O que acontece quando você se depara com um processo judicial inesperado ou uma auditoria fiscal?
O primeiro pedido será sempre por documentos. Se seus registros estiverem desorganizados — ou pior, tiverem sido excluídos prematuramente —, você estará se expondo a penalidades legais.
Sem um plano claro, as empresas geralmente fazem uma de duas coisas: guardam tudo para sempre, o que aumenta os custos de armazenamento e cria um passivo gigantesco; ou apagam os dados aleatoriamente, correndo o risco de descumprir a legislação. Ambos são caminhos arriscados.
Uma política de retenção de documentos é o roteiro oficial que resolve esse problema.
É um conjunto simples de regras que orienta sua organização sobre o que manter, por quanto tempo e quando eliminar com segurança. Trata-se de uma base essencial da estratégia de gestão de riscos da sua empresa.
O Que É uma Política de Retenção de Documentos?
Uma política de retenção de documentos é um conjunto de diretrizes formais e escritas que definem como sua empresa gerencia e elimina seus registros.
Ela ajuda a manter a conformidade com regulamentações como HIPAA e SOX, reduz o risco de complicações legais em caso de processos e agiliza as operações ao eliminar informações desnecessárias.
Por Que Você Precisa de Uma Política de Retenção?
Ícone de escudo protegendo um documento, simbolizando como a política de retenção garante conformidade legal e segurança para o negócio.
Uma política formal funciona como um escudo que transforma sua gestão documental de passivo em ativo estratégico.
Como ela te protege?
| Risco da Inação |
Consequências para o Negócio |
| Multas e Sanções Legais |
Risco de multas elevadas por não apresentar documentos exigidos em auditorias ou processos. |
| Altos Custos de Armazenamento |
Manter todos os documentos indefinidamente eleva os custos físicos e digitais. |
| Dificuldade em Localizar Informações |
Equipes perdem horas (e dinheiro) tentando encontrar arquivos em meio à desorganização. |
| Vulnerabilidade a Vazamentos |
Armazenar dados antigos e sensíveis aumenta a superfície de ataque e o risco de responsabilidade. |
Por Quanto Tempo Devo Manter Documentos Empresariais?
Infográfico com linha do tempo mostrando os prazos de retenção para contratos, faturas e registros de funcionários.
Os períodos de retenção variam conforme o tipo de documento e são regulados por diferentes leis.
Você deve sempre consultar um profissional jurídico, mas aqui está um guia geral baseado em exigências comuns:
| Categoria de Documento |
Exemplos |
Prazo Geral de Retenção |
| Registros Corporativos |
Estatuto social, atas de reuniões, regulamentos internos |
Permanente |
| Contabilidade e Tributos |
Demonstrativos financeiros, declarações fiscais, faturas |
7 anos a permanente |
| Registros de Funcionários |
Arquivos pessoais, folha de pagamento, formulários I-9 |
3–7 anos após desligamento |
| Contratos e Jurídico |
Contratos com clientes, aluguéis, acordos com fornecedores |
Duração do contrato + 7 anos |
| Saúde (HIPAA) |
Prontuários, autorizações, divulgações de PHI |
Mínimo de 6 anos |
Quem Define as Regras de Retenção?
Os prazos de retenção não são arbitrários — eles vêm de leis específicas.
Saber quem os define ajuda a entender por que é tão importante manter a conformidade.
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A Receita Federal (IRS) define prazos para documentos fiscais e financeiros — geralmente de 3 a 7 anos.
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O Departamento de Trabalho (DOL) determina os prazos para registros de folha de pagamento e informações de funcionários — normalmente 3 anos.
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A Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) exige que arquivos de contratação e pessoal sejam mantidos por pelo menos 1 ano após o desligamento.
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Reguladores setoriais, como os da HIPAA (saúde) e da SOX (companhias abertas), impõem regras ainda mais rígidas.
Como Criar sua Política em 4 Etapas
Infográfico mostrando as 4 etapas para criar uma política de retenção: formar equipe, auditar documentos, definir cronograma e treinar.
Pense na criação da política como um projeto de quatro fases que envolve toda a organização.
1. Forme Uma Equipe Multidisciplinar
Não crie a política sozinho — ela falhará.
Ela não é uma tarefa exclusiva de TI ou jurídico. Exige um time com visão completa da empresa.
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O jurídico trará as leis e regulamentações aplicáveis.
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O financeiro definirá os prazos para documentos contábeis e fiscais.
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O RH cuidará do ciclo de vida dos arquivos de colaboradores.
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A TI explicará onde estão os registros digitais e como gerenciá-los com segurança.
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Os gestores de cada área informarão quais documentos suas equipes usam e produzem.
2. Faça Uma Auditoria Completa de Documentos
Você não pode criar regras para documentos que nem sabe que existem.
Vá departamento por departamento e pergunte:
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O que é? (ex.: contrato de cliente, avaliação de desempenho, fatura)
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Onde está armazenado? (ex.: pasta compartilhada, software, arquivo físico)
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Quem precisa acessar? (ex.: somente RH, equipe de vendas inteira)
Essa auditoria será a base do seu cronograma de retenção.
3. Desenvolva o Cronograma de Retenção
Com a auditoria em mãos, defina o tempo de retenção para cada categoria de documento.
Trabalhe com o time de conformidade para aplicar os requisitos legais corretos a cada tipo de arquivo.
Se houver mais de uma regra aplicável, use sempre o prazo mais longo.
Se uma lei exigir 3 anos e outra 5, sua política deve exigir 5.
Isso torna a política mais segura e juridicamente defensável.
4. Documente, Comunique e Treine
Com as regras definidas:
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Escreva a política em linguagem clara. Use o modelo abaixo como base.
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Faça a aprovação oficial e distribua a todos os colaboradores. Deixe-a acessível (ex.: intranet ou sistema de gestão de documentos).
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Faça treinamentos explicando não só o “como”, mas o “porquê”. Funcionários que entendem a importância da política têm mais chance de cumpri-la.
Como Automatizar a Política com um ECM
Ilustração de um recurso de "litigation hold" onde o usuário congela documentos com um clique.
No papel, uma política é uma coisa. Aplicá-la em toda a empresa é outra completamente diferente.
A execução manual é difícil e sujeita a erros humanos. É aí que entra um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), como o Dokmee.
O ECM automatiza sua política. Ele registra o tempo de vida de cada documento e pode:
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Sinalizar arquivos vencidos para revisão.
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Excluí-los automaticamente de forma segura.
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Criar trilhas de auditoria permanentes.
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Aplicar um "litigation hold" com um clique para impedir exclusão em caso de litígios.
Modelo de Política de Retenção de Documentos
Use este modelo prático como ponto de partida para criar uma política adequada ao seu negócio.
1. Propósito e Introdução
Esta política estabelece as diretrizes para a gestão, retenção e descarte seguro dos registros da [Nome da Empresa].
O objetivo é atender às exigências legais, reduzir riscos operacionais e preservar informações necessárias, eliminando dados desatualizados.
2. Escopo
Aplica-se a todos os funcionários, departamentos e prestadores de serviço da [Nome da Empresa].
Inclui todos os formatos: arquivos eletrônicos (documentos, planilhas, e-mails), imagens digitalizadas e documentos em papel.
3. Responsável pela Política
O(a) [ex.: Diretor(a) de Conformidade ou TI] será o(a) responsável por implementar, revisar e fiscalizar esta política.
4. Cronograma de Retenção
A seguir, os prazos mínimos de retenção. O período começa no final do exercício fiscal em que o registro foi criado, salvo indicação contrária.
| Categoria |
Exemplos |
Prazo Mínimo de Retenção |
| Registros Corporativos |
Estatuto, atas, regulamentos |
Permanente |
| Financeiro e Fiscal |
Demonstrações auditadas, declarações fiscais |
7 anos |
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Faturas, relatórios de despesas, extratos bancários |
7 anos |
| Recursos Humanos |
Arquivos pessoais, folhas de pagamento, I-9 |
7 anos após desligamento |
| |
Currículos de não contratados |
3 anos |
| Jurídico e Contratos |
Contratos, aluguéis, patentes |
Duração + 7 anos |
5. Procedimentos de Descarte Seguro
Ao final do prazo mínimo, o registro deve ser descartado de forma segura e confidencial.
Um log de descarte será mantido no Sistema de Gestão Documental.
6. Bloqueio Jurídico (Litigation Hold)
Se houver notificação de processo, investigação ou auditoria, o descarte de documentos relacionados será suspenso.
O responsável aplicará um “litigation hold” no ECM até que o caso seja resolvido.
7. Revisão Anual
Esta política será revisada anualmente pelo responsável e pela [ex.: Diretoria] para garantir conformidade com as leis vigentes.
Aprovação da Política
Aprovado por: [Nome, Cargo]
Data: [Data]
Garanta Conformidade com o Dokmee
Uma política de retenção é apenas um plano — até ser colocada em prática.
Confiar nos funcionários para rastrear e excluir manualmente milhares de arquivos é uma receita para o fracasso.
O Dokmee automatiza sua política, gerencia a conformidade, reduz riscos e oferece tranquilidade.
Veja Como o Dokmee Pode Automatizar Sua Política
Perguntas Frequentes (FAQ)
Qual é o prazo padrão de retenção de documentos?
Não há um único prazo. Depende do tipo de documento.
A Receita Federal exige 7 anos para registros fiscais, enquanto documentos de RH podem exigir de 3 a 7 anos após desligamento. Registros corporativos devem ser mantidos permanentemente.
O que torna uma política de retenção eficaz?
Ela deve ser clara, completa e fácil de seguir.
Inclui: cronograma definido, responsável nomeado, procedimentos de descarte seguro e bloqueio jurídico — tudo preferencialmente automatizado.
Qual a diferença entre documento e registro?
Um "registro" é a versão final e oficial de um documento.
Por exemplo, um rascunho de contrato é apenas um documento. A versão assinada é um registro e está sujeita às regras de retenção.
O que é um litigation hold?
É uma instrução formal do setor jurídico para suspender o descarte normal de documentos que possam estar envolvidos em um processo ou investigação.