Ged avec workflow collaboratif

Initialement conçues pour le classement et le partage de données et d’informations, les solutions de gestion électronique de documents (GED) n’ont jamais cessé d’évoluer. Parmi les évolutions les plus marquantes, l’intégration dans les solutions GED d’un workflow collaboratif.

Pourquoi cette évolution ? Quels sont les avantages d’une Ged collaborative ? Dokmee, éditeur international de logiciels portant sur la gestion de données et la numérisation avancée fait le point sur tout ce qu’il faut savoir sur la Ged avec workflow collaboratif !

Qu’est-ce qu’une Ged ?

Le fonctionnement d’une entreprise, peu importe son activité, engendre la production de nombreux documents (factures, bon de commande, note de service…) qu’il faut traiter, valider et classer. Le problème est que la gestion de ces derniers peut très vite devenir très difficile. Lorsque les documents transitant au sein d’une structure atteignent un certain volume, il est quasiment impossible de les traiter sans outil logiciel.

Et même sans raisonner en termes de volume, force est de constater que les méthodes traditionnelles de conservations des documents basées sur l’utilisation de supports matériels ont toujours présenté une vulnérabilité en termes de confidentialité.

C’est pour apporter une réponse pertinente à tous ces problèmes que les solutions GED ont été développées. Une GED est une solution logicielle conçue pour faciliter le stockage et l’organisation des documents, qu’il s’agisse de document papier ou de document électronique. Elle facilite en plus, la centralisation, la classification et la recherche d’un document dans un ensemble de données souvent très volumineux.

La Ged fonctionne suivant plusieurs étapes :

• Numérisation des documents : cette étape ne s’applique qu’aux documents qui ne sont pas natifs numériquement. Elle consiste à scanner les documents en papier puis d’y appliquer un traitement de reconnaissance. Les documents nativement électroniques sont intégrés automatiquement à la solution ;
• Traitement : après l’intégration ou la numérisation, les documents sont classifiés et indexés. À chaque document sera attaché une description contenant des informations utiles telles que la date de création, l’auteur, ou encore le type de fichier ;
• Stockage : il varie suivant la solution adoptée, mais doit toutefois offrir un accès rapide et prévoir des sauvegardes ;
• Archivage : cette étape concerne surtout les documents qui doivent être conservés pour des raisons légales.

Pourquoi une Ged avec workflow collaborative ?

Aujourd’hui, une Ged qui se limite à des fonctionnalités de classement et de recherche ne correspond plus aux besoins des utilisateurs, principalement les salariés qui sont de plus en plus habitués au travail collaboratif. Il faut le concéder, avec l’évolution du numérique de ces dernières années, le travail collaboratif a connu de nombreuses mutations marquées par l’apparition de nouvelles méthodes de travail parmi lesquels le télétravail.

La prise de conscience sur l’efficacité de l’intelligence collective et de la mutualisation des compétences et des connaissances a aussi grandement contribué à l’accentuation du besoin de collaboration entre collaborateurs au sein d’une même structure.

La Ged avec workflows collaborative constitue un outil puissant pour permettre au travail collaboratif d’atteindre de nouveaux sommets. Grâce à elle, il devient possible d’enrichir un document avec des commentaires, de valoriser le contenu au moyen d’un vote, de suivre les modifications apportées à un document par un lecteur, de signer électroniquement ou de tamponner un document… Une Ged collaborative, c’est donc plus qu’un simple support d’information.

Si l’on synthétise, voici quelques-unes des fonctionnalités intégrées par une Ged collaborative :

• Édition de commentaire ;
• Gestion des droits de modification ;
• Historique complet de la modification des documents (Versionning des documents)
• Système de notification en cas de partage des fichiers et documents ;
• Traçabilité : possibilité de cartographier l’évolution des documents à l’aide d’un outil de graphes ;
• Gestion de la relation des documents (Agrafeuse virtuelle) ;
• …

Si vous deviez choisir une solution de Ged collaborative, veillez à ce que cette dernière intègre au moins les fonctionnalités ci-dessus.

Comment optimiser l’utilisation d’une Ged ?

Malgré les nombreuses fonctionnalités qu’elle offre, l’efficacité d’une Ged cloud en SaaS dépend beaucoup de la gouvernance documentaire au sein de l’entreprise. Pour optimiser l’efficacité de cette solution, il est important d’observer quelques bonnes pratiques :

• Améliorer les processus papier : la meilleure approche ne consiste pas à reproduire les processus papier dans un contexte digital, mais plutôt de réfléchir à des solutions pour limiter leur utilisation. Cela implique de se poser des questions sur certains processus internes et externes ;
• Capturer les documents à leur point d’origine : cela permet à la fois de gagner du temps et d’améliorer la qualité des données ;
• Réaliser une cartographie de tous les processus liés à la création et au traitement des documents de l’entreprise. Qui fait quoi ? Quelle est l’utilité de tel ou tel document ? Qui peut accéder à tel ou tel type de documents ;
• …

Vous l’aurez sans doute compris, la mise en place d’une solution de Ged au sein d’une entreprise devrait s’accompagner d’un audit permettant de mettre la lumière sur tous les process au sein de l’entreprise, la circulation des données et l’environnement informatique. Dokmee peut se charger de cette tâche tout en vous proposant une solution de Ged adaptée !