Sua empresa está crescendo e você não pode depender de um gerenciamento de documentos obsoleto.
No entanto, migrar todos os seus documentos para um sistema moderno de gerenciamento de documentos pode gerar algumas dúvidas:
Para onde vão meus documentos? Onde um DMS é hospedado? Como posso migrar meus documentos sem perdê-los?
Não se preocupe, você pode fazer a transição em 7 passos simples.
Onde você pode implementar um DMS?
Antes de começar a implementar e implantar seu DMS ou sistema ECM, você precisa decidir qual tipo de implantação vai escolher.
O que isso significa?
Dependendo da sensibilidade dos seus documentos, você terá que personalizar seu sistema de gerenciamento de documentos.
Em outras palavras, se você lida com dados extremamente sensíveis, por exemplo, uma instituição governamental ou um banco, seus documentos terão que ser armazenados em servidores locais, em uma implantação on-premise.
Se você está lidando com outros documentos que ainda precisam ser seguros, mas sua equipe está espalhada pelo mundo, como acontece com escritórios de contabilidade ou indústrias, você pode hospedar seus documentos na nuvem. Ainda é uma implantação muito segura e pode ser acessada de qualquer lugar a qualquer momento (por pessoas autorizadas, claro).
Se você tem documentos mistos, por exemplo, pode optar por um sistema híbrido que permite armazenar as informações mais sensíveis em seus servidores e o restante na nuvem.
| Tipo de Implantação |
Controle |
Custo |
Escalabilidade |
Ideal para |
| Nuvem (Cloud) |
Baixo |
Baixo |
Alto |
Startups, equipes remotas, baixa carga de TI |
| On-Premise |
Alto |
Alto |
Moderado |
Indústrias reguladas, organizações com dados sensíveis |
| Híbrido |
Moderado |
Moderado |
Alto |
Empresas com necessidades de infraestrutura mist |
Implantação na nuvem
Como mencionado, um DMS ou ECM na nuvem é hospedado em servidores remotos seguros e acessado pela internet.
Este método oferece várias vantagens, começando pela acessibilidade. A maioria das empresas tem uma grande porcentagem de trabalhadores remotos. Como não é possível simplesmente ir até seus escritórios, é crucial que todos tenham acesso imediato à mesma versão dos documentos ao mesmo tempo.
A implantação na nuvem também é ideal para startups, pois é um método altamente escalável e não requer um grande investimento inicial nem uma equipe de TI dedicada. Em vez disso, você começa com um sistema menor que pode crescer junto com sua empresa à medida que ela progride.
Quando a implantação na nuvem não é uma boa ideia?
Quando não atende às regulamentações de segurança.
Embora seus documentos estejam seguros, informações mais sensíveis tendem a exigir uma segurança adicional.
Implantação local (On-premises)
Uma implantação local significa que seu DMS é instalado e hospedado em servidores físicos dentro da sua organização.
Isso exige um investimento inicial maior e uma equipe de TI dedicada, responsável pela manutenção e suporte da sua infraestrutura.
Essa implantação permite controle absoluto e total sobre todos os aspectos da infraestrutura dos seus documentos, políticas de segurança e acessos.
Ter seu DMS hospedado localmente é perfeito para indústrias que lidam com dados sensíveis, como saúde, órgãos governamentais ou áreas jurídicas que exigem conformidade com HIPAA e FINRA.
Implantação híbrida
Uma implantação híbrida é a combinação das implantações local e na nuvem, ou seja, você decide quais documentos são hospedados em seus servidores locais e quais são acessados via internet.
O principal benefício desse sistema é poder combinar o controle e a conformidade dos sistemas locais com a flexibilidade e personalização de uma implantação na nuvem.
Certifique-se de ajustar sua infraestrutura às necessidades do seu negócio, níveis de segurança e limitações orçamentárias.
Esse modelo é ideal para empresas que estão em transição para uma implantação na nuvem, ou para escritórios de advocacia, por exemplo.
Como implementar um DMS passo a passo
Depois de decidir onde deseja hospedar seu sistema de gerenciamento de documentos e, no caso de uma implantação híbrida, quais documentos estarão na nuvem e quais estarão localmente, você pode começar a implementação.
Você pode implantar seu DMS seguindo 7 passos simples e claros.
Passo 1: Avalie a natureza dos seus documentos
Primeiro de tudo, certifique-se de estar claro sobre os documentos que sua organização está gerenciando.
Como esses documentos são criados? Onde eles são armazenados? Quem tem acesso a eles?
Depois de saber quais documentos sua organização gerencia, mapeie seus fluxos de trabalho e avalie quem os controla.
O ponto chave aqui é também notar os seus problemas atuais, incluindo questões de controle de versões, riscos de segurança, arquivos perdidos, falhas de conformidade, etc.
Passo 2: Defina suas necessidades e objetivos
Decida quais problemas você quer resolver e como seu DMS vai solucionar essas questões.
Garanta que você estabeleça características essenciais que seu DMS deve ter para resolver seus pontos problemáticos. Isso pode incluir:
- OCR e captura automática de documentos
- Indexação avançada e metadados
- Controle de acesso de usuários
- Automação de fluxos de trabalho
- Opções de implantação
- Software de formulários eletrônicos
- Assinatura eletrônica
- Integrações
Passo 3: Escolha a ferramenta certa
Com seus objetivos e funcionalidades necessárias em mente, você pode começar a procurar um DMS (caso ainda não tenha encontrado um que goste).
Crie uma lista de verificação com seus objetivos e funcionalidades e certifique-se de que o DMS escolhido atende a todos os seus requisitos. Não deixe de pedir demonstrações para garantir que está fazendo a escolha certa.
Leia avaliações, como esta avaliação do Dokmee, e comentários de usuários sobre diferentes ferramentas para ver como elas funcionaram para outras pessoas.
Avalie a escalabilidade, opções de integração (ERP, CRM), modelo de licenciamento e suporte do fornecedor.
Passo 4: Prepare sua implantação e transição
Antes de iniciar a migração dos documentos, crie um roteiro detalhado da migração.
Isso deve incluir fases de implantação, como fase piloto, implantação ampla e fase de expansão.
Mapeie suas medidas de segurança, incluindo a definição de quais usuários podem visualizar, editar ou gerenciar diferentes categorias de documentos, assim como estabelecer permissões alinhadas às necessidades do negócio.
Nesta etapa, integrar a governança de dados é essencial. Estabeleça a propriedade clara dos dados, padrões de classificação e políticas de gestão do ciclo de vida para manter a integridade, segurança e conformidade dos dados com as regulamentações internas e externas.
Defina um cronograma detalhado para cada fase da implantação, junto com responsabilidades claramente definidas para todos os membros da equipe envolvidos.
Passo 5: Migre seus documentos
Esta é a etapa mais delicada do processo: transferir todos os seus documentos.
Comece realizando uma auditoria detalhada dos arquivos para identificar e excluir documentos irrelevantes. Este processo de limpeza reduz a desordem e garante que apenas conteúdo valioso seja migrado, o que melhora o desempenho e a usabilidade do sistema.
Depois que o conjunto de dados estiver refinado, use ferramentas de digitalização e software OCR para converter documentos em papel para o formato digital.
Certifique-se de aplicar metadados consistentes a cada documento durante o processo de indexação. Isso inclui categorização por tipo de documento, data, departamento e outras etiquetas relevantes.
Depois de digitalizar seus arquivos, verifique se há arquivos corrompidos e confirme que o OCR e os metadados foram aplicados com sucesso.
Passo 6: Personalize seu DMS
Com seus documentos seguros em seu novo DMS, é hora de personalizar o sistema para garantir que ele atenda perfeitamente às necessidades do seu negócio.
Isso envolve:
- Atribuir papéis e permissões aos seus documentos
- Estabelecer tipos de documentos, campos de metadados e estrutura de pastas
- Projetar fluxos de trabalho personalizados e automatizados
- Configurar trilhas de auditoria
Certifique-se de realizar esta etapa antes de integrar o restante da equipe ao DMS para evitar vazamentos ou documentos perdidos.
Passo 7: Treine sua equipe
Comece realizando sessões de treinamento adaptadas aos diferentes usuários e departamentos.
Administradores, usuários finais e gestores interagirão de formas diferentes com o sistema, então o treinamento deve refletir essas necessidades específicas.
Os administradores podem precisar de treinamentos aprofundados sobre configuração do sistema e permissões, enquanto usuários gerais podem focar em como enviar, buscar e gerenciar documentos dentro do seu escopo de acesso. Gestores podem se beneficiar aprendendo a monitorar fluxos de trabalho, gerar relatórios e supervisionar tarefas de conformidade.
Tenha à disposição guias, manuais do usuário e tutoriais acessíveis a todos os membros da equipe.
Uma equipe bem treinada e informada é essencial para alcançar todo o potencial do sistema e garantir seu sucesso a longo prazo.
Melhores práticas para a implantação do seu DMS
Seguir o guia passo a passo mencionado acima garantirá uma transição tranquila para o novo sistema.
No entanto, existem algumas melhores práticas que você pode seguir para começar bem com seu novo sistema de gerenciamento de documentos.
O objetivo de um DMS é centralizar, portanto, reunir toda a equipe é essencial.
Como mencionamos antes, é importante treinar sua equipe e garantir que todos compreendam os frameworks de governança de dados.
Isso assegurará que o DMS seja usado de forma consistente e adequada, levando a uma maior eficiência e menos erros.
Migrar todos os documentos de uma vez inevitavelmente causará confusão.
Começar com uma implantação piloto garantirá que você possa ver claramente o que está acontecendo com seus documentos e onde há gargalos ou outros problemas que precisam de mais atenção.
Quando o sistema estiver em funcionamento, você poderá incorporar lotes maiores de documentos, fluxos de trabalho e usuários.
- Garanta que seus arquivos estejam organizados e limpos antes da transição
Migrar uma bagunça de arquivos e documentos resultará em documentos perdidos e arquivos mal organizados.
Revisar os documentos da sua organização e excluir os irrelevantes garantirá uma transição sem problemas.
- Não complique demais os fluxos de trabalho no início
Com um DMS, você poderá criar fluxos de trabalho totalmente automatizados, e pode ser tentador automatizar o máximo possível.
No entanto, para garantir uma transição tranquila para o novo sistema, é muito melhor personalizar seus fluxos de trabalho com base nos processos atuais.
Configure tipos de documentos, estruturas de pastas, campos de metadados e fluxos de trabalho de acordo com a forma como sua equipe realmente trabalha. Automatize tarefas repetitivas, como aprovações e alertas de retenção, sempre que possível.
Você deve implementar um DMS?
Sim, você deve implementar um DMS na sua empresa.
À medida que sua empresa cresce, você não pode se dar ao luxo de perder tempo com métodos obsoletos de gerenciamento de documentos que limitam sua eficiência.
Seguir esses 7 passos simples para a implementação do DMS oferece à sua equipe um roteiro claro e estruturado para digitalizar, organizar e otimizar seus ativos de informação.
Uma implantação sólida do DMS ajudará a reduzir o uso de papel e tornar o gerenciamento de documentos muito mais eficiente, além de capacitar suas equipes, proteger seus dados e ajudar seu negócio a operar com maior agilidade e confiança.
Implementar um DMS em sua organização pode ser desafiador, porém, o Dokmee possui todos os recursos necessários para facilitar muito essa transição.