Sua empresa já utiliza produtos do Microsoft 365, então faria sentido incluir o SharePoint como seu DMS, certo?
Mas a verdade é que o SharePoint pode fazer quase tudo, o que às vezes significa que não faz nenhuma coisa particularmente bem. Embora sua equipe já conheça o Word e o Excel, o SharePoint pode parecer como aprender uma língua completamente nova.
Então, será que a abordagem “canivete suíço” do SharePoint realmente torna sua equipe mais produtiva ou apenas adiciona mais complexidade para gerenciar?
Vamos descobrir nesta análise do Microsoft SharePoint.
O Que é o Microsoft SharePoint?
O Microsoft SharePoint é a plataforma de gestão de conteúdo corporativo (ECM) integrada diretamente ao ecossistema Microsoft 365.
Ele funciona de duas formas principais: como serviço de back-end que armazena e protege conteúdo para outros aplicativos Microsoft, e como plataforma de colaboração voltada ao usuário.
Por exemplo, o SharePoint gerencia de forma transparente o armazenamento de arquivos do Teams e as permissões de compartilhamento no Outlook. Ao mesmo tempo, sua equipe pode usá-lo diretamente para criar intranets corporativas, bibliotecas de documentos com controle de versão e fluxos de trabalho automatizados.
Essa integração em todo o ecossistema é a característica que define o SharePoint — sendo tanto sua força quanto a fonte da sua reconhecida complexidade.
Hoje, a maioria dos usuários utiliza o SharePoint Online por meio da nuvem, embora existam versões locais (on-premise).
Recursos do Microsoft SharePoint
O SharePoint reúne funcionalidades extensas de ECM em uma plataforma unificada, embora essa amplitude possa sobrecarregar usuários que tentam realizar tarefas simples.
Bibliotecas de Documentos e Gestão de Conteúdo
Biblioteca de documentos do SharePoint vinculando arquivos Excel, Word e PowerPoint por meio de metadados. (Fonte: Imagem 4)
O SharePoint oferece armazenamento de arquivos centralizado e seguro através das Bibliotecas de Documentos. Ele usa controle de versão e metadados para organizar arquivos por cliente, projeto ou status.
Na prática, isso evita sobrescritas acidentais e permite encontrar um contrato pesquisando pelo nome do cliente em vez de adivinhar a pasta correta.
O problema é que a eficácia depende totalmente da disciplina da equipe em aplicar as tags de forma consistente.
Sites de Equipe e Intranet
O SharePoint é excelente na criação de Team Sites, que funcionam como hubs personalizáveis para departamentos ou projetos.
Esses sites reúnem bibliotecas de documentos, calendários, listas de tarefas e notícias em um único espaço compartilhado, criando uma “fonte única da verdade”.
No entanto, para criar um site realmente personalizado e polido, normalmente é necessário apoio técnico ou de desenvolvedores.
Integração Nativa com o Microsoft 365
Microsoft SharePoint integrando Teams, Word e Excel. (Fonte: Imagem 4)
A integração com o Microsoft 365 é o principal diferencial do SharePoint.
Ele é a camada central de conteúdo de todo o ecossistema Microsoft, operando nos bastidores de apps como Teams, Word e Excel.
Isso cria um fluxo de gestão documental contínuo, no qual raramente é necessário “ir ao SharePoint” diretamente.
Automação com Power Platform
Fluxograma do SharePoint mostrando um processo automatizado de aprovação. (Fonte: Imagem 4)
Com o Power Automate, o SharePoint permite automatizar processos repetitivos com regras condicionais.
Exemplo prático: um colaborador envia um recibo para a biblioteca, e o sistema notifica automaticamente o gestor para aprovação. Uma vez aprovado, o documento é movido para uma pasta de “Arquivados”.
Contudo, configurar e manter fluxos avançados exige habilidades técnicas específicas.
Segurança e Conformidade
Ícone de escudo sobre um documento, com camadas de controle de acesso e permissões de usuários. (Fonte: Imagem 4)
Para empresas com fortes requisitos regulatórios, o SharePoint oferece um kit robusto de segurança e conformidade.
Ele utiliza permissões baseadas em papéis, prevenção contra perda de dados (DLP) e políticas detalhadas de acesso.
O desafio é que administrar essas permissões em larga escala pode ser demorado e complexo.
Avaliações Reais de Usuários do SharePoint
⭐⭐⭐⭐
-
G2: 4.0/5
-
Capterra: 4.4/5
✅ Vantagens
-
Integração perfeita com Microsoft 365.
-
Colaboração em tempo real e controle de versões.
-
Grande capacidade de armazenamento em nuvem.
-
Organização centralizada em ambientes corporativos e acadêmicos.
❌ Desvantagens
-
Curva de aprendizado íngreme.
-
Interface pouco intuitiva, especialmente para permissões e personalização.
-
Alterações frequentes que às vezes complicam mais do que ajudam.
-
Experiência móvel pesada e problemas de autenticação.
-
Complexidade na gestão de permissões em grandes equipes.
Além disso, alguns materiais e páginas do produto estão desatualizados, o que preocupa em um mercado onde os DMS evoluem rapidamente.
Microsoft SharePoint vs. Dokmee: Comparação de Plataformas ECM
| Recurso |
Microsoft SharePoint |
Dokmee |
| Tipo de Plataforma |
ECM integrado ao Microsoft |
ECM empresarial moderno |
| Integração |
Nativa com apps Microsoft |
Ampla (ERP, CRM, conformidade + Microsoft 365) |
| Implantação |
Nuvem, local, híbrido |
Nuvem, local, híbrido |
| Busca com IA |
Microsoft Graph |
Busca avançada com IA |
| Automação de Fluxos |
Sim (Power Automate) |
Sim (construtor visual) |
| Interface |
Variável |
Moderna e intuitiva |
| Curva de Aprendizado |
Alta |
Baixa |
| Experiência Mobile |
Completa, mas pesada |
Fluida, apps nativas |
| Modelo de Preço |
Assinatura Microsoft 365 |
Transparente e competitivo |
| Configuração |
Complexa |
Rápida |
| Gestão de Permissões |
Granular, mas difícil |
Granular, simples |
| Ideal para |
Empresas centradas em Microsoft |
Qualquer negócio que queira ECM moderno |
Como Escolher Entre SharePoint e um ECM Moderno
Veredito Final: Vale a Pena Microsoft SharePoint?
A decisão depende de uma questão central: sua empresa prioriza integração profunda com Microsoft acima de tudo?
Se sua equipe trabalha intensamente no Teams, Outlook e Office, o SharePoint pode justificar sua curva de aprendizado. Mas o custo real é mais alto do que parece — planos úteis começam em US$ 12,50/usuário/mês e chegam a US$ 30 com Copilot.
O problema fundamental é a complexidade. O SharePoint é poderoso, mas tarefas simples como navegação e permissões se tornam desafiadoras.
Se você busca potência sem fricção, alternativas modernas como Dokmee oferecem a mesma robustez com muito mais usabilidade — incluindo integração com Microsoft 365 e até o próprio SharePoint.
👉 Experimente o Dokmee ECM agora
Perguntas Frequentes
Quanto custa o Microsoft SharePoint?
A partir de US$ 5/usuário/mês (Microsoft 365 Basic), mas a maioria das empresas precisa do plano Business Standard (US$ 12,50/usuário/mês).
O SharePoint está incluído no Microsoft 365?
Sim, mas as funcionalidades variam conforme o plano.
Qual a diferença entre SharePoint e OneDrive?
O OneDrive é para armazenamento pessoal. O SharePoint é uma plataforma ECM completa com sites, workflows e gestão avançada de conteúdo.
É difícil aprender SharePoint?
Sim. Usuários relatam curva de aprendizado elevada, principalmente em personalização de sites e gestão de permissões.