5 Melhores Alternativas ao FileBound em 2025

Você ainda está procurando um ECM que possa armazenar seus documentos, automatizar fluxos de trabalho e simplificar a coleta de dados com formulários eletrônicos?

Se sim, você talvez já tenha ouvido falar do FileBound. Mas como ter certeza de que ele é a opção certa para você?

Hoje trazemos 5 alternativas ao FileBound para ajudar você a escolher o ECM perfeito para o seu negócio.

Onde o FileBound se destaca?

FileBound é um ECM da Upland projetado com simplicidade e para pequenas empresas que precisam automatizar processos rotineiros sem investir muito tempo aprendendo a ferramenta nem dinheiro em uma equipe de TI dedicada.

Embora ofereça uma gestão de conteúdo bem básica e com marcação de metadados limitada, se destaca em duas áreas: automação de fluxos de trabalho e eForms.

O recurso de automação de fluxos de trabalho do FileBound fornece um construtor de fluxo de trabalho básico sem código, permitindo criar, editar e implantar automações de processos sem conhecimento prévio em programação ou outras habilidades técnicas.

Possui uma interface simples de arrastar e soltar e também oferece alguns modelos prontos para que você possa personalizar como preferir. No entanto, se você precisa de fluxos de trabalho mais complexos com gatilhos avançados, ele pode não atender.

Outro ponto forte do FileBound é o mecanismo de eForms. Com esse recurso, você pode criar ou converter formulários existentes em documentos digitais interativos para coletar dados, anexos e assinaturas eletrônicas.

As informações reunidas nos formulários eletrônicos serão automaticamente salvas em documentos e fluxos de trabalho relevantes, para que os envios possam ser encaminhados automaticamente de acordo com as regras do negócio.

Por exemplo, uma solicitação de compra pode ir direto para o gerente aprovar e depois para o financeiro fazer o pagamento.

Para quem é o FileBound

O FileBound é mais indicado para pequenas e médias empresas, especialmente nos primeiros estágios de digitalização de arquivos e processos, devido à sua simplicidade.

É uma boa opção se suas equipes lidam com volumes moderados de documentos e não podem investir em sistemas de nível empresarial. Porém, se você tem uma carga elevada de documentos, o armazenamento pode ser insuficiente.

Se você atualmente usa ferramentas básicas de compartilhamento de arquivos como o Google Drive, o FileBound oferece uma transição fácil para uma plataforma de gestão documental centralizada e automatizada.

Alguns setores que mais se beneficiam do FileBound incluem:

• Organizações sem fins lucrativos

O FileBound ajuda a simplificar a gestão de doadores, a coordenação de voluntários e os pedidos de financiamento.

Em vez de lidar com formulários em papel ou e-mails espalhados, a equipe pode criar eForms para inscrições de voluntários, recibos de doação e solicitações de financiamento.

Por exemplo, uma organização pode automatizar todo o processo de aprovação de propostas de financiamento. O FileBound direciona os formulários do solicitante para o diretor do programa e, em seguida, para o financeiro para aprovação final.

A automação de fluxo de trabalho integrada garante comunicação ágil, enquanto trilhas de auditoria gravam cada passo para transparência em conformidade e relatórios.

• Educação

O FileBound é uma solução prática para escolas menores e instituições de ensino que desejam reduzir o uso de papel e a entrada manual de dados.

Professores, administradores e RH podem criar formulários online para matrícula de alunos, avaliações de professores, pedidos de licença e aprovações orçamentárias.

A integração com Sistemas de Informação Estudantil também significa que, uma vez enviados, os dados relevantes podem ser transferidos automaticamente para registros dos alunos ou funcionários, reduzindo a duplicidade e os erros.

• Recursos Humanos

Departamentos de RH podem usar o FileBound para agilizar processos de recrutamento, integração e gestão de colaboradores.

A plataforma permite ao RH criar fluxos de trabalho para acompanhamento de candidaturas, confirmação de políticas e verificações de conformidade.

Por exemplo, um novo contratado pode preencher eForms com informações fiscais e de benefícios, que automaticamente geram notificações para TI criar contas e para o financeiro configurar a folha de pagamento.

O FileBound também pode ser usado no desligamento. Se um colaborador sair, o RH pode localizar facilmente todos os dados dele e automatizar o checklist de saída com um fluxo de trabalho.

Melhores Alternativas ao FileBound

Já vimos que o FileBound é mais adequado para empresas pequenas ou que não gerenciam montantes excessivos de documentos.

Muitos acreditam que aplicativos simples de arquivamento online, como Google Drive ou OneDrive, podem ser suficientes, porém, essas ferramentas armazenam e compartilham documentos mas carecem de automação, conformidade e recursos avançados que verdadeiros DMS ou soluções ECM oferecem.

Nesse sentido, reunimos 5 ferramentas que podem ser boas alternativas ao FileBound, incluindo automação, eForms e armazenamento de documentos avançado.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4,5/5 | Capterra 4,7/5

Visão Geral

Dokmee é um DMS e ECM intuitivo e completo que fornece fluxos de trabalho automatizados e um produto separado para eForms, mas se destaca principalmente em gestão documental.

A gestão documental do Dokmee inclui recursos avançados de segurança, indexação, marcação de metadados, retenção de arquivos, edição de documentos no app, assinaturas eletrônicas e muito mais.

O Dokmee é reconhecido pelo design modular, ou seja, você escolhe apenas as funcionalidades que precisa, como captura de documentos, automação de fluxos ou eForms, sem pagar por recursos desnecessários.

O Dokmee oferece opções de implantação local e na nuvem, sendo ideal para PMEs e grandes empresas.

Principais funcionalidades

• Captura avançada com OCR e indexação de metadados
• Compartilhamento seguro com controle de versão e trilhas de auditoria
• Automação de fluxos de trabalho com configuração drag-and-drop e opção codificada
• Integração com CRMs, ERPs e aplicativos de terceiros
• Módulo de eForms para coleta e roteamento de dados online

Quando escolher o Dokmee em vez do FileBound?

Escolha o Dokmee se você precisa de um sistema organizacional mais potente, com indexação avançada, busca e recursos de captura mais completos.

Enquanto o FileBound foca em eForms e fluxos simples, o Dokmee oferece maior flexibilidade para armazenamento em larga escala, políticas automáticas de retenção e gestão de conformidade.

Tudo isso faz do Dokmee ideal para empresas com grande volume de documentos ou com necessidades regulatórias rigorosas.

2. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Visão Geral

Laserfiche é uma plataforma ECM bastante conhecida, oferecendo gestão documental robusta, automação de processos e ferramentas de analytics.

Combina escalabilidade com segurança de nível empresarial, sendo indicada para órgãos públicos, universidades e instituições financeiras.

A interface é moderna e configurável, permitindo que usuários de TI e não técnicos montem processos automatizados de forma eficiente.

Principais funcionalidades

• Captura inteligente e marcação de metadados
• Automação de processos com ferramentas low-code
• Controle de acesso por função e relatórios de conformidade
• Integração com Microsoft 365, Salesforce e SAP

Quando escolher Laserfiche em vez do FileBound?

Laserfiche é melhor opção se você precisa de automação e análises de nível empresarial.

Diferente do FileBound, o Laserfiche lida bem com fluxos de trabalho complexos e ambientes mais regulamentados, além de fornecer relatórios detalhados para otimizar o desempenho.

3. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5

Visão Geral

Assim como o FileBound, DocuWare é um software de gestão documental e automação de fluxos baseado na nuvem.

É especialmente popular entre empresas de médio porte e é usado em contas a pagar, RH e operações de vendas.

O foco do DocuWare em facilidade de uso e integração o torna uma ótima escolha para equipes que querem ir além de sistemas básicos e adotar um ECM completo.

DocuWare também inclui eForms. Quando o usuário preenche as informações, um documento é gerado automaticamente e arquivado, sendo direcionado para o fluxo de trabalho adequado.

Principais funcionalidades

• Armazenamento e colaboração nativa em nuvem
• Extração e indexação automática de dados
• Assinatura eletrônica para aprovação de documentos
• Captura e classificação via IA
• Ferramentas sólidas de conformidade e auditoria

Quando escolher DocuWare e não FileBound?

Escolha DocuWare se você precisa de captura inteligente de documentos e indexação avançada com IA.

Ele é mais indicado do que o FileBound para organizações que buscam automação em vários setores, especialmente em finanças ou RH, onde extração automatizada e conformidade são críticas.

4. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4,4/5 | Capterra 4,4/5

Visão Geral

M-Files é um DMS com uma abordagem única sobre organização documental e metadados.

Se você busca um DMS focado em organização de documentos, vale a pena conhecer o M-Files.

Em vez de depender de pastas tradicionais, o M-Files organiza arquivos com base no “o que” eles são, não “onde” estão armazenados.

Isso facilita localizar documentos em múltiplos sistemas e dispositivos, apesar de exigir curva de aprendizado e preparação para definir a estratégia de marcação de metadados.

Integra facilmente com ferramentas como Microsoft Teams, SharePoint e Salesforce, sendo uma opção inteligente para empresas em expansão que querem fortalecer colaboração e governança.

Principais funcionalidades

• Classificação de documentos por IA
• Automação de aprovações e fluxos de trabalho
• Integração com Microsoft 365, Google Workspace e CRMs
• Controle de versões e permissões avançadas

Quando escolher M-Files em vez do FileBound?

Se você precisa de busca inteligente e automação de metadados, o M-Files supera o FileBound.

É perfeito para empresas que lidam com volumes altos de dados não estruturados e desejam encontrar e controlar conteúdo de forma mais dinâmica, sem sistemas rígidos de pastas.

5. OnBase (by Hyland)

⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4,4/5 | Capterra 4,3/5

Visão Geral

OnBase é uma plataforma ECM empresarial criada pela Hyland Software e que foca em processos.

Oferece gestão documental, gestão de casos e automação de processos.

Reconhecido pela capacidade de escalar, o OnBase é usado por grandes organizações nos setores de saúde, finanças e governo para gerenciar registros sensíveis e agilizar fluxos de trabalho de alto volume.

Principais funcionalidades

• Gestão e arquivamento de documentos em nível corporativo
• Gestão de casos e roteamento automatizado de fluxos
• Integrações com ERP, EMR e sistemas CRM

Quando escolher OnBase em vez do FileBound?

OnBase é mais indicado para grandes empresas ou segmentos com exigências regulatórias rigorosas, como saúde ou finanças.

Enquanto o FileBound prezar pela simplicidade, o OnBase entrega automação avançada, documentação de conformidade e escalabilidade, sendo ideal para ambientes de dados mais complexos.

Afinal, qual é o melhor?

O FileBound é um bom ponto de partida para quem quer começar a automatizar processos empresariais.

Oferece interface intuitiva, construtor personalizável de eForms e um criador de fluxo de trabalho sem necessidade de código.

Porém, conforme sua empresa cresce, pode perceber rapidamente que a captura de documentos e recursos de metadados do FileBound são limitados.

Ferramentas como Dokmee, DocuWare ou Laserfiche oferecem soluções ECM mais avançadas com indexação por IA, automação e gestão de conformidade adequadas para empresas maiores ou mais regulamentadas.

No final, o FileBound é melhor visto como um primeiro passo, ideal para equipes com necessidade de eficiência imediata, mas que planejam evoluir para sistemas de gestão de conteúdo empresarial mais robustos conforme seus processos e dados aumentam.