Avec un coût moyen de violation de données dépassant les $4,45 millions, votre plus grande vulnérabilité réside dans vos documents dispersés et non sécurisés.
Chaque fichier enregistré localement ou partagé par e-mail crée une faille de sécurité pouvant entraîner des infractions réglementaires et des erreurs coûteuses.
Un système sécurisé de gestion documentaire remplace ce chaos par une forteresse centralisée, en utilisant l’automatisation et une sécurité de niveau entreprise.
Qu’est-ce que la Gestion Sécurisée des Documents ?
La gestion sécurisée des documents consiste à utiliser un système centralisé doté de technologies et politiques spécifiques pour protéger les documents numériques depuis leur création jusqu’à leur suppression.
Elle combine des fonctions de sécurité comme le chiffrement de bout en bout, le contrôle d’accès granulaire et les journaux d’audit complets, avec des workflows automatisés pour protéger vos informations contre les accès non autorisés, les fuites de données et les manquements à la conformité.
Quels Sont les Risques d’une Gestion de Documents Non Sécurisée ?
Avant de mettre en place une solution, il est essentiel d’évaluer votre profil de risque actuel. Une mauvaise gestion documentaire entraîne la perte de fichiers et représente une menace financière et opérationnelle réelle.
| Facteur de Risque |
Coût Caché |
| Violations de Données |
Un seul fichier compromis peut entraîner des millions en amendes, frais juridiques et atteinte à la réputation. |
| Non-conformité |
L’incapacité à fournir des enregistrements auditables (HIPAA, RGPD, SOX) peut entraîner de lourdes sanctions. |
| Perte de Productivité |
Des heures sont perdues à chercher ou à refaire des documents obsolètes. |
| Menaces Internes |
Sans permissions précises, des employés négligents ou malintentionnés peuvent accéder à des données sensibles. |
| Continuité des Activités |
Un sinistre local (incendie, inondation, panne serveur) peut détruire vos archives si elles ne sont pas sauvegardées correctement. |
Comment un DMS Protège-t-il Vos Documents ?
Une icône de bouclier protégeant un document, symbolisant la sécurité de niveau entreprise d’un système de gestion documentaire sécurisé comme Dokmee.
Un DMS moderne comme Dokmee est conçu avec des couches de protection superposées pour sécuriser votre entreprise et offrir des fonctionnalités avancées de gestion documentaire.
Rôles et Permissions Granulaires
Définissez précisément qui peut voir, modifier, imprimer, partager ou supprimer un document.
C’est la première ligne de défense contre les menaces internes et externes.
Dokmee renforce la sécurité avec des filigranes dynamiques et des restrictions complètes.
Chiffrement de Bout en Bout
Le chiffrement transforme vos fichiers en un format codé illisible sans autorisation.
Les données sont protégées à la fois au repos (sur le serveur) et en transit (sur le réseau).
Cela empêche tout accès non autorisé — pirates, tiers, ou même employés internes — et garantit la conformité avec les normes telles que le RGPD ou l’HIPAA.
Un DMS avec chiffrement robuste sécurise vos documents sensibles et inspire confiance.
Journaux d’Audit Inaltérables
Chaque action est enregistrée avec un horodatage détaillé, non modifiable ni supprimable.
Vous pouvez savoir qui a consulté un fichier, quelles modifications ont été effectuées et quand. Cela garantit une responsabilité totale.
Politiques de Rétention Automatisées
Définissez des règles automatiques de rétention et de suppression sécurisée des documents selon les réglementations en vigueur.
Workflows Automatisés
Automatisez vos processus : les documents sont acheminés pour approbation, et les membres de l’équipe reçoivent les notifications au bon moment.
Fini les documents perdus dans les e-mails ou consultés par erreur par des personnes non autorisées.
Déploiement Flexible et Sécurisé
Les DMS modernes permettent un hébergement sur site, en cloud sécurisé ou hybride, selon les besoins.
Dokmee offre cette flexibilité selon votre gouvernance IT.
Contrôle Centralisé des Versions
Chaque modification sauvegarde une nouvelle version, garantissant un historique complet et que tout le monde travaille sur la version principale.
Cela réduit considérablement les erreurs liées aux documents obsolètes.
Un DMS Est-il Plus Sécurisé que Dropbox ou Google Drive ?
Oui, un DMS est bien plus sécurisé que les outils de stockage en ligne classiques.
Un schéma montrant comment la gestion documentaire sécurisée utilise des contrôles d’accès granulaires selon les rôles d’utilisateurs.
Beaucoup croient à tort que le stockage cloud est suffisant. Mais ces outils manquent de l’architecture robuste d’un DMS professionnel.
| Couche de Sécurité |
Stockage Cloud Standard |
Dokmee DMS |
| Contrôle d’Accès |
Basique (lecteur, commentateur, éditeur) |
Avancé. Par rôle, par fonction, par niveau de données. |
| Journal d’Audit |
Historique limité. Pas conforme. |
Complet et inaltérable. Enregistre chaque action. |
| Rétention Automatisée |
Aucune. Suppression manuelle requise. |
Automatisée. Conforme aux politiques de l’entreprise. |
| Workflow Sécurisé |
Aucun. Partage manuel uniquement. |
Intégré. Automatise les processus d’approbation. |
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Bonnes Pratiques pour Sécuriser la Gestion des Documents
La technologie ne suffit pas : il faut aussi une culture de sécurité. Voici les meilleures pratiques à appliquer :
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Établissez une politique de sécurité claire.
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Classez les documents par niveau de confidentialité.
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Formez vos employés régulièrement (ex. : phishing).
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Appliquez le principe du moindre privilège.
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Automatisez pour limiter les erreurs humaines.
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Faites des audits de sécurité fréquents.
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Sécurisez tous les appareils connectés.
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Créez un plan de reprise après sinistre.
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Limitez les accès des prestataires tiers.
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Révoquez immédiatement les accès des employés sortants.
Comment Mettre en Place un DMS Sécurisé ?
Infographie en 4 étapes montrant l’implémentation d’un DMS sécurisé, de l’évaluation à la formation.
Mettre en œuvre un DMS sécurisé se fait en 4 étapes simples :
1. Étape 1 : Évaluer et Planifier
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Constituez une équipe transversale : IT, finance, RH, juridique, etc.
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Faites un audit complet des documents : types, stockage, utilisateurs, failles.
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Fixez des objectifs mesurables : ex. “réduire le temps d’approbation des factures de 50 %”.
2. Étape 2 : Configurer le Système
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Structurez vos dossiers logiquement.
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Définissez les rôles utilisateurs selon les besoins précis (ex. : Comptabilité, RH).
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Automatisez les workflows essentiels.
3. Étape 3 : Numériser et Migrer
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Commencez par un programme pilote.
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Numérisez les documents papier à partir d’une date de référence.
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Convertissez les archives (backfile).
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Migrez les fichiers numériques après nettoyage.
4. Étape 4 : Former et Adapter
Gérez Vos Documents en Toute Sécurité avec Dokmee
La sécurité de vos données passe par un système centralisé puissant. Dokmee fournit les fonctionnalités intégrées, les politiques automatisées et l’auditabilité complète nécessaires pour opérer en toute confiance.
Protégez vos fichiers. Évitez les violations. Agissez aujourd’hui.
Commencez avec Dokmee
Foire Aux Questions (FAQ)
Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire (DMS) ?
C’est un logiciel qui permet de capturer, stocker, suivre et gérer des documents numériques. Contrairement au stockage cloud classique, un DMS propose des fonctions avancées de sécurité, de contrôle de versions, d’automatisation et de conformité.
Un DMS est-il sécurisé ?
Oui. Un DMS professionnel est conçu avec la sécurité au cœur. Dokmee, par exemple, propose un chiffrement fort, des permissions granulaires et des journaux d’audit complets.
Comment savoir si mon DMS est sécurisé ?
Recherchez des fonctionnalités spécifiques : autorisations par rôle, chiffrement de bout en bout, politiques de rétention, journaux d’audit immuables, conformité RGPD/HIPAA, etc.
Mon DMS est-il suffisamment sécurisé ?
Posez-vous ces questions : Puis-je restreindre l’impression ? Voir l’historique complet d’un fichier ? Supprimer automatiquement un contrat après 7 ans ?
Si la réponse est "non", votre système n’est probablement pas assez sécurisé.
Dokmee sécurise-t-il mes documents ?
Absolument.
Dokmee propose des fonctionnalités de sécurité de niveau entreprise : chiffrement 256 bits, permissions granulaires par utilisateur/groupe, filigranes dynamiques, intégration avec Active Directory et journal d’audit inaltérable.