Elegir la herramienta que gestionará y administrará el corazón de tu organización (tus documentos) es una decisión importante.
Al seleccionar tu sistema de gestión documental (DMS), surge una pregunta inevitable: ¿Dokmee o DocuWare?
Te ayudaremos a analizar las características más importantes y cómo elegir el mejor sistema de gestión documental.
¿Qué es Dokmee?
Dokmee ofrece soluciones sólidas de DMS y ECM.
El DMS de Dokmee es un sistema seguro de gestión documental que te permitirá almacenar, gestionar y acceder a todos tus documentos digitales.
Es el sistema perfecto para empresas que quieren dejar atrás el papel, pero que no desean invertir en funciones demasiado avanzadas o no las necesitan.
La estructura de precios modular de Dokmee asegura que solo pagues por lo que realmente necesitas.
Dokmee te ayuda a mejorar tu productividad mientras protege tus documentos mediante auditorías avanzadas y controles de seguridad.
Si buscas un sistema más completo o avanzado, puedes probar el ECM de Dokmee, que también almacena documentos, pero va más allá de la gestión documental tradicional.
Con Dokmee ECM obtienes flujos de trabajo automatizados avanzados (que puedes personalizar para ajustarlos exactamente a tus necesidades) y el uso de indexación por metadatos para asegurar que todos tus documentos estén siempre al alcance.
Esto es ideal para grandes empresas que manejan grandes volúmenes de documentos. Es una solución escalable con potentes integraciones.
En ambos casos, Dokmee ofrece gabinetes de archivos centralizados para almacenar documentos, fácilmente accesibles y buscables según permisos, lo que lo convierte en una herramienta esencial para empresas con grandes volúmenes de documentación.
Dokmee está disponible tanto como solución local como en la nube, ofreciendo flexibilidad de implementación según las necesidades de cada empresa.
Está diseñado para organizaciones de todos los tamaños, especialmente en sectores como legal, salud, finanzas, educación, manufactura y gobierno.
Es particularmente beneficioso para empresas que requieren control estricto de documentos, como aquellas sujetas a normativas como HIPAA, GDPR, SOX u otras.
¿Qué es DocuWare?
DocuWare es una de las plataformas más populares de gestión documental y automatización de flujos de trabajo.
Ofrece captura, indexación, archivo y recuperación de documentos, y facilita la colaboración en equipo.
Incluye funciones como indexación inteligente, control de acceso basado en roles, control de versiones, auditorías, e integración con aplicaciones empresariales como Microsoft Office y sistemas ERP.
También ofrece automatización de flujos de trabajo para tareas como aprobaciones, procesamiento de facturas y enrutamiento de documentos.
Al no ofrecer funciones tan avanzadas como un ECM, está mejor orientado a pequeñas y medianas empresas.
Al igual que Dokmee, puedes elegir cómo implementar la solución: en la nube, en las instalaciones o en un modelo híbrido, según tus necesidades y políticas de seguridad.
DocuWare está diseñado especialmente para equipos de finanzas, recursos humanos y calidad.
Sus casos de uso son diversos y abarcan múltiples funciones empresariales.
Dokmee vs DocuWare
Tanto Dokmee como DocuWare ofrecen funciones clave para cualquier sistema de gestión documental, por lo que elegir entre ambos puede ser complicado.
Comencemos con una comparación rápida de los 2 mejores sistemas de gestión documental:
| Característica |
Dokmee |
DocuWare |
| Tipo de solución |
DMS, ECM, automatización de flujos y captura automatizada |
DMS y automatización de flujos |
| Automatización de flujos |
Diseñador visual integrado con auditoría |
Fuerte automatización con plantillas predefinidas |
| Captura de documentos |
OCR avanzado, reconocimiento de códigos de barras, escaneo por lotes |
Indexación inteligente, archivo automático |
| Implementación |
Local y en la nube |
Principalmente en la nube, con opción local |
| Velocidad de implementación |
Rápida en ambas opciones |
Rápida en la nube, más lenta localmente |
| Interfaz de usuario |
Intuitiva, personalizable, multilingüe |
Moderna, centrada en automatización |
| Integración |
Microsoft 365, SAP, QuickBooks, Dropbox, API personalizada |
Microsoft 365, SAP, Salesforce, QuickBooks y más |
| Personalización y marca |
Opciones de marca blanca, módulos personalizados |
Personalización limitada de la interfaz |
| Modelo de precios |
Licencias flexibles (por usuario o función) |
Basado en suscripción, por usuario |
| Acceso móvil |
Apps iOS y Android con acceso sin conexión |
Apps móviles con integración de flujos |
Al comparar Dokmee y DocuWare, ambos ofrecen sólidas capacidades de gestión documental y automatización de flujos, pero responden a diferentes prioridades.
La principal diferencia es que Dokmee ofrece una solución ECM, mientras que DocuWare se centra en DMS y flujos de trabajo.
Además, la implementación de Dokmee es mucho más personalizable, lo que lo hace ideal para organizaciones que desean soluciones en la nube o híbridas. DocuWare, por su parte, prioriza la instalación local.
Algunas comparaciones clave:
Interfaz de Usuario (UI/UX)
Dokmee ofrece una interfaz limpia, intuitiva, con un fuerte enfoque en la experiencia del usuario, permitiendo personalización profunda para adaptarse a la marca y flujos internos.
Sus capacidades de marca blanca y soporte multilingüe lo hacen ideal para empresas globales que requieren entornos personalizados.
DocuWare también ofrece una interfaz moderna y simple, aunque es más rígida y con menos opciones de personalización.
Indexación
Dokmee cuenta con potentes herramientas de indexación basadas en metadatos, lo que permite etiquetar, categorizar y recuperar documentos con precisión.
Además, aplica normas de gobernanza documental que facilitan el cumplimiento regulatorio con nombres consistentes, políticas de retención y accesos por rol.
DocuWare también usa metadatos e indexación inteligente, pero depende más de plantillas automáticas que de estructuras personalizadas.
Captura Documental
Dokmee ofrece Dokmee Capture, una solución independiente para captura de documentos de alto volumen.
Incluye OCR avanzado, reconocimiento de códigos de barras, captura zonal y procesamiento por lotes. Ideal para departamentos con alta carga documental como finanzas o RRHH.
Este producto incluye:
DocuWare incluye funciones de captura inteligente dentro de la plataforma, pero no ofrece un motor de captura independiente, lo que puede limitar la escalabilidad para grandes volúmenes.
Tampoco incluye tecnologías avanzadas como OCR, que sí están presentes en Dokmee.
Integraciones
Ambas plataformas se integran con herramientas empresariales populares como Microsoft 365, SAP y QuickBooks.
Dokmee ofrece más flexibilidad con su API para integraciones personalizadas con sistemas específicos del sector.
DocuWare también ofrece integraciones importantes, pero se enfoca más en plugins estándar.
Diseñador de Flujos
Los flujos de trabajo aseguran colaboración eficiente, trazabilidad y alertas en cada paso, evitando que documentos se pierdan o queden sin seguimiento.
Dokmee ofrece un constructor visual de flujos con función de arrastrar y soltar, sin necesidad de código.
Además, puedes pedir al equipo de Dokmee que configure los flujos por ti, asegurando que todo funcione perfectamente desde el primer momento.
DocuWare está diseñado para automatización de flujos, pero su personalización es más limitada ya que se basa en plantillas predefinidas.
Funciones de Seguridad
Ambos sistemas garantizan la seguridad de los documentos más sensibles.
Dokmee permite definir roles de usuario altamente específicos, con permisos para solo lectura, impresión, edición, descarga, etc.
Incluye:
-
Seguridad a nivel de documento y carpeta
-
Restricciones personalizadas
-
Marcas de agua opcionales
DocuWare también usa control de acceso basado en roles, pero con un modelo más estándar y menos granular.
Ambos ofrecen auditorías completas que registran visualizaciones, ediciones, eliminaciones y aprobaciones.
Dokmee ofrece más flexibilidad en los reportes de auditoría, incluyendo registros en tiempo real, reportes exportables y herramientas administrativas integradas.
¿Cómo Elegir Entre Dokmee y DocuWare?
La elección final depende de las necesidades específicas de tu empresa.
Primero evalúa la naturaleza de tus documentos, los requisitos de cumplimiento y las necesidades internas.
Si buscas una opción escalable, altamente personalizable, con funciones de ECM avanzadas y productos opcionales que puedes agregar según tus necesidades, Dokmee es la mejor elección.
Si aún estás investigando, revisa nuestra lista de los 10 mejores DMS del mercado para ayudarte.
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