Tendances de la transformation numérique

Depuis longtemps, Xerox est synonyme de matériel documentaire pour les entreprises. Ainsi, lorsque l’entreprise a lancé DocuShare, beaucoup ont pensé qu’elle offrirait la même fiabilité et innovation dans le domaine logiciel.

Mais ce raisonnement pose problème. Concevoir un logiciel intuitif et collaboratif exige des compétences très différentes de celles nécessaires à la fabrication d’imprimantes. Et cette différence se ressent.

DocuShare est fonctionnel, mais d’une manière qui oblige souvent vos équipes à s’adapter à ses flux de travail rigides et orientés matériel, plutôt que l’inverse. Ce qui semble être un choix sûr et soutenu par une marque historique peut rapidement devenir une source de frictions quotidiennes.

Les équipes modernes attendent des outils agiles, fluides et conviviaux. La notoriété de la marque ne compense pas une interface lourde. La vraie question est donc : DocuShare répond-il réellement aux besoins actuels en matière de productivité, ou ressemble-t-il à un logiciel d’entreprise bloqué dans une autre époque ?

Points Clés

• DocuShare est la plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) de Xerox, combinant gestion documentaire, automatisation des flux de travail et conformité.

• Elle maintient une note de 4,0 à 4,3 sur 5, mais se classe au 149e rang sur 423 systèmes de gestion documentaire, signe d’une bonne fonctionnalité mais d’une faible pénétration de marché.

• Xerox privilégie des tarifs basés sur devis, donc les frais mensuels varient selon la taille de l’entreprise. ITQlick a noté ses prix 6,4/10, ce qui signifie légèrement plus cher que la moyenne.

• Les utilisateurs apprécient ses solides capacités de recherche et ses intégrations, mais critiquent son interface complexe et son modèle de licence onéreux.

• Les organisations cherchant des solutions ECM modernes peuvent trouver plus de valeur dans des plateformes conçues selon les attentes actuelles en matière d’expérience utilisateur.

Qu’est-ce que DocuShare ?

DocuShare est la plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) de Xerox, issue de son expertise historique dans la gestion documentaire, mais transposée au numérique.

Évoluant d’un simple système de gestion documentaire (DMS), elle est devenue une solution ECM complète.

C’est une plateforme mobile, intuitive et simple à utiliser qui, selon Xerox, fournit un ensemble complet d’outils pour automatiser les processus.

Note : Un DMS se concentre sur le stockage et la récupération de documents, tandis qu’un ECM couvre des types de contenu et processus beaucoup plus larges.

Comment DocuShare aide les entreprises ?

DocuShare exploite l’automatisation basée sur l’IA pour aider les entreprises à capturer, classer et retrouver l’information efficacement. Son objectif : simplifier la gestion de contenu, soutenir la transformation numérique et le travail hybride.

Il va au-delà du simple stockage de fichiers, en offrant :

→ Automatisation intelligente des flux répétitifs
→ Recherche avancée et indexation par métadonnées
→ Intégration fluide avec les systèmes existants
→ Gestion de conformité et archivage intégrés
→ Déploiement flexible : sur site ou dans le cloud

Fonctionnalités Principales

1. Recherche et organisation par métadonnées

Permet de retrouver les documents par projet, département, type ou attributs métier personnalisés.

2. Capture et numérisation de documents

Intégration poussée avec les multifonctions Xerox, OCR automatique et envoi dans des workflows préconfigurés.

3. Gestion des versions et traçabilité

Fonction check-in/check-out, historique complet, audit détaillé pour conformité.

4. Automatisation des flux de travail

Permet de créer des circuits d’approbation et des règles de routage. Mais son constructeur de workflow est moins intuitif que des solutions modernes low-code.

5. Sécurité et permissions

Contrôles d’accès granulaires basés sur rôles, intégration à l’annuaire d’entreprise.

6. Accès mobile et distant

Applications iOS et Android pour accéder aux documents et workflows. Moins soigné que des applis grand public.

7. Intégrations

Compatible avec Microsoft 365, divers ERP et autres systèmes via API et connecteurs.

Avis des Utilisateurs

DocuShare est classé 149e sur 423 logiciels de gestion documentaire. Ses notes vont de 4,0 à 4,3.

Points Positifs

• Capacités avancées de gestion documentaire

• Application de bureau efficace

• Sécurité robuste et évolutivité

• Administration relativement simple

Points Négatifs

• Ralentissements avec gros volumes de données

• Tarification opaque

• Licences coûteuses et complexes

• Interface vieillissante et difficile à naviguer

DocuShare vs. Dokmee

Le choix le plus intelligent est Dokmee. Il offre une meilleure expérience utilisateur et une modernité sans nécessiter d’investissement dans l’écosystème Xerox.

Quel ECM Choisir ?

Quand DocuShare a du sens :

• Entreprises investies dans le matériel Xerox.

• Organisations avec équipes IT dédiées.

• Environnements orientés conformité et sécurité.

Quand Dokmee est plus avantageux :

• Organisations cherchant adoption rapide et intuitive.

• Entreprises préférant une tarification claire.

• Equipes modernes nécessitant automatisation, collaboration et mobilité.

Conclusion

DocuShare est puissant, mais pas pour tout le monde. Il offre une ECM robuste, mais au prix de complexité, courbe d’apprentissage raide et tarifs élevés.

Les coûts commencent à 15 USD par utilisateur/mois, mais pour des équipes plus grandes, la facture dépasse souvent 1 000 USD. Cela n’a de sens que si votre entreprise dépend fortement de la capture massive de documents et de l’intégration Xerox.

Si vous cherchez rapidité, interface moderne et valeur immédiate, il semblera daté. Des alternatives récentes proposent déploiement plus rapide, meilleure expérience et prix flexibles.

Question finale : voulez-vous un système conçu pour l’avenir du travail ou pour l’héritage du matériel ?

FAQ

DocuShare est-il sûr ?
Oui. Chiffrement des données, contrôles d’accès détaillés, journaux d’audit complets.

Qu’est-ce que DocuShare Go ?
Une version cloud, rapide et simple, avec automatisation intelligente. Idéale pour PME recherchant collaboration sécurisée sans lourde IT.

Combien coûte DocuShare ?
Tarification sur devis. Témoignages : à partir de 15 USD/utilisateur/mois, pouvant grimper à 1 000 USD pour 100 utilisateurs.

Cloud ou sur site ?
Les deux options sont disponibles. La plupart privilégient le cloud pour réduire l’infrastructure.

Avantage principal par rapport aux autres ECM ?
Intégration poussée avec les équipements Xerox, idéale pour organisations avec réseau multifonctions important.