Escolher a ferramenta que gerenciará a base da sua organização (os seus documentos) é uma decisão importante.
Ao escolher seu DMS (Sistema de Gerenciamento de Documentos), uma pergunta inevitável surge: Dokmee ou DocuWare?
Vamos te ajudar a analisar os recursos mais importantes e como escolher o melhor sistema de gestão documental.
O que é o Dokmee?
O Dokmee oferece soluções robustas de DMS e ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial).
O DMS do Dokmee é um sistema seguro de gestão documental que permite armazenar, gerenciar e acessar todos os seus documentos digitais.
É o sistema ideal para empresas que desejam migrar de um sistema baseado em papel, mas que não querem investir muito ou não precisam de recursos muito avançados.
A precificação modular do Dokmee garante que você pague apenas pelo que realmente necessita.
O Dokmee ajuda a aumentar a produtividade enquanto protege os documentos com trilhas de auditoria avançadas e controles de segurança.
Se você busca uma solução mais completa, pode experimentar o Dokmee ECM, que também armazena seus documentos, mas vai além da simples gestão documental.
Com o Dokmee ECM, você obtém fluxos de trabalho automatizados avançados (personalizáveis conforme suas necessidades) e indexação por metadados para garantir que seus documentos estejam sempre à mão.
É ideal para grandes empresas que lidam com volumes elevados de documentos. É uma solução escalável com integrações poderosas.
Em ambos os casos, o Dokmee oferece armários de arquivos centralizados para armazenar documentos, com busca fácil e acesso baseado em permissões — um recurso essencial para empresas com grande volume documental.
O Dokmee está disponível tanto como uma solução local quanto baseada na nuvem, oferecendo flexibilidade de implantação conforme as necessidades específicas do negócio.
O sistema é projetado para organizações de todos os tamanhos, especialmente nos setores jurídico, saúde, financeiro, educacional, industrial e governamental.
É particularmente benéfico para empresas que exigem controle rigoroso de documentos, como aquelas que precisam estar em conformidade com HIPAA, GDPR, SOX ou outras normas regulatórias.
O que é o DocuWare?
O DocuWare é uma das plataformas de gestão documental e automação de fluxos de trabalho mais populares do mercado.
Oferece recursos de captura, indexação, arquivamento e recuperação de documentos, além de facilitar a colaboração entre equipes.
Inclui funcionalidades como indexação inteligente, controle de acesso baseado em função, controle de versões, trilhas de auditoria e integração com aplicativos empresariais como Microsoft Office e sistemas ERP.
Além disso, permite automação de processos para tarefas como aprovações, processamento de faturas e roteamento de documentos.
Por não oferecer recursos mais avançados de ECM, o DocuWare é mais adequado para pequenas e médias empresas.
Assim como o Dokmee, você pode escolher como deseja implantar a solução: na nuvem, localmente ou em um modelo híbrido, para melhor atender às suas exigências de segurança.
O DocuWare é voltado para equipes de finanças, recursos humanos e qualidade.
Seus casos de uso são diversos e abrangem diferentes áreas da empresa.
Dokmee vs DocuWare
Tanto o Dokmee quanto o DocuWare oferecem recursos importantes para qualquer sistema de gestão documental, por isso a escolha entre os dois pode ser desafiadora.
Abaixo está uma comparação rápida:
| Recurso |
Dokmee |
DocuWare |
| Tipo de solução |
DMS, ECM, automação de fluxos e captura automatizada |
DMS e automação de fluxos |
| Automação de fluxos |
Designer visual integrado com trilhas de auditoria |
Automação robusta com modelos predefinidos |
| Captura de documentos |
OCR avançado, reconhecimento de código de barras, digitalização em lote |
Indexação inteligente, arquivamento automático |
| Implantação |
Local e na nuvem |
Principalmente na nuvem, com opção local |
| Velocidade de implantação |
Rápida para ambos os modelos |
Rápida na nuvem, mais demorada localmente |
| Interface do usuário |
Intuitiva, personalizável e multilíngue |
Interface moderna, focada em automação |
| Integrações |
Microsoft 365, SAP, QuickBooks, Dropbox e API personalizada |
Microsoft 365, SAP, Salesforce, QuickBooks e mais |
| Personalização e marca |
Opções de marca branca, módulos personalizados, ajuste da UI |
Personalização limitada da interface |
| Modelo de preços |
Licenciamento flexível (por usuário ou funcionalidade) |
Baseado em assinatura, geralmente por usuário |
| Acesso móvel |
Aplicativos iOS e Android com acesso offline |
Aplicativos móveis nativos com integração de fluxo |
Comparando as plataformas
Ambas oferecem funcionalidades poderosas, mas atendem a necessidades e prioridades diferentes.
A maior diferença: Dokmee oferece uma solução ECM, enquanto o DocuWare foca em DMS e fluxos de trabalho.
Além disso, o Dokmee permite implantações mais personalizadas — ideal para organizações que precisam de soluções híbridas ou na nuvem, enquanto o DocuWare tende a priorizar ambientes locais.
Interface (UI/UX)
O Dokmee oferece uma interface limpa, intuitiva e com forte foco na experiência do usuário. Permite ampla personalização para se adequar à identidade visual e aos fluxos da organização.
Suporte multilíngue e opções de marca branca tornam o sistema ideal para empresas com operações globais.
Já o DocuWare também oferece uma interface moderna e simples, mas com menos flexibilidade em termos de personalização.
Indexação
O Dokmee oferece ferramentas avançadas de indexação baseadas em metadados, permitindo que os usuários etiquetem, classifiquem e recuperem documentos com precisão.
Ele também ajuda no cumprimento de normas regulatórias por meio de convenções de nomenclatura, políticas de retenção e acesso baseado em funções.
O DocuWare também usa indexação inteligente e campos de metadados, mas se baseia mais em modelos automáticos do que em estruturas personalizadas.
Captura
A captura documental é essencial, especialmente ao migrar de sistemas em papel.
O Dokmee oferece o Dokmee Capture, uma solução independente de digitalização em alto volume com:
O DocuWare possui recursos inteligentes de captura, mas não oferece um mecanismo de captura separado — o que pode limitar a escalabilidade em projetos maiores de digitalização.
Além disso, não inclui OCR avançado, que está disponível no Dokmee.
Integrações
Ambas as plataformas integram-se com ferramentas populares como Microsoft 365, SAP e QuickBooks.
No entanto, o Dokmee oferece maior flexibilidade via API, permitindo integrações personalizadas com sistemas específicos do setor.
O DocuWare também oferece integrações importantes, mas prioriza plugins padronizados.
Construtor de Workflows
Os fluxos de trabalho documentais garantem colaboração eficiente, rastreabilidade e responsabilidade em cada etapa.
O Dokmee possui um editor visual de arrastar e soltar, permitindo criar fluxos de processos complexos sem programação.
Você também pode contar com a equipe do Dokmee para criar e configurar os fluxos conforme suas necessidades, reduzindo o tempo de testes e retrabalho.
O DocuWare também é voltado para automação de workflows, com construção e implantação fáceis — porém a personalização é mais limitada, pois depende de modelos prontos.
Segurança
Em termos de segurança documental, ambas as plataformas protegem arquivos sensíveis. No entanto, o Dokmee oferece mais controle sobre funções e permissões.
É possível configurar acessos altamente específicos: leitura, impressão, edição, envio por e-mail, download e mais.
Outros recursos incluem:
O DocuWare também oferece controle por função, mas de forma mais padronizada, com menos granularidade.
Ambas oferecem trilhas de auditoria completas, registrando ações como visualização, edição, exclusão e aprovação.
O Dokmee se destaca com:
DocuWare mantém registros sólidos, mas o Dokmee oferece maior flexibilidade de análise.
Como escolher entre Dokmee e DocuWare?
No final, a escolha depende das necessidades específicas do seu negócio.
Avalie a natureza dos seus documentos, os requisitos legais e operacionais, e escolha o sistema que melhor se adapta a essas exigências.
Se você procura uma solução escalável, altamente personalizável, com recursos avançados de ECM e módulos opcionais, o Dokmee é a melhor escolha.
Ainda está na fase de pesquisa? Temos uma lista com os 10 melhores DMS do mercado para te ajudar.
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