Há alguns anos, o DocuShare era um DMS moderno e conquistou a confiança de muitos usuários.

No entanto, ao chegarmos em 2026, você pode ter notado que ele parece desatualizado em comparação com outras soluções mais modernas.

Como saber se você precisa testar alternativas ao DocuShare?

Se sua equipe está gastando mais tempo navegando pelo software do que realmente concluindo tarefas, pode ser um sinal de que seu ECM está te atrasando e já é hora de mudar.

Para quem é o DocuShare?

DocuShare é uma plataforma ECM baseada em nuvem desenvolvida pela Xerox. Ela começou como uma solução DMS simples e evoluiu para incluir recursos mais modernos.

Ela é projetada para PMEs que lidam com grandes volumes de documentos e precisam de colaboração fácil, como órgãos governamentais, escolas ou departamentos de recursos humanos.

No setor público, o DocuShare pode ser usado para organizar registros de cidadãos, solicitações de licenças, documentos legais e arquivos processuais, adicionando-os a fluxos de trabalho automatizados para acelerar processos de aprovação.

Instituições de ensino usam o DocuShare como uma biblioteca central para arquivos de professores, registros acadêmicos, políticas departamentais e históricos de atividades em vários campi ou departamentos.

Basicamente, se sua empresa trabalha com cadeias complexas de aprovação, forte necessidade de controle regulatório ou grandes volumes de documentos históricos, a arquitetura e o modelo de segurança do DocuShare podem ser benéficos.

O DocuShare também integra-se ao Outlook (via complemento), permitindo gerenciar documentos diretamente da sua caixa de entrada.

O DocuShare fornece um sistema simples de gerenciamento de documentos, onde arquivos podem ser armazenados, indexados, marcados e recuperados usando ferramentas avançadas de pesquisa e metadados.

O controle de acesso é outro diferencial.

O DocuShare permite que administradores definam permissões detalhadas, rastreiem todas as ações dos usuários por trilhas de auditoria e integrem logins com sistemas de identidade corporativa como provedores de SSO. Isso é útil se seu setor exige rígida conformidade regulatória.

A plataforma pode implementar políticas de retenção e eliminar automaticamente documentos após prazos regulatórios.

Outros recursos úteis incluem captura de documentos, extração de dados, sumarização, busca semântica e fluxos de trabalho automatizados.

Por que você precisaria de uma alternativa ao DocuShare?

Mesmo com o longo tempo de mercado, alguns usuários encontraram limitações no DocuShare que os levaram a procurar alternativas.

O problema mais comum é a interface do DocuShare. Muitos usuários consideram a interface ultrapassada e menos intuitiva que outras soluções modernas de gestão de documentos.

Por parecer rígida e visualmente poluída, funcionários sem muita afinidade técnica acabam tendo dificuldades para adotar a ferramenta. Isso aumenta a necessidade de treinamento e gera uso inconsistente entre as equipes, o que se torna um real problema caso você use o DMS/ECM para promover colaboração entre equipes.

Integrações também são um desafio.

O DocuShare integra-se bem a ferramentas CRM e Teams ou Slack. Mas ele peca em integrações avançadas, pois requer desenvolvimento personalizado de API ou suporte de TI.

Além disso, alguns usuários relatam que os fluxos de trabalho automatizados também necessitam do envolvimento da equipe de TI para serem configurados. Se você tem um time de TI interno, isso pode não ser um problema, mas se não tem, talvez se beneficie mais de uma ferramenta com construtor no-code ou drag-and-drop.

O custo e a escalabilidade também podem preocupar quem planeja crescer. O DocuShare permite até 1TB de armazenamento no plano mais alto. Para pequenas empresas pode ser suficiente, mas pode gerar gargalo em equipes maiores.

Se esse é o seu caso, vale procurar alternativas com modelos de assinatura mais flexíveis e escaláveis, que acompanhem o crescimento.

Caso essas limitações impactem negativamente seu fluxo de trabalho (ou já estejam impactando), trouxemos 5 alternativas ao DocuShare que podem te interessar.

5 Alternativas ao DocuShare

Todas estas alternativas ao DocuShare têm suporte à gestão moderna de documentos, automação de fluxos de trabalho e implantação em nuvem, embora seus focos, complexidades e usos ideais sejam diferentes.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4,5/5 | Capterra 4,7/5

Por que o Dokmee é uma boa escolha?

Dokmee oferece DMS e ECM com uma interface limpa e intuitiva.

O grande diferencial do Dokmee é ser 100% customizável. Você escolhe onde vai usar seu ECM, como organizar seus arquivos, as funções, permissões, workflows… Basicamente, dá para montar o DMS ou ECM totalmente sob medida.

O Dokmee foi desenvolvido pensando em facilidade de navegação, mesmo para negócios com pouca experiência técnica.

O construtor de workflow oferece dois modos: um builder no-code, com interface drag-and-drop, e outro técnico, para quem precisa de acionadores avançados.

A automação do Dokmee também te ajuda no roteamento, indexação e extração de dados, acelerando tarefas repetitivas de processamento de documentos.

Além disso, o Dokmee tem produtos separados como Capture e eForms, cobrados apenas se você precisar.

Por exemplo, você pode usar Dokmee em uma prefeitura municipal que está digitalizando décadas de arquivos. Comece com estruturas de pastas simples e, gradualmente, implante autoindexação ou workflows de conformidade, sem a necessidade de investir num ECM completo logo de saída.

Quando o Dokmee é a melhor escolha?

O Dokmee é a melhor alternativa se você busca opções totalmente flexíveis de implantação e um sistema escalável sem exigir alto investimento ou muito pessoal à medida que o negócio cresce.

Também é ideal quando a facilidade de uso é prioridade, especialmente em ambientes com equipes com diferentes níveis de domínio digital.

O Dokmee se destaca para quem quer uma plataforma ECM que evolui para automação avançada sem exigir migração problemática para outro sistema.

2. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Por que o Laserfiche é uma boa escolha?

Laserfiche é indicado se você precisa de automações fortes e processos altamente configuráveis.

As ferramentas inteligentes de captura de dados do Laserfiche usam IA para identificar e extrair informações dos documentos recebidos.

A plataforma também inclui recursos fortes de conformidade e governança, sendo especialmente útil para ambientes com dados sensíveis ou requisitos de auditoria rígidos.

Este software tem integrações robustas com plataformas populares como Salesforce, Oracle e Microsoft 365, então provavelmente não será preciso mudar seu stack atual.

Apesar do Laserfiche oferecer automação avançada via workflows complexos, é importante ressaltar que não é a melhor opção para usuários não técnicos que trabalham com prazos apertados.

Se você tem, por exemplo, uma rede de saúde, pode simplificar a recepção de pacientes capturando automaticamente os formulários, encaminhando os documentos ao setor correto e armazenando-os conforme as normas do setor.

Quando o Laserfiche é a melhor escolha?

Laserfiche é ideal se você precisa de workflows altamente customizáveis, controle de conformidade rigoroso e de gerenciar grandes volumes de documentos ou formulários.

Ele é especialmente indicado para órgãos públicos, universidades, hospitais e empresas com aprovações em múltiplos níveis.

3. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4,4/5 | Capterra 4,4/5

Por que o M-Files é uma boa escolha?

M-Files é um ECM inovador por sua abordagem na organização de arquivos. Os documentos são organizados por metadados, e não por pastas tradicionais.

O benefício aqui é que você não precisa lembrar em qual pasta salvou determinado documento, basta lembrar do tipo de documento e buscar por metadados ou palavras-chave.

A marcação automatizada de metadados, o controle de versão e a estrutura de permissões do M-Files aumentam a conformidade, especialmente ao lidar com documentos técnicos ou arquivos de clientes complexos.

Empresas de engenharia, consultoria, arquitetura e advocacia usam o M-Files para criar repositórios claros e consistentes para cada projeto ou cliente.

Por exemplo, um escritório de arquitetura pode armazenar plantas, contratos, documentos de conformidade e comunicações do cliente no M-Files, todos categorizados por projeto, mesmo que vieram de sistemas distintos.

A desvantagem é que exige tempo para etiquetar os documentos, especialmente ao migrar do sistema atual.

Portanto, se seus problemas com o DocuShare são complexidade e gestão do tempo, talvez outras alternativas deste artigo sejam mais adequadas.

Quando o M-Files é a melhor escolha?

M-Files é melhor se você enfrenta duplicidade, confusão de versões ou caos nas pastas de documentos.

É uma boa alternativa para quem quer um sistema moderno, inteligente e que enfatize encontrabilidade e organização sem exigir TI dedicado.

4. Microsoft SharePoint

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4/5 | Capterra 4,3/5

Por que o SharePoint é uma boa escolha?

SharePoint é um DMS integrado ao pacote Microsoft 365.

Se você procura a simplicidade do DocuShare numa ferramenta totalmente integrada a apps como Teams, OneDrive, Outlook ou Power Automate, o SharePoint é uma boa alternativa.

Também permite criar workflows automáticos, hospedar intranets e organizar documentos em bibliotecas com interface simples (podendo ser até simples demais para alguns casos).

O SharePoint é completamente baseado em nuvem — a versão on-premise será descontinuada. Assim, é bem acessível para times remotos e requer pouca adaptação para quem já usa produtos Microsoft.

Por exemplo, uma organização com equipes distribuídas pode armazenar documentos departamentais nas bibliotecas do SharePoint, colaborar via Teams e aprovar processos automáticos pelo Power Automate.

Quando o SharePoint é a melhor escolha?

O SharePoint é melhor quando a colaboração está acima de recursos ECM avançados.

Funciona melhor para equipes já inseridas no Microsoft 365 e para empresas que desejam uma transição fácil para a gestão de documentos em nuvem.

Porém, não é indicado para empresas que exigem implantação local, já que a versão on-premise do SharePoint será descontinuada pela Microsoft.

5. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

Por que o DocuWare é uma boa escolha?

DocuWare é um ECM bastante popular, mais focado em automação de processos e gestão de tarefas.

Seus recursos de captura extraem automaticamente informações de faturas, documentos de colaboradores e contratos, acelerando aprovações e reduzindo trabalho manual.

O DocuWare traz templates prontos para fluxos de trabalho de admissão, aprovação de notas fiscais e políticas de retenção — processos comuns que acabam sendo agilizados.

Embora foque mais em automação, ainda oferece recursos DMS básicos como armazenamento de documentos por metadados e indexação.

É uma ferramenta valiosa, por exemplo, para quem trabalha com finanças, onde muitos documentos precisam ser revisados e aprovados por colegas ou enviados a clientes e entidades, principalmente em épocas de fechamento ou tributos.

Quando o DocuWare é a melhor escolha?

O DocuWare é ideal se você quer uma plataforma ECM escalável, focada em simplificar fluxos administrativos, especialmente nas áreas financeira e de RH.

É indicado para empresas que valorizam uma interface limpa, intuitiva, e precisam de automação sem grandes customizações.

Então, você precisa migrar do DocuShare?

Não existe resposta certa ou errada aqui.

Se você usa o DocuShare e nunca teve problemas ou limitações, talvez não precise de uma alternativa.

Mas se busca uma nova ferramenta, ou está limitado ao ponto de precisar usar softwares extras junto ao DocuShare, então é hora de considerar outras opções.

Todos os sistemas de gestão de documentos do guia oferecem vantagens valiosas, com armazenamento avançado e workflows automatizados.

O Dokmee combina tudo isso com flexibilidade, escalabilidade, personalização e implantação fácil.

Seu design modular, forte automação de OCR e interface amigável tornam o Dokmee uma ótima escolha para transição suave do DocuShare, sem sobrecarregar o time de TI.

Se quiser saber mais, entre em contato com a equipe Dokmee para uma demonstração.