Le stockage de vos documents dans des dossiers physiques peut vous coûter environ 25 000 $ par an.

Et ce n’est pas tout. Les coûts continuent de s’accumuler.

20,00 $ sont dépensés en main-d’œuvre pour classer un document.

75,00 $ sont dépensés en main-d’œuvre pour traiter un document.

120,00 $ sont dépensés en main-d’œuvre pour rechercher des documents papier mal classés.

250,00 $ sont dépensés en main-d’œuvre pour rechercher des fichiers perdus.

Vous devez également tenir compte du coût des fichiers manquants, qui ne peut être calculé.

Une solution ECM résout tous ces coûts.

Avec le calculateur de ROI de l’ECM gratuit de Dokmee, obtenez une estimation précise de votre ROI global et de vos économies annuelles en quelques secondes.

Qu’est-ce qu’une ECM ?

Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) est une plateforme qui va au-delà de la gestion documentaire et inclut la capture de documents, l’OCR, l’indexation avancée et le marquage par métadonnées, entre autres fonctionnalités.

Les systèmes ECM centralisent les documents tels que les contrats, les factures, les dossiers RH, les e-mails et les fichiers de conformité, afin de garantir que les employés puissent trouver rapidement les bonnes informations tout en maintenant le contrôle des versions, l’auditabilité et les politiques de rétention.

Une plateforme ECM garantira que vos documents restent accessibles, sécurisés et conformes à tout moment, tout en ayant le potentiel de vous aider à économiser des millions de dollars.

Avantages d’une ECM

Une ECM apporte de nombreux avantages à votre organisation, tels que :

• Amélioration de la productivité en réduisant le temps que les employés consacrent à la recherche de documents ou à la recréation de fichiers perdus
• Accès plus rapide à l’information grâce à un stockage centralisé et à des capacités de recherche avancées
• Prise de décision plus précise en garantissant que les utilisateurs récupèrent toujours les versions de documents les plus à jour
• Conformité renforcée grâce à l’application de politiques de rétention strictes, de contrôles d’accès basés sur les rôles et de pistes d’audit
• Audit et réponse juridique facilités grâce à un accès rapide et fiable à la documentation requise
• Évolutivité et cohérence au fur et à mesure que l’organisation grandit, empêchant la dispersion des documents entre les équipes et les sites

Cependant, sa véritable valeur réside dans son ROI. Vous pouvez économiser environ 50 % chaque année simplement en migrant vers ce système.

ROI d’une ECM

Le retour sur investissement d’une ECM mesure la valeur financière gagnée grâce à la mise en œuvre du système par rapport à son coût total.

Le ROI provient généralement de la réduction du temps de travail, de la diminution des coûts de stockage et d’impression, de la réduction des risques de conformité et de l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

En quantifiant les gains de temps, les réductions de coûts et l’évitement des risques, les organisations peuvent clairement démontrer l’impact économique d’une ECM.

Formule du ROI :

ROI = (Bénéfices totaux − Coûts totaux) ÷ Coûts totaux × 100

Ainsi, par exemple, si vous avez un cabinet d’expertise comptable de 10 membres avec des coûts de 500 $ pour un système papier, vous pourriez envisager un ROI sur 3 ans de 54 % et plus de 9 000 $ d’économies annuelles.

Comment calculer le ROI d’une ECM

Pour calculer le ROI d’une ECM, commencez par identifier les coûts actuels associés à la manipulation des documents, tels que le temps passé par les employés à rechercher des fichiers, le stockage papier, l’impression, les processus manuels et les inefficacités liées à la conformité.

Ensuite, estimez les améliorations apportées par une ECM, notamment le temps gagné grâce à une récupération plus rapide, la réduction des doublons, la diminution des coûts de stockage et la minimisation des risques d’amendes ou d’erreurs.

Ensuite, calculez le coût total de l’ECM, y compris le logiciel, la mise en œuvre, la formation et la maintenance continue. Soustrayez les coûts totaux des bénéfices totaux, divisez par les coûts totaux et multipliez par 100 pour déterminer le pourcentage de ROI. Cette approche fournit une justification claire et basée sur les données pour l’adoption de l’ECM.

Comment utiliser le calculateur de ROI gratuit de Dokmee

Dokmee propose ce calculateur de ROI gratuit et simple. Il vous suffit de remplir des détails tels que le nombre de licences que vous achèteriez pour votre ECM, le salaire moyen, le temps passé sur les documents, et les coûts de papier et de stockage.

Ensuite, comparez-le à l’investissement pour votre ECM, cliquez sur Calculer mon ROI. Et voilà, c’est un jeu d’enfant.