Os sistemas de software de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) digitalizam e automatizam a maneira como sua empresa armazena e usa seus documentos. Embora a organização digital tenha benefícios de simplificação, ela também traz algumas vantagens financeiras para o seu negócio. Um sistema ECM ajuda você a economizar e ganhar dinheiro. Como é que isso funciona?
Reduza os custos de armazenamento
Se você atualmente armazena documentos em papel, precisa de espaço de armazenamento. Armários de arquivo e estantes ocupam espaço em seu escritório; eles também aumentam seus custos. Você tem que comprar unidades para manter seus documentos.
Além disso, se você tiver que abrir mão de espaço para unidades de armazenamento, terá menos espaço em seu escritório. Se você expandir e precisar contratar novas pessoas, talvez não tenha espaço para encaixá-las. Talvez seja necessário mudar para um escritório maior ou contratar armazenamento externo com controle climático para guardar parte de sua papelada mais antiga.
Um escritório maior será mais caro. Se você usar um site de armazenamento, pagará taxas mensais de aluguel.
Se você instalar um sistema ECM, poderá digitalizar toda a documentação em papel e mantê-la em sua rede. Você não precisará de muito espaço de armazenamento ou unidades. Você libera espaço no escritório e perde custos de armazenamento.
Reduza os custos de papel e impressão
Se você atualmente armazena documentos em papel, provavelmente pagará mais pelos custos de papel, cópia e impressão. Você tem que criar uma cópia impressa de cada documento que você armazena.
O software de gerenciamento de conteúdo corporativo mantém toda a sua documentação arquivada. Você não precisa de cópias impressas. Seus custos de compra e impressão de papel diminuirão.
Melhore o fluxo de trabalho e a produtividade
Se seus funcionários precisam encontrar papelada, eles podem perder tempo procurando cópias em papel de documentos. Mesmo se você tiver um sistema de arquivamento bem organizado, os documentos podem ser arquivados incorretamente. As pessoas terão que sair de suas mesas para encontrar os documentos de que precisam. Eles então têm que se lembrar de colocá-los de volta e arquivá-los no lugar certo.
Esse processo não oferece um fluxo de trabalho eficiente. A produtividade de seus funcionários cairá se as pessoas tiverem que perder tempo procurando e recarregando documentos.
Um sistema ECM oferece uma recuperação de documentos rápida e eficiente. Uma pesquisa simples ajuda a encontrar os arquivos necessários para que você possa visualizá-los em um computador ou dispositivo inteligente. As pessoas podem usar seu sistema até mesmo quando estão trabalhando em casa ou em viagens de negócios.
Seu fluxo de trabalho se torna mais eficiente. Sua produtividade deve melhorar. As pessoas podem concluir trabalhos mais rapidamente. Quanto mais produtivos forem seus funcionários, mais eficiente financeiramente sua empresa será.
Para saber mais sobre essas e outras vantagens, fale com os fornecedores de software ECM.