5 meilleures alternatives à FileBound en 2025

Vous recherchez toujours un ECM capable de stocker vos documents, d’automatiser vos flux de travail et de simplifier la collecte de données via des formulaires électroniques ?

Si oui, vous avez peut-être entendu parler de FileBound. Mais comment être sûr qu’il s’agit de la solution idéale pour vous ?

Aujourd’hui, nous vous présentons 5 alternatives à FileBound pour vous aider à choisir l’ECM parfait pour votre entreprise.

Qu’est-ce qui distingue FileBound ?

FileBound est un ECM développé par Upland, pensé pour la simplicité et dédié aux petites entreprises ayant besoin d’automatiser des processus routiniers sans investir trop de temps à comprendre l’outil ni d’argent dans une équipe informatique dédiée.

Même s’il ne propose qu’une gestion de contenu très basique avec des options limitées de balisage de métadonnées, il se démarque sur deux aspects : l’automatisation des workflows et les eForms.

La fonctionnalité d’automatisation des workflows de FileBound fournit un générateur de workflows basique sans code qui vous permet de concevoir, modifier et déployer des automatisations sans compétences en développement ou connaissances techniques préalables.

Il dispose d’une interface simple de glisser-déposer et propose également des modèles prédéfinis pour une personnalisation selon vos besoins. Toutefois, si vous nécessitez des workflows plus complexes avec des déclencheurs avancés, FileBound peut s’avérer limité.

Un autre point fort de FileBound est son moteur de eForms. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer ou convertir des formulaires existants en documents numériques interactifs pour collecter des données, pièces jointes et signatures électroniques.

Les informations recueillies via les formulaires électroniques sont automatiquement enregistrées dans les documents et workflows concernés, de sorte que les soumissions soient routées selon les règles métier.

Par exemple, une demande d’achat peut être transférée directement à un manager pour validation puis au service financier pour le traitement du paiement.

À qui s’adresse FileBound ?

FileBound convient surtout aux petites et moyennes entreprises, en particulier aux premiers stades de la numérisation de leurs fichiers et processus grâce à sa simplicité.

C’est une bonne option si vos équipes gèrent des volumes modérés de documents et n’ont pas les moyens d’investir dans des systèmes de niveau entreprise. Cependant, si vous gérez un volume important de documents, le stockage pourrait vite devenir insuffisant.

Si vous utilisez actuellement des outils de partage de fichiers basiques comme Google Drive, FileBound constitue une évolution facile vers une plateforme centralisée et automatisée de gestion documentaire.

Parmi les secteurs qui bénéficient le plus de FileBound, on retrouve :

• Associations

FileBound aide à simplifier la gestion des donateurs, la coordination des bénévoles et les demandes de subvention.

Au lieu de gérer des formulaires papiers ou des échanges d’e-mails dispersés, les équipes peuvent créer des eForms pour les inscriptions bénévoles, reçus de dons et demandes de financements.

Par exemple, une association peut automatiser l’ensemble du processus d’approbation des subventions. FileBound dirige les formulaires du demandeur au responsable de programme, puis à la finance pour l’approbation finale.

L’automatisation intégrée des workflows garantit une communication rapide, tandis que les pistes d’audit enregistrent chaque mouvement pour plus de transparence et conformité.

• Éducation

FileBound est une solution pratique pour les écoles et établissements éducatifs de petite taille qui souhaitent réduire la paperasse et la saisie manuelle de données.

Les enseignants, administrateurs et équipes RH peuvent créer des formulaires en ligne pour les inscriptions, évaluations, demandes de congés et validations budgétaires.

L’intégration avec les systèmes d’information étudiants signifie aussi qu’une fois soumises, les données pertinentes peuvent être transmises automatiquement dans les dossiers, réduisant doublons et erreurs.

• Ressources humaines

Les départements RH peuvent utiliser FileBound pour simplifier le recrutement, l’onboarding et la gestion des employés.

La plateforme permet de concevoir des workflows pour le suivi des candidatures, l’accusé de réception des politiques internes et la gestion de la conformité.

Par exemple, un nouvel employé peut compléter des eForms pour les données fiscales et avantages sociaux, ce qui déclenche automatiquement des notifications au service informatique et à la paie.

FileBound peut aussi être utilisé lors d’un départ. Si un collaborateur quitte l’équipe, les RH peuvent facilement retrouver toutes ses données et automatiser la checklist de sortie grâce à un workflow.

Meilleures alternatives à FileBound

Nous avons vu que FileBound convient mieux aux petites entreprises ou à celles qui ne gèrent pas une quantité excessive de documents.

Beaucoup pensent qu’une solution de classement en ligne simple comme Google Drive ou OneDrive suffit. Cependant, ces outils stockent et partagent vos fichiers, mais n’offrent pas l’automatisation, la conformité ou les fonctionnalités avancées qu’apportent de vrais DMS ou ECM.

À ce titre, nous présentons 5 outils pouvant constituer une bonne alternative à FileBound, intégrant automatisation, eForms et stockage documentaire avancé.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4,5/5 | Capterra 4,7/5

Présentation

Dokmee est un système DMS et ECM intuitif et complet qui propose à la fois des workflows automatisés et un module séparé pour les eForms, mais excelle réellement dans la gestion documentaire.

La gestion documentaire de Dokmee inclut des mesures avancées de sécurité, indexation, tagging des métadonnées, conservation des fichiers, édition en ligne et signatures électroniques, et de nombreuses autres fonctionnalités.

Dokmee est reconnu pour son architecture modulaire, vous permettant de choisir uniquement les options dont vous avez besoin (capture, automatisation des workflows ou eForms), sans payer pour des fonctionnalités inutiles.

Dokmee propose à la fois des déploiements sur site et dans le cloud, ce qui en fait une solution adaptée aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises.

Meilleures fonctionnalités

• Capture de documents avancée avec OCR et indexation des métadonnées
• Partage sécurisé avec gestion des versions et suivi des actions
• Automatisation des workflows avec configuration par glisser-déposer ou par code
• Intégration CRM, ERP et applications tierces
• Module eForms pour collecte et circulation en ligne des données

Dans quels cas choisir Dokmee plutôt que FileBound ?

Choisissez Dokmee si vous avez besoin d’un système organisationnel plus puissant avec indexation avancée, recherche et capacités de capture améliorée.

Tandis que FileBound mise sur les eForms et la simplicité, Dokmee offre bien plus de flexibilité, du stockage à grande échelle, des politiques de rétention automatisées et la gestion de conformité.

Cela fait de Dokmee une solution idéale pour les entreprises avec un fort volume documentaire ou des exigences réglementaires strictes.

2. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Présentation

Laserfiche est une plateforme ECM très connue offrant une gestion documentaire complète, l’automatisation des processus et des outils d’analyse.

Elle combine montée en charge et sécurité de niveau entreprise, ce qui en fait un choix pour les administrations, universités et établissements financiers.

L’interface est moderne et personnalisable, permettant à la fois aux équipes IT et non techniques de concevoir des processus automatisés avec efficacité.

Meilleures fonctionnalités

• Capture intelligente et balisage des métadonnées
• Automatisation des processus métier avec outils low-code
• Contrôle d’accès par rôle et reporting conformité
• Intégration avec Microsoft 365, Salesforce, SAP

Dans quels cas choisir Laserfiche plutôt que FileBound ?

Laserfiche est préférable si vous recherchez une automatisation et une analyse de niveau entreprise.

Contrairement à FileBound, Laserfiche gère des workflows complexes, multi-départementaux et des environnements soumis à de fortes exigences de conformité, en offrant un reporting détaillé sur la performance.

3. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5

Présentation

À l’instar de FileBound, DocuWare est un logiciel cloud de gestion documentaire et d’automatisation des workflows.

Très populaire auprès des entreprises de taille moyenne, il est utilisé dans les directions comptables, RH et commerciales.

L’accent mis sur la simplicité et l’intégration fait de DocuWare un bon choix pour les équipes souhaitant migrer de systèmes basiques de gestion de fichiers vers un ECM complet.

DocuWare intègre également la gestion des eForms. Une fois renseignées, les données des formulaires sont générées en document et stockées, puis transmises dans le workflow approprié.

Meilleures fonctionnalités

• Stockage documentaire cloud et collaboration
• Saisie de données automatisée et indexation
• Signature électronique pour les validations
• Capture et classification par IA
• Outils avancés de conformité et de suivi

Dans quels cas choisir DocuWare plutôt que FileBound ?

Choisissez DocuWare si vous cherchez une capture de documents appuyée par l’IA et un indexage intelligent.

C’est une option supérieure à FileBound pour les organisations devant automatiser sur plusieurs départements, en particulier pour des workflows financiers ou RH dépendant d’une extraction de données fiable et de la conformité.

4. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4,4/5 | Capterra 4,4/5

Présentation

M-Files est un DMS qui propose une vision unique de l’organisation documentaire et des métadonnées.

Si vous souhaitez une gestion documentaire axée sur l’organisation, M-Files est à considérer.

Au lieu de s’appuyer sur des hiérarchies de dossiers classiques, M-Files classe les documents selon « ce qu’ils sont » et non « là où ils sont stockés ».

Cela rend la recherche documentaire plus efficace à travers tous vos systèmes et appareils, même si cela exige une période de préparation pour établir une stratégie de balisage des métadonnées.

Le logiciel s’intègre aisément avec Microsoft Teams, SharePoint et Salesforce, ce qui en fait un choix judicieux pour les structures souhaitant renforcer collaboration et gouvernance.

Meilleures fonctionnalités

• Classification documentaire par IA
• Automatisation des workflows et validations
• Intégration avec Microsoft 365, Google Workspace et CRM
• Contrôle de version et autorisations avancées

Dans quels cas choisir M-Files plutôt que FileBound ?

Pour une recherche intelligente et l’automatisation des métadonnées, M-Files surpasse largement FileBound.

C’est la solution idéale pour les entreprises devant gérer un large volume de données non structurées et recherchant un mode de gestion dynamique hors des dossiers classiques.

5. OnBase (par Hyland)

⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4,4/5 | Capterra 4,3/5

Présentation

OnBase est une plateforme ECM de niveau entreprise développée par Hyland Software et centrée sur les processus.

Elle regroupe gestion documentaire, gestion de cas et automatisation avancée de processus.

Plébiscitée pour sa scalabilité, OnBase est utilisée par les grandes organisations de santé, services financiers et administrations pour traiter des dossiers sensibles et rationaliser des workflows intensifs.

Meilleures fonctionnalités

• Gestion documentaire et archivage de niveau entreprise
• Gestion de cas et routage automatisé des workflows
• Intégrations avec ERP, EMR et CRM

Dans quels cas choisir OnBase plutôt que FileBound ?

OnBase convient avant tout aux grandes entreprises ou secteurs soumis à une forte réglementation (santé, finance…).

Là où FileBound favorise la simplicité, OnBase propose une automatisation avancée, la gestion de la conformité et une grande scalabilité, idéal pour des environnements de données complexes.

Alors, quelle est la meilleure option ?

FileBound représente une bonne première étape pour débuter l’automatisation de vos processus métier.

Il propose une interface intuitive, un générateur de eForms personnalisable et un générateur de workflow sans code.

Néanmoins, à mesure que votre entreprise évolue, ses limites côté capture documentaire et métadonnées pourront vite se faire sentir.

Des outils comme Dokmee, DocuWare ou Laserfiche offrent des solutions ECM plus avancées avec indexation par IA, automatisation et gestion de la conformité, parfaits pour des structures de taille supérieure ou soumises à la réglementation.

Au final, FileBound est un tremplin idéal pour les équipes cherchant à gagner vite en efficacité, tout en préparant la transition vers une gestion de contenu d’entreprise plus sophistiquée à mesure que leurs besoins croissent.