Dokmee vs DocuWare: Melhor Comparação de Sistemas de Gerenciamento de Documentos

Escolher a ferramenta que vai gerenciar e organizar a base da sua organização (seus documentos) é uma escolha importante.

Ao escolher seu DMS, surge uma questão inevitável: Dokmee ou DocuWare?

Vamos ajudar você a analisar os recursos mais importantes e como escolher o melhor sistema de gerenciamento de documentos.

O que é o Dokmee?

O Dokmee oferece soluções sólidas de DMS e ECM.

O DMS do Dokmee é um sistema seguro de gerenciamento de documentos que permite armazenar, gerenciar e acessar todos os seus documentos digitais.

É o sistema perfeito para empresas que querem migrar de um sistema baseado em papel, mas não querem investir ou não precisam de muitos recursos avançados.

A precificação modular do Dokmee garante que você só pague pelo que realmente precisa.

O Dokmee ajuda a melhorar sua produtividade enquanto protege seus documentos com trilhas de auditoria avançadas e controles de segurança.

Se você procura um sistema mais completo ou avançado, pode experimentar o ECM do Dokmee, que também vai armazenar seus documentos, mas vai além do gerenciamento documental padrão.

Com o Dokmee ECM você conta com fluxos de trabalho automáticos avançados (totalmente customizáveis para atender suas necessidades) e usa indexação por metadados para garantir que seus documentos estejam sempre à mão.

Isso é ideal para grandes empresas que lidam com grandes volumes de documentos. É uma solução escalável repleta de integrações poderosas.

Em ambos os casos, o Dokmee fornece arquivos de armazenamento centralizados para guardar seus documentos, que podem ser facilmente pesquisados e acessados de acordo com permissões, tornando-se uma ferramenta indispensável para empresas que lidam com grande volume de documentação.

O Dokmee está disponível como solução local e como serviço em nuvem, dando flexibilidade no modelo de implantação de acordo com cada necessidade.

O Dokmee foi projetado para organizações de todos os tamanhos, especialmente nas áreas jurídica, saúde, finanças, educação, manufatura e governo.

É particularmente benéfico para empresas que exigem controle rigoroso sobre os documentos, como aquelas em conformidade com HIPAA, GDPR, SOX ou outros regulamentos.

O que é o DocuWare?

O DocuWare é uma das plataformas de gerenciamento de documentos e automação de fluxos de trabalho mais populares.

O DocuWare oferece captura, indexação, arquivamento e recuperação de documentos e suporta colaboração entre equipes.

Este sistema oferece recursos como indexação inteligente, controle de acesso baseado em função, versionamento, trilhas de auditoria e integração com aplicações empresariais populares como Microsoft Office e sistemas ERP.

Além disso, oferece automação de fluxos de trabalho para tarefas como aprovações, processamento de faturas e encaminhamento de documentos.

Como não oferece todos os recursos avançados de um ECM, é mais indicado para pequenas e médias empresas.

Assim como o Dokmee, você pode decidir como deseja implantar sua solução: em nuvem, localmente ou em modelo híbrido, para melhor atender suas necessidades e controles de segurança.

O DocuWare é projetado para equipes de finanças, recursos humanos e qualidade.

Os casos de uso do DocuWare são diversos e abrangem várias funções empresariais.

Dokmee vs DocuWare

Ambos, Dokmee e DocuWare, oferecem funcionalidades similares que são cruciais em qualquer sistema de gerenciamento de documentos, então a escolha pode ser, no mínimo, complicada.

Vamos começar com uma comparação rápida dos 2 melhores sistemas de gerenciamento de documentos:

Comparando o Dokmee e o DocuWare, ambas as plataformas oferecem recursos poderosos de gerenciamento de documentos e automação de fluxos de trabalho, mas atendem a necessidades e prioridades um pouco diferentes.

A principal diferença entre DocuWare e Dokmee é o fato de que o Dokmee oferece uma solução ECM, enquanto o DocuWare foca em workflows e DMS.

Além disso, a implantação do Dokmee é muito mais customizável, o que é especialmente vantajoso para organizações que querem uma solução híbrida ou em nuvem, já que o DocuWare foca principalmente em implantação local.

Outros recursos que podem ser comparados incluem:

UI e UX

O Dokmee oferece uma interface limpa e intuitiva, com forte ênfase na experiência do usuário, permitindo customização profunda para adequar a identidade visual e fluxos de trabalho da organização.

Suas capacidades white-label e suporte multilíngue oferecem uma vantagem para empresas que precisam de um ambiente personalizado, acessível globalmente.

O DocuWare também fornece uma interface moderna com foco em simplicidade, embora seja geralmente mais rígido no design e ofereça menos opções de customização comparado ao Dokmee.

Fonte: DocuWare

Indexação

O Dokmee oferece ferramentas de indexação avançadas baseadas em metadados, permitindo que os usuários etiquetem, classifiquem e encontrem documentos com precisão.

Suas capacidades de governança dão suporte à conformidade com padrões ao obrigar convenções de nomenclatura, políticas de retenção e acessos baseados em função.

O DocuWare também utiliza indexação inteligente e campos de metadados, mas aposta mais em templates automáticos do que em estruturas flexíveis definidas pelo usuário.

O Dokmee se posiciona como uma solução mais versátil para organizações que precisam de governança de dados avançada devido às infinitas opções de customização.

Captura

A captura de documentos é um passo essencial em qualquer DMS, especialmente durante a migração de papéis para o digital.

O Dokmee oferece o Dokmee Capture como uma solução autônoma para digitalização e captura em grande volume.

Este produto dedicado oferece OCR avançado, reconhecimento de código de barras, captura zonal e processamento em lote, sendo ideal para setores intensivos em documentos como financeiro ou RH.

Este produto do Dokmee oferece:

• Captura automatizada de dados
• Indexação mágica
• Scripting
• Ferramentas de relatório

Enquanto o DocuWare inclui recursos inteligentes de captura dentro da plataforma, não oferece um motor de captura separado, o que pode limitar a escalabilidade em grandes projetos de digitalização.

Além disso, a importação automatizada de documentos do DocuWare não possui tecnologias avançadas, como OCR, presentes no Dokmee.

Integrações

Ambas as plataformas integram-se com ferramentas empresariais populares como Microsoft 365, SAP e QuickBooks.

No entanto, o Dokmee oferece mais flexibilidade via API, permitindo integrações personalizadas e conexão fluida com sistemas específicos de cada setor.

O DocuWare também suporta integrações importantes, mas foca mais em plug-ins padronizados, tornando o Dokmee a melhor opção para quem precisa de interoperabilidade sob medida.

Construtor de Fluxo de Trabalho

Os fluxos de trabalho no gerenciamento de documentos garantem que as equipes trabalhem em conjunto, fornecendo responsabilidade, rastreabilidade e notificações em cada etapa. Esses fluxos ajudam as equipes a colaborarem sem que nenhum documento fique perdido pelo caminho ou esquecido.

O Dokmee oferece um criador de workflows com drag-and-drop que permite que usuários desenhem processos de negócios complexos sem necessidade de programação.

Para maior comodidade, as organizações também podem contar com a equipe do Dokmee para montar e configurar workflows conforme suas especificações exatas. Assim, é possível garantir que estejam perfeitos desde o início, economizando tempo e evitando tentativas e erros.

Para saber mais sobre os workflows automatizados do Dokmee, assista a este vídeo.

O DocuWare foi desenvolvido para automação de workflows. Esses fluxos são fáceis de criar e implantar, porém o único problema é que a customização é limitada, pois você precisa trabalhar com modelos prontos.

Fonte: DocuWare

Recursos de Segurança

Quando se trata de segurança documental, tanto o Dokmee quanto o DocuWare protegem até documentos sensíveis, mas o Dokmee permite níveis mais detalhados de permissões e papéis.

O Dokmee possibilita que as organizações atribuam papéis bem específicos aos usuários, desde acesso administrativo total até permissões restritas somente leitura, envio por e-mail, impressão e muito mais.

Também suporta recursos avançados como segurança por documento, controle de acesso por pasta e restrições a usuários quanto a baixar, editar ou excluir conteúdo. Além disso, o Dokmee inclui marcas d’água opcionais para documentos sensíveis, garantindo confidencialidade ao visualizar ou compartilhar arquivos.

O DocuWare também oferece acesso baseado em funções, mas o modelo de permissões é mais padronizado, dando menos opções para ajuste fino de acesso em nível granular. Embora efetivo para uso geral, pode exigir configuração adicional ou licenças para atingir o mesmo nível de detalhamento do Dokmee.

Ambas as plataformas fornecem trilhas de auditoria completas, registrando todas as ações, como visualizações, edições, exclusões e aprovações de documentos, para total transparência e conformidade regulatória.

O relatório de audit trail do Dokmee inclui logs em tempo real, relatórios exportáveis e ferramentas integradas para administradores monitorarem a conformidade.

O DocuWare também mantém logs de auditoria robustos, embora o Dokmee ofereça mais flexibilidade para filtrar, visualizar e gerar relatórios, dando às equipes de segurança maior controle e visão.

Como Escolher Entre Dokmee e DocuWare?

No final, a escolha depende das necessidades do seu negócio.

Primeiro você deve avaliar a natureza dos documentos e as necessidades e demandas do seu negócio, e garantir que você escolha o software que melhor se adapte a você.

No entanto, se você busca uma opção escalável, altamente customizável, com produtos extras que podem ser incluídos sob demanda e recursos ECM avançados, o Dokmee é definitivamente a melhor opção aqui.

Se você ainda está nas fases iniciais da pesquisa, separamos 10 dos melhores DMS disponíveis para ajudar.

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