Tendências de Transformação Digital

Ainda usa o Google Drive ou, pior, papel para gerir documentos?

Apostamos que mal tem tempo para ler este artigo, porque ainda perde horas à procura de documentos em pilhas de papel ou pastas digitais desorganizadas.

Dê-nos 10 minutos e apresentamos-lhe o Dokmee, uma solução de ECM que pode transformar completamente a forma como gere os seus documentos.

O que é o Dokmee?

Dokmee é um sistema de gestão documental (DMS, document management system) e gestão de conteúdo empresarial (ECM, enterprise content management) com uma interface limpa, projetado para ajudar empresas a capturar, armazenar, gerenciar e recuperar documentos e registros digitais.

Dokmee oferece muitas funcionalidades (que abordaremos mais adiante) para gerenciar todos os documentos da sua empresa como um conjunto.

Algumas das funcionalidades incluem:

• Captura de documentos
• Armários de arquivos e retenção
• Indexação mágica
• Trilhas de auditoria
• ECM móvel
• Software de formulários eletrônicos

Em outras palavras, o Dokmee ECM garante que suas equipes trabalhem de forma integrada, oferecendo acesso a documentos atuais e atualizados em toda a empresa, permitindo colaboração em equipe e captura contínua de documentos.

Dokmee atende empresas de todos os tamanhos e é utilizado em diversos setores, como governo, manufatura, contabilidade, recursos humanos, jurídico, saúde, finanças, educação e imobiliário, entre outros.

Dokmee funciona como um repositório centralizado onde os usuários podem escanear, enviar e indexar documentos para fácil recuperação.

Este ECM suporta indexação inteligente, que permite a marcação por metadados e capacidades de busca por texto completo, reduzindo drasticamente o tempo necessário para localizar arquivos específicos. Seu recurso de OCR transforma imagens escaneadas em texto pesquisável e editável.

Funcionalidades principais Dokmee

Depois de mencionar brevemente algumas das capacidades do Dokmee, vamos explorar os melhores recursos do Dokmee.

Dokmee possui muitas funcionalidades que, para mim, fazem dele um dos sistemas ECM mais completos disponíveis atualmente.

Armazenamento Seguro de Arquivos

A funcionalidade mais básica de um DMS ou ECM é o armazenamento dos seus documentos.

No entanto, a forma como eles são organizados e armazenados é o que faz a diferença.

Com o Dokmee, você tem total liberdade para organizar seus arquivos e pode categorizá-los usando indexação avançada e metadados para garantir que você recupere seus documentos da forma mais fácil possível.

Alguns exemplos de indexação que você pode usar, dependendo do seu setor, incluem:

Para órgãos governamentais:

• ID do documento
• Agência
• Número do regulamento
• Datas
• Assunto

Para escritórios de advocacia:

• Nome do cliente
• Número do processo
• Tipo de documento
• Jurisdição
• Datas

Para prestadores de serviços de saúde:

• Nome do paciente
• Número do prontuário
• Médico
• Diagnóstico
• Plano de saúde

Para manufatura:

• Autor
• Número do desenho
• Fornecedor
• Nome do projeto
• Nome do produto

Você tem total liberdade para decidir como categorizar e classificar seus documentos com o Dokmee.

Com o Dokmee, você pode colaborar com sua equipe na edição dos documentos, usando o recurso de arrastar e soltar para adicionar novas páginas aos arquivos, adicionar anotações, assinaturas, compressão de arquivos, etc.

Você pode recuperar seus documentos facilmente com uma barra de busca avançada e precisa que oferece um botão “e/ou” para incluir quantas tags de metadados forem necessárias.

Retenção de Arquivos

À medida que sua empresa evolui, é fácil sobrecarregar seu sistema com documentos desnecessários e irrelevantes.

Com o Dokmee, você pode criar um programa de retenção.

Basicamente, isso significa que você pode implementar um fluxo de trabalho que fará seu DMS excluir, realocar ou arquivar seus documentos após um certo período desde a última vez que o arquivo foi aberto.

Por exemplo: após uma fatura ser totalmente paga, seu ECM a enviará automaticamente para uma lixeira de retenção depois que se passarem 7 anos desde a última vez que você verificou essa fatura.

Você pode escolher excluí-los completamente e permanentemente, ou enviá-los para a lixeira de retenção, onde poderá recuperá-los caso precise em algum momento.

Esse sistema permite uma limpeza automática que ajuda a manter o sistema organizado, garantindo que todos os documentos disponíveis sejam relevantes.

Fluxos de trabalho automáticos

Dokmee é um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial sem código, que permite que você mesmo crie fluxos de trabalho altamente personalizados usando uma interface de arrastar e soltar.

Como você constrói seu fluxo de trabalho depende totalmente de você.

No entanto, no Dokmee sabemos que criar fluxos de trabalho muito complexos pode ser complicado, por isso você pode entrar em contato com a equipe, que irá construir os fluxos de trabalho para você.

Dokmee permite que você projete fluxos de trabalho personalizados para automatizar tarefas como aprovações de documentos, revisões e notificações, reduzindo assim as intervenções manuais e aumentando a eficiência operacional.

O sistema também suporta recursos de colaboração, permitindo que vários usuários acessem e comentem documentos em tempo real, com anotações, marcadores e integração por e-mail que melhoram a comunicação e a transparência.

Fonte: Software Advice
 

Permissões & controlo de acesso

Dokmee ECM é altamente dedicado a oferecer o máximo possível de medidas de segurança e, por isso, você pode definir controle de versões para cada um dos seus documentos e seguir uma governança rigorosa de gerenciamento documental.

Os administradores podem definir papéis de usuários, restringir o acesso a pastas ou tipos de documentos específicos e monitorar a atividade dos usuários por meio de registros detalhados.

Esse nível de controle é essencial para indústrias com requisitos rigorosos de privacidade de dados.

Você pode atribuir permissões a cada membro da sua equipe para garantir que não haja violações de segurança ou vazamentos de documentos em nenhum momento.

Alguns dos papéis que você pode atribuir incluem:

• Restrição total → O usuário não poderá abrir ou acessar o documento.
• Somente visualização → O usuário poderá apenas ler o documento diretamente no ECM. Em outras palavras, os direitos de edição, download e envio por e-mail podem ser removidos.
• Marcas d’água → Os usuários podem acessar, baixar ou enviar o documento por e-mail, porém, uma marca d’água personalizada será automaticamente adicionada ao documento quando fizerem isso. Isso garante total responsabilização em caso de vazamento do documento.
• Anotações e assinaturas → Os usuários poderão editar o documento a qualquer momento, adicionando comentários, anotações, páginas extras ou assinaturas eletrônicas.

Esses direitos podem ser editados conforme você achar necessário a qualquer momento.

Trilhas de Auditoria

Dokmee oferece trilhas de auditoria seguras e inalteráveis que garantem segurança, transparência e conformidade regulatória.

Toda interação com o sistema e os arquivos é registrada em um registro de atividades resistente a adulterações.

As interações podem incluir visualização, upload, edição, exclusão, movimentação, assinatura, impressão, entre outras. Cada ação é rastreada e salva com o nome do usuário e um carimbo de data e hora.

Você obtém visibilidade em tempo real sobre quem realizou cada ação, quando ocorreu e em qual documento. Esse processo é essencial para detectar acessos não autorizados, garantir responsabilização e preparar auditorias. Isso assegura que seu ECM permaneça totalmente rastreável.

O registro de auditoria integrado facilita a geração de relatórios e permite criar relatórios detalhados e resumos de atividades.

A trilha de auditoria do Dokmee permite que sua organização gerencie informações sensíveis enquanto atende a padrões rigorosos como HIPAA, GDPR, SOX, entre outros.

Captura Automática de Documentos

A captura de documentos da Dokmee é perfeita para quem precisa escanear e extrair informações de grandes volumes de dados.

A Dokmee oferece reconhecimento óptico de caracteres (OCR) integrado, que converte documentos escaneados em texto totalmente pesquisável e editável.

O OCR da Dokmee extrai dados valiosos de documentos em papel, PDFs e imagens. Isso elimina completamente a necessidade de entrada manual, tornando os fluxos de trabalho com documentos muito mais rápidos.

As capacidades de OCR incluem Smart Zone OCR, MICR para fontes bancárias, e suporte para reconhecimento de texto digitado e manuscrito por meio das tecnologias OCR, ICR e OMR.

Isso permite processar com precisão vários tipos diferentes de documentos, incluindo faturas e formulários manuscritos.

Além disso, a Dokmee aprimora a extração de dados com dois módulos inteligentes: Magic Indexing e AI Scripting.

Magic Indexing é um recurso avançado projetado para tornar a indexação intuitiva e o mais eficiente possível.

Ele permite que você marque e organize automaticamente os documentos com metadados, analisando o conteúdo dos documentos.

Essa ferramenta reconhece texto digitado, escrita manual e até logotipos, ajudando a etiquetar todos os seus documentos de forma consistente.

O AI Scripting oferece uma abordagem programável para a indexação.

Usando JavaScript ou C#, você pode criar lógica personalizada para manipular valores de índice e automatizar a classificação. O scripting é especialmente útil quando é necessário lidar com múltiplos layouts de documentos ou requisitos específicos do setor.

A indexação pode ser configurada usando vários modelos de metadados, oferecendo opções manuais e automatizadas, com suporte completo para marcadores de PDF e leitura de códigos de barras.

Os documentos e metadados podem então ser exportados para seu ECM, usando formatos padrão como TIFF, PDF/A, JPEG, XML, CSV, etc.

A melhor parte é que, ao contrário de muitas soluções de captura, o Dokmee Capture oferece digitalização ilimitada, ou seja, não há cobrança por clique. Combinado com OCR poderoso, indexação automática e recursos de geração de relatórios, o software aumenta seu ROI sem comprometer a funcionalidade ou o controle.

Com a Dokmee, você pode capturar seus documentos de qualquer dispositivo, inclusive do seu celular.

 

Software de Formulários Eletrônicos

Dokmee Forms permite criar formulários eletrônicos personalizáveis, para coletar dados internos de RH, feedback de clientes, documentação de conformidade ou qualquer outra informação. O Dokmee Forms ajuda você a criar e gerenciar formulários sem escrever uma única linha de código.

O Dokmee Forms possui um construtor de formulários com arrastar e soltar. Com uma interface limpa e fácil de usar, os formulários podem ser montados rapidamente usando campos personalizados, opções de upload de arquivos (suportando PNG, JPG, MP4 e mais) e suporte integrado para assinatura eletrônica.

O software também inclui modelos de formulários prontos e componentes modulares, facilitando o design de fluxos de trabalho para coleta de dados.

Você também pode criar esses formulários para dispositivos móveis e tablets, o que é especialmente útil para coleta de dados em eventos, por exemplo.

A Dokmee oferece um designer de temas para que você possa ajustar todos os aspectos visuais à identidade da sua marca. Adicione logos, use configurações de idioma preferidas e aplique padrões personalizados para tornar seus formulários únicos e totalmente alinhados ao seu negócio.

Alguns recursos integrados incluem:

• CAPTCHA integrado

Proteja seus formulários contra spam e interferência de bots com validação CAPTCHA nativa, melhorando a integridade dos dados e a segurança da plataforma.

• Conveniência baseada na nuvem

Opera com segurança de qualquer lugar, graças à infraestrutura em nuvem hospedada da Dokmee.

• Uploads de arquivos

Colete múltiplos tipos de arquivos como parte das submissões dos formulários, incluindo documentos, imagens e vídeos.

Usando os fluxos de trabalho da Dokmee, você pode incorporar formulários em processos de negócios automatizados. O construtor de formulários integra-se perfeitamente com outras ferramentas empresariais, garantindo que os dados coletados sejam direcionados às plataformas certas via API ou integração direta.

A ferramenta também inclui análises e relatórios integrados. Você pode analisar taxas de envio, padrões de abandono de formulários e erros para melhorar continuamente o engajamento e a eficiência.

 

Onde Você Pode Implantar o Dokmee?

Dokmee oferece uma implantação flexível, o que significa que você pode optar por implantação on-premise, na nuvem ou híbrida. Assim, você pode se adaptar completamente à sensibilidade dos seus documentos e às suas necessidades.

DMS On-Premise

A implantação on-premise é mais adequada para organizações com exigências rigorosas de governança de dados, se você já possui uma infraestrutura local, ou se busca maior personalização e controle.

Nesse caso, o software e hardware ficam na localização física da organização, oferecendo controle total e a possibilidade de customizar soluções para processos de negócios específicos.

Setores que podem se beneficiar desse sistema incluem saúde, finanças e governo, pois lidam com uma grande quantidade de informações muito sensíveis que não podem sofrer vazamentos.

A única desvantagem é que essa opção costuma ter custos iniciais mais altos e requer uma equipe de TI dedicada para manutenção, atualizações e suporte contínuos.

DMS na Nuvem

A implantação na nuvem permite que você acesse a plataforma de qualquer lugar do mundo, ideal para equipes remotas.

Há um investimento inicial mínimo e menos dependência dos recursos internos de TI. Além disso, é um método altamente escalável.

Esse modelo é especialmente indicado para startups, pequenas e médias empresas (PMEs) ou organizações em rápido crescimento que precisam de uma solução flexível sem abrir mão da segurança ou funcionalidade.

DMS Híbrido

Por fim, você também pode combinar a implantação on-premise e na nuvem em uma implantação híbrida.

A implantação híbrida do Dokmee oferece um equilíbrio estratégico. Essa abordagem permite que dados e aplicações sejam distribuídos entre ambos os ambientes, aumentando a eficiência de custos e a segurança dos dados.

A implantação híbrida é perfeita para empresas em migração gradual para a nuvem, ou que precisam manter dados sensíveis localmente por questões de conformidade, enquanto utilizam soluções em nuvem para outros fluxos de trabalho.

Embora ofereça maior flexibilidade, também traz complexidade na gestão e integração, geralmente exigindo expertise especializado em TI.

Avaliações dos Usuários

As avaliações do Dokmee incluem:

Capterra 4,7/5 | G2 4,5/5 | Software Finder 4,9/5 | Trust Radius 8,9/10

Os usuários destacam as fortes integrações do Dokmee com outras ferramentas.

Com o Dokmee, você também pode integrar com ferramentas de produtividade (DocuSign, pacote Microsoft, etc.), que permitem editar apresentações ou enviar documentos por e-mail sem precisar sair do software a qualquer momento.

Outros usuários mencionaram que gostam das diversas funcionalidades que o ECM oferece, incluindo suas camadas de segurança, como autenticação em duas etapas e logins personalizados.

✅ Prós

• Disponível em vários idiomas

O Dokmee está disponível em praticamente todos os idiomas. E os recursos estão disponíveis em inglês, francês e espanhol.

• Gerenciamento de documentos eficaz e completo

O Dokmee ECM oferece muitos recursos para captura, armazenamento, indexação, recuperação e arquivamento de documentos.

O suporte para metadados estruturados, controle de versões e trilhas de auditoria garante que os documentos estejam organizados, rastreáveis e seguros.

• ECM móvel

O Dokmee ECM inclui acesso amigável para dispositivos móveis e interface via navegador, permitindo acesso seguro aos documentos de qualquer lugar.

Além disso, é possível criar formulários adaptados para dispositivos móveis.

• Automação avançada de fluxos de trabalho

O Dokmee permite criar fluxos de trabalho complexos para garantir colaboração contínua da equipe, reduzir erros humanos e aumentar a eficiência.

Os fluxos de trabalho podem automatizar aprovações, revisões, assinaturas, etc.

Embora os fluxos de trabalho sejam fáceis de construir, você também pode solicitar que a equipe Dokmee crie os mais abrangentes para você.

• Ferramentas avançadas de busca e indexação

Magic Indexing, OCR, reconhecimento de código de barras e ferramentas de script baseadas em IA tornam a recuperação de documentos rápida e muito precisa, reduzindo o esforço manual e erros humanos.

• Implantação flexível

Não importa o quão sensíveis sejam seus documentos ou quão dispersa esteja sua equipe, o Dokmee permite implantar a ferramenta da forma que melhor atende às suas necessidades.

❌ Contras

• Curva de aprendizado inicial

Embora a interface seja amigável, alguns recursos avançados (como scripts ou personalização de fluxos de trabalho) podem exigir treinamento ou conhecimento técnico, especialmente para implementações complexas.

• Seu desempenho depende da configuração

Em ambientes on-premise ou híbridos, o desempenho do sistema pode depender da infraestrutura interna e da configuração adequada, o que pode exigir suporte especializado de TI.

• Personalização requer ajuda profissional

Customizações muito específicas, especialmente em fluxos de trabalho, scripts ou integrações, podem necessitar do suporte da equipe Dokmee ou de desenvolvedores externos.

Felizmente, a equipe está sempre disponível para ajudar.

Dokmee vs DocuWare

Dokmee e DocuWare são dois grandes sistemas ECM, e às vezes escolher entre eles pode ser difícil.

Ambos, Dokmee e DocuWare, oferecem recursos importantes, como indexação de documentos, gerenciamento de fluxos de trabalho, controle de versões e controles de acesso seguros.

Recursos	Dokmee	DocuWare
OCR e indexação	Indexação por IA, Magic Indexing, ABBYY OCR	OCR básico, sem ferramentas de indexação por IA integradas
Custos de digitalização	Ilimitado, sem cobrança por clique	Preço baseado em volume, com possibilidade de custos adicionais
Automação de fluxo de trabalho	Poderosa, arrastar e soltar com scripts	Fluxos de trabalho avançados, porém complexos de configurar
Opções de implantação	On-Premise, Nuvem, Híbrido	Principalmente Nuvem, com algumas opções On-Premise
Segurança e trilhas de auditoria	Acesso baseado em funções, registro detalhado de auditoria	Trilha de auditoria forte e recursos de segurança
Suporte e personalização	Suporte dedicado, personalização flexível	Suporte forte, mas com taxas para serviços profissionais

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No entanto, Dokmee se destaca com recursos como digitalização ilimitada sem cobranças por clique, indexação poderosa baseada em IA (via scripting e Magic Indexing) e um modelo de preços mais acessível, que atrai pequenas e médias empresas.

Dokmee também oferece maior flexibilidade de implantação, suportando ambientes on-premise, nuvem e híbridos. O DocuWare oferece opções na nuvem e on-premise, mas com foco maior na nuvem, o que pode não ser ideal para empresas com necessidades rigorosas de conformidade.

A interface intuitiva do Dokmee e a facilidade de implementação ajudam sua equipe a se adaptar ao ECM muito mais rápido.

Enquanto o DocuWare pode ter mais integrações e ser ideal para ambientes corporativos complexos, ele apresenta uma curva de aprendizado mais íngreme e um custo financeiro maior, especialmente para empresas que não precisam de integrações profundas com ERP ou suporte extensivo de TI.

Dokmee oferece uma solução ECM equilibrada, fácil de usar e econômica, com fortes recursos de automação e segurança, tornando-se a melhor escolha para empresas que precisam de recursos robustos sem gastar muito ou perder tempo com treinamento.

Por todas essas razões, Dokmee é o melhor sistema de gestão de documentos e sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial.

Então, o Dokmee é para si?

Sim, Dokmee é a escolha certa.

Quer você esteja procurando um sistema básico de gestão de documentos (DMS) ou um sistema avançado de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), o Dokmee tem tudo o que você precisa.

A interface amigável do Dokmee é acessível via navegadores web e aplicativos móveis, garantindo acesso remoto e flexibilidade para equipes distribuídas.

A plataforma integra-se com ferramentas comuns de negócios, como Microsoft Office, QuickBooks e vários sistemas ERP.

Se você deseja digitalizar seus documentos e seguir uma governança consistente de documentos, o Dokmee oferece uma solução escalável, segura e rica em recursos, que atende tanto às necessidades operacionais do dia a dia quanto aos requisitos de arquivamento de longo prazo.

Se quiser saber mais, fique à vontade para solicitar uma demonstração hoje mesmo ou experimentar o Dokmee.

FAQ

Para que serve o Dokmee?

Para capturar, organizar, guardar e localizar facilmente documentos digitais.

O que é um ECM?

Enterprise Content Management — gestão completa do ciclo de vida de conteúdos e documentos empresariais.

Quais as vantagens?

Maior produtividade, redução de custos, cumprimento legal, segurança e rapidez no acesso à informação.

É compatível com o Office?

Sim, integra-se com Microsoft 365, DocuSign, QuickBooks e outros.

Funciona na cloud ou localmente?

Ambos. Pode ser alojado na cloud, nos seus servidores, ou numa combinação híbrida.