¿Qué pasa si enfrentas una demanda repentina o una auditoría fiscal?
Lo primero que te pedirán serán documentos. Si tus archivos están desorganizados, o peor aún, se eliminaron antes de tiempo, te expones a sanciones legales.
Sin un plan claro, las empresas tienden a hacer una de dos cosas: conservar todo para siempre, lo que eleva los costos de almacenamiento y crea un gran riesgo legal, o eliminar datos sin control, lo que pone en peligro el cumplimiento normativo. Ambas opciones son arriesgadas.
Una política de retención de documentos es el mapa oficial que soluciona esto.
Es un conjunto simple de reglas que indica exactamente qué conservar, por cuánto tiempo y cuándo eliminarlo de forma segura. Es un componente fundamental de la estrategia de gestión de riesgos de tu empresa.
¿Qué es una Política de Retención de Documentos?
Una política de retención de documentos es un conjunto formal y escrito de directrices que regulan cómo tu empresa gestiona y elimina sus registros.
Ayuda a cumplir con normativas como HIPAA y SOX, reduce riesgos legales en caso de demandas y mejora las operaciones diarias eliminando información innecesaria.
¿Por Qué Necesitas una Política de Retención?
Un ícono de escudo protegiendo un documento, simbolizando cómo la política de retención ofrece cumplimiento legal y seguridad.
Una política formal actúa como un escudo para tu empresa, transformando la gestión documental de un riesgo en un activo bien gestionado.
¿Cómo te protege?
| Riesgo de No Actuar |
Consecuencias para la Empresa |
| Multas y Sanciones Legales |
Riesgo de fuertes sanciones si no se entregan los documentos requeridos durante una auditoría o demanda. |
| Altos Costos de Almacenamiento |
Conservar todo indefinidamente aumenta los costos físicos y digitales. |
| Búsqueda Ineficiente de Información |
Tu equipo pierde tiempo y dinero tratando de encontrar documentos entre archivos desorganizados. |
| Vulnerabilidad a Brechas de Datos |
Guardar información sensible que ya no necesitas aumenta el riesgo de ataques y responsabilidades legales. |
¿Cuánto Tiempo se Deben Conservar los Documentos Empresariales?
Infografía de línea de tiempo mostrando los períodos de retención para contratos, facturas y archivos de empleados.
Los períodos de retención dependen del tipo de documento y están regulados por distintas leyes.
Consulta siempre a un asesor legal, pero aquí tienes una guía general:
| Categoría de Documento |
Ejemplos |
Período General de Retención |
| Registros Corporativos |
Actas, estatutos, actas de juntas |
Permanente |
| Contabilidad e Impuestos |
Estados financieros, declaraciones fiscales, facturas |
7 años a permanente |
| Registros de Empleados |
Expedientes, nómina, formularios I-9 |
3–7 años después del egreso |
| Contratos y Legales |
Contratos de clientes, arrendamientos, acuerdos |
Duración del contrato + 7 años |
| Salud (HIPAA) |
Historias clínicas, autorizaciones, divulgaciones |
Mínimo 6 años |
¿Quién Establece las Reglas de Retención?
Los períodos de retención están establecidos por normativas específicas:
-
El IRS establece los plazos para documentos fiscales (generalmente entre 3 y 7 años).
-
El Departamento de Trabajo (DOL) regula los registros laborales y de nómina (normalmente 3 años).
-
La EEOC exige que los archivos de contratación y personal se conserven al menos un año tras la baja del empleado.
-
Reguladores específicos, como los que aplican HIPAA o SOX, tienen requisitos más estrictos.
Cómo Crear tu Política en 4 Pasos
Infografía mostrando los 4 pasos: formar equipo, auditar, establecer cronograma, capacitar.
1. Forma un Equipo Multidisciplinario
No redactes la política en aislamiento.
Incluye representantes de:
-
Legal/compliance → requisitos normativos
-
Finanzas → documentos fiscales y contables
-
Recursos Humanos → ciclo de vida de archivos de empleados
-
TI → almacenamiento, gestión y eliminación de archivos digitales
-
Líderes de departamentos → documentos usados por cada equipo
2. Audita tus Documentos
No puedes regular lo que no conoces. Haz una auditoría completa y pregunta:
-
¿Qué es? (ej. contrato, evaluación, factura)
-
¿Dónde está almacenado? (unidad compartida, software, archivo físico)
-
¿Quién accede? (solo RRHH, todo el equipo comercial, etc.)
Esto será la base de tu cronograma de retención.
3. Define el Cronograma de Retención
Para cada tipo de documento, establece cuánto tiempo debe conservarse.
Consulta las leyes aplicables y, si hay múltiples requisitos, aplica el más largo para estar seguro.
4. Documenta, Comunica y Capacita
-
Redacta la política de forma clara y formal (usa la plantilla abajo).
-
Aprobación oficial y publicación interna (intranet, DMS, etc.).
-
Realiza capacitaciones explicando no solo las reglas, sino el motivo detrás de ellas.
Cómo Automatizar la Política con un ECM
Ilustración de función de "litigation hold" donde se congela un documento con un clic.
Aplicar la política manualmente es casi imposible. Aquí es donde un ECM (Enterprise Content Management) como Dokmee entra en acción.
Un ECM automatiza tu política:
-
Aplica las reglas de retención.
-
Hace seguimiento de cada archivo.
-
Elimina documentos vencidos automáticamente o tras revisión.
-
Aplica bloqueos legales ("litigation hold") con un clic.
Plantilla Práctica de Política de Retención de Documentos
1. Propósito e Introducción
Esta política define las pautas para la gestión, retención y eliminación segura de registros de [Nombre de la Empresa].
2. Alcance
Aplica a todos los empleados y contratistas, e incluye todos los formatos (digitales y físicos).
3. Responsable de la Política
El/la [ej. Director/a de Cumplimiento o TI] será el/la encargado/a de aplicar, revisar y hacer cumplir esta política.
4. Cronograma de Retención
| Categoría |
Ejemplos |
Mínimo de Retención |
| Corporativos |
Estatutos, actas, resoluciones |
Permanente |
| Finanzas e Impuestos |
Estados financieros auditados, declaraciones fiscales |
7 años |
| |
Facturas, reportes de gastos, extractos bancarios |
7 años |
| Recursos Humanos |
Expedientes, nómina, I-9 |
7 años tras el egreso |
| |
Currículos de no contratados |
3 años |
| Contratos y Legales |
Contratos, arrendamientos, patentes |
Duración + 7 años |
5. Eliminación Segura
6. Suspensión Legal (“Litigation Hold”)
Ante litigios, investigaciones o auditorías, se congelará la eliminación de registros relacionados.
7. Revisión Anual
Esta política será revisada anualmente por el Responsable y el [ej. Comité Ejecutivo].
Aprobado por: [Nombre, Cargo]
Fecha: [Fecha]
Cumple con Confianza Usando Dokmee
Una política no sirve si no se aplica. Confiar en humanos para gestionar manualmente miles de archivos es inviable.
Dokmee automatiza todo el proceso, reduce tu riesgo y asegura el cumplimiento.
Descubre Cómo Automatizar tu Política con Dokmee
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cuál es el período estándar de retención?
No existe un único estándar. Depende del tipo de documento.
Ej.: el IRS pide 7 años para documentos fiscales; los de empleados, entre 3 y 7 años.
Los registros corporativos deben conservarse de forma permanente.
¿Qué es una buena política de retención?
Una política clara, integral y fácil de seguir.
Debe incluir cronograma, responsable, método de eliminación y gestión de bloqueos legales, idealmente automatizada.
¿Cuál es la diferencia entre documento y registro?
Un documento es un borrador. Un registro es la versión final oficial.
Ej.: un borrador de contrato ≠ un contrato firmado.
Solo el registro firmado está sujeto a la política.
¿Qué es un “litigation hold”?
Es una instrucción formal del área legal para suspender inmediatamente la eliminación de documentos relevantes ante un proceso legal o auditoría.
Es un mecanismo crítico que anula el cronograma normal de retención.