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  • Tendances de la transformation numérique

04oct.

3 raisons pour lesquelles la capture de document est une fonction importante du logiciel ECM

Le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) permet à une entreprise ou à une organisation de gérer efficacement des documents et des processus liés aux documents. Si vous n’êtes pas encore entré dans l’ère numérique avec votre entreprise, il est temps à présent de regarder de quelle manière un logiciel comme la gestion de contenu électronique pourrait changer votre façon de gestion des affaires. ECM offre de nombreuses fonctions utiles pour le propriétaire d’une entreprise moyenne, mais la capture de documents est l’une des fonctions que la plupart des propriétaires trouvent extrêmement utile. Voici un aperçu des raisons pour lesquelles la capture de documents est une fonction importante du fonctionnement du logiciel ECM.

La capture de documents permet la conversion de fichiers durs en données.

La principale raison pour laquelle la fonction de capture de documents est une fonction importante d'un bon logiciel ECM est le fait qu'elle vous permet de convertir tous vos fichiers en données stockées sur votre ordinateur. De nombreux endroits conservent des fichiers papier à des fins de sauvegarde, mais cela n'est pas nécessaire si vous avez utilisé la capture de document pour créer un fichier de référence numérique de chaque document physique que vous avez. Vous pouvez créer simplement le fichier de données, puis créer des copies à stocker sur des lecteurs de sauvegarde est extrêmement simple, au cas où quelque chose se produirait.

La capture de documents vous permet de rechercher et de récupérer tout le contenu de l'entreprise.

Qu'il s'agisse d'un simple fichier de données que vous avez créé électroniquement ou d'un fichier stocké lors de la capture d'un document, les informations sont interrogeables dans votre système. Lorsque vous téléchargez ces documents physiques, ils sont convertis en fichiers texte réels. Vous pouvez donc les rechercher et les récupérer de la même manière que tout autre fichier informatique de votre système. Les efforts de recherche sont rationalisés et simplifiés afin que vous ne perdiez plus de temps à rechercher des informations.

La capture de documents vous aide à éviter les transferts de fichiers fastidieux.

Transférer et télécharger des fichiers est généralement un processus fastidieux pour toute activité commerciale. Pour des documents individuels, vous devez numériser chaque page et la télécharger dans le système. Avec la capture de document, vous n’avez même pas besoin d’un scanner, et vous ne passerez certainement pas votre temps à télécharger par un scanner page par page. Au lieu de cela, vous pouvez simplement prendre une photo d'un document et celle-ci est téléchargé instantanément dans votre système. Même les documents capturés avec un appareil mobile deviennent des documents entièrement interrogeables et analysables.

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