Qu’est-ce qu’une politique de conservation des documents ?

Une politique de conservation des documents est un ensemble formel de directives qui définit la durée pendant laquelle vous devez conserver vos documents et le moment où ils doivent être archivés ou éliminés en toute sécurité.

Elle s’applique aux dossiers physiques et numériques et aide à garantir que les informations sont conservées pendant la durée appropriée en fonction des exigences légales et commerciales.

Une politique de conservation bien définie réduit les risques en empêchant la suppression prématurée des dossiers tout en évitant les coûts et la responsabilité liés à la conservation des documents plus longtemps que nécessaire.

Politiques de conservation moyennes

Les périodes de conservation varient selon le type de document, le secteur d’activité et la juridiction, mais de nombreuses organisations suivent des repères communs.

• Les dossiers financiers tels que les factures, les déclarations fiscales et les documents comptables sont généralement conservés pendant cinq à sept ans
• Les dossiers RH nécessitent souvent une conservation de trois à sept ans après la fin du contrat, selon les lois locales du travail
• Les contrats sont généralement conservés pendant la durée de l’accord plus plusieurs années supplémentaires
• Les documents de gouvernance d’entreprise et les dossiers de conformité peuvent devoir être conservés indéfiniment

Ces moyennes fournissent des orientations, mais les calendriers de conservation doivent toujours s’aligner sur les réglementations applicables et les besoins de l’entreprise.

Comment créer une politique de conservation des documents

La création d’une politique de conservation des documents commence par l’identification de tous les types de documents utilisés dans l’organisation et la compréhension des exigences légales et réglementaires associées à chacun.

Ensuite, définissez des périodes de conservation pour chaque catégorie, y compris le moment où les documents doivent être actifs, archivés ou éligibles à l’élimination. Attribuez la propriété et les responsabilités pour la gestion de la conservation, établissez des procédures d’approbation et d’audit, et documentez la manière dont les dossiers seront détruits en toute sécurité une fois leur période de conservation terminée.

Enfin, communiquez clairement la politique aux employés et révisez-la régulièrement pour vous assurer qu’elle reste conforme à mesure que les réglementations et les opérations commerciales évoluent.

Comment utiliser le générateur gratuit de politiques de conservation de documents de Dokmee

Le générateur gratuit de politiques de conservation de documents de Dokmee simplifie le processus en vous guidant à travers les catégories de documents, les périodes de conservation recommandées et les considérations de conformité.

Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner votre secteur d’activité et de marquer les types de documents avec lesquels vous travaillez habituellement, par exemple, les dossiers financiers, les audits, les contrats, etc.

L’outil générera un modèle de politique en quelques secondes et vous pourrez l’implémenter directement dans votre DMS ou ECM Dokmee.

Veuillez vous assurer que les périodes de conservation sont correctes et précises par rapport à votre secteur d’activité et à votre pays.