Tendências de Transformação Digital

A Xerox há muito tempo é sinônimo de hardware corporativo para documentos. Então, quando a empresa lançou o DocuShare, muitos assumiram que entregaria a mesma confiabilidade e inovação em software.

Mas há um problema com essa suposição. Criar software intuitivo e colaborativo exige habilidades muito diferentes das de projetar impressoras. E essa diferença fica evidente.

O DocuShare é funcional, mas de um jeito que frequentemente obriga sua equipe a se adaptar a fluxos de trabalho rígidos e orientados a hardware — em vez de o contrário. O que parece uma escolha segura e respaldada por uma marca tradicional pode rapidamente se transformar em atrito diário.

Equipes modernas esperam ferramentas ágeis, integradas e fáceis de usar. O reconhecimento de marca, por si só, não corrige uma interface pouco intuitiva. Então a verdadeira pergunta é: o DocuShare realmente atende às necessidades atuais de produtividade ou parece um software empresarial preso em outra era?

Principais Pontos

• O DocuShare é a plataforma de gestão de conteúdo empresarial (ECM) da Xerox que combina gestão de documentos com automação de fluxos de trabalho e recursos de conformidade.

• Mantém uma avaliação de 4.0 a 4.3 de 5 estrelas, mas ocupa a 149ª posição entre 423 sistemas de gestão documental — sinal de funcionalidade sólida, porém com pouca penetração no mercado.

• A Xerox utiliza preços baseados em cotação, portanto as taxas mensais variam conforme o porte da empresa. O ITQlick avaliou o custo em 6.4/10, um pouco mais caro que a média.

• Usuários elogiam os recursos robustos de busca e integração, mas criticam a interface complexa e o modelo de licenciamento caro.

• Organizações que buscam soluções ECM modernas podem encontrar melhor custo-benefício em plataformas desenhadas com foco na experiência do usuário atual.

O que é o DocuShare?

O DocuShare é a plataforma de gestão de conteúdo empresarial (ECM) da Xerox que evoluiu de um simples sistema de gestão documental (DMS) para uma solução ECM completa.

É uma plataforma móvel, intuitiva e fácil de usar que, segundo a Xerox, oferece um conjunto abrangente de ferramentas para automatizar processos.

Nota: Enquanto um DMS se concentra em armazenar, organizar e recuperar documentos, um ECM abrange tipos mais amplos de conteúdo e processos empresariais em toda a organização.

Como o DocuShare ajuda empresas?

O DocuShare utiliza automação baseada em IA para capturar, classificar e recuperar informações de forma eficiente. Seu foco é simplificar a gestão de conteúdo, apoiando a transformação digital e estratégias de trabalho híbrido.

Vai além do simples armazenamento de arquivos, oferecendo:

→ Automação inteligente de fluxos repetitivos.
→ Busca avançada e indexação orientada por metadados.
→ Integração com sistemas empresariais existentes.
→ Gestão de conformidade e registros.
→ Implementação flexível: local ou na nuvem.

Recursos em Destaque

1. Busca e organização baseada em metadados

Permite localizar documentos por projeto, departamento, tipo de arquivo ou atributos de negócio personalizados.

2. Captura e digitalização de documentos

Integra-se com scanners e multifuncionais Xerox, aplicando OCR e enviando documentos para fluxos predefinidos.

3. Controle de versões e trilhas de auditoria

Possui check-in/check-out, elimina conflitos e mantém histórico completo de alterações.

4. Automação de fluxos de trabalho

Permite aprovações e notificações automáticas, mas seu construtor de fluxos é menos intuitivo do que soluções modernas de baixo código.

5. Segurança e permissões

Configuração de acesso detalhado, baseada em papéis, com integração a diretórios corporativos.

6. Acesso móvel e remoto

Aplicativos para iOS e Android permitem acesso a documentos e participação em fluxos. Alguns usuários relatam que a experiência é menos polida.

7. Integrações

Compatível com Microsoft 365, ERPs e outros sistemas via APIs e conectores.

Avaliações de Usuários

O DocuShare ocupa a 149ª posição de 423 softwares de gestão documental. Sua nota varia de 4.0 a 4.3.

Pontos Positivos

• Poderosa gestão documental.

• Aplicativo de desktop bem integrado.

• Segurança e escalabilidade.

• Fácil administração.

Pontos Negativos

• Lentidão com grandes volumes de dados.

• Preços pouco transparentes.

• Licenciamento caro e complexo.

• Interface desatualizada e pouco amigável.

DocuShare vs. Dokmee

A escolha mais inteligente é o Dokmee. Ele oferece melhor experiência e modernidade sem exigir dependência do ecossistema Xerox.

Qual ECM escolher?

Quando faz sentido o DocuShare:

• Empresas com forte investimento em hardware Xerox.

• Organizações com TI dedicada.

• Ambientes focados em conformidade e governança.

Quando o Dokmee é melhor:

• Empresas que priorizam adoção rápida.

• Quem busca preços claros e previsíveis.

• Negócios modernos que precisam de mobilidade e automação intuitiva.

Conclusão

O DocuShare é poderoso, mas não serve para todos. É robusto em ECM, porém traz complexidade, curva de aprendizado íngreme e custos altos.

Os preços relatados começam em 15 USD por usuário/mês, mas em equipes maiores podem ultrapassar 1.000 USD. Só compensa se sua operação depender fortemente de captura documental em larga escala e integração com hardware Xerox.

Se você busca rapidez, interface moderna e valor imediato, parecerá um software de outra era. Alternativas modernas oferecem implantação mais ágil, melhor experiência e preços flexíveis.

Pergunta final: você quer um sistema construído para o futuro do trabalho ou para o legado do hardware?

Perguntas Frequentes

O DocuShare é seguro?
Sim. Oferece criptografia, controles de acesso e registros de auditoria.

O que é o DocuShare Go?
É a versão em nuvem, focada em simplicidade e automação inteligente, ideal para pequenas e médias equipes.

Quanto custa o DocuShare?
Não publica preços oficiais. Modelos por cotação. Relatos indicam a partir de $15 por usuário/mês, chegando a $1.000 em empresas com 100 usuários.

É em nuvem ou local?
Oferece as duas opções: hospedagem na nuvem ou instalação local.

Principal vantagem frente a outros ECMs?
Integração profunda com hardware Xerox, ideal para empresas que usam multifuncionais e precisam de captura documental automatizada.