Tu empresa depende de software potente. Salesforce gestiona a tus clientes, NetSuite se encarga de las finanzas y Microsoft 365 es la herramienta diaria de tu equipo. El problema es que estas herramientas muchas veces no se comunican entre sí.
Esto ralentiza todo. Tus empleados desperdician aproximadamente un 30 % del día en tareas repetitivas como volver a ingresar datos en diferentes apps o buscar información. Tiempo que podrían dedicar a tareas de valor.
La integración del software de gestión documental conecta estos sistemas. Permite que tus herramientas compartan información automáticamente, creando un flujo de trabajo fluido que potencia todo tu ecosistema tecnológico y mejora el rendimiento de tu equipo.
¿Qué es la Integración de un Software de Gestión Documental?
La integración de un sistema de gestión documental (DMS) conecta tu sistema de documentos con otras aplicaciones empresariales como Salesforce, NetSuite o Microsoft 365 utilizando APIs, que son vías seguras para el intercambio automático de datos.
En lugar de subir archivos manualmente o duplicar información en diferentes plataformas, la integración permite que el DMS sincronice documentos, actualice registros e incluso active flujos de trabajo automatizados.
Esto convierte al DMS en un centro inteligente y conectado que mantiene tus sistemas alineados y a tu equipo enfocado en lo más importante.
¿Qué Sucede Cuando Tus Herramientas No Están Integradas?
Un diagrama que muestra cómo la integración del software de gestión documental conecta sistemas desconectados como ERP y CRM en un flujo de trabajo automatizado.
Cuando tus herramientas trabajan juntas, tu equipo es más productivo. Cuando están desconectadas, la información se fragmenta, lo que ralentiza el trabajo y genera problemas como los siguientes:
| Síntoma |
Costo para el Negocio |
| Silos de Datos |
Información crítica queda atrapada en aplicaciones separadas, lo que lleva a decisiones erróneas y oportunidades perdidas. |
| Reingreso Manual de Datos |
Los empleados pierden horas cada día duplicando información entre sistemas. Esto afecta la productividad, genera errores y agota al equipo. |
| Cuellos de Botella en Procesos |
Las aprobaciones de documentos se detienen mientras esperan ser movidas manualmente, lo que retrasa ingresos y frustra a los clientes. |
| Falta de Cumplimiento Normativo |
Sin una fuente única de verdad, es casi imposible generar una pista de auditoría completa. Esto puede resultar en sanciones severas. |
Beneficios de Integrar tu Software de Gestión Documental
Conectar tu DMS con otros sistemas empresariales no es solo una comodidad, es una mejora estructural de tu negocio. Los beneficios son claros y tangibles:
Reduce el Tiempo Perdido
Piensa en todas las horas que tu equipo pasa cambiando de app, buscando archivos o escribiendo los mismos datos una y otra vez. La integración recupera ese tiempo.
Al automatizar el flujo de información, tus empleados pueden centrarse en tareas valiosas en lugar de labores administrativas repetitivas.
Reduce Errores Costosos
Cada vez que una persona transfiere datos manualmente, existe riesgo de error.
Con tasas de error de hasta un 4 % en entradas manuales, según algunos estudios, un simple error en el importe de una factura o el ID de un cliente puede causar pagos incorrectos o informes financieros erróneos.
La integración elimina ese riesgo. Cuando los sistemas se comunican entre sí, los datos siempre son precisos y fiables.
Simplifica el Cumplimiento
Cumplir con normativas requiere una trazabilidad completa. Si los archivos están repartidos en distintas plataformas, construir una pista de auditoría única es una pesadilla.
Un sistema totalmente integrado sigue cada documento desde su creación hasta su archivo. Te ofrece un historial unificado y buscable que facilita cualquier auditoría.
¿Qué Integraciones Debería Tener un DMS?
Un buen sistema de gestión documental potencia todas tus herramientas existentes.
Las integraciones eliminan la necesidad de cambiar entre apps y permiten construir flujos de trabajo automatizados. Estas son las más importantes:
Integración con ERP
Una infografía que muestra cómo el DMS usa OCR para extraer datos de una factura y enviarlos al sistema ERP.
Tu equipo financiero probablemente esté saturado de tareas repetitivas.
Cuando llega una factura, alguien tiene que abrirla y volver a escribir sus datos en el ERP (como NetSuite o SAP). Esto es lento y propenso a errores.
Una integración con ERP soluciona esto. El DMS puede “leer” la factura con tecnología OCR y enviar los datos automáticamente al ERP.
Se convierte en un flujo de trabajo instantáneo, preciso y sin errores. Los registros son exactos y los pagos no se retrasan.
Integración con CRM
Una ilustración de una interfaz CRM mostrando cómo la integración DMS permite ver contratos y propuestas dentro del perfil del cliente.
Tu equipo de ventas debería estar vendiendo, pero pasa hasta un tercio del día en tareas administrativas.
Un gran culpable: buscar documentos perdidos como contratos o propuestas.
Integrar tu DMS con un CRM como Salesforce resuelve esto. Cada archivo se archiva automáticamente y se vincula al registro del cliente correspondiente. El historial documental completo aparece dentro del CRM, permitiendo cerrar acuerdos más rápido y brindar una fuente única de verdad.
Integración con Suites de Productividad
Tu equipo usa Microsoft 365 o Google Workspace para colaborar, pero esto puede generar caos en las versiones de archivos. Acaban con múltiples “versiones finales” del mismo documento.
Una integración adecuada elimina este problema. Al editar un archivo en Word o Google Docs, el DMS guarda automáticamente la última versión.
Así todos trabajan desde el archivo correcto, sin cambiar la forma en que colaboran.
Integración con Firma Electrónica
Firmar contratos con herramientas como DocuSign es útil, pero muchas veces el proceso se queda allí.
El documento legal firmado queda aislado en la plataforma de firma electrónica, desconectado del perfil del cliente en el DMS.
Una integración cierra este ciclo: al firmarse el documento, se transfiere automáticamente al DMS y se archiva en la carpeta correspondiente.
Esto garantiza una pista de auditoría completa y puede incluso activar el siguiente paso (como alertar al equipo de contabilidad para emitir una factura).
Dokmee se integra con herramientas clave como Microsoft 365 para simplificar tu trabajo.
5 Consejos para Elegir un DMS con las Integraciones Adecuadas
Una imagen de un rompecabezas en el que una pieza roja (DMS) conecta otras piezas como CRM y ERP.
Usa estos cinco consejos para elegir una plataforma que sea un verdadero centro de operaciones y no un sistema aislado.
1. Analiza tu Ecosistema de Herramientas Actual
Antes de buscar un DMS, haz un mapa de todas las aplicaciones que tu equipo utiliza diariamente.
Identifica los puntos de fricción: ¿están copiando manualmente datos de un CRM a un sistema contable? Esa es una integración clave que necesitas.
2. Prioriza las Integraciones Nativas
Busca un DMS con integraciones listas para usar con tus aplicaciones críticas.
Estas integraciones nativas suelen ser más confiables, fáciles de configurar y mejor soportadas que los conectores de terceros.
3. Evalúa la API para Necesidades Personalizadas
Ningún DMS tendrá integraciones nativas con todo. Si usas software especializado o heredado, necesitarás una API robusta.
Una API bien documentada permite que tus desarrolladores construyan puentes personalizados para cubrir todas las necesidades.
4. Evalúa la Captura de Documentos
El camino de un documento comienza cuando ingresa a tu empresa. La capacidad de captura es clave para la integración.
Necesitas un sistema con software de captura documental que use OCR para extraer datos automáticamente de escaneos o PDFs y enviarlos a otros sistemas.
5. Planea Pensando en el Futuro
El software que usas hoy podría cambiar en dos años.
Elige un proveedor de DMS que amplíe constantemente su biblioteca de integraciones para que el sistema pueda adaptarse a las nuevas herramientas a medida que crece tu negocio.
¿Quieres más detalles? Consulta nuestra guía para elegir el mejor sistema de gestión documental.
Integra tu Ecosistema con Dokmee
El verdadero poder de una herramienta empresarial está en cómo se conecta con otras.
Dokmee ofrece una estrategia de integración total, con conexiones nativas a Microsoft 365, Salesforce, QuickBooks, y una API potente para ERP y otras apps personalizadas.
Deja de permitir que el software desconectado ralentice tu negocio. Comienza a crear flujos de trabajo fluidos.
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Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es un sistema de gestión documental integrado?
Es un DMS que se conecta con otros sistemas empresariales (como CRM o ERP) y actúa como un centro centralizado para que los documentos y datos fluyan automáticamente entre plataformas.
¿Para qué se usa un DMS?
Cuando está integrado, un DMS sirve para automatizar flujos de trabajo, centralizar la información de la empresa y garantizar el cumplimiento normativo mediante el seguimiento completo de los documentos.
¿Qué integraciones son estándar en un DMS?
Los mejores DMS se integran con CRM (Salesforce), ERP (SAP), contabilidad (QuickBooks) y suites de productividad (Microsoft 365). Dokmee ofrece estas integraciones estándar, además de una API flexible para necesidades personalizadas.
¿Cómo mejoran las integraciones del DMS los flujos de trabajo empresariales?
Reemplazan tareas manuales lentas por automatización instantánea. Por ejemplo, en vez de que un empleado escriba los datos de una factura en el ERP, el flujo de trabajo integrado lo hace al instante, sin errores.