Tendências de Transformação Digital

Ao escolher um DMS, muitos nomes surgem e decidir por apenas um pode ser desafiador.

Durante muitos anos, o Laserfiche tem sido considerado uma solução de referência para grandes instituições.

Mas será que ele é realmente a escolha certa para a sua equipe? Vale a pena a complexidade e o custo que acompanham esta ferramenta?

Nesta análise do Laserfiche, vamos examinar suas funcionalidades e ver o que os usuários reais estão dizendo.

O Que é o Laserfiche?

O Laserfiche é um dos pioneiros originais no espaço de gestão documental, com história desde 1987.

É uma plataforma abrangente de Enterprise Content Management (ECM) construída em torno de um ponto forte transformador: a poderosa automação de processos.

Fornece soluções para grandes organizações em setores como governo, ensino superior e finanças, que geralmente têm alta complexidade de gestão e processos de várias etapas, como aprovações de licenças e gestão de registros estudantis sob rigorosa fiscalização regulatória.

O Laserfiche foi projetado para transformar um processo manual e baseado em papel — como a integração de um novo funcionário ou o processamento de um sinistro de seguro complexo — em um fluxo de trabalho totalmente digital e altamente estruturado usando seus formulários eletrônicos e construtor de automações.

Isso o torna um sistema de nível corporativo, mas também com um nível diferente de complexidade e custo em comparação com soluções mais modernas e ágeis.

Para Quem é o Laserfiche?

O Laserfiche funciona melhor em ambientes onde regras, estrutura e processos complexos são rotina.

Pense nele menos como um simples armazenamento de documentos e mais como um cofre digital altamente estruturado ou uma linha de montagem complexa para seus documentos.

Ele é uma ferramenta especializada para um tipo específico de trabalho.

Você geralmente encontrará o Laserfiche em organizações como:

• Grandes instituições, como governos e universidades
  Um secretário municipal precisa digitalizar 50 anos de registros públicos e torná-los pesquisáveis, ou um gestor de registros acadêmicos precisa administrar todo o ciclo acadêmico de um aluno durante décadas, seguindo regulamentos rigorosos.
  O Laserfiche fornece a gestão de registros robusta e os recursos de conformidade de longo prazo que essas instituições exigem.

• Empresas com fluxos de trabalho financeiros complexos
  Imagine uma empresa Fortune 500 onde uma única fatura exige um processo de aprovação de cinco etapas em três departamentos diferentes.
  O CFO precisa de uma linha de produção digital que direcione o documento para cada pessoa em ordem precisa, com um rastro de auditoria inalterável para conformidade SOX.
  O construtor de fluxos de trabalho do Laserfiche é projetado exatamente para este tipo de processo rígido e em múltiplas etapas.

Se a sua organização valoriza a automação baseada em regras mais do que a velocidade e uma experiência moderna para o usuário, o Laserfiche provavelmente está na sua lista.

Funcionalidades do Laserfiche

O Laserfiche é uma plataforma abrangente com muitos recursos para oferecer.

Mas mais recursos nem sempre significam uma experiência melhor. Vamos detalhar como é trabalhar com seus componentes.

Automação de Processos

Este é o melhor recurso do Laserfiche.

Ele permite criar fluxos de trabalho muito complexos, de múltiplas etapas, com regras detalhadas e lógica condicional. Para uma empresa que precisa automatizar um processo complexo e interligado, este é o ponto onde ele se destaca.

Porém, não é para usuários não técnicos: o construtor tem uma curva de aprendizado acentuada para quem não está familiarizado com automação de processos.

Captura Inteligente de Dados

A capacidade do sistema de digitalizar documentos com OCR para capturar e extrair dados é excelente.

Ele lida muito bem com uma grande variedade de tipos de documentos e consegue extrair dados estruturados deles.

No entanto, configurá-lo da forma ideal geralmente exige algum conhecimento técnico. Não é uma experiência simples de plug-and-play — provavelmente será necessário investir tempo na configuração de modelos para obter a melhor precisão.

Governança e Gestão de Registros

Para organizações com necessidades rigorosas de conformidade, os recursos de governança do Laserfiche são de alto nível: agendas de retenção automatizadas, bloqueios legais e fluxos detalhados de disposição.

O nível de controle granular é impressionante, mas pode ser demais se você precisar apenas de uma solução simples.

Gestão Documental

O Laserfiche é excelente para organizar grandes volumes de documentos, oferecendo todas as ferramentas para controle de versão, marcação por metadados e criação de estruturas de pastas sofisticadas.

O desafio é que essa flexibilidade pode, às vezes, dificultar a vida de um usuário comum que só precisa encontrar um arquivo rapidamente, tornando-se menos intuitivo do que interfaces modernas mais focadas em busca.

Avaliações do Laserfiche: O Que os Usuários Dizem

⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.7 | Capterra 4.5 | Gartner 4.7

Os usuários elogiam principalmente o motor de automação de fluxos de trabalho e os recursos de segurança e conformidade.

Muitos confiam no Laserfiche para lidar com registros altamente sensíveis e para atender a auditorias.

No entanto, também mencionam uma curva de aprendizado acentuada, a necessidade de conhecimento técnico para gerenciá-lo e um dilema entre as versões em nuvem e on-premise.

O custo é outro ponto recorrente: a plataforma é “um pouco cara” e o sistema modular pode ser confuso, dificultando prever o custo total.

Laserfiche vs. Dokmee

O Laserfiche é poderoso, mas complexo; o Dokmee é uma alternativa moderna, fácil de usar e mais ágil de implementar.

Vale a Pena o Laserfiche?

O Laserfiche oferece um poder inegável, mas com um custo elevado e uma experiência de usuário menos moderna.

Com preços a partir de US$ 50 por usuário/mês e podendo chegar a US$ 830 anuais por usuário em ambientes corporativos, exige orçamento robusto e uma equipe de TI dedicada para implementação e manutenção.

É uma boa escolha para multinacionais ou órgãos governamentais com altos requisitos de conformidade e processos complexos.

Para empresas que valorizam rapidez, facilidade de uso e uma interface moderna, uma alternativa mais ágil como o Dokmee pode oferecer melhor retorno sobre o investimento.

Escolha a Solução de Gestão Documental Certa

Sistemas legados como o Laserfiche são poderosos, mas nem sempre se encaixam em organizações modernas que precisam se adaptar rapidamente.

O Dokmee é a nova geração de gestão documental, oferecendo controle de versão, automação de fluxos e segurança de nível corporativo sem a complexidade ou o custo dos sistemas ECM tradicionais.

De pequenas empresas a departamentos corporativos, o Dokmee escala naturalmente enquanto mantém uma experiência intuitiva para os usuários desde o primeiro dia.

Descubra Por Que as Equipes Escolhem o Dokmee em Vez do Laserfiche

Perguntas Frequentes

Quanto custa o Laserfiche?
A partir de US$ 50 por usuário/mês, podendo chegar a US$ 830 por usuário/ano. Trabalham principalmente com orçamentos personalizados.

O Laserfiche é baseado na nuvem?
Oferece versões em nuvem e on-premise. No entanto, o custo de implantação na nuvem costuma ser mais alto.

Quais são as principais alternativas?
M-Files, DocuWare e SharePoint. O Dokmee se destaca por sua interface moderna e implementação mais rápida.

O Laserfiche é fácil de usar?
É poderoso, mas tem uma curva de aprendizado alta. Frequentemente requer treinamento extensivo e suporte de TI para aproveitar todo o seu potencial.