Tendências de Transformação Digital

Mais de 75% dos adultos empregados trabalham remotamente em 2025.

Com um número tão grande, está ficando cada vez mais difícil gerir documentos de uma empresa de forma eficaz.

Se você ainda está tendo dificuldades para gerenciar workflows complexos e lidar com documentos desatualizados, o gerenciamento de conteúdo empresarial é a solução.

O que é enterprise content management?

O enterprise content management, ou ECM, é um conjunto de ferramentas e estratégias projetadas para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e distribuir o conteúdo e os documentos da sua empresa.

Um ECM funciona de forma semelhante a um DMS, mas é um sistema muito mais complexo e abrangente, mais adequado para empresas maiores.

ECM ajuda organizações a reduzir ineficiências, garantir conformidade regulatória e transformar dados brutos em conhecimento acionável.

Um ECM gerencia e processa seus documentos ao longo de todo o ciclo de vida e os mantém em arquivos digitais por tanto tempo quanto você precisar, até que decida destruí-los automaticamente.

Com o seu sistema de enterprise content management, você pode configurar fluxos de trabalho complexos para que seu documento flua de forma rápida e automática entre diferentes departamentos.

Esses recursos permitem que organizações façam processos de negócio, como aprovação de contratos, processamento de faturas ou revisão de políticas, roteando documentos por caminhos predefinidos, notificando os responsáveis a cada etapa e escalando atrasos conforme necessário.

ECMs tornam muito mais fácil a captura de documentos, pois é possível reunir conteúdo de diferentes fontes e formatos.

Isso pode incluir documentos em papel digitalizados por sistemas de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), documentos eletrônicos ou formulários, e-mails, conteúdo da web e mídias sociais.

Enterprise Content Management transforma silos de informação díspares em um ecossistema de conhecimento coeso, seguro e eficiente.

Um ECM às vezes pode ser confundido com um CMS, sistema de gestão de conteúdo. No entanto, essas ferramentas têm objetivos muito diferentes.

Enquanto um ECM é uma estratégia e sistema abrangente para gerenciar todo o conteúdo da organização, um CMS é projetado para criar, gerenciar e publicar conteúdo.

Ou seja, seu ECM lida com conteúdo interno (contratos, documentos digitalizados, e-mails ou arquivos de casos) e seu CMS lida com conteúdo externo (páginas web, posts de blog, artigos, posts em mídias sociais).

IA e ECMs

Ao contrário dos DMSs, a IA ocupa um espaço grande nos ECMs.

Um ECM integra tecnologias como machine learning, processamento de linguagem natural (NLP) e visão computacional.

Graças à IA, ECMs conseguem alcançar maior precisão de dados e tomada de decisão inteligente. Isso permite que empresas avancem do gerenciamento tradicional de documentos para serviços inteligentes de conteúdo que apoiam proativamente os resultados de negócios.

Sistemas tradicionais de ECM exigiam que usuários categorizassem e etiquetassem documentos manualmente. Agora, ferramentas com IA podem reconhecer automaticamente tipos de documentos, extrair metadados-chave e classificar conteúdo usando algoritmos de aprendizado de máquina.

Em vez de depender apenas de regras predefinidas e workflows, sistemas de IA podem aprender com padrões anteriores para otimizar fluxos de processos.
Por exemplo, a IA pode prever gargalos nos processos de aprovação ou sugerir o caminho de roteamento mais rápido com base em resultados anteriores.

A IA transforma como o conteúdo é capturado, categorizado, analisado e utilizado, permitindo que plataformas ECM ofereçam gerenciamento de informação mais inteligente, rápido e seguro.

Que tipo de conteúdo um ECM gerencia?

Um ECM pode gerenciar todos os documentos da sua empresa, incluindo dados estruturados, semiestruturados e não estruturados.

Dados estruturados
Documentos já organizados em bancos de dados e facilmente acessíveis por outras equipes.
Embora sistemas ECM sejam focados principalmente em documentos, podem interagir com dados estruturados integrando-se a sistemas corporativos como ERP, CRM e bancos de dados. Esses dados são usados para enriquecer o conteúdo via metadados, indexação e busca.
Ex: números de fatura, IDs de clientes ou datas de contratos vinculados a documentos no ECM, possibilitando busca avançada e recuperação.

Dados semiestruturados
Dados que não estão completamente limpos, mas são identificáveis por tags, cabeçalhos, etc.
Ex: arquivos XML, JSON, e-mails e logs. ECMs usam parsing de conteúdo, extração de metadados e indexação para entendê-los.
Ex: um sistema ECM pode extrair automaticamente informações como remetente, assunto e datas de e-mails, ou interpretar tags XML para categorizar documentos.

Dados não estruturados
Informações cruas e não organizadas, onde os ECMs mostram todo o potencial.
Podem ser textos extensos ou conteúdos visuais complexos de armazenar, analisar e recuperar, mas oferecem contexto e insights.
Inclui documentos de texto, imagens digitalizadas, arquivos multimídia e correspondências. ECMs aplicam OCR, NLP e indexação com IA para analisar e extrair significado, usando metadados, controle de versão, permissões e automação para tornar esse conteúdo descobrível, seguro e gerenciável.
Ex: um contrato escaneado pode ser processado via OCR, etiquetado com metadados, roteado para aprovação e mantido conforme exigências legais.

	Dados estruturados	Dados semiestruturados	Dados não estruturados
Formato	Tabelas	XML ou JSON	Texto livre, imagens, áudio, vídeo e documentos
Exemplos em um ECM	Registros de inventário, transações financeiras, informações de clientes em bancos de dados.	E-mails (com cabeçalhos identificáveis), arquivos XML/JSON, logs com entradas etiquetadas.	Documentos corporativos, PDFs, imagens escaneadas, multimídia, e-mails sem formatação.
Casos de uso	Integração de dados transacionais em BI, geração de relatórios, suporte a operações transacionais	Arquivamento e gestão de e-mails, processamento de faturas, captura de dados, arquivamento de metadados de documentos	Gestão documental, gerenciamento de ativos digitais, retenção de registros, arquivamento para conformidade

5 funções do enterprise content management

O principal objetivo de um ECM é gerenciar os dados da sua empresa. Mas há mais por trás disso.

Enterprise content management oferece 5 funções principais:

1. Captura
   Processo de coletar dados por digitalização, formulários eletrônicos e importações automatizadas. OCR extrai dados e adiciona metadados.

2. Armazenamento
   Documentos são armazenados de forma segura em repositórios digitais, acessíveis apenas por usuários com permissão.

3. Gerenciamento
   Além de armazenar, o ECM organiza documentos via metadados, tags e indexadores, com controle de versões, trilhas de auditoria e permissões. Oferece busca avançada (texto completo, metadados, semântica com IA), vinculação de documentos e integração com workflows.

4. Entrega
   Garante acesso seguro aos documentos no momento certo. Workflows automatizados enviam alertas e relatórios; compatível com dispositivos móveis, portais web e integração com e‑mail e aplicativos corporativos.

5. Preservação
   Arquiva registros inativos, aplica retenção e exclusão automática conforme políticas (como GDPR, HIPAA, ISO). Mantém histórico legal e estratégico com armazenamento imutável, assinaturas digitais e logs de acesso.

Melhores recursos de um ECM

• Trilhas de auditoria e segurança: permissões, criptografia, monitoramento de ações de usuários.

• Workflows automatizados: menos erros manuais, prazos cumpridos, designer visual drag‑and‑drop.

• Gestão documental: repositório central, controle versões e políticas de retenção.

• Indexação avançada e metadados: etiquetas precisas, OCR extrai metadados automaticamente.

• Entrega e colaboração: portais, apps e colaboração em tempo real.

• Acesso móvel: interfaces responsivas para acesso em qualquer lugar.

Como implementar um sistema ECM

Cinco etapas principais:

1. Defina seu modelo de implantação

   • Cloud: hospedado por terceiros, acessível de qualquer lugar, alta escalabilidade.

   • On‑premises: em servidores locais, acesso interno, manutenção interna.

   • Híbrido: combinação dos dois.

2. Planeje o tipo de conteúdo

   • Defina os tipos de documento e categorias.

   • Garanta escalabilidade e evolução conforme o negócio cresce.

3. Atribua papéis e permissões

   • Quem pode visualizar, editar ou nenhum acesso.

   • Definições claras evitam brechas de segurança.

4. Integre com outros sistemas

   • CRM, e‑mail, Microsoft Office, HRMS, bancos de dados, etc., facilitando migração e captura.

5. Lançamento e monitoramento

   • Implemente por fases ou de uma vez.

   • Migre dados, monitore trilhas de auditoria e ajuste conforme necessário.

Benefícios do enterprise content management

• Conformidade e segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria, conformidade com GDPR, HIPAA.

• Fonte única de verdade: elimina caos por documentos dispersos.

• Colaboração melhorada: compartilhamento em tempo real, controle de versões e transparência com audit trails.

• Eficiência e tomada de decisão: automação, acesso rápido e dados atualizados.

• Escalabilidade: cresce com sua empresa; soluções em nuvem aumentam flexibilidade e alcance global.

5 melhores ferramentas ECM

Se você ainda está em dúvida e não tem certeza de qual solução ECM se adapta às necessidades da sua empresa, reunimos 5 dos nossos sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial favoritos e mais populares para ajudá-lo a encontrar a combinação perfeita.

1. Dokmee

Avaliação: ⭐⭐⭐⭐⭐
G2: 4,5/5 | Capterra: 4,7/5

Visão geral
O Dokmee ECM é uma solução sólida de gerenciamento de conteúdo empresarial, projetada para gerenciar todos os seus documentos com captura automatizada, fluxos de trabalho documentais, segurança avançada e melhoria na colaboração.

Você pode usar o Dokmee em todos os tipos de indústrias, já que ele está disponível tanto em versões na nuvem quanto locais, atendendo empresas de todos os portes que buscam uma gestão eficiente de documentos.

Outros recursos incluem:

• Design de fluxo de trabalho com arrastar e soltar

• ECM móvel

• Contador de páginas

• Software de chat com IA

• Software de formulários eletrônicos

✅ Prós

• Interface amigável

• Demonstração gratuita

• Escalável

❌ Contras

• Recursos de IA ainda em desenvolvimento

• Fluxos de trabalho complexos podem exigir suporte

2. Laserfiche

Avaliação: ⭐⭐⭐⭐⭐
G2: 4,7/5 | Capterra: 4,5/5

Visão geral
O Laserfiche é uma plataforma ECM que oferece gerenciamento inteligente de conteúdo e automação de processos de negócios.

Ele fornece funcionalidades de gerenciamento documental, incluindo armazenamento seguro, controle de versão e marcação por metadados.

A plataforma também inclui formulários eletrônicos para captura de dados, gerenciamento de registros e análise de processos para monitorar e otimizar operações.

No entanto, os usuários potenciais devem considerar a curva de aprendizado e avaliar os custos, especialmente ao precisar de complementos ou implantação em nuvem.

✅ Prós

• Workflows personalizáveis

• Automação poderosa

❌ Contras

• Não conecta processos empresariais distintos

• Preço elevado

• Poucas integrações

3. DocuWare

Avaliação: ⭐⭐⭐⭐
G2: 4,4/5 | Capterra: 4,6/5

Visão geral
O DocuWare é um sistema ECM e DMS que oferece armazenamento e gerenciamento de documentos de forma simplificada.

Ele oferece armazenamento seguro, controle de versão e trilhas de auditoria. É possível localizar documentos com facilidade graças aos metadados e outros recursos avançados de busca.

Seus melhores recursos incluem recuperação intuitiva de documentos, capacidades de integração e automação de workflows personalizáveis.

✅ Prós

• Acesso móvel

• Função de busca rápida

❌ Contras

• Não possui acesso offline

• Alto custo, especialmente para licenças em nuvem

4. M-Files

Avaliação: ⭐⭐⭐⭐
G2: 4,3/5 | Capterra: 4,4/5

Visão geral
O M-Files é uma plataforma ECM inteligente que utiliza uma arquitetura orientada por metadados, permitindo que os usuários encontrem documentos com base no contexto.

A plataforma oferece automação de workflows e integrações com sistemas de negócios comuns como Microsoft 365, Salesforce e SAP.

Inclui recursos como permissões baseadas em funções, trilhas de auditoria e controle de versão para proteger dados sensíveis e atender exigências regulatórias.

Além disso, suas ferramentas com IA ajudam a classificar automaticamente conteúdos e sugerir metadados, aumentando a precisão e a eficiência.

O M-Files está disponível nas versões local, em nuvem ou híbrida.

✅ Prós

• IA generativa avançada

• Acesso offline

❌ Contras

• Interface desatualizada

• Suporte limitado a desktop Mac

5. DocStar ECM

Avaliação: ⭐⭐⭐⭐
G2: 3,8/5 | Capterra: 4,0/5

Visão geral
O DocStar ECM é um sistema que ajuda organizações a digitalizar, organizar e automatizar o fluxo de documentos entre departamentos.

Permite aos usuários capturar, indexar e armazenar documentos em um repositório central, tornando-os acessíveis por meio de buscas avançadas baseadas em metadados e palavras-chave.

O DocStar oferece controles de acesso, criptografia e trilhas de auditoria que ajudam as empresas a atender normas de conformidade. Além disso, o controle de versões e o histórico de documentos garantem responsabilidade e reduzem o risco de erros.

O DocStar foca na eficiência dos fluxos de trabalho e na integração com aplicações de negócios, especialmente na automação de contas a pagar. Ele oferece ferramentas como captura inteligente de dados, formulários eletrônicos e roteamento baseado em regras para reduzir a necessidade de intervenções manuais em tarefas com grande volume de documentos.

✅ Prós

• Interface intuitiva baseada em navegador

• Recuperação eficiente de documentos

❌ Contras

• Limitações de personalização

• Lento ao lidar com grandes volumes de documentos ou workflows complexos

Um ECM é ideal para você?

Se você atua em setores como governo, manufatura, construção, recursos humanos, saúde ou qualquer outra indústria semelhante, a resposta é com certeza.

Um ECM gerenciará todos os documentos da sua empresa em armários digitais centralizados, permitindo que sua equipe trabalhe de forma colaborativa com informações sempre atualizadas.

Outros recursos que aumentam a eficiência da equipe incluem:

✔️ Workflows automatizados
✔️ Captura com IA
✔️ Trilhas de auditoria
✔️ Acesso móvel

Se você está pronto para evoluir sua gestão de documentos, confira uma demonstração gratuita com o Dokmee.