Tendências de Transformação Digital

Você ainda está confiando em um sistema básico de gerenciamento de documentos e perdendo arquivos?

Está com dificuldades para encontrar o DMS perfeito para você?

Reunimos 10 dos melhores sistemas de gerenciamento de documentos para te ajudar a decidir.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos, ou DMS, é um software projetado para capturar, armazenar, gerenciar e recuperar seus documentos digitais.

O objetivo de um DMS é lidar com seus documentos e permitir acessá-los a qualquer momento durante todo o ciclo de vida. Isso inclui criação, colaboração, arquivamento e descarte, mantendo fortes medidas de segurança.

Ao digitalizar todos os documentos da sua empresa, você garante aumento de eficiência e colaboração, além de reduzir drasticamente erros humanos e perda de documentos ao criar fluxos de trabalho claros.

Um DMS geralmente oferece indexação de documentos, marcação de metadados, pesquisa por texto completo, automação de fluxo de trabalho, controles de acesso de usuários, trilhas de auditoria e integração com outros sistemas empresariais como CRMs e ERPs.

Recursos de um DMS

Antes de explorarmos nossos DMS favoritos, vamos conferir os recursos mais importantes e comuns que seu DMS (ou ECM) deve ter.

Automação de fluxo de trabalho

Configurar fluxos automatizados ajuda na colaboração da equipe.

Fluxos são rotas customizáveis baseadas em gatilhos, pelas quais seu documento será direcionado automaticamente. Cada membro envolvido é notificado quando é sua vez.

Exemplos: assinar um documento, revisar uma proposta.

Como pode ser um fluxo de trabalho?

Proposta de projeto

1. Você cria a proposta no DMS, adiciona metadados e tags.
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2. Automaticamente, ela vai para o líder da equipe para revisão inicial. O líder pode adicionar notas, aprovar ou rejeitar.
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3. O autor original é notificado do status da proposta e pode fazer alterações. O DMS mostra a versão mais atual.
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4. Depois de editada, o documento segue para o gerente do departamento para revisar conformidade, orçamento etc.
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5. Em seguida, vai para o departamento financeiro, para assinatura e carimbo.
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6. O documento é publicado.
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7. Após 10 anos, o documento é automaticamente arquivado.

Armazenamento de documentos

Seu DMS oferece “armários” digitais onde você pode armazenar e organizar documentos pelo tempo que precisar.

Seus arquivos podem ser categorizados e indexados conforme desejar.

Captura de documentos

Captura de documentos permite que seu DMS reúna automaticamente arquivos, individualmente ou em lote.

Isso inclui digitalização de documentos físicos, importação de arquivos de e‑mail, apps móveis ou pastas de rede, convertendo-os em formatos digitais estruturados.

Soluções avançadas normalmente integram OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair e indexar texto de imagens digitalizadas, tornando os documentos pesquisáveis e fáceis de organizar.

Pesquisa avançada e indexação

Um DMS permite categorizar arquivos com indexação detalhada para facilitar a recuperação de qualquer documento.

Especialmente com tags de metadados, é possível usar atributos como autor, cliente, local, palavras-chave, números de ID e muito mais.

Você também pode filtrar resultados de busca e salvar consultas frequentes para acesso rápido.

Controle de versões

Com sistemas antigos (como servidores próprios), há risco de esquecer de enviar versões atualizadas, gerando caos.

O DMS sempre mantém a versão mais recente disponível, garantindo que todos vejam a mesma informação. Funciona como fonte única de confiança graças ao controle de versão.

Versões anteriores não são perdidas — é possível visualizar todas as atualizações, versões anteriores, quem as atualizou, assinou ou carimbou.

Controle de acesso e permissões

O recurso mais poderoso de um DMS é a segurança integrada.

Você pode definir quem pode visualizar, editar, enviar por e-mail ou imprimir cada documento. Também é possível adicionar marcas d’água personalizadas para rastrear quem abriu o arquivo.

Junto das trilhas de auditoria, esse recurso minimiza riscos de segurança e aumenta responsabilidade em caso de falhas de conformidade.

Trilhas de auditoria

No DMS, cada ação é registrada: que documento foi acessado, tipo de ação, com data/hora e identidade do usuário.

Esses logs são imutáveis — não podem ser modificados ou apagados.

Trilhas de auditoria também geram relatórios para auditorias de conformidade ou revisões de segurança.

Ferramentas de colaboração

O DMS centraliza todos os documentos da organização num único hub, onde equipes e departamentos podem trabalhar juntos.

Inclui ferramentas como coautoria em tempo real, comentários em documentos e espaços de trabalho compartilhados.

Os 10 melhores sistemas de gerenciamento de documentos

Considere volume de documentos, implantação (local ou nuvem), recursos avançados, tipos de fluxo de trabalho...

Selecionamos 10 DMS favoritos para ajudar na escolha.

Ferramenta	Capacidade ECM	Marcação de Metadados	Implantação	Recursos de IA	Permissões & Segurança	Captura Automatizada
Dokmee	✅	✅	Nuvem, local, híbrido	✅	✅	✅
DocuWare	✅	✅	Nuvem, local, híbrido	✅	✅	✅
Google Workspace	❌	❌	Nuvem	❌	✅	❌
PandaDoc DMS	❌	❌	Nuvem	✅	✅	❌
M‑Files	❌	✅	Nuvem, local, híbrido	✅	✅	✅
Laserfiche	✅	✅	Nuvem, local, híbrido	✅	✅	✅
Revver	❌	✅	Nuvem	✅	✅	✅
Microsoft SharePoint	❌	✅	Nuvem, local, híbrido	✅	✅	✅
Zoho WorkDrive	❌	❌	Nuvem	❌	✅	❌
FileHold	✅	✅	Nuvem, servidor próprio	✅	✅	✅ (via SmartSoft)

1. Dokmee

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.2/5 | Capterra 4.7/5

Visão geral
O Dokmee é considerado um dos melhores DMS e ECM por seus recursos avançados e capacidades de IA. Destaca-se pela interface amigável, automação poderosa e segurança empresarial.
Disponível localmente, na nuvem ou em modo híbrido, oferece flexibilidade para requisitos de TI e compliance.
Permite fluxos complexos, captura automática, indexação inteligente via OCR e integração com Microsoft Office, SAP e QuickBooks.
Também disponibiliza formulários eletrônicos, e‑signatures e relatórios personalizados.

Prós ✅

• Automação de fluxo altamente customizável

• Indexação via OCR e busca por texto completo

• Disponível em vários idiomas

• Versão mobile disponível

Contras ❌

• Curva de aprendizado mais íngreme para recursos avançados

• Relatórios nativos limitados

• Interface é simples e básica

2. DocuWare

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Visão geral
DocuWare é um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, ideal para empresas de médio a grande porte.
Especializa-se em classificação de documentos com IA, repositórios e motor de workflow inteligente.

Seu motor de indexação usa machine learning para reconhecer e classificar documentos automaticamente na importação, reduzindo entrada manual e aumentando a precisão.

Integra-se com Microsoft 365, SAP, Outlook e diversos sistemas ERP e CRM.
A plataforma também inclui formulários digitais personalizáveis para coleta estruturada de dados e automação de fluxo de informações.

Prós ✅

• Altamente escalável

• Acesso web e mobile amigável

• Formulários digitais e automação de processos integrados

Contras ❌

• Mais caro que opções mais leves de DMS

• Funcionalidade offline limitada

• Personalizações podem exigir suporte de TI

3. Google Workspace

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5

Visão geral
Google Workspace não foi criado como um DMS, mas hoje permite criação, colaboração e gerenciamento de documentos na nuvem.

Com ferramentas como Drive, Docs, Sheets e Drives Compartilhados, as equipes podem criar, armazenar e colaborar em tempo real, sem instalações complexas ou infraestrutura de TI.

Ideal para pequenas empresas ou startups com baixo volume de documentos e sem necessidade de automação avançada.

A busca do Drive é rápida e intuitiva, baseada em nomes, conteúdo e metadados.
É possível configurar Drives Compartilhados com permissões por função e gerenciar acesso via Google Admin.

Prós ✅

• Integração fluida entre os apps do Google

• Armazenamento e backup automáticos na nuvem

• Configuração simples

Contras ❌

• Não possui fluxos de trabalho nem trilhas de auditoria

• Permissões de Drives Compartilhados podem se tornar confusas

• Acesso offline requer configuração manual

4. PandaDoc DMS

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Visão geral
PandaDoc é uma plataforma de automação documental e assinatura eletrônica que agora inclui um DMS completo.

Oferece uma biblioteca com templates personalizáveis para manter a consistência da marca e criar documentos com facilidade.

Seu construtor drag-and-drop permite criar documentos interativos com campos de formulário, mídia incorporada, tabelas de preços e mais.

Inclui rastreamento em tempo real e análises para acompanhar visualizações e interações com documentos.

Integra-se com CRMs como Salesforce, HubSpot e Pipedrive, além de ferramentas como Zapier, Slack e processadores de pagamento.

Prós ✅

• Biblioteca extensa de modelos

• Rastreamento em tempo real e análises integradas

• Assinatura eletrônica e fluxos de aprovação nativos

Contras ❌

• Não é ideal para armazenamento documental em larga escala

• Organização de arquivos é limitada

• Automação de fluxos focada em documentos de vendas

5. M‑Files

Avaliações ⭐⭐⭐⭐
G2 4.4/5 | Capterra 4.4/5

Visão geral
M‑Files é um DMS que prioriza metadados em vez de estruturas de pastas tradicionais.

Ideal para organizações com estruturas complexas ou processos regulatórios rigorosos, como escritórios jurídicos, empresas de engenharia e instituições financeiras.

Usa IA e marcação contextual (cliente, projeto, tipo de documento) para classificar, atribuir permissões e gerenciar o ciclo de vida de documentos.

Permite construir fluxos de aprovação personalizados com notificações automáticas e trilhas de auditoria.

Prós ✅

• Organização baseada em metadados

• Integração com Microsoft 365, Salesforce e sistemas legados

• Implantação híbrida

Contras ❌

• Interface complexa

• Customizações exigem suporte técnico

• Recursos premium podem encarecer para equipes pequenas

6. Laserfiche

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Visão geral
Laserfiche é um DMS com IA e automação de negócios, ideal para grandes empresas, órgãos governamentais e instituições educacionais.

Inclui um construtor de fluxo low-code para automatizar aprovações, roteamento de dados e verificações de conformidade sem intervenção técnica intensa.

Possui captura inteligente com OCR e machine learning, integrando-se a sistemas como Microsoft 365, Salesforce e ESRI.

Oferece controle de acesso por função, criptografia e trilhas de auditoria, além de análises visuais sobre uso de documentos e eficiência dos fluxos.

Prós ✅

• Captura inteligente de documentos

• Suporte robusto à conformidade

• Dashboards e relatórios detalhados

Contras ❌

• Curva de aprendizado alta

• Versão em nuvem com recursos reduzidos

• Alto custo

7. Revver

Avaliações ⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

Visão geral
Revver (anteriormente eFileCabinet) é um DMS moderno voltado para PMEs.

Com interface intuitiva e uso de IA, oferece implementação simples sem comprometer recursos importantes.

Permite automação de tarefas repetitivas como roteamento, aprovações e nomenclatura de arquivos sem necessidade de programação.

Utiliza templates e metadados para arquivar documentos automaticamente, reduzindo erros humanos.
Inclui controle de versões, trilhas de auditoria e permissões granulares.

Baseado na nuvem, integra-se com Microsoft 365, DocuSign e CRMs.

Prós ✅

• Assinatura eletrônica integrada

• Arquivamento inteligente via metadados

• Baseado em nuvem

Contras ❌

• Customização limitada

• Não ideal para fluxos industriais complexos

• Regras de automação exigem ajustes finos

8. Microsoft SharePoint

Avaliações ⭐⭐⭐⭐
G2 4/5 | Capterra 4.3/5

Visão geral
O Microsoft SharePoint é um sistema de gerenciamento de documentos com integração total ao ecossistema Microsoft.

Oferece armazenamento centralizado, controle de versão e colaboração em toda a empresa.
Para organizações que já usam Microsoft 365, o SharePoint é uma extensão natural de ferramentas como Word, Excel, Teams e OneDrive.

Sua arquitetura altamente personalizável permite criar bibliotecas de documentos com metadados, fluxos de trabalho, níveis de permissão e políticas de retenção.

Suporta coautoria em tempo real e recursos robustos de conformidade e segurança, como controles de acesso por usuário, integração com Microsoft Purview e políticas automatizadas de ciclo de vida.

Escalável tanto para equipes pequenas quanto grandes empresas, com opções em nuvem (SharePoint Online) e híbridas (SharePoint Server).

Prós ✅

• Integração profunda com ferramentas Microsoft 365

• Bibliotecas de documentos customizáveis e marcação com metadados

• Coautoria em tempo real

Contras ❌

• Requer treinamento para uso eficaz dos fluxos de documentos

• Pode ser excessivamente complexo para necessidades básicas

• Integração com ferramentas fora da Microsoft pode ser limitada

9. Zoho WorkDrive

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.3/5 | Capterra 4.6/5

Visão geral
O Zoho WorkDrive é um DMS baseado na nuvem, voltado principalmente para pequenas e médias empresas.

Parte do ecossistema Zoho, integra-se perfeitamente com Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail, entre outros.

Embora não ofereça o mesmo nível de customização que soluções empresariais robustas, possui interface limpa, boas ferramentas de colaboração e controle documental.

Foca na gestão de arquivos por equipes. Os documentos são organizados em “Pastas de Equipe”, cada uma com papéis, permissões e fluxos específicos, promovendo transparência e controle.

Oferece recuperação de arquivos, trilhas de auditoria e suporte à conformidade, como adequação ao GDPR.
Conta ainda com sincronização para desktop, acesso móvel e recursos offline — ideal para equipes híbridas.

Prós ✅

• Integração fluida com o ecossistema Zoho

• Preços acessíveis

• Acesso via desktop e dispositivos móveis

Contras ❌

• Automação de fluxo de trabalho limitada

• Poucas integrações com ferramentas de terceiros fora da Zoho

• Não é ideal para grandes empresas

10. FileHold

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5

Visão geral
O FileHold é um DMS disponível para nuvem privada ou instalação local, ideal para empresas de médio a grande porte com necessidades rigorosas de conformidade e segurança.

Destaca-se em ambientes complexos — especialmente nos setores público, jurídico, manufatureiro e de saúde — onde normas regulatórias e fluxos estruturados são cruciais.

Suporta bibliotecas hierárquicas com marcação de metadados detalhada, controle de acesso por função e histórico completo de versões.

Inclui cronogramas de retenção, arquivamento automatizado e políticas de exclusão legalmente defensáveis.
A automação de fluxo é nativa e permite aprovações, verificações de conformidade e revisões contratuais.

Possui visualizador integrado para anotar, redigir e assinar arquivos digitalmente sem necessidade de software externo.
Além disso, oferece sistema de auditoria para rastrear todas as interações com documentos.

Prós ✅

• Motor de fluxo de trabalho integrado

• Integração com OCR e digitalização

• Suporte a assinaturas digitais, redações e anotações

Contras ❌

• Interface desatualizada

• Indicado para empresas com equipe de TI dedicada

• Licenciamento e infraestrutura caros

Como escolher um DMS?

Não há resposta única.

Cada empresa tem suas próprias necessidades. O que torna um DMS a melhor opção é o quanto ele se adapta à sua realidade.

Aqui vai um checklist rápido com recursos que seu DMS deve ter para extrair o máximo da ferramenta:

🔲 Escalabilidade
🔲 Custo-benefício
🔲 Recursos de conformidade e segurança
🔲 Trilhas de auditoria
🔲 Marcação de metadados
🔲 Implantação de sua preferência (nuvem, local, híbrido)
🔲 Ferramentas de colaboração
🔲 Assinatura eletrônica
🔲 Construtor de fluxo de trabalho
🔲 Acesso móvel

Se você está buscando um DMS que atenda a todos esses critérios, experimente o Dokmee hoje mesmo.