Comment modifier des documents dans une GED en toute sécurité

Près de 20 % du temps de travail, soit environ un jour par semaine, est perdu parce que les employés cherchent les informations dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.

La principale cause de cette perte de temps est la fragmentation des outils d’édition. Par exemple, votre équipe télécharge un contrat, l’ouvre dans un éditeur PDF gratuit, le fait signer avec un autre outil, puis envoie la version finale par email en espérant que c’est la bonne.

Basculer d’une application à l’autre nuit à la productivité. Cela accroît aussi les risques de sécurité et favorise la perte de contrôle sur les versions, surtout lorsque les documents circulent sur de nombreux réseaux et appareils non sécurisés.

La solution est simple : centralisez vos outils pour garder le contrôle sur vos informations. Un système moderne de gestion des documents réunit l’édition, la signature et la collaboration dans un espace sécurisé.

Qu’est-ce que l’édition de documents ?

L’édition intégrée permet de modifier, annoter et signer vos fichiers directement dans votre système de gestion de documents (SGD) ou votre solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Au lieu de jongler avec plusieurs applications, votre équipe peut ouvrir, modifier et enregistrer des documents sans jamais quitter le système sécurisé.

Un SGD garde la trace de chaque modification, sauvegarde chaque version et assure la sécurité du document à chaque étape.

Vous voulez voir comment fonctionne l’édition centralisée ? Avec l’intégration de Dokmee à Microsoft 365, votre équipe peut modifier des documents dans un environnement sécurisé.

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Pourquoi les outils gratuits d’édition de documents créent-ils des risques pour les entreprises ?

Les outils en ligne gratuits que votre équipe utilise pour éditer des documents ne sont pas vraiment « gratuits ».

Ils entraînent des coûts cachés.

Quand vos employés travaillent depuis différents endroits sans système centralisé, ces coûts cachés deviennent de vrais risques pour l’entreprise.

Contrôle des versions et modifications perdues

Il devient impossible de contrôler les versions quand un document se retrouve à plusieurs endroits en même temps, comme sur des ordinateurs, dans des emails ou sur des disques en ligne.

Les équipes passent alors des heures à rattraper les changements ou à travailler avec des informations dépassées, ce qui peut mettre en danger les délais et les contrats.

Lacunes en matière de sécurité

À chaque fois qu’un employé met un document sensible sur un outil en ligne gratuit et non vérifié, vous perdez le contrôle sur vos données.

Vous ne maîtrisez pas la sécurité de ces plateformes, ce qui augmente le risque de voir vos informations confidentielles exposées.

Risque de conformité

Dans les secteurs réglementés, l’absence de piste d’audit dans les outils gratuits est un vrai problème. Sans historique clair, il est impossible de prouver la conformité et cela peut entraîner de lourdes sanctions.

• En 2016, Advocate Healthcare a été condamné à une amende de 5,5 millions de dollars à la suite de violations affectant environ 4 millions de dossiers de patients.
• En 2012, HSBC a accepté un règlement de 1,9 milliard de dollars après que les autorités américaines ont constaté de graves manquements en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

Ce sont des risques majeurs que seul un DMS moderne peut vraiment résoudre. En résumé :

Caractéristiques	Outils gratuits	Dokmee
Contrôle des versions	Aucun.
Crée plusieurs versions de fichiers.	Automatique. Un seul fichier principal.
Sécurité	Non vérifiées.
Les données peuvent être exposées ou vendues.	Cryptage et contrôles de niveau entreprise.
Piste d’audit	Inexistante.
Aucune trace de changement.	Journal complet et horodaté de chaque action.
Intégration	Aucune.
Nécessite de changer d’application.	Intégration transparente avec Microsoft 365.
Contrôle d’accès	Public ou basé sur des liens.	Permissions granulaires basées sur l’utilisateur.

Comment éditer un document avec Dokmee?

Une plateforme intégrée de GED ou d’ECM, comme Dokmee, vous permet de gérer tous vos documents importants depuis un seul espace sécurisé.

Ce n’est pas seulement pour consulter des fichiers. Vous bénéficiez de toutes les fonctions d’édition et de collaboration dont votre entreprise a besoin pour ses documents courants.

Éditer, signer et expurger des PDF

Les PDF sont couramment utilisés pour les documents commerciaux finaux, mais ils peuvent être compliqués à manipuler. Un système de gestion de documents avec des outils PDF intégrés simplifie cette tâche. Il vous permet de :

• Remplir et signer des formulaires

Vous pouvez compléter des contrats, des documents d’accueil ou des demandes directement dans le système, sans avoir besoin d’un outil de signature électronique séparé comme DocuSign.

• Expurgez les informations sensibles

Supprimez en toute sécurité et définitivement les données confidentielles d’un document avant de le partager. Cette fonction est particulièrement utile pour les services juridiques et les ressources humaines.

• Annoter et commenter

Ajoutez des notes, surlignez du texte ou demandez des modifications sur un document. Chaque commentaire est enregistré et ajouté à l’historique du fichier.

Éditer des PDF en temps réel dans les logiciels ECM

Votre équipe utilise fréquemment des documents tels que Word, Excel et PowerPoint.

Un DMS moderne se connecte directement à des outils comme Microsoft 365. Cela permet à votre équipe de collaborer facilement et en temps réel.

Les anciens systèmes comme SharePoint proposent un versionnage basique, mais un DMS avancé rend ce processus plus fluide et offre un meilleur contrôle.

Vous pouvez rédiger des rapports à plusieurs, mettre à jour des modèles Excel ou préparer des présentations clients en temps réel.

Chaque changement est sauvegardé sous forme de nouvelle version, donc il n’est plus nécessaire d’envoyer des brouillons par email. Toute l’équipe travaille toujours sur le document principal.

Gérer des images et des vidéos

En plus des documents, les ECM comme Dokmee gèrent aussi les versions et les métadonnées de vos contenus créatifs et marketing. Par exemple, vous pouvez :

• Contrôlez les versions des créations : Assurez-vous que votre équipe marketing utilise toujours le dernier logo ou la dernière création publicitaire approuvés.
• Étiqueter et organiser les médias : Ajoutez des métadonnées personnalisées aux images et aux vidéos, afin de faciliter les recherches par campagne, par produit ou par date.
• Gérer les supports de formation : Organisez et mettez à jour vos supports de formation vidéo et vos guides pédagogiques.

Maintenant que vous savez ce qu’il est possible de modifier, voyons comment cela se passe concrètement.

Comment Dokmee se compare-t-il à M-Files ou Laserfiche ?

Des plateformes comme M-Files et Laserfiche proposent de nombreuses fonctionnalités, mais Dokmee se démarque grâce à son intégration simple avec Microsoft 365 et sa facilité d’utilisation. Voici les principales différences entre ces trois solutions :

Caractéristiques	Dokmee	M-File	Laserfiche
Prix de départ	Sur la base d’un devis	Sur la base d’un devis	50$/utilisateur/mois (Starter)
Intégration de Microsoft 365	Transparent et intuitif. Edition native de Word/Excel. Formation minimale requise.	Bonne intégration disponible.	Capacités d’intégration limitées.
Facilité d’utilisation	Convivialité exceptionnelle. Formation minimale requise, interface intuitive.	Courbe d’apprentissage modérée, peut être complexe à mettre en place.	Courbe d’apprentissage plus prononcée, interface plus complexe.
Configuration et mise en œuvre	Une installation simple. Déploiement rapide avec une configuration simple.	Configuration complexe signalée par les utilisateurs.	Processus de mise en œuvre complexe.
Gestion des contenus multimédias	Gestion avancée des médias. Gestion des ressources multimédias avec des champs de données personnalisés.	Gestion standard des documents.	Gestion standard des documents avec prise en charge de certains médias.
Capture et numérisation de documents	OCR avancé. Convertit les documents en fichiers électroniques consultables avec des options de capture de données.	Solides capacités de numérisation des documents.	Solides capacités de numérisation et d’OCR.
Automatisation des flux de travail	Routage des documents basé sur des règles. Création facile de flux de travail avec des processus automatisés.	Capacités avancées en matière de flux de travail.	Automatisation du flux de travail par l’IA.
Caractéristiques de sécurité	Sécurité de niveau entreprise. Contrôles d’accès multi-utilisateurs, restrictions de fichiers, journaux d’audit.	Des caractéristiques de sécurité solides.	Sécurité au niveau de l’entreprise.
Évolutivité	Hautement évolutif. S’adapte à tous les modèles d’entreprise, des petites entreprises aux grandes.	Hautement évolutif pour les grandes entreprises.	Évolutivité axée sur l’entreprise.
Capacités de recherche	Possibilité de recherche dans le texte. Fonctionnalité avancée d’indexation et de recherche de documents.	Système de recherche basé sur les métadonnées.	Recherche avancée avec des capacités d’intelligence artificielle.
Soutien à la clientèle	Excellent service à la clientèle et équipe d’assistance très appréciée.	Bonne assistance à la clientèle.	Soutien standard aux entreprises.
Marché cible	Polyvalent. Petites et grandes entreprises, en particulier les équipes marketing/créatives.	Principalement les grandes entreprises.	Grandes entreprises et administrations.

Les 4 étapes du processus d’édition sécurisée dans un DMS

Voyons comment vous pouvez éditer vos documents dans un DMS en utilisant Dokmee comme exemple.

Le flux de travail de Dokmee est à la fois puissant et facile à utiliser. L’édition sécurisée devient une routine pour votre équipe et remplace les processus compliqués par une méthode simple et traçable.

Étape 1 : Trouver et extraire votre document en toute sécurité

Commencez par naviguer vers le dépôt centralisé de Dokmee.

Ici, vous pouvez utiliser la fonction « recherche avancée » pour trouver instantanément le document dont vous avez besoin. Lorsque vous êtes prêt à éditer, vous effectuez un « check-out ».

L’extraction verrouille le document et empêche d’autres personnes de faire des modifications en même temps. Cette étape simple garantit un bon contrôle des versions : personne ne peut écraser le travail d’un collègue ou modifier une version dépassée.

Étape 2 : Modifier avec les outils intégrés

Une fois que le document est extrait, il s’ouvre directement dans l’interface de Dokmee grâce à l’intégration de Microsoft 365. Vous voyez le ruban familier de Word, Excel ou PowerPoint et vous pouvez apporter vos modifications comme vous l’avez toujours fait.

La différence, c’est que le document reste toujours dans l’environnement sécurisé de Dokmee. Vous n’avez pas besoin de le télécharger sur votre ordinateur, ni d’ouvrir une autre application ou de passer par un éditeur en ligne.

Comme vous ne changez plus d’application, les risques de sécurité liés à la dispersion des fichiers sensibles sont fortement réduits.

Étape 3 : Sauvegarde avec version automatique et commentaires

Quand vous faites des modifications et cliquez sur « Enregistrer », le système de Dokmee gère automatiquement les versions en arrière-plan. Il ne remplace pas l’ancien fichier, mais crée une nouvelle version à chaque fois.

Vous pouvez aussi ajouter un court commentaire pour résumer vos changements. Cela crée un historique clair du document, ce qui aide à suivre l’avancement du projet et à comprendre pourquoi certaines modifications ont été faites.

Étape 4 : Créer une piste d’audit

Lorsque vos modifications sont terminées, vous « enregistrez » le document. Cette action enregistre la version finale et déverrouille le fichier. Les autres membres de l’équipe peuvent désormais le consulter ou le vérifier.

Cette dernière étape renforce la conformité et la sécurité de vos documents.

Un responsable ou un administrateur peut désormais consulter la piste d’audit complète et horodatée du document. Ce journal indique exactement qui a consulté le document, quand il l’a consulté et les commentaires associés à ses modifications.

Ce processus d’archivage renforce aussi la sécurité de votre système. Une fois le document sécurisé, les responsables peuvent facilement appliquer des autorisations précises, comme lecture seule, impression limitée ou ajout de filigrane, selon les besoins des utilisateurs ou des services.

En résumé, vous avez un historique complet et sécurisé du document, ainsi qu’un contrôle précis sur qui peut le voir, ce qui répond aux exigences des audits réglementaires.

Les avantages d’un flux de travail intégré

Ce flux de travail simplifié aide votre organisation et règle les problèmes causés par des processus d’édition séparés.

Augmenter la productivité en réduisant les erreurs

En supprimant le besoin de changer d’application, votre équipe gagne du temps sur la recherche de fichiers et la gestion des versions. C’est une solution concrète pour les équipes au quotidien, par exemple :

En ce qui concerne les conseils en matière de logiciels, Ruggero, employé d’une entreprise de taille moyenne, a déclaré :

« Mon expérience avec Dokmee ECM a été excellente. Le logiciel nous a permis de travailler efficacement à distance sur différents projets en tant que membres d’une organisation, grâce à la facilité d’accès aux fichiers et au téléchargement des documents de recherche. »

Ce sentiment est partagé par Jared, qui travaille dans une entreprise automobile de plus de 10 000 employés. Il a déclaré :

« Le fait de pouvoir numériser et stocker tous mes documents importants en un seul endroit m’a fait gagner beaucoup de temps et m’a permis d’être plus organisé. J’ai également constaté une plus grande collaboration et une meilleure communication au sein de mon équipe […]. En outre, la sécurité des documents a été considérablement améliorée […] »

Ce système assure que chacun travaille sur la version la plus récente du document, ce qui limite les erreurs coûteuses et évite de refaire du travail à cause d’informations obsolètes.

Simplifier les audits et garantir la conformité

Le versionnage automatique et la piste d’audit créent un historique fiable de chaque action sur un document. Cela rend la préparation des audits beaucoup plus simple et moins stressante.

Nos clients soulignent que la « capacité à suivre n’importe quel document à n’importe quel moment » est un avantage considérable. Si votre organisation opère dans un secteur réglementé, cela signifie que vous pouvez instantanément prouver qui a effectué quelles modifications et quand, ce qui rend le respect des obligations de conformité plus simple et moins stressant.

Centraliser la sécurité et combler les lacunes

Pour protéger vos informations sensibles, il est préférable de garder tous vos documents et modifications dans un environnement sécurisé.

Ce système évite les failles de sécurité qui apparaissent quand des employés mettent des données sensibles sur des plateformes gratuites et non vérifiées.

Permettre une collaboration sécurisée à distance et hybride

Pour les équipes hybrides d’aujourd’hui, ce modèle centralisé est une vraie solution.

L’accès basé sur le cloud et les autorisations basées sur les rôles de Dokmee garantissent que vos employés peuvent éditer et collaborer sur des documents en toute sécurité depuis n’importe quel endroit ou appareil, sans compromettre les données de l’entreprise.

Chaque action est enregistrée et la gouvernance reste assurée, peu importe où travaille votre équipe.

Modifiez vos documents en un seul endroit avec Dokmee

Prêt à simplifier la manière dont votre organisation édite et gère les documents ?

Un système intégré de gestion des documents change votre façon de travailler : vous passez d’un processus compliqué et risqué à une gestion sécurisée, efficace et conforme, dans un seul environnement clair.

Découvrez comment le système de gestion de documents simple et évolutif de Dokmee peut faciliter le stockage, automatiser les tâches et renforcer la conformité, tout en gardant vos données sécurisées et accessibles.

Essayez gratuitement dès aujourd’hui et découvrez comme il est simple de gérer vos documents avec Dokmee.

Démarrer avec Dokmee

Foire aux questions (FAQ)

1. Qu’est-ce que l’édition de documents ?

L’édition de documents est le processus qui consiste à apporter des modifications à un fichier, par exemple en modifiant le texte d’un document Word, en caviardant des informations dans un PDF ou en ajoutant des commentaires.

Dans un contexte professionnel, l’édition moderne s’effectue au sein d’un système sécurisé afin de suivre les modifications et de maintenir une source unique de vérité.

2. Puis-je modifier un document gratuitement ?

Il existe de nombreux outils en ligne gratuits, mais ils entraînent des coûts cachés pour les entreprises.

Ils créent de sérieux risques de sécurité lorsque vous téléchargez des données sensibles et entraînent un chaos dans le contrôle des versions.

Votre équipe peut perdre du temps à travailler sur des fichiers obsolètes lorsque vous les utilisez.

3. Comment modifier les documents ?

La méthode la plus courante consiste à télécharger un fichier et à utiliser des applications distinctes, mais cette méthode est inefficace et risquée.

La pratique commerciale recommandée consiste à utiliser un système intégré de gestion des documents (SGD).

Un SGD vous permet d’ouvrir, de modifier et d’enregistrer des documents en toute sécurité en un seul endroit. Il élimine la confusion des versions et les failles de sécurité.

4. Comment Dokmee peut-il savoir qui a apporté des modifications à un document ?

Dokmee conserve une piste d’audit complète et détaillée pour chaque document.

Ce journal retrace chaque action, y compris la consultation, la modification, l’impression ou le partage d’un fichier, avec un horodatage, ce qui permet de créer un historique complet et inaltérable à des fins de conformité et de responsabilisation.

5. Puis-je éditer des documents Word et Excel dans Dokmee ?

Oui. Dokmee s’intègre parfaitement à Microsoft 365.

Vous pouvez modifier des documents Word, Excel et PowerPoint en temps réel directement dans la plateforme, tandis que le système gère automatiquement le contrôle des versions en arrière-plan.