Si votre entreprise a commencé à se développer, vous avez peut-être constaté que votre gestion de contenu d'entreprise (ECM) actuelle n'est plus en mesure de gérer la charge de travail. Non seulement vous avez du mal à rationaliser le flux de travail, mais il ne peut pas suivre le nombre de documents que vos employés traitent au jour le jour.
Pour cette raison, vous envisagez peut-être d'acheter un nouveau logiciel pour vous aider à gérer l'augmentation soudaine de la croissance. Si tel est le cas, utilisez les conseils suivants pour vous aider à sélectionner un nouveau logiciel ECM capable de gérer les documents et le flux de travail de votre entreprise en pleine croissance.
1. Recherchez un logiciel capable de gérer votre flux de travail maximal actuel avec une marge d'évolutivité
Une chose que vous devez rechercher lorsque vous choisissez un nouveau logiciel capable de gérer les documents de votre entreprise est de regarder le nombre moyen que votre entreprise traite quotidiennement et hebdomadairement. À l'aide de ces chiffres, calculez le nombre maximum de documents traités et recherchez un logiciel ECM capable de traiter facilement ce montant.
En plus de pouvoir gérer le flux de travail maximal actuel, vous souhaitez également choisir un logiciel capable d'évoluer sans avoir à le mettre à niveau. Cela garantit que le programme du système peut évoluer avec votre entreprise grâce à son évolutivité.
2. Assurez-vous que le logiciel dispose de fonctionnalités entièrement personnalisables pour le flux de travail et la sécurité
Une autre chose que vous devez faire lors du choix d'un nouveau programme de gestion pour votre entreprise est de vous assurer que le logiciel est entièrement personnalisable. Étant donné que vous ne pourrez peut-être pas trouver un programme qui réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise, vous devez être en mesure de personnaliser chaque étape du flux de travail pour aider à maintenir ou à augmenter la productivité de votre entreprise.
Le logiciel doit également avoir des options de sécurité entièrement personnalisables qui fonctionneront avec votre système actuel. Le programme devrait également être facile à réorganiser si votre système de sécurité doit changer à l'avenir.
Lorsque vous choisissez un nouveau logiciel ECM, vous voulez vous assurer que le programme peut gérer non seulement votre charge de travail maximale actuelle, mais aussi évoluer à mesure que votre entreprise se développe. Vous devez également rechercher des fonctionnalités entièrement personnalisables afin de pouvoir adapter le programme aux besoins de flux de travail, de productivité et de sécurité de votre entreprise. Pour obtenir de l'aide supplémentaire sur le choix d'un programme adapté à votre entreprise, contactez une société de logiciels ECM pour parler à un représentant qui pourra vous aider.