Les 5 meilleures alternatives à DocuWare pour 2025

DocuWare est l’un des systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) les plus populaires du marché.

Cependant, cela ne signifie pas forcément qu’il s’agit de la seule option, ni qu’elle est parfaite pour vous.

Si vous recherchez des alternatives à DocuWare, vous êtes au bon endroit.

Qu’est-ce que DocuWare

DocuWare est un système de gestion électronique de documents et une plateforme d’automatisation des workflows lancée en 1988.

De toute évidence, depuis sa création, il a beaucoup évolué et figure aujourd’hui parmi les DMS les plus populaires, offrant de nombreuses fonctionnalités, notamment la capture documentaire, la recherche plein texte, la gestion des versions et des pistes d’audit.

DocuWare est particulièrement apprécié pour son interface intuitive, ses capacités d’automatisation et sa priorité accordée à la sécurité et à la conformité.

Ses fonctionnalités sont structurées autour de 3 piliers :

• Capture documentaire

DocuWare capture automatiquement les documents à partir de scanners, e-mails, Microsoft Office, flux d’impression, dossiers Windows, Outlook, Teams et SAP.

Il utilise une indexation intelligente assistée par l’IA et un OCR plein texte pour extraire automatiquement les métadonnées. Vous bénéficiez également de la capture via formulaires web, de la reconnaissance de codes-barres et de l’enrichissement des données provenant de systèmes externes.

Source : DocuWare

• Gestion des workflows

La plateforme propose une automatisation des workflows intégrée avec conception par glisser-déposer, routage des tâches, règles d’escalade, échéances, délégations et processus de suppression pour la gestion des politiques de rétention.

Elle prend en charge l’édition numérique, la gestion des versions, les signatures électroniques, des tableaux de bord de contrôle, ainsi qu’une intégration iPaaS pour se connecter à plus de 1 000 systèmes cloud.

• Recherche flexible (via métadonnées)

DocuWare permet une recherche flexible via métadonnées et texte intégral, ainsi qu’un accès mobile sur iOS et Android.

Les fonctionnalités incluent un affichage type armoire à dossiers, le partage intelligent via des liens ou Teams, des lots de documents, des vues de documents liés et des permissions sophistiquées basées sur les rôles.

Bien que DocuWare dispose de nombreuses fonctionnalités intéressantes, ce n’est pas le seul choix, ni nécessairement le meilleur dans tous les cas.

Face à la diversité des options disponibles, voici nos 5 alternatives préférées qui pourraient mieux vous convenir.

5 meilleures alternatives à DocuWare

DocuWare fait partie des premiers systèmes de gestion documentaire, c’est donc un choix très répandu.

Cependant, de nombreux utilisateurs estiment qu’il finit par manquer de certaines fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin.

Si vous cherchez des alternatives, voici nos 5 recommandations.

Alternative	Avantage clé	Meilleur pour
Dokmee	Indexation IA + routage basé sur des règles	PME-ETI recherchant un DMS auto simple
Laserfiche	Workflows low-code + transparence tarifaire	Secteurs réglementés, grandes entreprises
SharePoint	Intégration à l’écosystème MS	Environnements Microsoft 365
DocuShare	IA mature & scan + multiples déploiements	Besoins importants en scan & conformité
M‑Files	Basé sur les métadonnées, alertes doublons	Besoins forts en volume et gestion par métadonnée

Dokmee

Qu’est-ce que Dokmee ?

Dokmee est un système de gestion documentaire et de gestion de contenu d’entreprise avec une interface épurée conçue pour aider les entreprises à capturer, stocker, gérer et retrouver leurs documents et archives numériques.

Dokmee propose de nombreuses fonctionnalités pensées pour gérer tous les documents métiers au sein d’une même plateforme.

Quelques fonctionnalités clés :

• Capture documentaire
• Armoires et gestion de la rétention
• Pistes d’audit
• ECM mobile
• Formulaires électroniques

En d’autres termes, Dokmee ECM garantit que vos équipes collaborent efficacement en facilitant l’accès aux documents actuels et à jour dans toute l’organisation, pour une collaboration et une capture documentaire sans couture.

Dokmee s’adresse à des entreprises de toutes tailles et est utilisé dans des secteurs variés : administrations, industrie, comptabilité, RH, juridique, santé, finance, éducation, immobilier, etc.

Dokmee sert de référentiel centralisé où les utilisateurs peuvent numériser, déposer et indexer des documents pour permettre une recherche facilitée.

Cet ECM intègre l’indexation intelligente, qui permet le balisage par métadonnées et la recherche plein texte, réduisant ainsi considérablement le temps pour localiser un fichier précis. Sa fonction OCR convertit les images scannées en texte éditable et indexable.

Pourquoi est-ce mieux ?

Dokmee s’impose comme une alternative plus agile, économique et conviviale à DocuWare, notamment pour les PME ou services recherchant rapidité, simplicité et personnalisation.

Contrairement à DocuWare, Dokmee offre une expérience plus unifiée avec l’automatisation des workflows, les pistes d’audit et la gestion de la rétention, ainsi qu’un module distinct pour la capture et l’OCR afin de ne payer que ce qui est indispensable à votre activité.

L’un des atouts majeurs de Dokmee est son indexation assistée par IA qui tague et organise les fichiers automatiquement selon leur contenu et selon des règles définies par l’utilisateur.

Celà réduit la saisie manuelle et rend la recherche documentaire plus rapide et précise.

L’interface de Dokmee est épurée et intuitive, demandant souvent peu d’intervention IT pour installer ou modifier la solution. À l’inverse, DocuWare requiert parfois la formation d’un administrateur dédié ou l’intervention de consultants externes pour personnaliser plus en profondeur.

Dokmee bénéficie aussi d’un support client réactif et personnalisé, avec des délais courts pour les déploiements, la configuration ou les ajustements de workflows.

Pour les entreprises recherchant une solution cloud-first, sécurisée, évolutive, sans contrainte de tarification complexe ni longs cycles d’onboarding, Dokmee propose un excellent compromis entre fonctionnalités et flexibilité.

Pour qui ?

Idéal pour les ETI et grandes entreprises (IT, santé, construction, marketing…) à la recherche d’un DMS intuitif, évolutif et doté de puissantes automatisations.

Laserfiche

Qu’est-ce que Laserfiche ?

Laserfiche est une plateforme ECM et d’automatisation des processus métiers basée sur l’IA pour la gestion documentaire et la capture.

Elle propose des outils de capture intelligente de documents, indexation par métadonnées, formulaires électroniques, gestion des enregistrements, automatisation des workflows et stockage sécurisé des fichiers.

Disponible en mode cloud ou sur site, Laserfiche permet aux entreprises de gérer des contenus sensibles tout en conservant un contrôle centralisé.

Ses permissions granulaires, pistes d’audit et fonctions de conformité en font une solution très prisée par les secteurs très réglementés comme HIPAA, FERPA ou FINRA.

Laserfiche propose également un Marketplace de solutions pour accéder ou soumettre des modèles de workflows, de façon similaire à DocuWare.

Pourquoi est-ce mieux ?

Par rapport à DocuWare, Laserfiche se distingue par ses outils d’automatisation des processus « low-code/no-code » qui permettent de créer des workflows complexes sans expertise IT approfondie.

Laserfiche bénéficie d’un modèle tarifaire transparent (sans coûts cachés souvent rencontrés chez les systèmes modulaires) et garantit ainsi un investissement prévisible et évolutif.

Elle intègre nativement des plateformes comme Microsoft 365, Salesforce, divers ERP ou systèmes bancaires pour permettre un flux de données fluide.

En outre, Laserfiche reçoit de nombreux retours positifs pour sa facilité d’utilisation, la qualité de son support client et sa rapidité de déploiement.

Pour qui ?

Laserfiche s’adresse aux organisations moyennes à grandes dans les secteurs réglementés où la conformité, l’évolutivité et le contrôle des processus sont critiques.

Les administrations, établissements d’enseignement, services financiers, organismes de santé et départements RH figurent parmi les utilisateurs principaux.

Sharepoint

Qu’est-ce que SharePoint ?

Microsoft SharePoint est une plateforme ECM et de collaboration, utilisée pour gérer des documents et favoriser le travail d’équipe et la communication interne.

Le logiciel est accessible via Microsoft 365 (SharePoint Online) et également disponible en installation sur site (SharePoint Server). Il fait office à la fois de référentiel documentaire et d’intranet dynamique.

SharePoint prend en charge le stockage centralisé de fichiers, la gestion des accès par rôle, la gestion des versions, la coédition, et des capacités de recherche avancées, le tout intégré de près avec les outils Microsoft comme Word, Excel, Outlook, Teams et OneDrive.

La solution propose également la création de sites pour les services, les projets ou la communication d’entreprise, ce qui permet de déployer des environnements personnalisés et de marque, sans besoin de développement lourd.

Pourquoi est-ce mieux ?

Si vous utilisez déjà les autres outils Microsoft, SharePoint offre une intégration parfaite : vous pouvez ouvrir, éditer et collaborer sur les fichiers directement dans vos outils habituels.

Contrairement à DocuWare, orienté principalement gestion documentaire et flux, SharePoint se positionne comme un véritable hub collaboratif, intégrant discussions, listes de tâches, wikis et sites d’équipe. Il prend en charge Power Automate pour créer des workflows automatisés, limitant le recours à d’autres solutions d’automatisation tierces.

En matière d’extensibilité, SharePoint propose une API robuste et un modèle applicatif pour intégrer des solutions sur mesure ou des modules tiers (gestion, conformité, audit, métadonnées, recherche avancée…)

Sa scalabilité lui permet de s’adapter tant à de petites équipes qu’à des groupes mondiaux gérant de gros volumes documentaires.

Là où DocuWare exige souvent des modules ou licences dédiés, de nombreuses fonctionnalités sont incluses dans la souscription Microsoft 365 avec SharePoint.

Pour qui ?

SharePoint s’adresse aux entreprises déjà équipées du cloud Microsoft et qui souhaitent centraliser gestion documentaire, communication et partage sur une solution unifiée.

Il est idéal pour les départements souhaitant partager des documents, piloter des projets ou publier sur des portails intranet. Les secteurs juridique, éducatif, financier et IT exploitent SharePoint pour la gestion documentaire et la gestion des connaissances d’entreprise.

Bien que tout ne soit pas adapté à chaque cas ECM, son extensibilité et l’intégration Microsoft en font une alternative solide pour les entreprises axées collaboration et stockage documentaire.

Cependant, si vous cherchez une solution ECM complète, il vaut mieux considérer DocuWare ou Dokmee.

Xerox DocuShare

Qu’est-ce que DocuShare ?

Xerox DocuShare est une plateforme ECM pensée pour simplifier la capture, le stockage, la gestion et la recherche de documents.

Disponible en cloud (DocuShare Flex) ou sur site (DocuShare Enterprise), elle propose de nombreuses fonctionnalités : capture intelligente, classification automatique, partage sécurisé, recherche, gestion des enregistrements, automatisation des workflows et conformité.

DocuShare permet de dématérialiser les processus papier grâce aux imprimantes multifonctions (MFP) Xerox et à la capture mobile pour numériser vers des workflows prédéfinis.

Sa gestion par métadonnées et ses outils d’indexation avancés conviennent particulièrement aux entreprises gérant de gros volumes de données non structurées.

Pourquoi est-ce mieux ?

DocuShare fait partie des premiers DMS du marché ; il bénéficie donc d’années de retours utilisateurs et d’itérations.

Cette expérience donne une plateforme mature, très stable et dotée de fonctionnalités d’entreprise avancées.

Là où DocuWare requiert souvent plusieurs modules pour parvenir à la même chose, DocuShare intègre nativement la classification par IA, la gestion des versions, l’ingestion massive et l’automatisation selon les métadonnées ou actions utilisateurs.

L’intégration avec les MFP Xerox apporte aussi un véritable avantage pour connecter facilement le scan physique aux workflows numériques.

DocuShare inclut aussi des permissions granulaires, le chiffrement, des pistes d’audit et des fonctionnalités de conformité qui répondent aux réglementations telles qu’HIPAA, GDPR ou FINRA.

Comparé à DocuWare, la vraie force de DocuShare réside dans son intégration profonde au matériel, sa robustesse et son architecture adaptée aussi bien à des déploiements massifs qu’aux besoins sectoriels.

Pour qui ?

DocuShare est idéal pour les organisations moyennes à grandes dans les secteurs réglementés qui ont besoin d’un ECM évolutif, sécurisé et capable d’automatiser la classification documentaire.

Les principaux cas d’usage concernent la santé, l’éducation, la finance et le secteur public.

En cloud ou sur site, la solution répond aux établissements à la recherche d’un compromis entre legacy éprouvé, automatisation et conformité pour la gestion de leur contenu d’entreprise.

M-Files

Qu’est-ce que M-Files ?

M-Files est un DMS/ECM moderne, basé sur les métadonnées, conçu pour vous aider à organiser, accéder et automatiser l’information.

Contrairement aux systèmes classiques à arborescence, M-Files utilise une structure en « coffre-fort » qui classe les documents selon ce qu’ils sont (ex : facture, contrat, rapport) plutôt que selon leur emplacement.

Ce modèle unique permet aux utilisateurs de retrouver un contenu via les métadonnées (nom projet, client, date, type…) indépendamment de l’organisation des dossiers.

M-Files propose des fonctionnalités avancées comme la gestion de versions, la reconnaissance intelligente par IA, l’automatisation des workflows, les e-signatures et la collaboration en temps réel.

Il s’intègre à Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint, Salesforce et divers CRM/ERP, ce qui le rend très flexible pour tout écosystème métier.

Pourquoi est-ce mieux ?

Face à DocuWare, M-Files propose une approche plus intuitive et intelligente de l’organisation documentaire.

Son architecture centrée sur la métadonnée garantit que les documents ne se perdent jamais dans les sous-dossiers et en améliore la recherche ainsi que la productivité des utilisateurs. Grâce à la détection des doublons, la gestion fine des versions et le suivi par audit, M-Files garantit que vous accédez toujours à la version la plus correcte et actualisée.

Autre avantage clé : sa couche « Intelligent Metadata Layer » (IML) alimentée par l’IA, analyse, tague et relie automatiquement les documents.

Cela permet à M-Files de retrouver et connecter des contenus stockés sur SharePoint, file shares, Google Drive ou anciens ECMs sans migration de données obligatoire.

Là où DocuWare requiert souvent des modules séparés pour la gestion des workflows, l’archivage ou la synchronisation cloud, M-Files propose un modèle tarifaire unifié et modulaire qui facilite le passage à l’échelle selon l’usage réel.

Pour qui ?

M-Files s’adresse principalement aux moyennes et grandes organisations gérant d’importants volumes documentaires et exigeant un contrôle strict sur les versions, la conformité et la gestion des droits d’accès.

Il est particulièrement pertinent pour le juridique, la finance, l’architecture, l’ingénierie/bâtiment, l’industrie ou encore les services professionnels.

Quel est le meilleur outil ?

Le meilleur outil dépendra de vos besoins spécifiques. Le meilleur DMS doit avant tout simplifier la gestion documentaire et fédérer votre équipe autour d’une expérience fluide.

Cependant, si vous cherchez un DMS ou ECM avancé qui :

✔️ offre la liberté de choix du mode de déploiement

✔️ enregistre chaque action dans une piste d’audit

✔️ permet la personnalisation complète des rôles et permissions

✔️ propose la capture documentaire et l’OCR

✔️ s’intègre facilement avec vos autres outils

… alors vous ne pouvez pas vous tromper avec Dokmee !

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