45 % des documents physiques sont perdus dans les premières 24 heures.

Cela entraîne d’énormes problèmes de réglementation et de méfiance.

La numérisation de documents est un processus qui résout efficacement ce problème en transportant tous vos documents vers un emplacement numérique sécurisé et unique.

Qu’est-ce que la numérisation de documents

La numérisation de documents est le processus de conversion d’archives physiques en fichiers numériques pouvant être stockés, gérés et recherchés soit sur le cloud, soit sur des serveurs locaux.

Elle implique généralement la numérisation de documents papier, l’application de l’OCR (reconnaissance optique de caractères) et leur organisation avec des métadonnées pour les rendre facilement récupérables.

Le processus comprend la préparation, la capture, l’indexation et la planification du stockage à long terme.

L’objectif est de créer des fichiers numériques utilisables, consultables, conformes et parfaitement intégrés dans une plateforme GED ou ECM , afin de garantir que les archives historiques restent accessibles, même après la fin des périodes de conservation.

Pourquoi devriez-vous numériser vos documents

La plupart des entreprises et des services gouvernementaux sont passés au numérique, de sorte que le fait de devoir faire des allers-retours pour rechercher des documents qui peuvent ou non se trouver dans votre système cloud actuel peut mener à un processus inefficace et frustrant.

Le transfert de tous vos documents vers un système de gestion documentaire réduit ces inefficacités de 80 %. Une GED garantit que les documents peuvent être localisés et récupérés en quelques secondes grâce à la recherche avancée et aux métadonnées.

La conservation automatisée garantit la conformité aux exigences légales et réglementaires, tandis que les contrôles d’accès sécurisés protègent les données sensibles.

La numérisation préserve également les archives fragiles ou vieillissantes et permet aux équipes de collaborer de manière fluide. Dans les opérations commerciales et gouvernementales modernes, qui se déroulent de plus en plus en ligne, la numérisation des archives historiques et actives garantit la continuité, l’efficacité opérationnelle et la conformité.

Enfin, environ 45 % des documents papier sont égarés au cours des 24 premières heures suivant leur réception. Les documents perdus peuvent entraîner des pertes sérieuses, notamment financières et de confiance des clients.

Avec la plupart des activités commerciales et gouvernementales désormais en ligne, la numérisation des archives papier historiques et actives permet aux organisations de maintenir la continuité, l’efficacité et la conformité légale dans un environnement axé sur le numérique.

Comment numériser des documents

La numérisation en interne est généralement l’approche la plus sûre en tant que processus de production structuré, similaire à une ligne de fabrication à petite échelle.

Nous aborderons plus tard une comparaison et le coût de la migration interne par rapport à l’externalisation auprès de prestataires de services.

Chaque étape du processus de numérisation de documents doit être planifiée avec soin afin qu’elle se déroule sans heurts et avec le moins d’imprévus possible.

Tout d’abord, vous devez évaluer si votre organisation est prête à se préparer à la migration. Avec cet outil d’évaluation de la maturité ECM, vous pouvez voir où se situent les lacunes et ce qui doit être traité avant de commencer la migration.

Étape 1 : Préparez vos documents

La préparation est souvent l’étape la plus laborieuse.

Généralement, cela peut être fait par deux ou trois préparateurs de documents qui seront chargés de retirer les agrafes ou les trombones, de séparer les pages des livres reliés et de trier les documents logiquement afin que la numérisation puisse se faire sans problème.

Sans une ligne de préparation bien organisée, vous courriez le risque de perdre ou d’égarer des pages pendant la numérisation.

Étape 2 : Commencez la numérisation

La numérisation convertit les documents préparés en images numériques.

Les responsabilités de l’opérateur incluent l’alimentation des documents dans des scanners haute vitesse, la surveillance de la sortie et l’ajustement des paramètres pour la couleur, la numérisation recto verso ou la résolution. Les scanners modernes peuvent traiter des milliers de pages par jour, mais l’efficacité dépend de la qualité de la préparation et du flux de travail de l’opérateur.

La plage moyenne que vous devriez viser se situe entre 100 et 160 pages par minute.

Étape 3 : Indexez vos documents

L’indexation attribue des métadonnées telles que le type de document, la date ou le numéro de référence, rendant les fichiers numériques consultables et utilisables.

Bien que l’indexation manuelle ait été courante, elle est devenue inefficace en raison de l’inexactitude et du manque de champs d’indexation suffisants. Si vous externalisez ce processus, cela peut être la partie la plus coûteuse du processus de numérisation des documents.

La capture et l’indexation automatisées peuvent extraire et remplir plusieurs champs automatiquement, réduisant ainsi la main-d’œuvre et les erreurs.

Étape 4 : Effectuez le contrôle qualité

L’astuce ici est que vous pouvez économiser le salaire et le temps liés aux contrôles de qualité si vous disposez d’un matériel performant et d’une automatisation pour vos champs d’indexation.

Avec des scanners de haute précision et un logiciel de capture piloté par l’IA, des vérifications ponctuelles sont souvent suffisantes, ce qui rend le contrôle qualité manuel à grande échelle facultatif.

Avantages et défis

La numérisation de vos documents comporte un certain nombre de risques et d’avantages que vous devez prendre en compte.

Parmi les bénéfices obtenus :

• Amélioration de l’accessibilité et de la recherche

L’un des avantages les plus importants de la numérisation des documents est la possibilité de localiser rapidement des informations en un clin d’œil.

Une fois les archives numérisées, elles deviennent consultables par mot-clé, date ou catégorie, permettant à vos équipes de récupérer des documents en quelques secondes plutôt que les 1,8 heures par jour en moyenne que les membres de l’équipe passent habituellement à localiser des fichiers physiques. Cette efficacité accrue favorise une prise de décision plus rapide et réduit la charge de travail administrative.

• Conformité et gestion des archives renforcées

Les systèmes numériques facilitent le respect des exigences de conformité et de conservation.

Les dossiers peuvent être suivis, surveillés et automatiquement archivés ou supprimés conformément à la politique, aidant ainsi les organisations à maintenir une gouvernance cohérente et à réduire les risques réglementaires.

En utilisant une GED telle que Dokmee, vous pouvez très facilement générer vos politiques de conservation de documents et les ajouter à vos flux de travail automatisés :

• Économies de coûts et réduction d’espace

La numérisation réduit le besoin d’espace de stockage physique, d’archivage hors site et de systèmes de classement manuels.

Au fil du temps, cela conduit à une baisse des frais généraux et minimise le risque de documents perdus, endommagés ou égarés.

• Meilleure collaboration et productivité

Les équipes de différents départements ou sites peuvent accéder en toute sécurité aux mêmes documents en même temps.

Cela améliore la collaboration, favorise le travail à distance et aide à rationaliser les flux de travail en réduisant les retards causés par la manipulation physique des fichiers.

D’un autre côté, le processus de numérisation présente certains inconvénients qui peuvent devenir des passifs si vous n’y êtes pas préparé. Cependant, lorsqu’ils sont gérés correctement, ils sont acceptables.

• Les retards importants prennent du temps à numériser

L’un des défis les plus courants consiste à gérer de gros volumes de documents papier existants.

Les arriérés peuvent prendre beaucoup de temps et de ressources à traiter, en particulier lorsque les documents varient en format, en âge et en état.

Cela signifie que vous devez prioriser ce qu’il faut numériser en premier et déterminer ce qui peut être archivé ou éliminé en toute sécurité, et préparer une équipe claire pour la ligne de production après avoir évalué la taille réelle de votre arriéré.

• Planification du flux de travail et des ressources

Les projets de numérisation nécessitent une planification minutieuse concernant le personnel, les délais et les processus.

Sans une coordination appropriée, les projets peuvent ralentir, devenir coûteux ou créer des goulots d’étranglement qui affectent les opérations quotidiennes.

• Indexation et organisation cohérentes

Une archive numérique n’est utile que par sa structure.

Sans normes claires pour le nommage, le balisage et l’organisation des fichiers, les documents peuvent devenir difficiles à localiser. L’établissement de pratiques d’indexation cohérentes est essentiel pour maintenir la convivialité au fil du temps.

Comme nous l’avons mentionné plus tôt, avec une automatisation puissante, cela devient un non-problème.

Avec une planification solide, des politiques claires et des ressources appropriées, ces défis peuvent être gérés efficacement.

Lorsqu’elle est bien faite, la numérisation des documents améliore les tâches quotidiennes et crée une base plus organisée et sécurisée pour la croissance future.

Combien peut coûter la numérisation de documents ?

Les coûts varient considérablement selon le volume de documents, la main-d’œuvre et les exigences d’indexation.

La numérisation en interne coûte généralement entre 2,5 et 4,5 cents par page, tandis que les services externalisés peuvent varier de 7 à plus de 20 cents par page.

Le personnel, l’équipement et la profondeur d’indexation sont les principaux moteurs de dépenses.

Par exemple, une ligne de production qui doit traiter 300 000 documents pourrait coûter environ 10 000 $ au total lorsqu’elle est réalisée en interne, tandis que l’externalisation pourrait atteindre 60 000 $, selon le coût des prestataires de services et le nombre de champs d’indexation souhaité.

Des comptages de pages précis, la planification du flux de travail et l’automatisation peuvent réduire considérablement les coûts totaux du projet.

De quel logiciel avez-vous besoin ?

Une numérisation réussie nécessite à la fois des logiciels et du matériel.

Une plateforme GED ou ECM, telle que Dokmee, fournit le stockage, le contrôle d’accès et l’indexation automatisée des fichiers numériques.

Le logiciel de capture connecte les scanners au processus d’indexation, en appliquant l’OCR et en extrayant automatiquement les métadonnées. Dokmee peut ensuite stocker les documents dans leur dossier approprié dans votre GED préférée.

Les outils de comptage de pages aident les organisations à estimer la charge de travail, les besoins en personnel et les coûts avant de commencer le projet.

Les scanners de production, dimensionnés de manière appropriée pour le volume quotidien, constituent la base de l’opération.

Derniers conseils…

Un projet de numérisation réussi dépend de la planification, de la cohérence et d’une priorisation intelligente.

Ceux qui prennent le temps de structurer les flux de travail, de définir des normes et de se concentrer d’abord sur les dossiers à fort impact ont tendance à voir une adoption plus rapide, une meilleure organisation et une plus grande valeur à long terme.

Pour vous assurer de gérer correctement le processus de numérisation des documents, suivez cette liste de contrôle :

• Définir la portée, les objectifs, les délais et les responsabilités avant la numérisation
• Compter ou échantillonner les pages à l’avance pour projeter les coûts, les besoins en personnel et les délais d’achèvement réalistes
• Prioriser les documents en fonction de leur utilisation
• Standardiser des balises et des catégories de fichiers cohérentes
• Créer des flux de travail clairs pour la numérisation, les contrôles de qualité, l’indexation et le stockage
• Appliquer les politiques de conservation tôt
• Utiliser des outils automatisés de capture, de classification et d’acheminement
• Maintenir un contrôle qualité régulier

Suivre ces pratiques aide à maintenir les projets de numérisation efficaces, rentables et bien organisés dès le départ, ce qui donne une archive numérique fiable, sécurisée et facile à utiliser.

Et pour trouver la meilleure automatisation pour numériser vos documents efficacement, réservez une démo avec Dokmee dès aujourd’hui.