O que é o <a>Arquivamento de Documentos</a> e Como Automatizá-lo

O arquivamento de documentos é o processo de armazenamento de documentos obsoletos que não podem ser eliminados permanentemente devido a regulamentos de conformidade. Automatize o processo com o Dokmee DMS e ECM.

Quando um sistema de gestão documental não tem políticas de retenção e um arquivamento de documentos adequado, o resultado são montanhas de ficheiros com documentos desorganizados que já caducaram há muito tempo e que simplesmente atrapalham cada pesquisa.

Assim que um documento completar o seu ciclo de vida, deve ser arquivado para cumprir os regulamentos dos documentos e aumentar a eficiência da sua equipa.

A chave aqui é que arquivar os seus documentos de forma segura é tão importante como o seu armazenamento.

O Que É Arquivamento de Documentos?

O arquivamento de documentos é o processo de armazenar registos que já não são usados ou relevantes separadamente, para que não ocupem espaço no seu sistema de gestão documental, mas que ainda assim são preservados e podem ser acedidos para fins legais.

Ao contrário do seu armazenamento de ficheiros regular, o arquivamento foca-se na retenção a longo prazo, integridade dos dados, segurança e acesso controlado. Documentos arquivados são tipicamente movidos de sistemas ativos para repositórios seguros onde podem ser recuperados quando necessário, mas não interferem com as operações diárias.

Os documentos são arquivados assim que atingem o fim do seu ciclo de vida ativo, por exemplo, os recibos são tipicamente arquivados após sete anos de terem sido emitidos.

Nesta fase, o documento é classificado, indexado e armazenado de acordo com políticas predefinidas. Metadados como tipo de documento, data de criação, proprietário e período de retenção são atribuídos para garantir uma recuperação eficiente e conformidade. Com o tempo, os documentos arquivados são revistos, retidos ou permanentemente eliminados com base nas regras de retenção.

Os documentos são arquivados por várias razões importantes.

As organizações devem cumprir leis e regulamentos que exigem que os registos sejam mantidos por períodos específicos, como registos fiscais, financeiros ou de emprego.

O arquivamento também ajuda a manter um sistema de gestão documental limpo e relevante, removendo documentos inativos de sistemas ativos, melhorando o desempenho e a produtividade.

Além disso, o arquivamento protege informações de negócio críticas, garantindo que permanecem acessíveis em caso de auditorias, disputas ou análises históricas.

A retenção é um componente central do arquivamento de documentos.

As políticas de retenção definem por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido antes de poder ser revisto para eliminação ou preservação permanente.

Estes períodos são frequentemente impulsionados por requisitos legais, padrões da indústria e políticas internas de gestão de risco.

Arquivamento de Documentos vs. Eliminação de Documentos

O arquivamento de documentos e a eliminação de documentos servem propósitos muito diferentes. Ambos os processos reduzem o volume de dados ativos, no entanto, há uma distinção chave: Um pode ser acedido e o outro não.

O arquivamento de documentos preserva registos que já não são ativamente usados, mas que ainda possuem valor legal, regulamentar, operacional ou histórico.

Os documentos arquivados são armazenados de forma segura para retenção a longo prazo e permanecem recuperáveis quando necessários para auditorias, inquéritos legais, verificações de conformidade ou referência.

O arquivamento enfatiza a integridade dos dados, rastreabilidade e acesso controlado, garantindo que os registos permaneçam autênticos e inalterados durante o seu período de retenção.

A eliminação de documentos, por outro lado, é a remoção permanente de registos que já não têm valor comercial, legal ou de conformidade.

Uma vez eliminados, estes documentos não podem ser recuperados. A eliminação é tipicamente realizada apenas depois de um documento ter cumprido os seus requisitos de retenção definidos e ter sido aprovado para descarte.

A eliminação adequada reduz os custos de armazenamento, minimiza a exposição legal e apoia os regulamentos de privacidade de dados, eliminando informações desnecessárias.

De uma perspetiva de conformidade, o arquivamento é uma medida protetora, enquanto a eliminação é uma medida de redução de risco.

A eliminação prematura pode expor a sua organização a penalidades regulamentares ou desafios legais, enquanto a falha em eliminar documentos após o fim dos períodos de retenção pode aumentar a responsabilidade durante litígios ou auditorias.

Por exemplo, documentos legais e contratuais, como contratos, documentos de arrendamento e acordos de não-divulgação, são tipicamente arquivados.

Enquanto os registos transacionais expirados podem ser eliminados após o cumprimento dos requisitos de retenção. Incluindo relatórios de despesas antigos, pedidos de compra obsoletos e formulários de fluxo de trabalho concluídos sem relevância de conformidade adicional.

Que Documentos Podem Ser Arquivados

Uma vasta gama de documentos empresariais e organizacionais pode ser arquivada uma vez que já não são ativamente utilizados.

Os documentos financeiros estão entre os registos mais comummente arquivados e incluem recibos, faturas, relatórios de despesas, extratos bancários e declarações fiscais. Estes documentos geralmente exigem retenção rigorosa e são frequentemente necessários para auditorias ou revisões.

Documentos operacionais e administrativos também podem ser arquivados. Esta categoria inclui contratos, acordos, ordens de compra, políticas, procedimentos e relatórios internos.

Embora estes documentos possam não ser acedidos diariamente, muitas vezes precisam de ser preservados para referência, proteção legal ou fins de conformidade.

Os registos de recursos humanos são outro grupo importante de documentos de arquivo. Ficheiros de funcionários, registos de folha de pagamentos, documentação de benefícios e avaliações de desempenho devem ser retidos por períodos definidos mesmo após um funcionário deixar a organização.

Comunicações digitais e registos eletrónicos também são cada vez mais arquivados. Emails, documentos digitalizados, formulários digitais e relatórios gerados pelo sistema estão frequentemente sujeitos aos mesmos requisitos de retenção e conformidade que os registos em papel.

O arquivamento eficaz garante que estes ativos digitais permaneçam pesquisáveis, seguros e legíveis ao longo do tempo.

Como Definir Uma Estratégia de Arquivamento de Documentos

Definir uma estratégia de arquivamento simplificará o processo e garantirá que todos os documentos sejam arquivados corretamente.

Pode ser feito em 5 passos simples:

Passo 1: Identificar e categorizar todos os tipos de documentos

Cada categoria deve ser claramente definida com base no seu propósito, sensibilidade e requisitos regulamentares. Este passo cria a base para práticas de arquivamento consistentes e em conformidade.

Passo 2: Estabelecer tabelas de retenção para cada categoria de documento

Os períodos de retenção devem alinhar-se com as obrigações legais, padrões da indústria e considerações de risco internas.

Regras de retenção claras ajudam a garantir que os documentos sejam arquivados, revistos e eliminados no momento apropriado.

Passo 3: Definir controlos de acesso e requisitos de segurança

Os documentos arquivados frequentemente contêm informações sensíveis, por isso é essencial especificar quem pode visualizar, recuperar ou modificar registos.

O acesso baseado em funções e os trilhos de auditoria apoiam a responsabilidade e a proteção de dados.

Passo 4: Selecionar a solução de armazenamento correta

Quer utilize sistemas locais, plataformas DMS baseadas na nuvem ou modelos híbridos, a solução escolhida deve suportar escalabilidade, segurança, capacidade de pesquisa e conformidade.

A integração com sistemas existentes também é importante para garantir fluxos de trabalho suaves.

Passo 5: Executar revisões e auditorias regulares

Avaliações periódicas ajudam a verificar a conformidade, identificar ineficiências e adaptar políticas a regulamentos ou necessidades de negócio em mudança.

Como Automatizar o Arquivamento de Documentos

O problema com o arquivamento de documentos é geralmente a eficiência.

É necessário definir lembretes para recordar quando o ciclo de vida de um documento está a terminar, é preciso dedicar tempo do seu dia para procurar e arquivar documentos todos os dias.

No entanto, este processo pode ser automatizado para sua tranquilidade e para aderir à segurança e aos regulamentos.

DMSs ou ECMs fornecem ferramentas para capturar, organizar, armazenar e recuperar documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Ao configurar o seu fluxo de trabalho automatizado, o seu DMS será capaz de mover documentos automaticamente do uso ativo para o armazenamento de arquivo com base na idade, estado ou padrões de uso.

As plataformas ECM vão além disso e impõem políticas de retenção, aplicam metadados, gerem controlos de acesso e desencadeiam a eliminação automatizada quando os períodos de retenção expiram. Isto garante uma conformidade consistente em todos os departamentos e tipos de documentos.

Os fluxos de trabalho automatizados também melhoram a visibilidade e a eficiência.

Notificações, registos de auditoria e ferramentas de relatório permitem que toda a sua equipa rastreie documentos arquivados, monitorize a conformidade de retenção e responda rapidamente a auditorias ou pedidos legais.

Como mostrado neste vídeo de 5 minutos!

Gerir o Arquivamento de Documentos Com o Dokmee

Arquivar o seu documento é um passo vital para manter um sistema de gestão documental limpo, organizado e relevante.

No entanto, manter as políticas de retenção e os agendamentos de arquivamento pode ser complicado.

Com plataformas como o Dokmee, pode facilmente configurar fluxos de trabalho automatizados que garantirão que não perde nenhuma data importante.

Além disso, é a plataforma mais fluida para recuperar esses documentos, caso precise deles.

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