Mesmo com apenas 20 funcionários, a quantidade de conteúdo que pode ser gerado por uma pequena empresa pode ser surpreendente. Se você ainda não fez os arranjos sobre como armazenar adequadamente todo esse conteúdo, pode estar se sentindo como se precisasse contratar um arquivista ou contador. O que é isso, 1975?
Você deveria considerar o Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM). Basicamente, é um conjunto de software ou plataforma de serviços que ajuda a gerenciar tudo o que sua empresa gera.
Conteúdo e Colaboração Centralizados
As plataformas ECM fornecem um repositório centralizado onde todos os documentos e informações podem ser armazenados, organizados e acessados. Esse enfoque centralizado elimina a necessidade de sistemas de armazenamento dispersos, reduz a duplicação e garante uma gestão consistente e eficiente do conteúdo em toda a organização.
Além disso, o software oferece recursos de colaboração, como compartilhamento de documentos, controle de versões e edição simultânea. Esses recursos permitem que os funcionários trabalhem juntos em projetos, forneçam feedback em tempo real e evitem conflitos decorrentes de múltiplas versões de documentos. Como resultado, a produtividade aumenta e as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente.
Processos Empresariais Simplificados
O software de gerenciamento de conteúdo empresarial oferece recursos de automação de fluxo de trabalho, permitindo que as organizações definam e automatizem seus processos comerciais. Automatizando tarefas, encaminhando documentos para aprovação e configurando lembretes, o software ECM simplifica as operações, reduz erros humanos e acelera os processos comerciais.
Maior Conformidade e Segurança
A conformidade com regulamentações da indústria e a segurança dos dados tornam-se cada vez mais críticas à medida que as empresas se expandem. O gerenciamento de conteúdo empresarial oferece recursos como gerenciamento de registros, trilhas de auditoria e controles de acesso, que ajudam a garantir a conformidade regulatória. Ele também oferece mecanismos robustos de segurança, incluindo criptografia, permissões de usuário e autenticação, para proteger informações comerciais confidenciais.
Recuperação Eficiente de Informações
Conforme o volume de conteúdo aumenta, encontrar informações específicas torna-se desafiador. As soluções de software ECM oferecem capacidades avançadas de busca, permitindo que os funcionários localizem rapidamente os documentos necessários com base em diversos critérios. Isso economiza tempo e melhora a tomada de decisões, fornecendo acesso oportuno a informações relevantes.
Escalabilidade e Integração
O software ECM é projetado para acompanhar as crescentes necessidades de um negócio. Ele pode lidar com grandes volumes de conteúdo e acomodar requisitos crescentes de usuários. Além disso, o software ECM geralmente se integra a outros sistemas de negócios, como CRM, ERP e BPM, permitindo um fluxo de dados contínuo e garantindo que todos os sistemas funcionem de maneira coesa.
Economia de Custos e Espaço
Conforme as empresas se expandem, aumentam os requisitos de armazenamento físico, juntamente com os custos associados. O software ECM elimina a necessidade de um espaço físico extenso de armazenamento, reduz os custos de impressão e papel e minimiza tarefas administrativas manuais. Isso leva a economia de custos a longo prazo e otimiza a utilização do espaço no escritório.
Para obter mais informações sobre o software ECM, entre em contato com um profissional próximo a você.