienes una pequeña empresa con almacenamiento documental sencillo, si buscas una plataforma ligera o si no puedes costear tener un equipo de TI interno o capacitar a tu equipo.

¿Por qué los usuarios buscan una alternativa a OnBase?

Aunque OnBase es, de hecho, una plataforma ECM sólida, muchos usuarios buscan alternativas. Puede que incluso sea tu caso.

¿Pero por qué?

OnBase es un software bastante complejo, que requiere mucho tiempo y experiencia durante su configuración, incluyendo administradores especiales, desarrolladores certificados e intervención continua del área de TI. Esto significa que básicamente necesitas un equipo dedicado específicamente a tu ECM, así que, en vez de aligerar la carga, la aumenta.

Si tienes una pyme, puedes encontrar la curva de aprendizaje difícil y el sistema complicado de mantener.

El costo es otro motivo frecuente. Las licencias, el alojamiento, el mantenimiento anual y los servicios profesionales pueden sumar rápidamente, especialmente para clientes que usan varios módulos o flujos de trabajo complejos.

Muchos usuarios también mencionan que las actualizaciones pueden ser disruptivas, ya que requieren pruebas y planificación extensas, hecho que complica la transformación digital para organizaciones que quieren avanzar rápido.

La interfaz de usuario, aunque ha mejorado en versiones recientes, a veces se percibe como anticuada frente a herramientas SaaS más modernas con interfaces más limpias y configuración autoservicio.

Además, la arquitectura tradicional de OnBase es menos nativa en la nube que otras plataformas más nuevas, lo que puede limitar la escalabilidad y agilidad salvo que migres a las soluciones en la nube o alojadas por Hyland.

Finalmente, la integración generalmente es sólida, pero a menudo requiere conectores o servicios profesionales que incrementan los costos y extienden los plazos.

Por estos factores, algunos usuarios buscan alternativas que ofrezcan una administración más sencilla, menor coste total de propiedad, implementaciones más rápidas y funciones modernas nativas en la nube.

5 mejores alternativas a OnBase

Si actualmente experimentas alguno de los problemas mencionados antes, o te preocupan antes de comprometerte, hemos reunido una lista de 5 alternativas a OnBase fuera del ecosistema de Hyland.

Todas estas alternativas tienen menor complejidad que OnBase, aunque con un par de advertencias que abordaremos más adelante.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

¿Por qué Dokmee es una buena alternativa a OnBase?

Dokmee es ideal para organizaciones que buscan un ECM más sencillo y asequible sin la pesada carga técnica que suele tener OnBase.

Ofrece gestión documental, enrutamiento de flujos de trabajo y almacenamiento seguro sin requerir administración avanzada del sistema.

Muchos equipos pequeños y medianos eligen Dokmee porque se implementa rápidamente, se integra con herramientas empresariales comunes y ofrece potentes capacidades de captura a un menor coste total de tenencia.

Dokmee ofrece un DMS y un ECM, y puedes añadir otros productos como Capture, e-Forms, Page Counter, etc. Esto hace de Dokmee una solución sencilla, limpia y escalable.

Las mejores funciones de Dokmee

• Interfaz directa que los equipos no técnicos pueden usar fácilmente
• Escaneo, indexación y OCR de documentos
• Uso compartido seguro y trazabilidad de archivos
• Opciones en la nube y local
• Flujos de trabajo básicos para el enrutamiento de tareas y aprobaciones
• Constructor avanzado de flujos para usuarios más técnicos
• Soporte API para integraciones sencillas

Sin embargo: Dokmee puede tener dificultades con flujos altamente complejos o despliegues a gran escala, aunque el soporte de Dokmee puede encargarse por ti.

2. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

¿Por qué M-Files es una buena alternativa a OnBase?

M-Files destaca por su enfoque basado en metadata: los documentos se organizan por lo que son en vez de por su ubicación.

Esto puede reducir notablemente los silos de datos y los documentos duplicados. Este sistema organizativo es ideal si tu equipo necesita acceder al mismo documento en diferentes áreas.

Por ejemplo, en la incorporación de clientes, tanto el área legal como la financiera necesitarán la carta de acuerdos y los contratos firmados. El contrato no se almacena en diferentes carpetas para cada departamento, sólo existe con etiquetas de metadata como nombre del cliente, tipo de documento, etc.

En comparación con OnBase, ofrece una clasificación más moderna apoyada por IA y mejor integración con Microsoft 365.

La desventaja es que M-Files requiere planificación previa para crear un esquema de metadata efectivo y puede resultar poco familiar para quienes están acostumbrados a ECMs basados en carpetas.

Las mejores funciones de M-Files

• Etiquetado inteligente y clasificación con IA
• Automatización de flujos y reglas de ciclo de vida documental
• Integración con Microsoft 365 y Teams
• Opciones en la nube, híbridas y locales
• Gestión de cumplimiento
• Búsquedas avanzadas

Sin embargo: La configuración basada en metadata puede requerir capacitación y planificación cuidadosa.

3. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

¿Por qué DocuWare es una buena alternativa a OnBase?

DocuWare es conocido por su diseño nativo en la nube, despliegue rápido y automatización en procesos de negocio rutinarios como cuentas a pagar, onboarding de RRHH y revisiones de contratos.

Además de la gestión documental, DocuWare se enfoca en la gestión de flujos y tareas, por lo que es ideal si tu empresa depende de cadenas de aprobación.

En comparación con OnBase, DocuWare suele ser más sencillo de implementar y mantener.

No obstante, comparado con otros ECM, puede resultar algo básico ya que sus opciones de configuración y personalización avanzada no son tan profundas como en OnBase para casos muy especializados.

Las mejores funciones de DocuWare

• Procesamiento automatizado de facturas e indexación
• Captura inteligente de documentos con aprendizaje automático incorporado
• Arquitectura nativa en la nube
• Creador de flujos de trabajo drag-and-drop
• Integraciones con sistemas ERP, CRM y de RRHH

Sin embargo: Aplicaciones personalizadas o flujos de trabajo complejos pueden requerir soluciones alternativas.

4. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

¿Por qué Laserfiche es una buena alternativa a OnBase?

Laserfiche es una plataforma ECM popular y robusta que ofrece automatización de flujos de trabajo, analíticas y formularios electrónicos.

Es muy elegida por gobiernos, escuelas y empresas porque combina la gestión de contenido con la automatización de procesos de negocio (BPA).

Su diseñador de flujos sin código es más simple que el proceso de configuración de OnBase y ofrece buena visibilidad de los procesos.

Aunque, si buscas una alternativa a OnBase por su complejidad, quizá Laserfiche no sea la mejor opción.

La plataforma todavía requiere administradores capacitados para implementaciones grandes y algunas áreas de interfaz pueden sentirse menos modernas.

Las mejores funciones de Laserfiche

• Gestión empresarial de contenido con permisos detallados
• Automatización avanzada de flujos de trabajo y paneles de analítica
• Laserfiche Forms para formularios digitales y aplicaciones públicas
• Integraciones con CRMs, ERPs, sistemas educativos y RRHH
• Opciones en la nube, híbridas y locales

Sin embargo: Algunas interfaces de configuración están anticuadas y los despliegues a gran escala pueden requerir servicios profesionales.

5. FileBound

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 3.9/5 | Capterra 3.8/5

¿Por qué FileBound es una buena alternativa a OnBase?

FileBound está diseñado para la simplicidad y la rentabilidad, haciéndolo atractivo si buscas automatización de flujos de trabajo y gestión documental sin la complejidad de soluciones empresariales.

Su enfoque cloud-first y su interfaz directa permiten un onboarding rápido para departamentos como Cuentas por Pagar, RRHH o servicios estudiantiles.

Es una buena opción para equipos pequeños o para quienes quieren empezar con un sistema documental sencillo y ligero, aunque FileBound puede quedarse corto si buscas funciones avanzadas y automatización compleja.

Las mejores funciones de FileBound

• Interfaz fácil de aprender, adecuada para equipos no técnicos
• Plataforma nativa en la nube con despliegue rápido
• Enrutamiento automatizado y flujos de procesos empresariales
• Formularios electrónicos y captura de documentos
• Integración vía API y conectores preconstruidos

Sin embargo: Capacidades limitadas para flujos muy complejos o requisitos regulatorios específicos.

Elige el ECM adecuado

Elegir la plataforma ECM adecuada depende de entender los objetivos de tu organización, los recursos de TI, el volumen de documentos y la complejidad de los flujos de trabajo.

Aunque OnBase es robusto, muchas empresas buscan ahora herramientas que permitan implementación rápida, administración sencilla y menores costes a largo plazo.

Plataformas como Dokmee, M-Files, DocuWare, Laserfiche y FileBound responden a estas necesidades de diferentes formas: arquitectura nativa en la nube, organización por metadata, flujos de trabajo simplificados o interfaces fáciles de usar.

La mejor alternativa no es simplemente la que tiene más funcionalidades, sino la que se adapta a la forma en que tu equipo realmente trabaja.

Con el ECM adecuado, tu equipo por fin podrá enfocarse en la productividad y la transformación, en lugar de gestionar documentos y lidiar con infraestructuras obsoletas.

Si crees que Dokmee puede ser lo que buscas, solicita una demostración gratuita ahora.