Dokmee vs DocuWare: Mejor Comparativa de Sistemas de Gestión Documental

Elegir la herramienta que gestionará y administrará la base de tu organización (tus documentos) es una decisión importante.

Al escoger tu DMS, surge una pregunta inevitable: ¿Dokmee o DocuWare?

Te ayudaremos a analizar las características más importantes y cómo elegir el mejor sistema de gestión documental.

¿Qué es Dokmee?

Dokmee ofrece soluciones sólidas de DMS y ECM.

El DMS de Dokmee es un sistema seguro de gestión documental que te permitirá almacenar, gestionar y acceder a todos tus documentos digitales.

Es el sistema perfecto para empresas que quieren cambiar de un sistema basado en papel pero que no desean invertir o no necesitan demasiadas funciones avanzadas.

La estructura de precios modular de Dokmee asegura que solo pagues por lo que necesitas.

Dokmee te ayuda a mejorar la productividad mientras protege tus documentos con auditorías avanzadas y controles de seguridad.

Si buscas un sistema más completo o avanzado, puedes probar el ECM de Dokmee, que también almacenará tus documentos, y va más allá de la gestión documental tradicional.

Con Dokmee ECM obtienes flujos de trabajo automatizados avanzados (que puedes personalizar para que se adapten perfectamente a tus necesidades) y usas indexación por metadatos para asegurar que todos tus documentos estén siempre a tu alcance.

Esto es ideal para grandes empresas que manejan cantidades muy grandes de documentos. Es una solución escalable llena de potentes integraciones.

En ambos casos, Dokmee proporciona archivadores centralizados para guardar tus documentos, que son fácilmente buscables y accesibles según permisos, convirtiéndolo en una herramienta esencial para las empresas que manejan grandes volúmenes de documentación.

Dokmee está disponible tanto como una solución local como en la nube, brindando flexibilidad a las empresas en la implementación según sus necesidades específicas.

Dokmee está diseñado para organizaciones de todos los tamaños, especialmente aquellas en los sectores legal, salud, finanzas, educación, manufactura y gobierno.

Es especialmente útil para las empresas que requieren un control estricto de documentos, como aquellas sujetas al cumplimiento de HIPAA, GDPR, SOX u otros estándares regulatorios.

¿Qué es DocuWare?

DocuWare es una de las plataformas más populares de gestión documental y automatización de flujos de trabajo.

DocuWare permite la captura, indexado, archivo y recuperación de documentos, y apoya la colaboración en equipo.

Este sistema ofrece características como indexación inteligente, control de acceso basado en roles, versionado, auditorías y la integración con aplicaciones empresariales populares como Microsoft Office y sistemas ERP.

Además, ofrece automatización de flujos de trabajo para tareas como aprobaciones, procesamiento de facturas y enrutamiento de documentos.

Como no ofrece las funcionalidades más avanzadas que tiene un ECM, es más adecuado para empresas pequeñas y medianas.

Al igual que Dokmee, puedes decidir cómo despliegas tu solución, en la nube, local o en modo híbrido, para que se adapte mejor a tus necesidades y control de seguridad.

DocuWare está diseñado para equipos de finanzas, recursos humanos y calidad.

Los casos de uso de DocuWare son diversos y abarcan múltiples funciones empresariales.

Dokmee vs DocuWare

Ambos, Dokmee y DocuWare, ofrecen características similares y cruciales en todo sistema de gestión documental, así que elegir entre ellos puede ser complicado, por decir lo menos.

Empecemos con una comparación rápida de los dos mejores sistemas de gestión documental:

Al comparar Dokmee y DocuWare, ambas plataformas ofrecen potentes capacidades de gestión documental y automatización de flujos, pero responden a necesidades y prioridades ligeramente diferentes.

La principal diferencia entre DocuWare y Dokmee es que Dokmee ofrece una solución ECM, mientras que DocuWare se enfoca en flujos de trabajo y DMS.

Además, la implementación de Dokmee es mucho más personalizada, lo que es particularmente útil para organizaciones que quieren una solución híbrida o en la nube, ya que DocuWare se enfoca principalmente en implementaciones locales.

Otras funcionalidades que se pueden comparar incluyen las siguientes:

UI y UX

Dokmee ofrece una interfaz limpia e intuitiva, con un fuerte énfasis en la experiencia del usuario, permitiendo una personalización profunda para coincidir con la imagen y las necesidades de flujo de trabajo de la empresa.

Sus capacidades white label y compatibilidad multilingüe proporcionan una ventaja para negocios que requieren un entorno personalizado y accesible globalmente.

DocuWare también ofrece una interfaz moderna centrada en la simplicidad, aunque en general es más rígida en diseño y ofrece menos opciones de personalización de UI comparado con Dokmee.

Fuente: DocuWare

Indexación

Dokmee ofrece potentes herramientas de indexación basadas en metadatos, lo que permite a los usuarios etiquetar, clasificar y recuperar documentos con precisión.

Sus capacidades de gobernanza ayudan al cumplimiento de estándares mediante convenciones de nombres, políticas de retención y control de acceso por roles.

DocuWare también usa indexación inteligente y campos de metadatos pero depende más de plantillas automáticas que de estructuras personalizables por el usuario.

Dokmee se presenta como una solución más versátil para organizaciones con necesidades complejas de gobernanza de datos gracias a la personalización infinita.

Captura

La captura documental es un paso necesario en cualquier DMS, especialmente al migrar desde papel.

Dokmee ofrece Dokmee Capture como una solución independiente para escaneo y captura de alto volumen.

Este producto especializado soporta OCR avanzado, reconocimiento de códigos de barras, captura zonal y procesamiento por lotes, siendo ideal para departamentos con alta carga documental, como finanzas o RRHH.

Este producto de Dokmee ofrece:

• Captura automatizada de datos
• Indexación mágica
• Scripting
• Herramientas de reportes

Mientras que DocuWare incluye funciones inteligentes de captura dentro de la plataforma, no ofrece un motor de captura independiente, lo que puede limitar la escalabilidad en grandes procesos de digitalización.

Además, la importación automática de documentos de DocuWare carece de tecnologías avanzadas como OCR, que sí incluye Dokmee.

Integraciones

Ambas plataformas se integran con herramientas empresariales populares como Microsoft 365, SAP y QuickBooks.

Sin embargo, Dokmee ofrece más flexibilidad a través de su API, permitiendo integraciones personalizadas y conexión fluida con sistemas sectoriales.

DocuWare también admite integraciones principales pero se centra más en plugins estandarizados, por lo que Dokmee es mejor opción para organizaciones que necesitan interoperabilidad a medida.

Constructor de flujos de trabajo

Los flujos de gestión documental aseguran la colaboración del equipo y ofrecen completa trazabilidad, responsabilidad y notificaciones en cada paso. Estos flujos ayudan a que ningún documento se pierda o sea olvidado.

Dokmee ofrece un generador de flujos drag-and-drop que permite diseñar procesos de negocio complejos sin programar.

Para mayor comodidad, las empresas pueden también contar con el equipo de Dokmee para construir y configurar los flujos según especificaciones exactas. Al confiar en el equipo para crear tus flujos, puedes asegurarte que sean perfectos desde el minuto uno, ahorrando pruebas y errores.

Para saber más sobre los flujos de trabajo automáticos de Dokmee, consulta este vídeo.

DocuWare está diseñado para la automatización de flujos de trabajo. Estos flujos son fáciles de construir y desplegar, sin embargo, la única pega es que la personalización es limitada, ya que se parte de plantillas dadas.

Fuente: DocuWare

Funciones de seguridad

En lo que respecta a la seguridad de los documentos, tanto Dokmee como DocuWare garantizan la protección incluso de tus archivos más sensibles, pero Dokmee ofrece roles y permisos más personalizables.

Dokmee permite asignar roles de usuario muy específicos, desde acceso completo de administrador hasta permisos limitados solo lectura, envío por correo, impresión y más.

También soporta funciones avanzadas, como seguridad a nivel de documento, control de acceso por carpetas y restricciones de usuario para descargar, editar o eliminar contenido. Además, Dokmee incluye marcas de agua opcionales para documentos sensibles, asegurando la confidencialidad cuando se visualizan o comparten archivos.

DocuWare también soporta control de acceso por roles, pero su modelo de permisos es generalmente más estandarizado, con menos opciones de ajuste a nivel granular. Aunque es efectivo para usos generales, puede requerir configuración o licencias adicionales para lograr el mismo nivel de detalle que Dokmee ofrece desde el principio.

Ambas plataformas cuentan con auditoría exhaustiva, registrando cada acción del usuario, como vistas, ediciones, eliminaciones y aprobaciones de documentos, garantizando transparencia y cumplimiento normativo.

La auditoría de Dokmee incluye registros en tiempo real, informes exportables de actividad y herramientas para que los administradores supervisen el cumplimiento.

DocuWare también mantiene auditorías sólidas, aunque Dokmee ofrece mayor flexibilidad en cómo se filtran, visualizan e informan estos registros, dando mayor control y visión a los equipos de seguridad.

¿Cómo elegir entre Dokmee y DocuWare?

En última instancia, la decisión depende de las necesidades de tu empresa.

Primero debes evaluar la naturaleza de tus documentos y las necesidades de tu empresa, asegurándote de elegir el software que mejor se adapte a ti.

Sin embargo, si buscas una opción escalable y altamente personalizable, con productos extra que puedes añadir solo si los necesitas y funciones avanzadas de ECM, Dokmee es sin duda la mejor elección aquí.

Si aún estás en la fase inicial de investigación, hemos reunido 10 de los mejores DMS para ayudarte.

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