Que se passe-t-il si vous faites face à un procès soudain ou à un contrôle fiscal ?
La première demande sera toujours : montrez vos documents.
Si vos dossiers sont désorganisés — ou pire, ont été supprimés trop tôt — vous vous exposez à des sanctions juridiques.
Sans plan clair, les entreprises font généralement l’un des deux choix suivants :
-
Tout conserver indéfiniment, ce qui augmente les coûts de stockage et la responsabilité juridique, ou
-
Tout supprimer de manière aléatoire, risquant la non-conformité.
Dans les deux cas, c’est une erreur.
La solution ? Une politique de conservation des documents.
C’est un ensemble simple de règles qui indique à votre organisation quoi conserver, combien de temps, et comment le supprimer de manière sécurisée.
C’est un pilier fondamental de votre stratégie de gestion des risques.
Qu’est-ce qu’une Politique de Conservation des Documents ?
Une politique de conservation des documents est un document formel et écrit qui régit la manière dont votre entreprise gère, conserve et détruit ses enregistrements.
Elle aide à respecter des réglementations comme le RGPD, HIPAA ou SOX, limite les risques juridiques, et améliore l’efficacité opérationnelle en éliminant les informations superflues.
Pourquoi Vous Avez Besoin d’une Politique de Conservation
Un icône de bouclier protégeant un document, symbolisant la conformité et la sécurité.
Une politique formelle agit comme un bouclier juridique pour votre entreprise.
Elle transforme votre gestion documentaire en un actif bien contrôlé.
| Risque d’Inaction |
Conséquences pour l’Entreprise |
| Sanctions légales |
Amendes élevées en cas d’audit ou de litige si les documents requis ne peuvent pas être fournis. |
| Coûts de stockage élevés |
Conserver tous les fichiers augmente les coûts physiques et numériques. |
| Perte de temps à retrouver l’info |
Des heures gaspillées à chercher des fichiers mal classés ou obsolètes. |
| Vulnérabilité aux fuites de données |
Conserver des données sensibles inutiles augmente le risque de cyberattaques. |
Combien de Temps Conserver Vos Documents ?
Infographie montrant les durées de conservation pour contrats, factures et dossiers RH.
Les durées de conservation varient selon le type de document et la législation applicable.
Voici un guide général (à valider avec un conseiller juridique) :
| Catégorie |
Exemples |
Durée de Conservation Générale |
| Registres d’entreprise |
Statuts, procès-verbaux, règlements |
Permanent |
| Comptabilité et fiscalité |
États financiers, déclarations, factures |
7 ans à permanent |
| Ressources humaines |
Dossiers du personnel, bulletins de paie, formulaires I-9 |
3 à 7 ans après le départ |
| Contrats & juridique |
Contrats, baux, accords fournisseurs |
Durée du contrat + 7 ans |
| Santé (HIPAA) |
Dossiers patients, consentements, divulgations |
Minimum 6 ans |
Qui Définit les Règles de Conservation ?
Les durées de conservation sont fixées par des lois spécifiques :
-
L’administration fiscale (ex : IRS) → Documents fiscaux : 3 à 7 ans.
-
Le ministère du travail (DOL) → Registres salariaux : souvent 3 ans.
-
La commission pour l’égalité (EEOC) → Dossiers RH : au moins 1 an après le départ.
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Réglementations sectorielles comme HIPAA ou SOX.
Comment Créer Votre Politique en 4 Étapes
Infographie montrant les 4 étapes : équipe, audit, planification, formation.
1. Formez une Équipe Transversale
Ne créez pas cette politique seul(e). Associez :
-
L’équipe juridique/compliance → Lois et obligations
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La finance → Documents fiscaux et comptables
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Les RH → Vie des documents du personnel
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L’informatique → Où sont stockés les fichiers ? Comment les supprimer ?
-
Les responsables métiers → Quels fichiers sont réellement utilisés ?
2. Réalisez un Audit Documentaire Complet
Impossible de créer des règles sans savoir ce que vous possédez.
Pour chaque type de document, posez trois questions :
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Qu’est-ce que c’est ? (contrat, évaluation, facture…)
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Où est-il stocké ? (cloud, logiciel, classeur physique…)
-
Qui y accède ? (RH ? tous les commerciaux ?)
3. Définissez le Calendrier de Conservation
Assignez une durée à chaque type de document.
Toujours appliquer la durée la plus longue en cas de lois contradictoires.
Ex. : si une loi impose 3 ans et une autre 5 ans → appliquez 5 ans.
4. Rédigez, Diffusez, Formez
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Rédigez la politique en langage clair (voir modèle ci-dessous).
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Approuvez officiellement et mettez-la à disposition (intranet, DMS…).
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Formez vos équipes : expliquez le "pourquoi" autant que le "comment".
Comment Automatiser Votre Politique avec un ECM
Illustration montrant une fonction de « litigation hold » activée d’un clic.
Appliquer une politique à l’échelle d’une entreprise à la main ? Mission impossible.
Un système ECM (Enterprise Content Management) comme Dokmee automatise tout :
-
Suivi de l’âge des documents
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Suppression automatique ou validation avant suppression
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Journal d’audit permanent
-
Gel juridique (« litigation hold ») activable en un clic
Modèle de Politique de Conservation des Documents
1. Objectif et Introduction
Cette politique définit les règles de conservation et de suppression sécurisée des documents de [Nom de l’Entreprise].
Objectifs : conformité légale, réduction des risques, et gestion optimale des données.
2. Champ d’Application
Applicable à tous les salariés, sous-traitants et services de [Nom de l’Entreprise], pour tous les formats (numériques et papier).
3. Responsable de la Politique
Le/la [ex. Directeur(trice) Conformité ou DSI] est responsable de la mise en œuvre, du suivi et du respect de cette politique.
4. Calendrier de Conservation
| Catégorie |
Exemples |
Durée Minimale |
| Registres d’entreprise |
Statuts, PV, règlements |
Permanent |
| Financier/Fiscal |
Bilans, déclarations, grands livres |
7 ans |
| |
Factures, notes de frais, relevés bancaires |
7 ans |
| Ressources humaines |
Dossiers du personnel, paie, I-9 |
7 ans après départ |
| |
CV non retenus |
3 ans |
| Contrats & juridique |
Contrats, baux, brevets |
Durée du contrat + 7 ans |
5. Procédure de Destruction Sécurisée
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Fichiers numériques : Suppression définitive par effacement cryptographique.
-
Documents papier : Destruction par broyage croisé, sur place ou via prestataire certifié.
-
Un registre des destructions sera tenu dans notre DMS.
6. Suspension Légale (Litigation Hold)
En cas de litige, enquête ou audit, la suppression de tout document concerné est suspendue immédiatement.
Le/la Responsable appliquera un "litigation hold" dans le DMS.
7. Révision Annuelle
Cette politique sera révisée chaque année par le/la Responsable et la [ex. Direction Générale] pour s’assurer qu’elle reste conforme.
Approbation
Approuvé par : [Nom, Fonction]
Date : [Date]
Mettez en Pratique avec Dokmee
Une politique n’a de valeur que si elle est appliquée.
Confier cela à l’humain seul est risqué. Dokmee automatise tout le processus et garantit la conformité.
Découvrez Comment Dokmee Automatise la Politique de Conservation
Foire Aux Questions (FAQ)
Quelle est la durée standard de conservation ?
Il n’y a pas de durée unique. Cela dépend du type de document.
Ex. : documents fiscaux → 7 ans, RH → 3 à 7 ans, registres légaux → à vie.
À quoi ressemble une bonne politique de conservation ?
Elle est claire, structurée, assignée à un responsable, couvre tous les types de documents (numériques et papier), inclut les procédures de suppression et les blocages juridiques, et est appliquée (idéalement via un ECM).
Quelle est la différence entre document et enregistrement ?
Un document est un brouillon ou une version de travail.
Un enregistrement est la version finale, officielle, soumise aux règles de conservation.
Qu’est-ce qu’un “litigation hold” ?
C’est une instruction formelle du service juridique pour geler la suppression des documents liés à un litige ou audit en cours.
Elle prévaut sur toutes les autres règles de conservation.