Tendências de Transformação Digital

De acordo com a Interact, 19,8% do tempo de trabalho — ou cerca de um dia completo por semana — é desperdiçado com funcionários procurando informações para realizar suas tarefas com eficácia.

Fluxos de trabalho fragmentados de edição, comuns nas organizações hoje, são uma das principais causas. Sua equipe baixa um contrato, faz upload em um editor de PDF gratuito, envia para uma ferramenta de assinatura eletrônica e depois encaminha por e-mail a versão “final”, torcendo para que seja a correta.

Essa troca constante de ferramentas destrói a produtividade e cria sérios riscos de segurança e controle de versões em dezenas de redes domésticas e dispositivos não seguros.

A solução é simples: pare de alternar entre ferramentas e retome o controle total sobre as informações do seu negócio. Um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) moderno integra edição, assinatura e colaboração em um ambiente seguro e centralizado.

O Que É Edição de Documentos?

A edição integrada de documentos é a prática de modificar, anotar e assinar arquivos diretamente dentro de um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) ou de uma solução de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM).

Em vez de usar vários aplicativos diferentes — como editores de PDF online e ferramentas de assinatura — sua equipe pode abrir, editar e salvar documentos sem que eles saiam do sistema controlado.

É assim que um DMS rastreia cada mudança, preserva todas as versões e mantém a segurança durante todo o ciclo de vida do documento.

Pronto para ver como funciona a edição centralizada? A integração do Dokmee com o Microsoft 365 permite que sua equipe edite documentos em um ambiente seguro e controlado.

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Por Que Ferramentas Gratuitas de Edição Representam Riscos para Sua Empresa

As ferramentas gratuitas online que sua equipe utiliza para editar documentos não são realmente “gratuitas”.

Elas têm custos ocultos.

Quando seus funcionários trabalham de locais diferentes sem um ambiente centralizado e seguro, esses custos ocultos se transformam em riscos reais para os negócios.

Controle de Versões e Edições Perdidas

O controle de versões se torna inviável quando um documento está salvo em vários lugares ao mesmo tempo (computadores, e-mails, nuvens).

Isso leva as equipes a desperdiçarem horas reconciliando alterações ou agindo com base em informações desatualizadas, o que coloca em risco prazos e contratos.

Falhas de Segurança

Toda vez que um funcionário envia um documento confidencial para uma ferramenta online gratuita e não verificada, você perde o controle sobre seus dados.

Você não tem visibilidade das políticas de segurança dessa plataforma, aumentando o risco de vazamentos de dados confidenciais.

Risco de Não Conformidade

Em setores regulamentados, a ausência de trilhas de auditoria em ferramentas gratuitas é um problema sério. Sem histórico documentado, não é possível comprovar conformidade, o que pode gerar penalidades severas.

• Em 2016, a Advocate Healthcare foi multada em US$ 5,5 milhões por violações que afetaram cerca de 4 milhões de registros de pacientes.

• Em 2012, o HSBC concordou em pagar US$ 1,9 bilhão após autoridades dos EUA identificarem falhas graves em conformidade contra lavagem de dinheiro.

Esses são riscos empresariais fundamentais que um DMS moderno foi projetado para eliminar. Em resumo:

Como o Dokmee Centraliza a Edição: Principais Funcionalidades

Uma plataforma DMS ou ECM integrada como o Dokmee permite gerenciar todo o ciclo de vida dos seus documentos críticos em um único ambiente seguro.

Vai muito além da visualização de arquivos — oferece recursos completos de edição e colaboração para os formatos mais usados no seu negócio.

Editar, Assinar e Redigir PDFs

Os PDFs são padrão para documentos empresariais finais, mas são difíceis de editar. Um DMS com ferramentas PDF integradas resolve isso:

• Preencher e assinar formulários: Contratos e formulários podem ser preenchidos e assinados diretamente no sistema, sem necessidade de DocuSign.

• Redigir dados sensíveis: Remove permanentemente informações confidenciais. Essencial para áreas jurídicas e de RH.

• Anotações e comentários: Adicione destaques e notas com todo o feedback vinculado ao histórico do arquivo.

Edição em Tempo Real com Microsoft 365

O Dokmee se integra diretamente ao Word, Excel e PowerPoint, permitindo colaboração em tempo real. Embora sistemas legados como o SharePoint ofereçam versionamento básico, um DMS moderno fornece controle superior.

• Relatórios colaborativos.

• Modelos financeiros.

• Apresentações de clientes.

Todas as edições são salvas automaticamente como novas versões.

Gerenciamento de Imagens e Vídeos

O Dokmee também gerencia ativos de marketing e conteúdo visual:

• Controle de versões de designs.

• Organização por tags e metadados personalizados.

• Atualização de materiais de treinamento.

Comparação: Dokmee vs. M-Files vs. Laserfiche

O Fluxo de Edição Seguro em 4 Etapas com o Dokmee

1. Localize e Faça o Checkout do Documento:
   Use a pesquisa avançada do Dokmee. O checkout bloqueia o arquivo para evitar edições simultâneas.

2. Edite com Ferramentas Integradas:
   O documento abre no próprio Dokmee com Microsoft 365. Não há downloads nem troca de apps.

3. Salve com Controle de Versões Automático:
   As edições são salvas como uma nova versão. É possível adicionar comentários explicando as mudanças.

4. Faça o Check-in para Criar Rastro de Auditoria:
   Ao finalizar, o check-in desbloqueia o documento e registra quem fez o quê e quando, garantindo conformidade e segurança.

Benefícios de um Fluxo de Trabalho Integrado

• Aumenta a Produtividade: Menos erros, menos retrabalho.

• Facilita Auditorias: Histórico completo e confiável.

• Centraliza a Segurança: Fecha brechas causadas por ferramentas externas.

• Habilita Colaboração Segura e Remota: Acesso controlado, de qualquer lugar.

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Perguntas Frequentes (FAQ)

1. O que é edição de documentos?
   É o processo de fazer alterações em arquivos, como modificar textos, redigir PDFs ou adicionar comentários, tudo com controle e rastreabilidade.

2. Posso editar documentos gratuitamente?
   Sim, mas ferramentas gratuitas apresentam riscos de segurança e causam confusão de versões.

3. Como editar documentos de forma segura?
   Use um DMS integrado para abrir, editar e salvar arquivos em um ambiente seguro e controlado.

4. O Dokmee registra quem fez alterações?
   Sim. Ele mantém um log detalhado com data e hora de todas as ações feitas no documento.

5. Posso editar arquivos Word e Excel no Dokmee?
   Sim. O Dokmee se integra totalmente ao Microsoft 365, permitindo edição em tempo real com versionamento automático.