Quelles sont les meilleures alternatives à Docstar en 2025 ?

La gestion documentaire va au-delà du simple stockage de documents.

Cela dépend de vos besoins et du cycle de vie de vos documents. Peut-être avez-vous besoin d’une capture précise, d’une mise en œuvre simple et rapide, de gestion des tâches, de workflows automatisés, de conservation automatisée des fichiers…

Si votre DMS ou ECM actuel ne répond pas à vos attentes, il est temps de trouver une solution plus adaptée à vos besoins. Et rapidement.

Nous vous présentons 5 alternatives à DocStar pour vous aider à choisir le logiciel qui conviendra parfaitement à vos besoins.

Qu’est-ce que DocStar ?

DocStar ECM est un ECM conçu pour les organisations de taille moyenne et grande qui se concentre principalement sur le stockage des documents et l’automatisation des workflows.

DocStar peut vous aider à capturer, stocker et gérer électroniquement vos documents.

Il prend en charge les données structurées et non structurées, et s’intègre avec des ERP comme Microsoft Dynamics, Oracle JD Edwards et Epicor.

DocStar propose les fonctionnalités classiques d’un ECM, notamment :

• Gestion de contenu

DocStar permet de trier le contenu de votre entreprise grâce à l’étiquetage par métadonnées.

Dans vos fichiers, vous pouvez commenter, ajouter des annotations et éditer en temps réel. Toutes les modifications sont enregistrées grâce au contrôle de version.

DocStar offre de la flexibilité dans l’organisation de vos contenus, pour que vous puissiez stocker et retrouver vos documents à tout moment.

• Capture de documents

DocStar utilise l’OCR et le machine learning pour lire, classer et extraire des données à partir des documents pertinents.

La capture intelligente de documents de DocStar est un outil évolutif qui peut acheminer les documents directement dans le workflow approprié.

Cependant, des utilisateurs ont signalé que la configuration initiale requiert des compétences techniques avancées.

• Automatisation des workflows

Comme la plupart des logiciels ECM, DocStar inclut des workflows automatisés pour les chaînes de validation.

Vous pouvez concevoir des workflows à plusieurs étapes avec des déclencheurs, des validations en parallèle et des règles conditionnelles.

Par exemple, une facture peut passer automatiquement d’un gestionnaire comptable à un chef de service puis à un directeur financier, avec une pleine visibilité à chaque étape.

Bien qu’il dispose d’un concepteur de workflow très simple, vos workflows devront peut-être rester assez simples.

• Sécurité et conformité

Toute action, visualisation, édition ou suppression, est enregistrée dans des journaux d’audit, ce qui est une fonctionnalité essentielle de tout ECM, surtout si vous travaillez sous des réglementations strictes comme HIPAA, SOX ou RGPD.

Quand choisir DocStar ?

DocStar ECM convient particulièrement aux grandes organisations avec des cycles de vie documentaires complexes, de fortes exigences réglementaires et un besoin de collaboration facile entre les départements.

Certains secteurs qui pourraient bénéficier de cet ECM sont l’industrie, la finance, la santé et le secteur public.

Le problème avec DocStar, c’est que ses fonctionnalités exigent une courbe d’apprentissage importante, il peut donc être nécessaire d’avoir une équipe informatique spécialisée ou de prévoir une période d’adaptation, ce qui peut ralentir la production.

L’interface et le processus de configuration peuvent sembler datés comparés aux plateformes ECM modernes, comme Dokmee.

Donc, si vous cherchez une alternative, nous avons 5 excellentes options pour vous.

5 meilleures alternatives à DocStar

DocStar est un bon choix, mais comparons-le à 5 autres solutions DMS et ECM pour vous aider à comprendre la spécialisation de chaque outil et vous assurer que votre choix correspond à votre entreprise et à ses besoins spécifiques.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 4,5/5 | Capterra 4,7/5

Présentation

Dokmee est l’une des alternatives à DocStar les plus complètes et évolutives.

Il propose à la fois des solutions DMS et ECM pour que vous puissiez choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin. De plus, Dokmee propose des abonnements modulaires, ce qui signifie que vous pouvez ajouter la capture documentaire, des e-formulaires, ECM cloud et d’autres fonctions selon vos besoins.

Cela signifie que vous ne payez que pour ce dont vous avez réellement besoin.

L’un des grands avantages de Dokmee est qu’il s’agit d’un outil entièrement personnalisable. Vous pouvez créer autant de fichiers, balises de métadonnées et d’index que nécessaire et attribuer des rôles et autorisations individuels pour garantir que seuls les membres autorisés de l’équipe puissent modifier, signer, consulter ou partager vos documents.

Dokmee Capture peut gérer un grand volume de fichiers, les classer et les indexer automatiquement à l’aide de balises de métadonnées, et il fonctionne de façon transparente avec le créateur de formulaires électroniques natif.

Quand choisir Dokmee plutôt que DocStar

Choisissez Dokmee si votre organisation a besoin de flexibilité en matière d’automatisation et d’une personnalisation avancée.

C’est idéal pour les entreprises ayant besoin de capacités OCR précises, de balisage de métadonnées sécurisé et d’une intégration facile dans les workflows existants.

La conception modulaire de Dokmee en fait également un meilleur choix pour les organisations souhaitant évoluer ou personnaliser leur gestion documentaire au fil du temps.

Certains secteurs qui bénéficient de Dokmee ECM sont les administrations, l’éducation, l’industrie, l’immobilier, les ressources humaines et bien d’autres.

2. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5

Présentation

DocuWare est actuellement l’une des solutions DMS et d’automatisation de workflows les plus populaires pour les petites entreprises qui n’ont pas besoin de fonctionnalités ECM avancées.

DocuWare propose une automatisation des workflows solide, où vous pouvez inclure des étapes telles que la validation de documents, l’onboarding RH ou la gestion des factures, par exemple.

Il prend en charge la capture digitale de documents, l’archivage et des fonctions de recherche avancées.

DocuWare propose une interface utilisateur épurée et des options d’intégration qui en font une bonne solution si vous souhaitez automatiser des processus métier sans implication technique lourde.

DocuWare inclut également un gestionnaire de tâches pour suivre les missions de votre équipe.

C’est donc une bonne option si vous souhaitez un outil unique pour stocker vos documents et renforcer la collaboration d’équipe.

Par contre, si vous cherchez uniquement la gestion documentaire (stockage, édition, rétention), DocuWare pourrait être trop complet.

Quand choisir DocuWare plutôt que DocStar

DocuWare est plus adapté si votre objectif principal est l’automatisation des workflows plutôt qu’une gestion documentaire précise.

C’est un bon choix si vous souhaitez de l’accessibilité cloud, un déploiement rapide et une automatisation orientée conformité.

Si la précision de l’OCR n’est pas prioritaire, DocuWare propose une approche plus simple et rationalisée que DocStar.

3. Microsoft SharePoint

⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 4/5 | Capterra 4,3/5

Présentation

Microsoft SharePoint est un système de gestion documentaire conçu pour s’intégrer nativement à l’écosystème Microsoft 365.

Microsoft SharePoint propose de solides fonctionnalités en matière de gestion documentaire, surtout pour la collaboration d’équipe (grâce à l’intégration avec des outils de productivité), le partage de fichiers, le stockage des documents et la sécurité. Sur ce point, il égale presque DocStar.

Cependant, il manque d’OCR avancé et d’automatisation, nous recommandons donc SharePoint en tant qu’alternative si vous n’avez pas le temps ni les ressources d’appréhender une courbe d’apprentissage élevée et si vous utilisez déjà d’autres produits Microsoft.

SharePoint offre un stockage centralisé pour les documents de l’entreprise, s’intègre de façon transparente avec Teams, Word et Outlook et offre le contrôle des versions et la coédition.

Quand choisir SharePoint plutôt que DocStar

Choisissez SharePoint si votre organisation a surtout besoin de collaboration et d’accessibilité plutôt que d’automatisation documentaire ou de fonctionnalités avancées. En d’autres termes, si vous cherchez simplement à stocker des documents.

Il est préférable pour les entreprises déjà utilisatrices de Microsoft 365 souhaitant un environnement cohérent pour gérer les documents internes, la communication et les projets sans investir dans l’OCR avancé ou les outils d’automatisation.

4. M-Files

⭐ Évaluations : 4,7/5

Présentation

M–Files est un système de gestion documentaire avec une approche unique.

Il se base sur une architecture pilotée par les métadonnées qui classe les documents par leur nature, et non dans des dossiers distincts.

C’est une bonne alternative à DocStar si la courbe d’apprentissage ne vous fait pas peur, car il faudra prendre le temps de créer tout un nouveau système de stockage, de classification et d’étiquetage des métadonnées.

M-Files prend en charge l’automatisation des workflows, la gestion des versions et l’intégration avec des outils métiers populaires comme Microsoft Office et Salesforce.

M-Files inclut aussi la gestion de conformité et la catégorisation assistée par l’IA, ce qui simplifie les processus et garantit la conformité réglementaire.

Quand choisir M-Files plutôt que DocStar

M-Files est une bonne option si vous cherchez une approche différente avec un système basé sur les métadonnées pour gérer efficacement des informations complexes.

Il est particulièrement performant dans les secteurs comme le juridique, la finance et l’ingénierie, où conformité et gestion des versions sont critiques.

Choisissez M-Files si vous privilégiez l’automatisation et l’organisation alimentées par l’IA et les métadonnées plutôt qu’une organisation classique par dossiers.

5. NetDocuments

⭐ Évaluations : 4,6/5

Présentation

NetDocuments est un DMS cloud surtout utilisé dans les cabinets juridiques et comptables grâce à ses fonctionnalités de gouvernance, de sécurité et de collaboration renforcées.

Il offre des fonctions de conformité (y compris la certification SOC 2 Type II), des contrôles d’accès granulaires et des intégrations natives avec Microsoft 365.

NetDocuments inclut également l’automatisation des workflows, la signature électronique et la gestion des versions.

Cependant, l’interface utilisateur de NetDocuments peut sembler rigide et moins intuitive que celle de plateformes plus récentes comme DocStar.

La personnalisation et l’expérience utilisateur sont souvent limitées par sa conception très réglementée. Cela peut rendre la courbe d’apprentissage plus forte pour les utilisateurs non techniques ou les entreprises hors des secteurs juridiques et comptables.

C’est un bon choix si vous n’avez pas besoin d’une interface propre et simple mais que vous exigez des mesures de sécurité très poussées.

Quand choisir NetDocuments plutôt que DocStar

NetDocuments est un bon choix si vous avez besoin de sécurité et de conformité de niveau entreprise.

Il est particulièrement adapté aux secteurs réglementés manipulant des données sensibles de clients ou financières.

Si votre entreprise accorde de l’importance à la protection des données, aux journaux d’audit et à la collaboration centralisée dans une infrastructure cloud sécurisée, NetDocuments fournit une solution plus spécialisée que DocStar.

Alors, comment choisir ?

Tous les DMS et ECM gèrent et stockent vos documents, mais ce sont les options supplémentaires qui détermineront si un outil est fait pour vous ou non.

Par exemple, avez-vous besoin d’une interface moderne ? De puissantes fonctionnalités de rétention des fichiers ? D’une capture documentaire précise avec OCR ? Et les intégrations ?

Il y a de nombreuses questions à se poser.

Cependant, nous pouvons vous aider à affiner votre choix.

• Choisissez DocStar si vous avez besoin d’un ECM avec OCR, workflows et intégrations pour un usage professionnel général.
• Choisissez Dokmee si vous voulez une personnalisation maximale, un design modulaire, un OCR avancé, un indexation automatisée et des workflows puissants.
• Choisissez DocuWare si votre priorité est l’automatisation des workflows et l’efficacité des processus plutôt que le stockage et la capture documentaire précise.
• Choisissez SharePoint si vous avez surtout besoin de collaboration et de partage de documents au sein de Microsoft 365.
• Choisissez M-Files si vous souhaitez une approche intelligente et pilotée par les métadonnées pour l’organisation documentaire.
• Choisissez NetDocuments si vous travaillez dans un secteur réglementé où sécurité, audit et conformité sont indispensables.

Si vous êtes prêt à essayer l’ECM le plus complet, contactez Dokmee dès maintenant.