Certaines solutions sont conçues pour le contrôle. D’autres, pour la rapidité. Hyland OnBase a longtemps été la référence pour les grandes entreprises gérant d’innombrables documents et des workflows complexes. Mais ce qui paraissait puissant autrefois ressemble aujourd’hui à un poids.
OnBase offre encore une large gamme de fonctionnalités. Le problème, c’est le coût : forte dépendance à l’IT, configurations interminables, formation obligatoire rien que pour démarrer. Dans un monde où les équipes attendent agilité et fluidité, cette approche paraît datée.
La vraie question est donc simple : Hyland OnBase a-t-il suffisamment évolué pour répondre aux besoins actuels des entreprises, ou le marché a-t-il avancé sans lui ?
Points Clés
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Hyland ECM est une plateforme complète de gestion de contenu d’entreprise, combinant gestion documentaire, automatisation des workflows et gestion des processus métier dans une architecture modulaire.
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La plateforme conserve une note solide de 4,3 étoiles sur G2. Sur Gartner, elle est saluée pour ses capacités de personnalisation mais critiquée pour sa complexité et sa courbe d’apprentissage.
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Les prix de Hyland ECM suivent un modèle sur devis, le coût final dépendant des modules choisis et des options de déploiement.
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Les utilisateurs apprécient l’accès à distance et l’automatisation des workflows, mais critiquent la complexité de l’interface et la nécessité d’utiliser plusieurs outils de configuration.
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Les organisations cherchant des solutions ECM modernes peuvent trouver un meilleur équilibre entre puissance et convivialité avec des plateformes pensées pour l’expérience utilisateur contemporaine.
Qu’est-ce que Hyland OnBase ?
Hyland OnBase est un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) conçu comme une plateforme complète de services de contenu.
Il va bien au-delà du simple stockage documentaire et gère tout le cycle de vie de l’information : de la capture intelligente et des workflows automatisés jusqu’à l’archivage final.
Ce qui distingue l’ECM de Hyland, c’est sa conception modulaire : au lieu de proposer un logiciel gonflé de modules inutiles, chaque entreprise achète uniquement les capacités dont elle a besoin, comme :
OnBase convient aux grandes entreprises, aux systèmes de santé et aux organismes publics qui exigent une solution hautement personnalisée et conforme. Les entreprises de taille intermédiaire peuvent aussi bénéficier de son modèle modulaire en n’investissant que dans les outils nécessaires, évitant ainsi coûts superflus et complexité excessive.
Fonctionnalités de Hyland OnBase ECM
Les fonctionnalités d’OnBase sont riches et conçues pour l’entreprise. Voici ses 5 principaux atouts :
1. Intelligence de contenu et capture
OnBase ne se limite pas à scanner des fichiers : il comprend le contenu. Il peut ingérer automatiquement des documents issus de scanners, d’e-mails ou de portails web, puis utiliser le machine learning pour classer et extraire les données clés (par ex. fournisseur, date, montant d’une facture).
Cela déclenche ensuite un workflow d’approbation, voire une signature électronique — avec très peu d’intervention humaine.
⚠️ Important : cette intelligence nécessite une configuration initiale et un entraînement adapté à vos types de documents pour être fiable.
2. Automatisation des processus et workflows
OnBase cible les organisations ayant besoin d’automatiser des opérations entières. Il combine un puissant moteur de workflow avec son constructeur low-code, WorkView.
Vous pouvez ainsi gérer documents et données structurées dans un seul système. Toutefois, comme beaucoup de logiciels ECM d’entreprise, la mise en place d’automatisations complexes requiert des compétences techniques et un soutien IT permanent.
3. Gestion de contenu et gouvernance
OnBase intègre contrôle de versions, journaux d’audit détaillés et règles automatiques de conservation des fichiers adaptées à vos besoins métiers.
Il se distingue aussi par son intégration forte avec ERP, Microsoft 365 et, surtout, avec les systèmes de santé via compatibilité directe avec EHR/EMR.
4. Plateforme de développement d’applications
OnBase permet de créer de petites applications personnalisées. Exemple : un mini-outil de gestion des contrats qui relie valeur, dates d’expiration et documents associés dans un même environnement sécurisé et centralisé.
Même si présenté comme “low-code”, cela reste destiné à des administrateurs techniques plutôt qu’à des utilisateurs métier.
5. Collaboration et accès à distance
Pour les équipes hybrides, OnBase propose un client web complet et des applications iOS/Android, permettant de participer aux workflows depuis n’importe quel appareil.
C’est surtout son déploiement cloud qui rend cela possible, réduisant la charge IT tout en maintenant sécurité et conformité.
Avis des Utilisateurs
Hyland OnBase obtient une note de 4,3/5 sur G2.
Ce que les utilisateurs apprécient
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Accès distant sécurisé (“connexion partout, tout le temps”).
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Automatisation et personnalisation via WorkView et Workflow.
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Sécurité renforcée et évolutivité.
Ce qu’ils n’aiment pas
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Configurations complexes nécessitant plusieurs interfaces.
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Outils “no-code” en réalité peu accessibles aux débutants.
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Courbe d’apprentissage élevée.
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Dépendance à Microsoft Office et intégration difficile avec SharePoint.
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Support parfois lent sur la correction des bugs.
Hyland OnBase vs. Dokmee
| Fonctionnalité |
Hyland OnBase |
Dokmee |
| Type de plateforme |
ECM traditionnel, focus sur low-code |
ECM moderne, focus sur adoption et efficacité |
| Automatisation |
Très personnalisable, mais technique |
Concepteur visuel, intuitif |
| Configuration |
Plusieurs interfaces, complexe |
Panneau centralisé et simple |
| Courbe d’apprentissage |
Raide, exige formation et IT |
Faible, productivité immédiate |
| Déploiement |
Long, projets sur plusieurs mois |
Rapide, prêt à l’emploi |
| Tarifs |
Sur devis, coûts élevés |
Transparente, compétitive, démo gratuite |
| Idéal pour |
Grandes entreprises avec IT dédiée |
Entreprises de toutes tailles |
OnBase permet une personnalisation quasi infinie pour qui a les ressources. Mais les entreprises qui veulent de la puissance et une adoption rapide trouvent en Dokmee une alternative solide.
Verdict Final : Hyland OnBase en vaut-il la peine ?
Oui, mais uniquement pour de très grandes entreprises dotées d’équipes IT solides et ayant besoin d’applications sur-mesure centrées sur le contenu.
Le coût (environ $90 000/an pour 50 licences standard) et la courbe d’apprentissage élevée se justifient seulement dans ces cas.
Pour la majorité, le défi reste l’adoption par les utilisateurs. Et c’est là que les alternatives modernes excellent : mêmes fonctionnalités de base, mais avec une meilleure expérience, un déploiement rapide et des coûts maîtrisés.
Choisissez un ECM conçu pour l’entreprise moderne
Le choix entre OnBase et Dokmee dépend des résultats recherchés.
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OnBase agit comme un projet IT à long terme : puissant, mais complexe et coûteux.
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Dokmee est conçu pour être utilisable dès le premier jour : rapide, intuitif et efficace.
Optez pour la simplicité, la rapidité et la productivité immédiate.
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FAQ
Combien coûte Hyland OnBase ?
Le prix est basé sur devis, selon modules, mode de déploiement et taille de l’organisation. À cela s’ajoutent coûts d’implémentation, formation et support. Selon un document officiel du gouvernement britannique, il peut dépasser 1 000 000 $/an pour 1 000 utilisateurs standard.
OnBase est-il cloud ?
Oui. Déploiement possible en cloud, sur site ou hybride. Le cloud réduit l’infrastructure tout en gardant sécurité et conformité.
Quelle différence avec d’autres ECM ?
OnBase se distingue par sa conception modulaire et ses capacités intégrées de développement d’applications. Les organisations peuvent créer des solutions métiers personnalisées au sein même de la plateforme.