5 meilleures alternatives à M-Files pour 2025

Si vous envisagez M-Files mais que vous ne souhaitez pas concevoir entièrement de nouvelles politiques de gouvernance, vous devriez probablement considérer d’autres options.

Voici 5 alternatives à M-Files, qui varient entre GED et ECM et incluent le classement par métadonnées, l’indexation et l’automatisation des workflows.

Qu’est-ce que M-Files ?

M-Files est un système de gestion électronique de documents (GED) basé sur les métadonnées qui a repensé la façon dont les documents peuvent être stockés dans une GED.

Au lieu de classer les documents dans des dossiers assignés, par exemple par projet, les documents sont classés par « ce qu’ils sont », par exemple contrats, inventaires, etc.

L’objectif de ce système intelligent de gestion de l’information est de faciliter la recherche, l’organisation et la récupération des documents.

M-Files est un outil précieux si votre organisation partage et réutilise des documents entre plusieurs équipes ou projets.

Par exemple, les cabinets d’avocats, sociétés de conseil, cabinets comptables et fabricants utilisent tous les mêmes documents, même si ces documents sont utilisés dans différents contextes.

Par exemple, des plans d’ingénierie peuvent passer de la revue de conception aux vérifications de conformité puis à la planification de production, tout en restant accessibles à chaque service via la recherche.

Au-delà du stockage, M-Files prend en charge la recherche et la capture assistées par IA, l’automatisation des workflows, la collaboration et la conformité, ce qui le rend adapté aussi bien au simple partage de fichiers qu’à la gestion documentaire d’entreprise complexe.

Son interface ressemble à l’Explorateur Windows, ce qui signifie que la plupart des utilisateurs peuvent s’adapter rapidement sans une courbe d’apprentissage trop abrupte ; cependant, de nombreux utilisateurs signalent que M-Files a une interface datée et une courbe d’apprentissage importante en raison du système d’organisation.

Donc, si vous envisagez de passer d’une GED à M-Files, prenez en considération que vous devrez mettre en place une nouvelle gouvernance complète.

Fonctionnalités de M-Files

M-Files combine facilité d’utilisation et fonctionnalités puissantes de niveau entreprise. Ses principaux atouts incluent :

• Organisation basée sur les métadonnées

Comme vous pouvez l’imaginer, c’est la caractéristique la plus représentative de M-Files.

Les fichiers ne sont pas stockés dans des dossiers fixes, mais catégorisés par propriétés comme le type de document, le projet, le client, la date ou le statut d’approbation.

Cela permet au même document d’apparaître dans plusieurs recherches sans duplication. Pour les organisations qui luttent avec des dossiers qui se chevauchent, cette approche peut être révolutionnaire.

Cependant, cela nécessite un changement de culture, car vous devrez systématiquement marquer les fichiers avec des métadonnées pour que le système soit efficace.

• Capture de documents assistée par IA

M-Files utilise l’OCR et l’IA pour extraire les informations clés des factures, contrats et autres documents structurés, puis suggère automatiquement des métadonnées.

Avec le temps, il apprend grâce aux corrections des utilisateurs et gagne en précision grâce au machine learning.

Cela réduit la saisie manuelle de données et accélère le traitement de gros volumes de documents, bien que la phase de paramétrage demande de former efficacement l’IA.

• Automatisation des workflows

M-Files comprend un générateur de workflows visuels pour automatiser les processus comme les validations, notifications et circuits documentaires.

Les utilisateurs non techniques peuvent créer des workflows simples, tandis que les organisations plus avancées peuvent gérer des chaînes d’approbation multistades.

Il intègre des outils comme DocuSign pour les signatures électroniques, bien que ses fonctionnalités d’automatisation ne soient pas aussi avancées que celles des plateformes BPM complètes.

• Interface utilisateur et ergonomie

Un des plus grands avantages de M-Files est sa facilité d’utilisation.

L’interface desktop ressemble beaucoup à l’Explorateur Windows, ce qui réduit la courbe d’apprentissage.

La plupart des utilisateurs peuvent démarrer avec un minimum de formation. L’appli mobile est tout aussi fluide, offrant toutes les fonctionnalités sur smartphone et tablette.

Cela facilite l’adoption, contrairement à d’autres plateformes GED d’entreprise souvent complexes ou peu ergonomiques.

• Intégrations

M-Files s’intègre aux outils professionnels courants comme Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce, SharePoint et la suite Adobe. Cela garantit que les fichiers restent accessibles dans les applications déjà utilisées chaque jour, ce qui favorise l’adoption et limite les ruptures.

M-Files propose une intégration native au pack Microsoft, dont Microsoft Copilot, Microsoft 365, SharePoint, Excel, Word, PowerPoint, Outlook et Teams.

Les courriels, pièces-jointes et fichiers peuvent être enregistrés directement dans M-Files avec métadonnées appliquées automatiquement, tandis que Copilot améliore la productivité avec des recherches et suggestions assistées par IA.

5 meilleures alternatives à M-Files

Les utilisateurs apprécient la puissance des fonctions de recherche et de découverte de M-Files ainsi que son stockage documentaire.

Cependant, certains défis existent : rigueur dans le classement par métadonnées, environnement de développement daté et tarification élevée.

Si vous souhaitez éviter ces difficultés, ou si elles sont déjà un problème pour vous, voici 5 alternatives à M-Files pour la gestion et le stockage documentaire, sans ces inconvénients.

1. Dokmee

Note ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,5/5 | Capterra 4,7/5

Aperçu

Dokmee est une solution GED/ECM basée sur un abonnement granulaire afin d’inclure uniquement ce dont vous avez besoin dans votre plan.

Dokmee propose (dans toutes les offres) un stockage documentaire totalement personnalisable avec indexation avancée, métadonnées, versionnage, droits et permissions, et automatisation des workflows.

En plus, vous pouvez ajouter la capture documentaire OCR, des fonctions ECM, des formulaires électroniques, chatbot IA, compteur de pages…

Dokmee vise à fournir de puissants outils de gestion documentaire tout en offrant une courbe d’apprentissage plus douce que les systèmes strictement centrés sur les métadonnées.

Quand choisir Dokmee plutôt que M-Files ?

• Si votre équipe dispose déjà d’une structure dossiers efficace. Avec Dokmee, vous pouvez conserver la navigation par dossiers à côté des métadonnées.
• Si le coût est un enjeu pour de petits déploiements. L’entrée de gamme est généralement moins chère que M-Files pour quelques utilisateurs.
• Si vous souhaitez un déploiement rapide avec moins de formation. Vous pouvez également commencer avec un modèle hybride pour une transition en douceur.
• Si vous travaillez dans un secteur réglementé, comme la santé, le secteur public, etc.
• Si vous avez besoin de workflows avancés qui déclenchent des actions pour que toute votre équipe collabore facilement.

2. Laserfiche

Note ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Aperçu

Laserfiche est une solution ECM centrée sur l’automatisation des processus et la gouvernance. Elle est dédiée aux grandes organisations avec processus complexes et fortes contraintes réglementaires.

Avec Laserfiche, vous construisez des workflows : onboarding, gestion de sinistres, etc. avec automatisations et e-formulaires.

C’est idéal pour les environnements où les règles et procédures structurées sont la norme.

Cependant, cet outil a une complexité et un coût supérieurs ; si vous voulez uniquement du stockage de fichiers simples, ce n’est peut-être pas la solution adaptée.

Quand choisir Laserfiche plutôt que M-Files ?

• Si votre organisation opère dans un secteur hautement réglementé, requiert une forte conformité ou a besoin de workflows prêts à l’emploi.
• Si vous privilégiez le support, la stabilité de l’éditeur et la réduction des coûts cachés.
• Si vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps à construire des schémas de métadonnées sur-mesure.

3. DocStar

Note ⭐⭐⭐⭐

G2 3,8/5 | Capterra 4/5

Aperçu

DocStar est une solution ECM pensée pour les entreprises moyennes ou grandes nécessitant du stockage de fichiers robuste, la capture documentaire, l’automatisation, la conformité, et l’intégration avec les ERP.

DocStar offre un système centralisé pour gérer les différents types de contenu, l’automatisation des workflows et un contrôle strict de la conformité.

C’est une bonne option pour les industriels ou les prestataires de santé traitant des milliers de factures sur plusieurs sites.

DocStar est adaptée aux environnements multipôles où le contenu doit déclencher simultanément des workflows dans la RH, le juridique, la finance et l’exploitation, garantissant conformité et efficacité.

Quand choisir DocStar plutôt que M-Files ?

• Si vous avez besoin de forte intégration avec la comptabilité (ERP, comptes fournisseurs, etc.).
• Quand la conformité, les audits et la rétention documentaire sont essentiels.
• Si vous traitez de forts volumes de documents scannés à indexer/OCRiser.
• Si vous disposez d’équipes IT internes capables de gérer la configuration et la personnalisation (mise en œuvre souvent plus complexe).

4. FileHold

Note ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,6 | Capterra 4,7/5

Aperçu

FileHold est une GED classique, disponible en cloud ou sur site. Elle convient mieux aux petites entreprises qui veulent numériser leurs documents sans surcharger de fonctionnalités inutiles ou trop complexes.

Elle propose l’automatisation des dépôts (importation automatique, gestion de plusieurs dépôts), l’OCR et les workflows, même si le classement par métadonnées est moins central qu’avec M-Files.

FileHold offre des bibliothèques documentaires hiérarchisées avec métadonnées fines, gestion des accès par rôles et historique de version complet. Elle gère aussi la rétention et l’archivage automatisés.

L’automatisation des workflows est intégrée, permettant de concevoir la gestion documentaire avec validations multi-étapes, contrôles de conformité ou revue de contrats.

Quand choisir FileHold plutôt que M-Files ?

• Si vous préférez des structures par dossiers ou un modèle hybride plutôt qu’un système purement basé sur les métadonnées.
• Si vous avez une entreprise de taille moyenne et souhaitez un système documentaire puissant sans chute conceptuelle majeure ou formation complexe.
• Si vous souhaitez une tarification plus prévisible pour de petits effectifs.

5. DocuShare

Note ⭐⭐⭐⭐

G2 4,5/5 | Capterra 4,3/5

Aperçu

DocuShare (by Xerox) est une solution ECM évoluée à partir d’une GED basique, disponible sur site ou dans le cloud.

Elle gère le contenu de votre entreprise : rétention, marquage, numérisation, partage et collaboration sur documents.

Conçue pour passer de la PME au groupe international, DocuShare convient aux organisations ayant besoin d’une gestion centralisée et sécurisée du contenu, prêtes à travailler dans un environnement structuré et à l’échelle entreprise.

Quand choisir DocuShare plutôt que M-Files ?

• Si vous avez d’importants besoins d’archivage ou de rétention.
• Si vous souhaitez une solution d’un prestataire expérimenté en gestion d’images et de contenus à grande échelle.
• Si votre budget ou vos ressources internes privilégient des structures GED/ECM plus classiques plutôt que de construire un schéma de métadonnées dédié.
• Si vos infrastructures ou workflows actuels sont mieux alignés avec la gestion du cycle de vie, l’archivage ou le partage de DocuShare.

Alors, quel GED choisir ?

Quel que soit votre secteur, vous avez besoin d’un GED capable de gérer vos documents tout au long de leur cycle de vie.

Capture → indexation → stockage → modification → rétention → archivage

Votre GED ou ECM doit aussi permettre les workflows automatisés pour que toute votre équipe puisse collaborer, même à distance.

Enfin, choisissez une GED ou un ECM qui saura évoluer avec votre entreprise. Bonus si la solution propose un abonnement granulaire permettant d’ajouter des fonctionnalités selon votre croissance.

M-Files est un bon choix, mais Dokmee inclut toutes ces fonctionnalités.

Si vous souhaitez plus d’informations, contactez-nous dès aujourd’hui.