Lorsque vous achetez un logiciel de gestion de contenu d'entreprise pour votre entreprise, vous achetez un logiciel qui vous aidera à contrôler le flux numérique d'informations pour votre entreprise. Lorsqu’il s’agit d’acquérir un logiciel ECM, il existe différentes tâches que l’on peut hiérarchiser en considérant les fonctionnalités les plus importantes. Par exemple, la gestion des documents, la gestion des enregistrements ou le flux de travail peuvent constituer une priorité pour votre entreprise.
Si la gestion des flux de travail est une priorité absolue pour votre entreprise, vous devez rechercher certaines caractéristiques lorsque vous déterminez le logiciel ECM le mieux adapté à votre entreprise.
Trait # 1: Système de workflow de document
Tout d'abord, vous souhaitez que le logiciel dispose d'un moteur vous permettant de traiter des documents en plusieurs étapes. Ces séries d’étapes doivent s’inscrire dans l’ensemble du processus de votre entreprise. Vous voulez un système automatisé pour traiter tous les documents dans un flux de travail similaire à celui que vous utiliseriez hors ligne. Vous voulez que le processus soit automatisé et intégré au logiciel pour vous faire gagner du temps.
Trait # 2: Système de commentaires de document
Deuxièmement, vous souhaitez un logiciel ECM doté d’un système de retour de documents intégré. Vous souhaitez un système d’approbation des documents vous permettant de vous assurer que toutes les personnes concernées examinent chaque document à évaluer. Vous souhaitez également un système permettant de laisser des commentaires sur les documents afin que tous les commentaires sur un document puissent avoir lieu dans le système.
Trait # 3: Voir les documents dans l'environnement droit
Troisièmement, vous voulez un programme qui vous permettra d’afficher les documents dans les bons paramètres. Par exemple, vous voulez pouvoir ouvrir des courriels dans le logiciel ou utiliser Microsoft Word ou Excel pour consulter des documents ou des feuilles de calcul. Vous voulez un système qui s'intégrera aux autres programmes que vous utilisez pour votre flux de travail dans votre entreprise.
Trait # 4: Compatibilité Mobile
La vérité, c’est qu’aujourd’hui, les entreprises travaillent beaucoup sur les tablettes et les téléphones. Si votre entreprise fonctionne en déplacement, vous devez vous assurer que votre logiciel ECM fonctionnera également en déplacement. Il doit être compatible avec les appareils mobiles pour que vous puissiez toujours travailler.
Lorsqu'il s'agit d'acheter un logiciel ECM axé sur le flux de travail, vous souhaitez un programme vous permettant de partager, d'approuver et de travailler de manière transparente sur des documents de travail pertinents sur tous les appareils concernés. Assurez-vous que tout logiciel de gestion de contenu est également adapté aux autres besoins de votre entreprise. Il est très avancé et est conçu pour aider à lisser toute l'expérience de travail de votre entreprise.