Tu empresa ya utiliza productos de Microsoft 365, así que tendría sentido incluir SharePoint como tu DMS, ¿verdad?
Pero la verdad es que SharePoint puede hacerlo casi todo, lo que a veces significa que no hace ninguna cosa particularmente bien. Aunque tu equipo ya conozca Word y Excel, SharePoint puede sentirse como aprender un idioma completamente nuevo.
Entonces, ¿el enfoque de “navaja suiza” de SharePoint realmente hace a tu equipo más productivo o solo te da más complejidad que gestionar?
Vamos a descubrirlo en esta reseña de Microsoft SharePoint.
¿Qué es Microsoft SharePoint?
[Hub de SharePoint conectando aplicaciones de Microsoft 365 como Teams, Outlook y OneDrive.
Microsoft SharePoint es la plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM) integrada directamente en el ecosistema Microsoft 365.
Funciona de dos maneras principales: como servicio de back-end que almacena y protege contenido para otras aplicaciones de Microsoft, y como plataforma de colaboración orientada al usuario.
Por ejemplo, SharePoint gestiona de manera transparente el almacenamiento de archivos de Teams y los permisos de compartición en Outlook. Al mismo tiempo, tu equipo puede usarlo directamente para crear intranets corporativas, bibliotecas documentales con control de versiones y flujos de trabajo automatizados.
Esta integración a nivel de ecosistema es la característica que define a SharePoint, siendo a la vez su mayor fortaleza y la fuente de su conocida complejidad.
Hoy en día, la mayoría de los usuarios implementan SharePoint Online a través de la nube, aunque existen versiones locales (on-premise).
Funciones de Microsoft SharePoint
SharePoint incluye un conjunto extenso de funcionalidades ECM dentro de lo que Microsoft llama una plataforma unificada, aunque esta amplitud puede abrumar a quienes intentan realizar tareas sencillas.
Bibliotecas de Documentos y Gestión de Contenidos
Biblioteca documental de SharePoint vinculando archivos de Excel, Word y PowerPoint mediante etiquetas de metadatos. (Fuente: Imagen 4)
SharePoint ofrece almacenamiento de archivos centralizado y seguro a través de sus Bibliotecas de Documentos. Utiliza control de versiones y metadatos para organizar archivos por cliente, proyecto o estado.
En la práctica, evita sobrescrituras accidentales y permite encontrar un contrato buscando por el nombre del cliente en lugar de adivinar la carpeta.
El detalle está en que la eficacia de este sistema depende totalmente de la disciplina de tu equipo al aplicar las etiquetas de forma consistente.
Sitios de Equipo e Intranet
SharePoint destaca en la creación de Team Sites, que funcionan como hubs personalizables para departamentos o proyectos.
Estos sitios reúnen bibliotecas de documentos, calendarios, listas de tareas y noticias en un solo espacio compartido, creando una “fuente única de verdad”.
No obstante, para crear un sitio realmente pulido y personalizado suele ser necesario apoyo técnico o de desarrollo.
Integración Nativa con Microsoft 365
Microsoft SharePoint conectando con Teams, Word y Excel. (Fuente: Imagen 4)
La integración con Microsoft 365 es el diferenciador clave de SharePoint.
Opera como la capa central de contenido de todo el ecosistema Microsoft, gestionando almacenamiento, historial de versiones y autenticación (Azure AD) de forma unificada.
En la práctica, esto significa que rara vez necesitas “ir a SharePoint”, ya que trabaja silenciosamente detrás de aplicaciones como Teams, Word o Excel.
Automatización con Power Platform
Diagrama de flujo de SharePoint ilustrando un proceso de aprobación automática. (Fuente: Imagen 4)
Mediante Power Automate, SharePoint permite automatizar procesos repetitivos con reglas condicionales.
Ejemplo real: un empleado sube un recibo a la biblioteca y el sistema notifica automáticamente al gerente para su aprobación. Una vez aprobado, el archivo se mueve a una carpeta de “Archivados”.
Sin embargo, configurar y mantener flujos avanzados requiere conocimientos técnicos específicos.
Seguridad y Cumplimiento
Icono de escudo sobre un documento, rodeado de capas de acceso y permisos. (Fuente: Imagen 4)
Para empresas con necesidades regulatorias estrictas, SharePoint ofrece un conjunto robusto de seguridad y cumplimiento.
Utiliza permisos basados en roles, políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) y controles detallados de acceso.
El problema es que administrar estos permisos a gran escala puede volverse complejo y demandar mucho tiempo.
Opiniones de Usuarios Reales de SharePoint
⭐⭐⭐⭐
-
G2: 4.0/5
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Capterra: 4.4/5
✅ Ventajas
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Integración fluida con Microsoft 365.
-
Colaboración en tiempo real y control de versiones.
-
Gran capacidad de almacenamiento en la nube.
-
Organización centralizada en entornos académicos y corporativos.
❌ Desventajas
-
Curva de aprendizaje pronunciada.
-
Interfaz poco intuitiva, especialmente para permisos y personalización.
-
Cambios frecuentes en la plataforma que generan frustración.
-
Experiencia móvil pesada y problemas de autenticación.
-
Complejidad en la gestión de permisos a gran escala.
Además, parte de la documentación y recursos visuales están desactualizados, lo que genera dudas en un mercado donde los DMS evolucionan constantemente.
Microsoft SharePoint vs. Dokmee: Comparación de Plataformas ECM
| Función |
Microsoft SharePoint |
Dokmee |
| Tipo de plataforma |
ECM integrada a Microsoft |
ECM empresarial moderna |
| Integración |
Fluida con Microsoft apps |
Amplia (ERP, CRM, cumplimiento + Microsoft 365) |
| Opciones de despliegue |
Nube, local, híbrido |
Nube, local, híbrido |
| Búsqueda con IA |
Microsoft Graph |
Búsqueda avanzada con IA |
| Automatización de flujos |
Sí (Power Automate) |
Sí (constructor visual integrado) |
| Interfaz de usuario |
Variable |
Moderna e intuitiva |
| Curva de aprendizaje |
Alta |
Baja |
| Experiencia móvil |
Completa pero pesada |
Fluida, apps nativas |
| Modelo de precios |
Licencia Microsoft 365 |
Transparente y competitivo |
| Complejidad de configuración |
Alta |
Rápida |
| Gestión de permisos |
Granular pero compleja |
Granular y simple |
| Ideal para |
Empresas centradas en Microsoft |
Todo tipo de empresas buscando ECM moderno |
¿Cómo Elegir Entre SharePoint y un ECM Moderno?
Veredicto Final: ¿Vale la Pena Microsoft SharePoint?
La decisión depende de una pregunta clave: ¿tu organización prioriza la integración profunda con Microsoft por encima de todo?
Si tu equipo vive en Teams, Outlook y Office, SharePoint puede justificar su curva de aprendizaje. Pero su verdadero coste suele ser mayor de lo anunciado: los planes relevantes empiezan en $12.50/usuario/mes, y con Copilot alcanzan $30.
El problema fundamental es la complejidad. SharePoint es poderoso, pero convierte tareas simples en procesos complicados.
Si buscas potencia empresarial sin fricción de uso, alternativas modernas como Dokmee ofrecen funcionalidades equivalentes con una experiencia mucho más intuitiva, además de integración con Microsoft 365 y el propio SharePoint.
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Preguntas Frecuentes
¿Cuánto cuesta Microsoft SharePoint?
Desde $5/usuario/mes (Microsoft 365 Basic), aunque la mayoría de las empresas requieren el plan Business Standard ($12.50/usuario/mes).
¿SharePoint está incluido en Microsoft 365?
Sí, aunque las funciones disponibles dependen del plan contratado.
¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y OneDrive?
OneDrive es para almacenamiento personal. SharePoint es una plataforma ECM completa con sitios, flujos y gestión avanzada de contenidos.
¿Es difícil aprender SharePoint?
Sí. Los usuarios coinciden en que tiene una curva de aprendizaje elevada, sobre todo para permisos y personalización de sitios.