Saviez-vous que plus de 40 % des activités commerciales dépendent de l’exactitude de vos documents ?

Si vous ne disposez pas du système de gestion documentaire idéal, il y a de fortes chances que vous perdiez encore des documents, que vous oubliiez des tâches importantes et que vous perdiez du temps à retrouver des fichiers.

Si vous envisagez d’adopter DocuWare pour la gestion des documents de votre entreprise, lisez cet examen de DocuWare pour savoir s’il peut vous être utile ou si vous perdez du temps et de l’argent.

Qu’est-ce que DocuWare ?

DocuWare est actuellement l’un des systèmes de gestion documentaire et des logiciels d’automatisation des flux de travail les plus populaires.

Il est devenu particulièrement populaire l’année dernière, en 2024, en raison de ses caractéristiques permettant d’accroître l’efficacité des organisations.

Il offre un stockage centralisé des documents, une GED basée sur le cloud et des modèles pour les flux de travail automatisés, parmi d’autres fonctionnalités utiles que nous aborderons plus loin.

DocuWare est un système de GEIDE utile pour les entreprises de toutes tailles. Cependant, certaines petites entreprises peuvent trouver les modules complémentaires contraignants, car les prix peuvent atteindre 100 $ par mois.

Bien qu’il offre de nombreuses fonctionnalités, les utilisateurs choisissent généralement DocuWare pour ses capacités de gestion des flux de travail, qui permettent d’approuver les factures, d’intégrer les employés, de gérer les contrats et d’assurer le suivi de la conformité.

DocuWare s’attache également à maintenir des mesures de sécurité pour protéger vos documents, telles que le contrôle d’accès basé sur les rôles, les pistes d’audit, le versionnage des documents et les signatures numériques sécurisées.

Dans l’ensemble, DocuWare offre de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de gérer vos documents de manière plus efficace.

Cependant, même s’il s’agit du DMS le plus populaire, ce n’est certainement pas le seul et il existe peut-être un autre outil mieux adapté à vos besoins.

Dans cet article, nous examinerons les fonctionnalités de DocuWare de manière objective, mais nous analyserons également les commentaires des utilisateurs réels.

Où pouvez-vous mettre en œuvre DocuWare ?

DocuWare offre une grande souplesse de mise en œuvre, ce qui signifie que vous pouvez décider de l’endroit et de la manière dont vous souhaitez déployer vos documents.

DocuWare dispose d’un système de GEIDE basé sur l’informatique dématérialisée, appelé DocuWare Cloud. Ce logiciel est entièrement déployé en ligne et vous pouvez accéder aux documents et aux flux de travail à tout moment et en tout lieu.

Ce produit offre la gestion des documents, les formulaires électroniques, l’indexation intelligente et le gestionnaire de flux de travail.

DocuWare Cloud comporte 4 niveaux qui varient en fonction du nombre d’utilisateurs et du volume de documents que vous souhaitez inclure dans votre plan. La tarification n’est pas divulguée pour le moment.

Si vous gérez des documents plus sensibles ou si vous appartenez à des secteurs hautement réglementés tels que la santé, la finance ou le droit, vous pouvez également opter pour un déploiement sur site ou hybride.

Cependant, avec ce modèle, vous devrez acheter des licences supplémentaires pour les formulaires électroniques, l’indexation intelligente, la lecture de codes-barres, la synchronisation des données, l’application mobile, les intégrations avancées et la gestion des tâches et des flux de travail.

Par conséquent, si vous disposez d’un budget serré, le déploiement sur site risque de peser lourd sur les finances de votre organisation.

DocuWare Workflow Manager

La principale fonctionnalité de DocuWare est son gestionnaire de flux de travail.

Vous pouvez créer des flux de travail à l’aide de l’éditeur par glisser-déposer pour définir chaque étape du processus de votre document. Vous pouvez définir si ces actions sont automatisées ou si elles nécessitent une action manuelle de la part d’un membre de l’équipe.

Le gestionnaire de flux de travail permet d’utiliser les métadonnées et les champs des documents pour acheminer les fichiers.

En outre, vous pouvez fixer des délais pour chaque tâche afin de vous assurer que chaque étape du processus est achevée au bon moment.

Vous pouvez personnaliser les flux de travail pour des tâches telles que l’approbation des factures, l’acheminement des contacts, l’intégration des employés ou le traitement des bons de commande, par exemple.

Gestionnaire de tâches

Le gestionnaire de tâches DocuWare permet d’organiser et de visualiser toutes les tâches. Il permet d’automatiser les listes grâce à des notifications personnalisées par courrier électronique.

Il s’agit essentiellement d’un tableau de bord centralisé pour les tâches en attente.

Cette fonctionnalité de DocuWare convient parfaitement aux entreprises dont plusieurs équipes doivent travailler ensemble. En particulier celles qui emploient des travailleurs à distance.

Vous pouvez automatiser les notifications, de sorte que dès qu’un document est disponible, les membres de l’équipe reçoivent un courriel contenant un lien direct vers le fichier ou le document en question. Par exemple, pour les fichiers de paie, les mises à jour de contrats ou les bons de livraison.

Le gestionnaire de tâches DocuWare affiche les documents importants, les échéances et les tâches mises à jour.

Cela permet également au manager d’avoir une visibilité totale sur les progrès de l’équipe et la répartition de la charge de travail, afin d’assurer la collaboration et la responsabilisation.

Pour l’expliquer à l’aide d’un exemple pratique, votre équipe RH peut recevoir les CV dès qu’ils sont soumis, mais les responsables de service recevront une notification lorsque le candidat aura franchi la première étape d’approbation.

Fonctionnalités de la gestion des documents

Nous avons analysé deux des fonctionnalités les plus populaires de DocuWare. Nous allons maintenant nous pencher sur les fonctions de GEIDE qui permettent de gérer vos documents, plutôt que des tâches.

• Indexation intelligente et recherche en texte intégral

Comme tous les systèmes de GEIDE ou d’ECM, DocuWare peut stocker vos documents dans des fichiers et les organiser à l’aide de balises de métadonnées et d’une indexation avancée.

DocuWare convertit automatiquement le contenu des documents en termes indexables.

Cela vous permet d’organiser vos documents et de les retrouver plus rapidement, ce qui signifie que votre équipe passe moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à prendre des décisions sur la base de ces informations.

Bien que DocuWare dispose d’une indexation performante basée sur l’IA et qu’il comprenne l’extraction de données et la reconnaissance de l’écriture manuscrite basées sur l’IA, il n’inclut pas de technologie native de capture avancée de documents ou d’OCR.

Cela signifie que vous devrez intégrer des outils tiers pour extraire et numériser les informations des documents scannés ou des factures, ou le faire manuellement.

Si vous gérez de grandes quantités de documents papier, c’est un élément à prendre en considération.

• Gestion sécurisée des documents

DocuWare offre également des fonctionnalités telles que le contrôle d’accès basé sur les rôles, les pistes d’audit et la gestion des versions de documents, afin de garantir la protection de vos informations sensibles tout en les rendant accessibles aux utilisateurs autorisés, tout en évitant les failles de sécurité.

Si vous travaillez dans un secteur réglementé, DocuWare prend en charge la conformité aux normes GDPR, HIPAA et autres.

Vous pouvez également signer et modifier vos documents directement à partir de l’application afin d’éviter de déplacer les documents d’un outil à l’autre et de sauvegarder ces actions dans les pistes d’audit.

• Traitement intelligent des documents (IDP), fractionnement et classification

L’IDP de DocuWare sépare automatiquement les numérisations de lots en documents individuels, ce qui est utile si vous devez traiter un grand nombre de factures, de contrats ou de formulaires.

Cette fonction élimine la nécessité d’un tri manuel et réduit les erreurs.

En outre, la classification IDP identifie automatiquement les types de documents et les stocke dans le bon dossier.

• Importation de documents et intégration du courrier électronique

Les fonctions d’importation de fichiers de DocuWare récupèrent les documents des courriers électroniques ou d’autres dossiers numériques et les indexent automatiquement pour les stocker dans le dossier approprié.

DocuWare vous permet d’importer vos documents directement à partir d’outils de productivité tels que Microsoft Office. Au lieu d’enregistrer et de télécharger manuellement les fichiers, vous pouvez les envoyer directement dans vos armoires, ce qui facilite la capture des contrats, des propositions, des rapports ou de tout autre contenu créé par votre équipe.

Les e-mails et les pièces jointes peuvent être capturés automatiquement et stockés avec d’autres contenus professionnels, ce qui permet d’éviter que les correspondances importantes ne se perdent dans les boîtes de réception personnelles.

De plus, DocuWare s’intègre à Microsoft Teams, ce qui permet d’archiver en toute sécurité les documents partagés dans les espaces de discussion ou de collaboration.

• Formulaires DocuWare

Enfin, DocuWare vous permet de créer des formulaires en ligne avec une interface sans code, par glisser-déposer.

Dans ces formulaires, vous pouvez inclure des zones de texte, des menus déroulants, des cases à cocher, des entrées de calendrier et des fichiers à télécharger. Cela vous aidera à capturer exactement les informations dont vous avez besoin pour vos flux de travail.

Vous pouvez décider quels champs sont obligatoires, ajuster les étiquettes et le positionnement, et structurer le formulaire en fonction des besoins de votre entreprise. Cette approche en libre-service permet à des services tels que les RH, les finances ou les ventes de créer rapidement leurs propres formulaires.

Une fois le formulaire créé, vous pouvez générer une URL sécurisée pour le distribuer comme vous le souhaitez et à qui vous le souhaitez. Vous pouvez optimiser vos formulaires pour les appareils mobiles afin de garantir que votre public puisse les remplir à tout moment.

Les formulaires envoyés sont stockés dans DocuWare, indexés et acheminés vers les flux de travail appropriés.

Remarque : ces fonctions ne sont pas les seules que vous pouvez trouver dans DocuWare, nous avons simplement rassemblé les plus utiles dans cet article.

Avis des utilisateurs

Venons-en à l’essentiel de cet article : Ce que les utilisateurs réels ont à dire sur DocuWare.

Notations ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5 | Gartner 4.6/5

La plupart des utilisateurs utilisent DocuWare pour maintenir la collaboration et l’efficacité lorsque les membres de l’équipe travaillent à distance, grâce à la GEIDE en nuage.

En outre, grâce à ses fonctions d’importation, il constitue un bon choix pour les équipes qui mettent en place un nouveau système basé sur le papier ou qui migrent à partir d’autres solutions de stockage numérique.

Les utilisateurs considèrent également que DocuWare dispose d’une interface claire, mais si vous n’avez jamais utilisé de GEIDE auparavant, vous aurez besoin d’aide.

Voici quelques exemples d’avis d’utilisateurs :

Pour

• Les utilisateurs ont tendance à utiliser beaucoup les formulaires électroniques
• Accès permanent à tous les dossiers
• Automatisation utile du flux de travail
• Navigation facile
• Des intégrations fortes

Cons

• Courbe d’apprentissage élevée
• Les fichiers journaux peuvent se bloquer lorsqu’ils sont trop volumineux
• Les barèmes de prix sont trop élevés
• L’application mobile n’offre pas d’accès hors ligne
• Service clientèle peu réactif

DocuWare contre Dokmee

Bien que DocuWare soit un choix judicieux et populaire, d’autres outils comme Dokmee peuvent être mieux adaptés à votre entreprise.

Dokmee et DocuWare sont tous deux des systèmes de GEIDE et d’ECM, mais ils se distinguent par leur flexibilité, leur personnalisation et le niveau d’assistance offert aux utilisateurs finaux.

Si les deux plates-formes offrent de solides outils de gestion documentaire et d’automatisation des flux de travail, Dokmee propose des fonctions de capture de documents, d’OCR et de sécurité basées sur les rôles plus performantes.

DocuWare, quant à lui, se concentre sur la collaboration en équipe et la gestion des tâches, mais offre moins de possibilités de personnalisation et de réactivité en matière de service à la clientèle.

DocuWare comprend un générateur de flux de travail convivial conçu pour l’automatisation directe des processus d’approbation, de l’acheminement des documents et de la gestion des tâches. Dokmee, quant à lui, propose à la fois un générateur de flux de travail standard et un moteur de flux de travail technique plus avancé.

Cela permet aux organisations disposant d’une expertise informatique de concevoir des flux de travail complexes et à grande échelle, adaptés à des processus d’entreprise très spécifiques.

Dokmee offre également des options étendues pour l’attribution de rôles et d’autorisations, qui peuvent être personnalisées à des niveaux très granulaires. Cette flexibilité permet de se conformer aux réglementations sectorielles et de renforcer la sécurité des documents.

En outre, les formulaires DocuWare sont faciles à concevoir et à intégrer dans les flux de travail, mais leur personnalisation et leur adaptabilité sont quelque peu limitées.

Les formulaires Dokmee, quant à eux, offrent une plus grande souplesse dans la conception et la saisie des données, ce qui permet de répondre à un plus grand nombre de cas d’utilisation et d’expériences utilisateur.

Dans ce tableau, vous trouverez d’autres différences entre les deux outils !

Fonctionnalité	Dokmee	DocuWare
Créateur de flux de travail	Bâtisseur standard + avancé/technique ; peut concevoir des flux de travail complexes avec l’aide du service informatique ou de l’équipe Dokmee.	Constructeur simple et convivial axé sur l’acheminement et les approbations de base
Capture de documents et OCR	Capacités de capture et d’OCR intégrées pour l’indexation et l’extraction de données automatisées	Absence d’OCR en natif ; nécessite des intégrations tierces
Rôles et autorisations	Attribution de rôles granulaires et hautement personnalisables pour la conformité et la sécurité	Accès basé sur le rôle disponible mais moins flexible
Formulaires	Formulaires flexibles et personnalisables pour divers cas d’utilisation en entreprise	Des formulaires faciles à utiliser mais une personnalisation limitée
Service clientèle	Soutien réactif, proactif et pratique (aide à la mise en place de flux de travail)	Selon les avis des utilisateurs, le système ne répond pas ou est lent.
Personnalisation	Forte capacité d’adaptation à des processus commerciaux complexes	Plus rigide, moins adaptable à une personnalisation poussée
Meilleure adéquation pour	Organisations ayant besoin de conformité, de flux de travail avancés et d’OCR	Les entreprises à la recherche de simplicité et de flux de travail prêts à l’emploi

DocuWare est-il la solution idéale pour vous ?

DocuWare est un choix solide avec de nombreuses fonctionnalités et capacités qui peuvent vous aider à gérer vos documents et à simplifier la collaboration entre les équipes.

Cependant, si vous recherchez les meilleures mesures de sécurité, des flux de travail avancés, l’OCR et une solution ECM, vous pouvez envisager de contacter Dokmee dès maintenant.

Si vous hésitez encore, n’hésitez pas à consulter les 10 meilleurs logiciels DMS actuellement disponibles.