Tendances de la transformation numérique

Votre entreprise utilise déjà les produits Microsoft 365, donc il semblerait logique d’intégrer SharePoint comme DMS, n’est-ce pas ?

Mais la réalité est que SharePoint peut tout faire… ce qui signifie parfois qu’il ne fait rien parfaitement. Bien que votre équipe maîtrise Word et Excel, SharePoint peut donner l’impression d’apprendre une toute nouvelle langue.

Alors, est-ce que l’approche “couteau suisse” de SharePoint rend réellement votre équipe plus productive ou ne fait qu’ajouter une complexité supplémentaire à gérer ?

Découvrons-le dans cet avis sur Microsoft SharePoint.

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

Microsoft SharePoint est la plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) intégrée directement dans l’écosystème Microsoft 365.

Il fonctionne de deux manières principales : comme service back-end qui stocke et sécurise le contenu pour les autres applications Microsoft, et comme plateforme collaborative orientée utilisateur.

Par exemple, SharePoint gère le stockage de fichiers de Microsoft Teams et les autorisations de partage dans Outlook. En parallèle, votre équipe peut l’utiliser directement pour créer des sites intranet, des bibliothèques documentaires avec gestion des versions, ou encore des workflows automatisés.

Cette intégration à l’échelle de l’écosystème est la caractéristique clé de SharePoint — à la fois sa grande force et la source de sa complexité bien connue.

Aujourd’hui, la plupart des utilisateurs travaillent avec SharePoint Online via leur abonnement cloud, mais des versions locales (on-premise) existent également.

Les Fonctionnalités de Microsoft SharePoint

SharePoint regroupe de nombreuses fonctionnalités ECM dans ce que Microsoft appelle une plateforme unifiée. Mais cette richesse peut vite dérouter ceux qui veulent accomplir des tâches simples.

Bibliothèques de Documents et Gestion de Contenu

Bibliothèque de documents SharePoint reliant des fichiers Excel, Word et PowerPoint via des métadonnées. (Source : Image 4)

SharePoint fournit un stockage de fichiers centralisé et sécurisé grâce à ses Bibliothèques de Documents. Il utilise le contrôle de version pour suivre chaque modification et les métadonnées pour catégoriser les contenus par client, projet ou statut.

En pratique, cela évite les écrasements accidentels et permet de retrouver un contrat en cherchant le nom du client plutôt qu’en devinant le bon dossier.

Cependant, l’efficacité de ce système dépend entièrement de la discipline de l’équipe à appliquer ces balises de façon cohérente.

Sites d’Équipe et Intranet

SharePoint est particulièrement performant pour créer des Team Sites, des hubs personnalisables pour un département ou un projet.

Ces sites regroupent bibliothèques de documents, calendriers partagés, listes de tâches et actualités internes en un espace unique, une “source unique de vérité”.

Toutefois, pour un site véritablement abouti et personnalisé, une aide technique ou de développement est souvent nécessaire.

Intégration Native avec Microsoft 365

SharePoint se connectant à Teams, Word et Excel. (Source : Image 4)

L’intégration avec Microsoft 365 est le grand atout de SharePoint.

Il constitue la couche de contenu centrale de tout l’écosystème Microsoft, gérant stockage, versions et authentification (Azure AD) de manière unifiée.

En clair, vous n’avez presque jamais besoin d’“aller sur SharePoint” : il travaille en arrière-plan dans vos outils quotidiens.

Automatisation avec Power Platform

Diagramme de flux SharePoint illustrant un processus automatisé d’approbation. (Source : Image 4)

Grâce à Power Automate, SharePoint permet d’automatiser des processus répétitifs via des règles conditionnelles.

Exemple concret : un employé téléverse une note de frais, le système envoie une notification au manager pour validation, puis le document est automatiquement déplacé dans un dossier “Archivé”.

Cependant, configurer et maintenir des workflows complexes exige des compétences spécifiques.

Sécurité et Conformité

Icône de bouclier sur un document, entouré de couches de permissions. (Source : Image 4)

Pour les entreprises avec des besoins réglementaires stricts, SharePoint propose un ensemble robuste de sécurité et conformité.

Il offre des permissions granulaires basées sur les rôles, la prévention des pertes de données (DLP) et un contrôle strict de l’accès.

Le défi est que gérer ces permissions à grande échelle peut devenir complexe et chronophage.

Avis Utilisateurs Réels sur SharePoint

⭐⭐⭐⭐

• G2 : 4.0/5

• Capterra : 4.4/5

✅ Points Positifs

• Intégration fluide avec Microsoft 365.

• Collaboration en temps réel et contrôle de versions.

• Grande capacité de stockage cloud.

• Organisation centralisée, notamment utile en recherche et académique.

❌ Points Négatifs

• Courbe d’apprentissage élevée.

• Interface peu intuitive, surtout pour gérer permissions et personnalisation.

• Changements fréquents qui compliquent parfois les choses.

• Expérience mobile lourde et problèmes d’authentification.

• Gestion des permissions complexe pour les administrateurs.

De plus, certaines pages produit et visuels sont datés, ce qui inquiète dans un marché où les DMS évoluent rapidement.

Microsoft SharePoint vs. Dokmee : Comparaison ECM

Comment Choisir : SharePoint ou ECM Moderne ?

• Quand choisir SharePoint :

  • Entreprises intégrées à Microsoft 365.

  • Organisations avec une équipe IT dédiée.

  • Besoin de sécurité avancée et de permissions complexes.

• Quand choisir un ECM moderne comme Dokmee :

  • Organisations qui veulent une adoption rapide et intuitive.

  • Entreprises recherchant un prix clair et prévisible.

  • PME qui veulent des fonctionnalités ECM avancées sans complexité inutile.

Verdict Final : Microsoft SharePoint en Vaut-il la Peine ?

Tout dépend : votre organisation privilégie-t-elle l’intégration avec Microsoft avant tout ?

Si votre équipe travaille intensivement sur Teams, Outlook et Office, SharePoint peut valoir l’investissement en formation. Mais son coût réel est souvent supérieur : les plans pertinents commencent à 12,50 $/utilisateur/mois et montent à 30 $ avec Copilot.

Le problème fondamental reste sa complexité. SharePoint est puissant, mais transforme des tâches simples en processus lourds.

Si vous cherchez la puissance sans la friction, des alternatives modernes comme Dokmee offrent des fonctionnalités comparables avec une expérience bien plus intuitive — tout en restant compatibles avec Microsoft 365 et même SharePoint.

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Foire Aux Questions

Combien coûte Microsoft SharePoint ?
À partir de 5 $/utilisateur/mois (Microsoft 365 Basic), mais la plupart des entreprises ont besoin du plan Business Standard (12,50 $/utilisateur/mois).

SharePoint est-il inclus dans Microsoft 365 ?
Oui, mais les fonctionnalités varient selon le plan choisi.

Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?
OneDrive est conçu pour le stockage personnel, tandis que SharePoint est une plateforme ECM complète avec sites, workflows et gestion avancée des contenus.

Est-il difficile d’apprendre SharePoint ?
Oui. Les utilisateurs rapportent une courbe d’apprentissage élevée, en particulier pour la personnalisation des sites et la gestion des permissions.