O DocuWare é um dos sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM) mais populares do mercado.
No entanto, isso não significa que ele seja a única ou a melhor opção para você.
Se você está procurando alternativas ao DocuWare, chegou ao lugar certo.
O que é o DocuWare?
O DocuWare é um sistema de gerenciamento de documentos e automação de fluxos de trabalho fundado em 1988.
Desde sua fundação, evoluiu significativamente e hoje é um dos DMS mais utilizados, oferecendo recursos como captura de documentos, pesquisa em texto completo, controle de versões e trilhas de auditoria.
O DocuWare é especialmente valorizado por sua interface intuitiva, recursos de automação e foco em segurança e conformidade.
Suas funcionalidades são organizadas em três pilares:
Captura de documentos
O DocuWare captura automaticamente documentos de scanners, e-mails, Microsoft Office, fluxos de impressão, pastas do Windows, Outlook, Teams e SAP.
Ele utiliza indexação inteligente com IA e OCR para extrair metadados automaticamente. Também oferece captura por formulários web, reconhecimento de código de barras e enriquecimento de dados de sistemas externos.
Gestão de fluxos de trabalho
A plataforma oferece automação de fluxo de trabalho integrada com design por arrastar e soltar, roteamento de tarefas, regras de escalonamento, prazos, procuradores e fluxos de exclusão para políticas de retenção.
Suporta edição digital, controle de versões, assinaturas eletrônicas, painéis de controle e integração iPaaS com mais de 1.000 sistemas em nuvem.
Pesquisa flexível (via metadados)
O DocuWare permite pesquisas flexíveis por metadados e texto completo, além de acesso móvel em dispositivos iOS e Android.
Os recursos incluem visualização estilo gaveta de arquivos, compartilhamento inteligente via links ou Teams, pacotes de documentos, visualização de documentos vinculados e permissões sofisticadas baseadas em funções.
Embora o DocuWare ofereça muitos recursos excelentes, ele não é a única — nem sempre a melhor — opção.
Com tantas alternativas disponíveis, destacamos cinco que podem se encaixar melhor nas suas necessidades.
As 5 Melhores Alternativas ao DocuWare
O DocuWare é um dos sistemas de gestão documental mais antigos, o que explica sua popularidade.
No entanto, muitos usuários percebem que ele deixa a desejar em certos aspectos e carece de funcionalidades importantes.
Por isso, listamos cinco alternativas altamente recomendadas:
| Alternativa |
Principal Vantagem |
Melhor para |
| Dokmee |
Indexação por IA + roteamento por regras |
Médias e grandes empresas que precisam de um DMS simples e automatizado |
| Laserfiche |
Workflows low-code + preços transparentes |
Setores regulados, grandes empresas |
| SharePoint |
Integração com o ecossistema Microsoft |
Ambientes com Microsoft 365 |
| DocuShare |
IA madura + opções flexíveis de implantação |
Organizações com grande volume de digitalização |
| M‑Files |
Baseado em metadados + alertas de duplicação |
Demandas com alto volume e foco em metadados |
Dokmee
O que é o Dokmee?
O Dokmee é um sistema de gestão de documentos (DMS) e conteúdo empresarial (ECM) com uma interface moderna, projetado para capturar, armazenar, gerenciar e recuperar documentos digitais.
Principais recursos:
O Dokmee garante que as equipes trabalhem de forma colaborativa, com acesso a documentos atualizados e consistentes em toda a organização.
É usado em diversos setores: governo, indústria, contabilidade, RH, jurídico, saúde, finanças, educação e imobiliário.
O sistema permite digitalizar, carregar e indexar documentos com rapidez, suportando indexação inteligente com etiquetas de metadados e busca por texto completo. O recurso OCR converte imagens em texto editável e pesquisável.
Por que é melhor?
O Dokmee se destaca como uma alternativa mais ágil, econômica e fácil de usar em comparação ao DocuWare — especialmente para pequenas e médias empresas que valorizam velocidade, simplicidade e personalização.
Diferente do DocuWare, oferece uma experiência mais integrada com automação de workflows, trilhas de auditoria e gestão de retenção. Os módulos como captura de documentos e OCR são vendidos separadamente, para que você pague apenas pelo que precisa.
Um de seus maiores diferenciais é a indexação por IA, que organiza automaticamente os documentos com base em seu conteúdo e regras definidas pelo usuário.
A interface é limpa e intuitiva, geralmente dispensando suporte técnico avançado. Já o DocuWare pode exigir treinamento dedicado ou consultoria externa.
O suporte ao cliente do Dokmee também é elogiado pela agilidade e atenção personalizada.
Para quem é indicado?
Ideal para empresas de médio e grande porte em setores como TI, saúde, construção, marketing e outros que procuram um DMS intuitivo, escalável e com forte automação de processos.
Laserfiche
O que é o Laserfiche?
Laserfiche é uma plataforma ECM e de automação de processos empresariais que utiliza inteligência artificial para ajudar na gestão e captura de documentos.
Ela oferece recursos como: captura inteligente de documentos, indexação por metadados, formulários eletrônicos, gerenciamento de registros, automação de workflows e armazenamento seguro.
Disponível na nuvem ou em servidores locais, o Laserfiche proporciona flexibilidade às empresas na hora de gerenciar conteúdo sensível com controle centralizado.
Com configurações de permissões granulares, trilhas de auditoria e recursos de conformidade, é ideal para setores regulados como saúde (HIPAA), educação (FERPA) e finanças (FINRA).
A plataforma também oferece o Solution Marketplace, com modelos prontos de workflows e a possibilidade de criar os seus próprios — semelhante ao DocuWare.
Por que é melhor?
Em comparação ao DocuWare, o Laserfiche se destaca pelos recursos low-code/no-code, que permitem criar fluxos complexos sem a necessidade de habilidades técnicas avançadas.
Possui um modelo de preços transparente, evitando os custos ocultos comuns em sistemas modulares como o DocuWare, tornando o investimento mais previsível e escalável.
O Laserfiche também oferece integrações nativas com Microsoft 365, Salesforce, ERPs e sistemas bancários, garantindo um fluxo de dados contínuo entre plataformas.
É altamente avaliado em facilidade de uso, suporte ao cliente e implementação.
Para quem é indicado?
Ideal para organizações médias e grandes em setores regulados que exigem alto nível de conformidade, escalabilidade e controle de processos.
Agências governamentais, instituições educacionais, empresas financeiras, hospitais e departamentos de RH estão entre os principais usuários.
SharePoint
O que é o SharePoint?
O Microsoft SharePoint é uma plataforma ECM e de colaboração usada para gerenciar documentos, promover o trabalho em equipe e a comunicação interna.
Disponível via Microsoft 365 (SharePoint Online) ou localmente (SharePoint Server), funciona como repositório de documentos e como intranet dinâmica.
Suporta armazenamento centralizado de arquivos, controle de acesso baseado em funções, versionamento automático, coautoria e busca avançada — tudo integrado com Word, Excel, Outlook, Teams e OneDrive.
Também permite criar sites personalizados para equipes ou departamentos, sem necessidade de programação.
Por que é melhor?
Se você já usa outros aplicativos da Microsoft, o SharePoint se integra perfeitamente e permite abrir, editar e colaborar em arquivos em interfaces familiares.
Ao contrário do DocuWare, que é focado principalmente em fluxo de documentos, o SharePoint funciona como um centro de colaboração completo, com fóruns de discussão, listas de tarefas, wikis e sites de equipe. Ele também suporta o Power Automate para automações sem ferramentas de terceiros.
Oferece API robusta e modelo de aplicativos para integrar soluções personalizadas ou de terceiros, incluindo gerenciamento de registros, auditorias e pesquisa avançada.
Sua escalabilidade o torna adequado tanto para pequenas equipes quanto para grandes corporações.
Enquanto o DocuWare pode exigir módulos ou licenças adicionais, o SharePoint geralmente já inclui esses recursos no pacote Microsoft 365.
Para quem é indicado?
Melhor para organizações já integradas ao ecossistema Microsoft e que buscam centralizar a gestão de documentos, comunicação e colaboração em uma única plataforma.
É eficaz para equipes que compartilham documentos, gerenciam projetos internos ou publicam conteúdo via intranet. Setores como jurídico, educacional, financeiro e de TI se beneficiam amplamente.
Se você busca uma solução ECM completa, talvez o DocuWare ou o Dokmee sejam melhores opções.
Xerox DocuShare
O que é o DocuShare?
O Xerox DocuShare é uma plataforma ECM desenvolvida para facilitar a captura, o armazenamento, a gestão e a recuperação de documentos.
Disponível em nuvem (DocuShare Flex) ou on-premise (DocuShare Enterprise), oferece recursos como: captura inteligente, classificação automática, compartilhamento seguro, busca de conteúdo, gerenciamento de registros, automação de fluxos e conformidade regulatória.
Permite digitalizar processos usando impressoras multifuncionais Xerox e captura móvel, enviando diretamente para fluxos predefinidos.
Com base em metadados e ferramentas de indexação poderosas, é ideal para empresas que lidam com grandes volumes de dados não estruturados.
Por que é melhor?
Como um dos primeiros DMS do mercado, o DocuShare passou por décadas de evolução com base em feedbacks reais.
Diferente do DocuWare, que geralmente exige módulos separados, o DocuShare inclui nativamente funcionalidades como classificação com IA, controle de versões, ingestão em massa e automação por regras.
Sua integração com impressoras Xerox oferece uma vantagem única para empresas que querem conectar a digitalização física aos fluxos digitais com mínima intervenção humana.
Oferece ainda permissões detalhadas, criptografia, trilhas de auditoria e conformidade com normas como HIPAA, GDPR e FINRA.
Para quem é indicado?
Ideal para organizações de médio e grande porte em setores regulados que exigem segurança, classificação documental e automação avançada.
Usado principalmente nos setores de saúde, educação, finanças e governo.
M-Files
O que é o M-Files?
M-Files é um sistema DMS/ECM moderno baseado em metadados, que ajuda a organizar, acessar e automatizar o gerenciamento da informação.
Diferente dos sistemas tradicionais baseados em pastas, o M-Files utiliza uma estrutura chamada “cofre”, onde os documentos são classificados pelo que são (fatura, contrato, relatório) — e não por onde estão armazenados.
Isso permite encontrar arquivos usando etiquetas como nome do projeto, cliente, data ou tipo de documento, independente da sua localização.
Oferece recursos como: controle de versões, reconhecimento de conteúdo com IA, automação de fluxos, assinaturas eletrônicas e colaboração em tempo real.
Integra-se com Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint, Salesforce e diversos CRMs/ERPs.
Por que é melhor?
Comparado ao DocuWare, o M-Files oferece uma organização mais inteligente e intuitiva.
Sua arquitetura baseada em metadados evita que arquivos se percam em pastas profundas. Ele identifica duplicatas, faz versionamento automático e mantém trilhas de auditoria confiáveis.
Seu diferencial é o Intelligent Metadata Layer (IML), que usa IA para analisar, etiquetar e relacionar documentos, mesmo armazenados em sistemas externos (Google Drive, SharePoint, etc.) — sem necessidade de migração.
Enquanto o DocuWare exige módulos separados, o M-Files tem um modelo modular unificado e fácil de escalar.
Para quem é indicado?
Ideal para empresas de médio a grande porte que lidam com grandes volumes de documentos e precisam de controle rigoroso sobre versões, conformidade e permissões.
Perfeito para setores como jurídico, financeiro, arquitetura, engenharia, construção, manufatura e serviços profissionais.
Qual é a melhor ferramenta?
A melhor ferramenta depende das suas necessidades. O melhor DMS será aquele que simplifique a gestão de documentos e promova a colaboração entre equipes.
No entanto, se você procura um sistema DMS ou ECM avançado que:
✔️ permita liberdade de implantação
✔️ registre todas as ações com trilhas de auditoria
✔️ ofereça personalização total de permissões
✔️ integre captura documental e OCR
✔️ funcione bem com outros sistemas
… então o Dokmee é a escolha certa!
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