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Dokmee vs DocuWare: Comparação dos Melhores Sistemas de Gestão Documental

Escolher a ferramenta que gerenciará a base da sua organização (os seus documentos) é uma decisão importante.

Ao escolher seu DMS (Sistema de Gerenciamento de Documentos), uma pergunta inevitável surge: Dokmee ou DocuWare?

Vamos te ajudar a analisar os recursos mais importantes e como escolher o melhor sistema de gestão documental.

O que é o Dokmee?

O Dokmee oferece soluções robustas de DMS e ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial).

O DMS do Dokmee é um sistema seguro de gestão documental que permite armazenar, gerenciar e acessar todos os seus documentos digitais.

É o sistema ideal para empresas que desejam migrar de um sistema baseado em papel, mas que não querem investir muito ou não precisam de recursos muito avançados.

A precificação modular do Dokmee garante que você pague apenas pelo que realmente necessita.

O Dokmee ajuda a aumentar a produtividade enquanto protege os documentos com trilhas de auditoria avançadas e controles de segurança.

Se você busca uma solução mais completa, pode experimentar o Dokmee ECM, que também armazena seus documentos, mas vai além da simples gestão documental.

Com o Dokmee ECM, você obtém fluxos de trabalho automatizados avançados (personalizáveis conforme suas necessidades) e indexação por metadados para garantir que seus documentos estejam sempre à mão.

É ideal para grandes empresas que lidam com volumes elevados de documentos. É uma solução escalável com integrações poderosas.

Em ambos os casos, o Dokmee oferece armários de arquivos centralizados para armazenar documentos, com busca fácil e acesso baseado em permissões — um recurso essencial para empresas com grande volume documental.

O Dokmee está disponível tanto como uma solução local quanto baseada na nuvem, oferecendo flexibilidade de implantação conforme as necessidades específicas do negócio.

O sistema é projetado para organizações de todos os tamanhos, especialmente nos setores jurídico, saúde, financeiro, educacional, industrial e governamental.

É particularmente benéfico para empresas que exigem controle rigoroso de documentos, como aquelas que precisam estar em conformidade com HIPAA, GDPR, SOX ou outras normas regulatórias.

O que é o DocuWare?

O DocuWare é uma das plataformas de gestão documental e automação de fluxos de trabalho mais populares do mercado.

Oferece recursos de captura, indexação, arquivamento e recuperação de documentos, além de facilitar a colaboração entre equipes.

Inclui funcionalidades como indexação inteligente, controle de acesso baseado em função, controle de versões, trilhas de auditoria e integração com aplicativos empresariais como Microsoft Office e sistemas ERP.

Além disso, permite automação de processos para tarefas como aprovações, processamento de faturas e roteamento de documentos.

Por não oferecer recursos mais avançados de ECM, o DocuWare é mais adequado para pequenas e médias empresas.

Assim como o Dokmee, você pode escolher como deseja implantar a solução: na nuvem, localmente ou em um modelo híbrido, para melhor atender às suas exigências de segurança.

O DocuWare é voltado para equipes de finanças, recursos humanos e qualidade.

Seus casos de uso são diversos e abrangem diferentes áreas da empresa.

Dokmee vs DocuWare

Tanto o Dokmee quanto o DocuWare oferecem recursos importantes para qualquer sistema de gestão documental, por isso a escolha entre os dois pode ser desafiadora.

Abaixo está uma comparação rápida:

Recurso Dokmee DocuWare
Tipo de solução DMS, ECM, automação de fluxos e captura automatizada DMS e automação de fluxos
Automação de fluxos Designer visual integrado com trilhas de auditoria Automação robusta com modelos predefinidos
Captura de documentos OCR avançado, reconhecimento de código de barras, digitalização em lote Indexação inteligente, arquivamento automático
Implantação Local e na nuvem Principalmente na nuvem, com opção local
Velocidade de implantação Rápida para ambos os modelos Rápida na nuvem, mais demorada localmente
Interface do usuário Intuitiva, personalizável e multilíngue Interface moderna, focada em automação
Integrações Microsoft 365, SAP, QuickBooks, Dropbox e API personalizada Microsoft 365, SAP, Salesforce, QuickBooks e mais
Personalização e marca Opções de marca branca, módulos personalizados, ajuste da UI Personalização limitada da interface
Modelo de preços Licenciamento flexível (por usuário ou funcionalidade) Baseado em assinatura, geralmente por usuário
Acesso móvel Aplicativos iOS e Android com acesso offline Aplicativos móveis nativos com integração de fluxo

Comparando as plataformas

Ambas oferecem funcionalidades poderosas, mas atendem a necessidades e prioridades diferentes.

A maior diferença: Dokmee oferece uma solução ECM, enquanto o DocuWare foca em DMS e fluxos de trabalho.

Além disso, o Dokmee permite implantações mais personalizadas — ideal para organizações que precisam de soluções híbridas ou na nuvem, enquanto o DocuWare tende a priorizar ambientes locais.

Interface (UI/UX)

O Dokmee oferece uma interface limpa, intuitiva e com forte foco na experiência do usuário. Permite ampla personalização para se adequar à identidade visual e aos fluxos da organização.

Suporte multilíngue e opções de marca branca tornam o sistema ideal para empresas com operações globais.

Já o DocuWare também oferece uma interface moderna e simples, mas com menos flexibilidade em termos de personalização.

Indexação

O Dokmee oferece ferramentas avançadas de indexação baseadas em metadados, permitindo que os usuários etiquetem, classifiquem e recuperem documentos com precisão.

Ele também ajuda no cumprimento de normas regulatórias por meio de convenções de nomenclatura, políticas de retenção e acesso baseado em funções.

O DocuWare também usa indexação inteligente e campos de metadados, mas se baseia mais em modelos automáticos do que em estruturas personalizadas.

Captura

A captura documental é essencial, especialmente ao migrar de sistemas em papel.

O Dokmee oferece o Dokmee Capture, uma solução independente de digitalização em alto volume com:

  • OCR avançado

  • Reconhecimento de código de barras

  • Captura zonal

  • Processamento em lote

  • Indexação automática ("magic indexing")

  • Scripts personalizados

  • Ferramentas de relatório

O DocuWare possui recursos inteligentes de captura, mas não oferece um mecanismo de captura separado — o que pode limitar a escalabilidade em projetos maiores de digitalização.

Além disso, não inclui OCR avançado, que está disponível no Dokmee.

Integrações

Ambas as plataformas integram-se com ferramentas populares como Microsoft 365, SAP e QuickBooks.

No entanto, o Dokmee oferece maior flexibilidade via API, permitindo integrações personalizadas com sistemas específicos do setor.

O DocuWare também oferece integrações importantes, mas prioriza plugins padronizados.

Construtor de Workflows

Os fluxos de trabalho documentais garantem colaboração eficiente, rastreabilidade e responsabilidade em cada etapa.

O Dokmee possui um editor visual de arrastar e soltar, permitindo criar fluxos de processos complexos sem programação.

Você também pode contar com a equipe do Dokmee para criar e configurar os fluxos conforme suas necessidades, reduzindo o tempo de testes e retrabalho.

O DocuWare também é voltado para automação de workflows, com construção e implantação fáceis — porém a personalização é mais limitada, pois depende de modelos prontos.

Segurança

Em termos de segurança documental, ambas as plataformas protegem arquivos sensíveis. No entanto, o Dokmee oferece mais controle sobre funções e permissões.

É possível configurar acessos altamente específicos: leitura, impressão, edição, envio por e-mail, download e mais.

Outros recursos incluem:

  • Segurança por documento e por pasta

  • Restrições por usuário

  • Marcas d’água opcionais

O DocuWare também oferece controle por função, mas de forma mais padronizada, com menos granularidade.

Ambas oferecem trilhas de auditoria completas, registrando ações como visualização, edição, exclusão e aprovação.

O Dokmee se destaca com:

  • Relatórios em tempo real

  • Exportação de logs

  • Ferramentas administrativas integradas

DocuWare mantém registros sólidos, mas o Dokmee oferece maior flexibilidade de análise.

Como escolher entre Dokmee e DocuWare?

No final, a escolha depende das necessidades específicas do seu negócio.

Avalie a natureza dos seus documentos, os requisitos legais e operacionais, e escolha o sistema que melhor se adapta a essas exigências.

Se você procura uma solução escalável, altamente personalizável, com recursos avançados de ECM e módulos opcionais, o Dokmee é a melhor escolha.

Ainda está na fase de pesquisa? Temos uma lista com os 10 melhores DMS do mercado para te ajudar.

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