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O que é retenção de arquivos em um DMS e ECM?

Um dos maiores desafios ao gerenciar documentos sensíveis é evitar qualquer risco de segurança.

Mas como fazer isso?

Simples: implemente uma política de retenção de arquivos sólida e um fluxo de trabalho no seu sistema de gestão documental.

O que é retenção de arquivos?

A retenção de arquivos é o processo de armazenar e gerenciar registros empresariais ao longo de seu ciclo de vida — incluindo criação, distribuição, armazenamento e arquivamento.

Esse processo permite que você acesse seus documentos para uso operacional, conformidade legal e referência histórica até sua eliminação ou destruição.

Exemplos de documentos mantidos sob retenção incluem arquivos de funcionários, registros fiscais, prontuários médicos, contratos, faturas, entre outros. Como você pode imaginar, a maioria desses documentos é sensível e deve atender a regulamentações como HIPAA, GDPR, SOX ou outras, dependendo do país.

Para garantir conformidade com normas de segurança, os documentos devem ser armazenados por um período de 3 a 7 anos, conforme sua natureza.

Por isso, ao criar uma política de retenção, é fundamental entender o tipo e a finalidade de seus documentos.

Exemplo por setor:

Setor Período de retenção
Negócios em geral Aproximadamente 7 anos
Saúde 7 a 10 anos para prontuários
  30 anos para documentos trabalhistas
Governo Permanente para registros públicos
  7 anos para arquivos de pessoal
  +10 anos para registros de litígios
Indústria +3 anos para registros de manutenção
  7 a 10 anos para inspeções
Imobiliário Permanente para escrituras e títulos
  7 a 10 anos para contratos e laudos

Políticas de retenção de arquivos

As políticas de retenção determinam por quanto tempo diferentes tipos de documentos devem ser mantidos e quando devem ser destruídos ou arquivados.

Elas ajudam as organizações a se manterem em conformidade com regulamentos federais, estaduais e setoriais, além de reduzir custos de armazenamento e minimizar riscos legais.

Uma política bem definida estabelece prazos por categoria de documento, define os departamentos responsáveis e determina métodos seguros para descarte. Também ajuda a evitar retenção excessiva, que pode gerar responsabilidades ou riscos desnecessários.

Você também pode automatizar essas políticas — mas vamos por partes.

Diretrizes por setor

As regras de retenção variam conforme a indústria (e também conforme o tipo de documento).

É essencial estar familiarizado com as normas aplicáveis ao seu setor e aos documentos que você gerencia.

Veja 5 setores como exemplo:

1. Indústria

Fabricantes devem manter documentação extensa para atender às normas de responsabilidade do produto e controle de qualidade.

Órgãos como FDA, OSHA e ISO exigem a retenção de registros de produção, resultados de testes e relatórios de segurança ambiental por longos períodos. Os prazos variam conforme a vida útil dos produtos ou equipamentos.

2. Saúde

No setor de saúde, manter prontuários, dados de faturamento e documentos de conformidade é essencial.

A HIPAA define requisitos mínimos nos EUA, mas leis estaduais variam. Por exemplo, registros de adultos são mantidos por cerca de 10 anos, e os de menores devem ser destruídos 10 anos após o 18º aniversário. No Reino Unido, registros de adultos são mantidos por 8 anos, e os pediátricos até os 25 anos.

As normas variam entre países e até entre estados nos EUA.

Profissionais da saúde devem também considerar riscos legais, auditorias e boas práticas médicas ao definir prazos de retenção.

3. Contabilidade e finanças

Departamentos financeiros devem manter registros contábeis e fiscais conforme diretrizes do IRS e normas como GAAP e SOX.

O foco está na auditabilidade, defesa legal e transparência.

Registros como relatórios de auditoria geralmente são mantidos permanentemente, enquanto outros, como folha de pagamento e declarações fiscais, têm prazos específicos de vários anos.

4. Governo e setor público

Órgãos públicos enfrentam exigências rigorosas de retenção por sua obrigação de garantir transparência e confiança pública.

Documentos como atas e decretos são mantidos permanentemente. Conformidade com a FOIA e outras leis de acesso requer documentação cuidadosa, políticas consistentes e arquivamento digital de longo prazo.

5. Imobiliário

Profissionais do setor imobiliário lidam com contratos, aluguéis, inspeções e documentos regulatórios.

Esses documentos têm implicações legais, então as políticas de retenção devem refletir tanto obrigações contratuais quanto normas do HUD, FHA ou agências estaduais.

Alguns documentos, como escrituras e títulos, devem ser armazenados permanentemente.

Boas práticas de retenção

Dicas para implementar políticas eficazes:

  • Use trilhas de auditoria para rastrear acessos, edições e exclusões.

  • Configure exclusão ou arquivamento automático com base no tipo de documento e prazo de retenção.

  • Classifique os documentos de forma consistente.

  • Revise e atualize o cronograma com apoio jurídico ou arquivista certificado.

  • Ofereça treinamentos internos sobre o ciclo de vida documental e conformidade.

  • Armazene arquivos críticos em um DMS seguro com automação integrada.

Como automatizar a retenção com o Dokmee

Como já dissemos, diferentes documentos e setores exigem diferentes prazos e normas — gerenciar isso manualmente é demorado e propenso a erros.

Com um Sistema de Gestão Documental (DMS) ou uma plataforma de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), você pode configurar fluxos de retenção automáticos que cuidam de todo o ciclo de vida dos documentos.

Esses fluxos garantem que os documentos sejam excluídos ou arquivados de forma segura após o prazo estipulado — sem trabalho manual.

Isso ajuda sua organização a se manter em conformidade, reduzir riscos e manter um ambiente digital organizado.

Fluxos funcionam com gatilhos automáticos (triggers). Uma vez iniciada uma ação, o processo avança automaticamente.

No Dokmee, você pode criar fluxos de duas maneiras:

Construtor gráfico

Permite montar o fluxo conectando nós que representam tarefas ou etapas.

É uma interface visual de arrastar e soltar.

Construtor lógico

Utiliza declarações AND/OR — requer conhecimento em lógica e programação.

Permite criar fluxos mais precisos com base em condições booleanas.

Exemplo 1: Exclusão automática – setor contábil

Suponha que o setor contábil lida com declarações de imposto anuais.

Segundo o IRS, devem ser retidas por pelo menos 7 anos. No Dokmee, é possível criar uma regra para a pasta "Documentos Fiscais".

Funcionamento do fluxo:

  • Tipo: Declaração de imposto

  • Metadados: Tipo de documento, ano, data de envio

  • Regra: Reter por 7 anos após a data de envio

  • Ação: Marcar automaticamente para exclusão

  • Aprovação: Notificar o gestor de conformidade

  • Ação final: Após aprovação, excluir e registrar na trilha de auditoria

Evita a retenção desnecessária de dados sensíveis, reduz riscos e economiza espaço.

Se houver auditoria, você terá um histórico rastreável demonstrando conformidade.

Exemplo 2: Arquivamento automático – clínica médica

Imagine uma clínica médica com milhares de prontuários.

Mesmo após o prazo legal (7–10 anos), o acesso pode ser necessário para fins clínicos ou jurídicos.

Em vez de excluir, a clínica opta por arquivar.

Configuração do fluxo no Dokmee:

  • Tipo: Prontuário adulto

  • Metadados: Nome do paciente, data da última consulta, tipo

  • Regra: Marcar como inativo 8 anos após a última visita

  • Ação: Mover para a pasta "Arquivados"

  • Acesso: Restrito a oficiais de conformidade e equipe médica sênior

  • Auditoria: Acessos e alterações registrados permanentemente

Isso garante conformidade com a HIPAA e permite continuidade do atendimento sem sobrecarregar as pastas ativas.

Retenção segura com o Dokmee

Os recursos de retenção de arquivos do Dokmee garantem que seus documentos sejam sempre armazenados, gerenciados e eliminados com segurança.

Com automação baseada em metadados, revisões programadas e ações finais seguras, os fluxos de retenção se tornam simples, consistentes e conformes.

Seja para mitigação de riscos legais ou acesso histórico, a automação assegura eficiência e tranquilidade.

Você também pode entrar em contato com o suporte do Dokmee para configurar fluxos avançados com gatilhos personalizados.

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