Sua empresa funciona com softwares poderosos. O Salesforce gerencia seus clientes, o NetSuite cuida das finanças e o Microsoft 365 é a ferramenta diária da sua equipe. O problema é que essas ferramentas geralmente não se comunicam entre si.
Isso desacelera tudo. Seus colaboradores perdem cerca de 30 % do tempo de trabalho com tarefas repetitivas, como reentrada de dados em diferentes aplicativos e busca por informações. Tempo que poderia ser dedicado a atividades mais valiosas.
A integração do software de gestão documental conecta esses sistemas. Ela permite que suas ferramentas compartilhem dados automaticamente, criando um fluxo de trabalho unificado que torna toda sua infraestrutura tecnológica mais eficiente e sua equipe mais produtiva.
O Que É a Integração de um Software de Gestão Documental?
A integração de um sistema de gestão documental (DMS) conecta seu sistema de documentos com outras aplicações empresariais — como Salesforce, NetSuite ou Microsoft 365 — por meio de APIs, que são canais seguros para o intercâmbio automático de dados.
Em vez de enviar arquivos manualmente ou duplicar informações em várias plataformas, a integração permite que seu DMS sincronize documentos, atualize registros e até dispare fluxos de trabalho automatizados.
Isso transforma o DMS de uma ferramenta passiva de armazenamento em um hub inteligente e conectado, mantendo todos os seus sistemas alinhados e sua equipe focada no que realmente importa.
O Que Acontece Quando Suas Ferramentas Não Estão Integradas?
Um diagrama mostrando como a integração de um DMS conecta sistemas desconectados como ERP e CRM em um fluxo de trabalho automatizado.
Quando suas ferramentas funcionam em conjunto, sua equipe é mais eficiente. Quando estão isoladas, a informação fica fragmentada, o que desacelera os processos e gera problemas como:
| Sintoma |
Custo para o Negócio |
| Silos de Dados |
Informações críticas ficam presas em diferentes aplicativos, levando a decisões equivocadas e oportunidades perdidas. |
| Reentrada Manual de Dados |
Os colaboradores perdem horas duplicando dados entre sistemas, o que compromete a produtividade, aumenta o risco de erros e causa sobrecarga. |
| Gargalos de Processo |
Aprovações de documentos travam por dependerem de movimentações manuais, frustrando clientes e atrasando receitas. |
| Falhas na Conformidade |
Sem uma fonte única de verdade, criar um histórico completo para auditorias torna-se praticamente impossível — o que pode gerar multas severas. |
Benefícios de Integrar Seu Software de Gestão Documental
Conectar seu DMS com outros sistemas empresariais não é apenas uma conveniência — é uma forma de transformar como sua empresa opera. Os benefícios são claros e impactam diretamente os resultados.
Reduza o Tempo Perdido
Pense em quantas horas sua equipe perde alternando entre aplicativos, procurando arquivos ou digitando os mesmos dados em formulários diferentes. A integração devolve esse tempo.
Com o fluxo de informações automatizado, seus colaboradores se concentram em tarefas de alto valor, em vez de processos administrativos repetitivos.
Reduza Erros Custosos
Cada vez que alguém transfere dados manualmente, existe risco de erro.
Segundo alguns estudos, processos manuais de entrada de dados apresentam taxas de erro de até 4 %. Um simples erro em um valor de fatura ou número de cliente pode levar a pagamentos incorretos e falhas nos relatórios financeiros.
Com a integração, esse risco desaparece. Quando os sistemas se comunicam entre si, os dados são sempre precisos e confiáveis.
Facilite a Conformidade
Provar a conformidade exige um histórico completo e contínuo dos documentos. Se seus arquivos estão espalhados por vários sistemas, construir uma trilha de auditoria é um desafio.
Um sistema totalmente integrado rastreia cada documento desde sua criação até o arquivamento, fornecendo um histórico único e pesquisável que facilita auditorias.
Quais Integrações Um DMS Deve Ter?
Um bom sistema de gestão documental fortalece todas as outras ferramentas que você já utiliza.
As integrações eliminam a troca constante entre aplicativos e permitem criar um fluxo de trabalho centralizado e automatizado. Estas são as integrações mais importantes:
Integração com ERP
Infográfico mostrando como a integração do DMS usa OCR para extrair dados de uma fatura e enviá-los ao sistema ERP.
Sua equipe financeira provavelmente ainda faz muita digitação manual.
Ao receber uma fatura, alguém precisa abrir o arquivo e inserir os dados no sistema ERP (como NetSuite ou SAP). Isso é lento e propenso a erros.
Com uma integração ERP, o DMS pode usar OCR para “ler” a fatura e transferir os dados automaticamente para o ERP.
Assim, uma tarefa repetitiva e sujeita a falhas se transforma em um processo automatizado, rápido e preciso.
Integração com CRM
Ilustração de uma interface CRM mostrando como os contratos e propostas ficam disponíveis diretamente no registro do cliente com a integração DMS.
Sua equipe de vendas deveria estar vendendo — mas muitas vezes passa até um terço do dia lidando com tarefas administrativas.
Um dos maiores problemas é encontrar contratos e propostas espalhados por e-mails ou pastas desconectadas.
Ao integrar seu DMS com um CRM como o Salesforce, todos os documentos ficam automaticamente arquivados e associados ao respectivo cliente.
Com isso, a equipe de vendas acessa o histórico completo diretamente pelo CRM e fecha negócios mais rapidamente.
Integração com Suites de Produtividade
Ferramentas como Microsoft 365 ou Google Workspace são ótimas para colaboração, mas geram confusão com múltiplas versões dos mesmos arquivos.
Uma integração bem feita resolve isso. Ao editar um documento no Word ou Google Docs, o sistema salva automaticamente a nova versão no DMS.
Assim, todos trabalham sempre com a versão correta, sem mudar a forma como colaboram.
Integração com Assinatura Eletrônica
Ferramentas como o DocuSign são excelentes para assinar documentos, mas o processo geralmente termina ali.
O documento assinado fica isolado na plataforma de assinatura e não é inserido automaticamente no arquivo do cliente no DMS.
A integração fecha esse ciclo: ao ser assinado, o documento é automaticamente transferido para o DMS e arquivado na pasta correta.
Isso garante uma trilha de auditoria contínua e ainda pode acionar o próximo passo do processo — como avisar o financeiro para emitir uma nota fiscal.
O Dokmee se integra com ferramentas como Microsoft 365 para simplificar o trabalho.
5 Dicas para Escolher um DMS com Boas Integrações
Imagem de um quebra-cabeça em que uma peça vermelha representando o DMS conecta outras peças representando CRM e ERP.
Siga estas 5 dicas para escolher uma plataforma que seja realmente o centro operacional da sua empresa — e não mais um sistema isolado.
1. Analise Seu Ecossistema Atual
Antes de procurar um DMS, faça um levantamento completo de todas as ferramentas que sua equipe usa no dia a dia.
Identifique os gargalos: sua equipe está transferindo dados manualmente do CRM para o sistema financeiro? Então essa integração é essencial.
2. Priorize Integrações Nativas
Dê preferência a sistemas com integrações prontas para suas aplicações críticas.
Essas integrações nativas são mais confiáveis, fáceis de configurar e bem suportadas do que conectores de terceiros.
3. Avalie a API para Necessidades Personalizadas
Nenhum DMS terá integração pronta com todos os sistemas.
Se você usa software legado ou especializado, uma API robusta e bem documentada permite que seus desenvolvedores criem integrações sob medida.
4. Foque na Captação de Documentos
A jornada do documento começa no momento em que ele entra na empresa.
Seu DMS precisa ter ferramentas poderosas de captura — como OCR — para extrair dados de PDFs ou digitalizações e repassá-los automaticamente a outros sistemas.
5. Planeje Pensando no Futuro
O software que você usa hoje pode não ser o mesmo daqui a dois anos.
Escolha um fornecedor de DMS que esteja constantemente ampliando sua biblioteca de integrações. Isso garante que sua solução acompanhe o crescimento da empresa.
Para mais dicas, confira nosso guia completo sobre como escolher o melhor sistema de gestão documental.
Integre Seu Ecossistema com o Dokmee
O verdadeiro poder de uma ferramenta está em como ela se conecta com as outras.
O Dokmee adota uma abordagem centrada na integração, com conexões nativas para plataformas como Microsoft 365, Salesforce e QuickBooks, além de uma API poderosa para conectar seu ERP e outros sistemas personalizados.
Pare de permitir que sistemas desconectados criem gargalos. Crie fluxos de trabalho eficientes.
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Perguntas Frequentes (FAQ)
O que é um sistema de gestão documental integrado?
É um DMS que se conecta com outros sistemas de negócios (como CRM e ERP), atuando como um hub central onde documentos e dados circulam automaticamente entre as ferramentas.
Para que serve um software DMS integrado?
Quando integrado, um DMS automatiza fluxos de trabalho, centraliza os arquivos da empresa e garante conformidade ao rastrear todos os documentos nos sistemas conectados.
Quais integrações são padrão em uma plataforma DMS?
As principais plataformas DMS integram-se a CRM (Salesforce), ERP (SAP), contabilidade (QuickBooks) e produtividade (Microsoft 365). O Dokmee oferece essas conexões padrão, além de uma API flexível.
Como as integrações DMS melhoram os fluxos de trabalho?
Elas substituem etapas manuais lentas por automações instantâneas. Por exemplo, ao invés de digitar dados de uma fatura no ERP, o DMS faz isso automaticamente — com precisão e em segundos.