Um dos maiores desafios ao gerenciar documentos sensíveis é evitar qualquer risco de segurança.
Mas como fazer isso?
Simples: implemente uma política de retenção de arquivos sólida e um fluxo de trabalho no seu sistema de gestão documental.
O que é retenção de arquivos?
A retenção de arquivos é o processo de armazenar e gerenciar registros empresariais ao longo de seu ciclo de vida — incluindo criação, distribuição, armazenamento e arquivamento.
Esse processo permite que você acesse seus documentos para uso operacional, conformidade legal e referência histórica até sua eliminação ou destruição.
Exemplos de documentos mantidos sob retenção incluem arquivos de funcionários, registros fiscais, prontuários médicos, contratos, faturas, entre outros. Como você pode imaginar, a maioria desses documentos é sensível e deve atender a regulamentações como HIPAA, GDPR, SOX ou outras, dependendo do país.
Para garantir conformidade com normas de segurança, os documentos devem ser armazenados por um período de 3 a 7 anos, conforme sua natureza.
Por isso, ao criar uma política de retenção, é fundamental entender o tipo e a finalidade de seus documentos.
Exemplo por setor:
| Setor |
Período de retenção |
| Negócios em geral |
Aproximadamente 7 anos |
| Saúde |
7 a 10 anos para prontuários |
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30 anos para documentos trabalhistas |
| Governo |
Permanente para registros públicos |
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7 anos para arquivos de pessoal |
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+10 anos para registros de litígios |
| Indústria |
+3 anos para registros de manutenção |
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7 a 10 anos para inspeções |
| Imobiliário |
Permanente para escrituras e títulos |
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7 a 10 anos para contratos e laudos |
Políticas de retenção de arquivos
As políticas de retenção determinam por quanto tempo diferentes tipos de documentos devem ser mantidos e quando devem ser destruídos ou arquivados.
Elas ajudam as organizações a se manterem em conformidade com regulamentos federais, estaduais e setoriais, além de reduzir custos de armazenamento e minimizar riscos legais.
Uma política bem definida estabelece prazos por categoria de documento, define os departamentos responsáveis e determina métodos seguros para descarte. Também ajuda a evitar retenção excessiva, que pode gerar responsabilidades ou riscos desnecessários.
Você também pode automatizar essas políticas — mas vamos por partes.
Diretrizes por setor
As regras de retenção variam conforme a indústria (e também conforme o tipo de documento).
É essencial estar familiarizado com as normas aplicáveis ao seu setor e aos documentos que você gerencia.
Veja 5 setores como exemplo:
1. Indústria
Fabricantes devem manter documentação extensa para atender às normas de responsabilidade do produto e controle de qualidade.
Órgãos como FDA, OSHA e ISO exigem a retenção de registros de produção, resultados de testes e relatórios de segurança ambiental por longos períodos. Os prazos variam conforme a vida útil dos produtos ou equipamentos.
2. Saúde
No setor de saúde, manter prontuários, dados de faturamento e documentos de conformidade é essencial.
A HIPAA define requisitos mínimos nos EUA, mas leis estaduais variam. Por exemplo, registros de adultos são mantidos por cerca de 10 anos, e os de menores devem ser destruídos 10 anos após o 18º aniversário. No Reino Unido, registros de adultos são mantidos por 8 anos, e os pediátricos até os 25 anos.
As normas variam entre países e até entre estados nos EUA.
Profissionais da saúde devem também considerar riscos legais, auditorias e boas práticas médicas ao definir prazos de retenção.
3. Contabilidade e finanças
Departamentos financeiros devem manter registros contábeis e fiscais conforme diretrizes do IRS e normas como GAAP e SOX.
O foco está na auditabilidade, defesa legal e transparência.
Registros como relatórios de auditoria geralmente são mantidos permanentemente, enquanto outros, como folha de pagamento e declarações fiscais, têm prazos específicos de vários anos.
4. Governo e setor público
Órgãos públicos enfrentam exigências rigorosas de retenção por sua obrigação de garantir transparência e confiança pública.
Documentos como atas e decretos são mantidos permanentemente. Conformidade com a FOIA e outras leis de acesso requer documentação cuidadosa, políticas consistentes e arquivamento digital de longo prazo.
5. Imobiliário
Profissionais do setor imobiliário lidam com contratos, aluguéis, inspeções e documentos regulatórios.
Esses documentos têm implicações legais, então as políticas de retenção devem refletir tanto obrigações contratuais quanto normas do HUD, FHA ou agências estaduais.
Alguns documentos, como escrituras e títulos, devem ser armazenados permanentemente.
Boas práticas de retenção
Dicas para implementar políticas eficazes:
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Use trilhas de auditoria para rastrear acessos, edições e exclusões.
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Configure exclusão ou arquivamento automático com base no tipo de documento e prazo de retenção.
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Classifique os documentos de forma consistente.
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Revise e atualize o cronograma com apoio jurídico ou arquivista certificado.
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Ofereça treinamentos internos sobre o ciclo de vida documental e conformidade.
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Armazene arquivos críticos em um DMS seguro com automação integrada.
Como automatizar a retenção com o Dokmee
Como já dissemos, diferentes documentos e setores exigem diferentes prazos e normas — gerenciar isso manualmente é demorado e propenso a erros.
Com um Sistema de Gestão Documental (DMS) ou uma plataforma de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), você pode configurar fluxos de retenção automáticos que cuidam de todo o ciclo de vida dos documentos.
Esses fluxos garantem que os documentos sejam excluídos ou arquivados de forma segura após o prazo estipulado — sem trabalho manual.
Isso ajuda sua organização a se manter em conformidade, reduzir riscos e manter um ambiente digital organizado.
Fluxos funcionam com gatilhos automáticos (triggers). Uma vez iniciada uma ação, o processo avança automaticamente.
No Dokmee, você pode criar fluxos de duas maneiras:
Construtor gráfico
Permite montar o fluxo conectando nós que representam tarefas ou etapas.
É uma interface visual de arrastar e soltar.
Construtor lógico
Utiliza declarações AND/OR — requer conhecimento em lógica e programação.
Permite criar fluxos mais precisos com base em condições booleanas.
Exemplo 1: Exclusão automática – setor contábil
Suponha que o setor contábil lida com declarações de imposto anuais.
Segundo o IRS, devem ser retidas por pelo menos 7 anos. No Dokmee, é possível criar uma regra para a pasta "Documentos Fiscais".
Funcionamento do fluxo:
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Tipo: Declaração de imposto
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Metadados: Tipo de documento, ano, data de envio
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Regra: Reter por 7 anos após a data de envio
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Ação: Marcar automaticamente para exclusão
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Aprovação: Notificar o gestor de conformidade
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Ação final: Após aprovação, excluir e registrar na trilha de auditoria
Evita a retenção desnecessária de dados sensíveis, reduz riscos e economiza espaço.
Se houver auditoria, você terá um histórico rastreável demonstrando conformidade.
Exemplo 2: Arquivamento automático – clínica médica
Imagine uma clínica médica com milhares de prontuários.
Mesmo após o prazo legal (7–10 anos), o acesso pode ser necessário para fins clínicos ou jurídicos.
Em vez de excluir, a clínica opta por arquivar.
Configuração do fluxo no Dokmee:
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Tipo: Prontuário adulto
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Metadados: Nome do paciente, data da última consulta, tipo
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Regra: Marcar como inativo 8 anos após a última visita
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Ação: Mover para a pasta "Arquivados"
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Acesso: Restrito a oficiais de conformidade e equipe médica sênior
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Auditoria: Acessos e alterações registrados permanentemente
Isso garante conformidade com a HIPAA e permite continuidade do atendimento sem sobrecarregar as pastas ativas.
Retenção segura com o Dokmee
Os recursos de retenção de arquivos do Dokmee garantem que seus documentos sejam sempre armazenados, gerenciados e eliminados com segurança.
Com automação baseada em metadados, revisões programadas e ações finais seguras, os fluxos de retenção se tornam simples, consistentes e conformes.
Seja para mitigação de riscos legais ou acesso histórico, a automação assegura eficiência e tranquilidade.
Você também pode entrar em contato com o suporte do Dokmee para configurar fluxos avançados com gatilhos personalizados.