ESCOLHER O SOFTWARE PARA GERENCIAR O CONTEÚDO DA SUA EMPRESA
Sua empresa pode criar grandes quantidades de conteúdo que precisarão ser gerenciadas. Felizmente, existem soluções de software ECM que você pode usar para tornar o gerenciamento desse conteúdo muito mais fácil de manusear.
Identifique os tipos de conteúdo que sua empresa precisa gerenciar
Será necessário identificar os vários tipos de conteúdo que sua empresa precisará gerenciar. Por exemplo, sua empresa pode ter blogs, vídeos, materiais de treinamento e vários outros tipos de conteúdo que podem ser necessários para manter a segurança. Avaliando os vários tipos de conteúdo que você possui e as quantidades de conteúdo, será mais fácil escolher uma solução de software ECM que seja capaz de atender a essa necessidade. Por exemplo, uma empresa que tem muito conteúdo de vídeo que precisa ser gerenciado pode ter necessidades diferentes de uma empresa que tem principalmente conteúdo escrito.
Escolha uma solução de software de gerenciamento de conteúdo empresarial que possa fornecer backups
Infelizmente, sua empresa pode correr o risco de perder grande parte de seu conteúdo. Muitas vezes, isso pode ser o resultado de uma falha repentina de hardware, ataque cibernético ou outra situação que pode causar a perda desses dados. A escolha de um sistema de software de gerenciamento de conteúdo corporativo que suporte backups pode ser uma etapa importante, pois permitirá que você copie facilmente esses dados para que possam ser armazenados com segurança. Muitos sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo podem fornecer graus variados de soluções de backup. Analisar isso antes de se comprometer com uma opção específica pode ajudá-lo a escolher uma solução de software ECM totalmente compatível com suas necessidades de backup.
Certifique-se de ter segurança e monitoramento para sua solução de software ECM
Devido ao valor e à importância do conteúdo de sua empresa, você precisará ter políticas de segurança que tornem mais fácil para você manter esses dados seguros e protegidos. Além das medidas de rotina para evitar ataques cibernéticos ou outros problemas, você também pode querer um sistema de registro abrangente. Este sistema permitirá identificar as ações que cada usuário realizou. Isso pode facilitar o rastreamento de problemas, alterações ou outros problemas com esse conteúdo. Além disso, você precisará de um sistema que permita que um indivíduo altere rapidamente suas senhas caso sejam comprometidas. Felizmente, a maioria das soluções de software de gerenciamento de conteúdo corporativo permite a criação de perfis seguros, e esses perfis podem ter seus direitos de acesso limitados com base no tipo de trabalho que farão.