Qu’est-ce qu’un estimateur de papier vers numérique

Un estimateur de papier vers numérique est un outil de planification gratuit conçu pour calculer le temps que prendra un projet de numérisation de documents et les ressources qui seront nécessaires pour le mener à bien.

En saisissant quelques détails de base sur vos archives physiques et votre configuration de numérisation, l’outil peut générer rapidement des projections réalistes pour le volume total de pages, les délais du projet, les besoins de stockage et les coûts estimés.

Pour comprendre sa valeur, il est utile de définir le processus qu’il soutient.

La numérisation de documents (également appelée numérisation documentaire) est le processus de conversion de dossiers physiques en fichiers numériques qui peuvent être stockés, recherchés et gérés dans un système de gestion documentaire ou une plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

L’objectif est de transformer les informations sur support papier en contenu numérique structuré et accessible qui améliore l’efficacité, la conformité et la conservation à long terme.

Un flux de travail de numérisation typique comprend plusieurs étapes clés :

• Préparation : Retrait des agrafes, organisation des fichiers et séparation des documents pour la numérisation
• Numérisation : Un opérateur de numérisation traite les fichiers qui ont déjà été organisés
• Capture : Numérisation de documents papier en images numériques
• Traitement OCR : Conversion du texte numérisé en contenu interrogeable
• Indexation : Ajout de métadonnées telles que le type de document, la date ou le numéro de référence
• Stockage : Enregistrement sécurisé des fichiers dans un DMS ou un ECM pour une récupération facile

Un estimateur de papier vers numérique aide les organisations à comprendre l’ampleur de ce processus avant qu’il ne commence, rendant la planification beaucoup plus précise et prévisible.

À quoi peut servir cet outil gratuit ?

Ce type d’estimateur est particulièrement utile pour une planification de projet efficace.

De nombreuses organisations sous-estiment le temps et les efforts nécessaires pour numériser des années de dossiers papier accumulés. Sans projections claires, les projets peuvent dépasser le budget, prendre plus de temps que prévu ou nécessiter plus de personnel et d’équipement que prévu initialement.

Beaucoup d’autres hésitent à passer au zéro papier simplement parce qu’ils ne sont pas sûrs des coûts totaux de migration ou du temps nécessaire pour achever le processus.

En calculant à l’avance le nombre approximatif de pages et les délais, l’outil aide les équipes à :

• Planifier les besoins en personnel et les charges de travail
• Estimer le temps nécessaire pour traiter l’arriéré
• Comprendre les besoins de stockage pour les fichiers numériques
• Prévoir les coûts du projet avec plus de précision
• Décider s’il faut numériser en interne ou par phases

Comment utiliser l’estimateur de papier de Dokmee

L’estimateur gratuit fourni par Dokmee est conçu pour être simple et rapide à utiliser, même pour les organisations qui commencent tout juste à évaluer la numérisation.

Pour obtenir une estimation précise, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le nombre d’armoires de classement Commencez par saisir le nombre d’armoires de classement que vous utilisez actuellement pour stocker des documents.
2. Entrez le nombre de boîtes ou de tiroirs L’outil utilise ces informations pour calculer un nombre total approximatif de pages à numériser.
3. Saisissez la vitesse de votre scanner Entrez le nombre de pages par minute de votre scanner de production. Une plage de travail efficace pour la plupart des projets se situe entre 100 et 160 pages par minute, selon la qualité de l’équipement et l’état des documents.
4. Saisissez les heures de travail quotidiennes Ajoutez le nombre d’heures par jour pendant lesquelles le scanner fonctionnera pour le projet de numérisation.
5. Cliquez sur « Estimer » L’outil générera automatiquement des projections, notamment :
   • Nombre total de pages à numériser
   • Calendrier estimé du projet
   • Espace de stockage nécessaire
   • Nombre total de jours ouvrables requis
   • Nombre total d’heures de numérisation
   • Une estimation de prix

Ces résultats vous donnent une image réaliste de la portée et de l’ampleur de votre arriéré avant de vous engager dans un plan de migration complet.

Pour une efficacité encore plus grande, l'estimateur peut être associé à un logiciel de capture de documents pour automatiser les étapes suivantes.

Une fois que la numérisation commence, les outils de capture peuvent appliquer l'OCR, extraire les données et effectuer une indexation automatique. Cela réduit le travail manuel et le coût de l'indexation, accélère le traitement et garantit que les fichiers numérisés sont immédiatement interrogeables et prêts à être stockés dans un système DMS ou ECM.