Tendances de la transformation numérique

Vous utilisez encore Google Drive ou, pire, le papier pour gérer vos documents ?

On parie que vous avez à peine le temps de lire cet article, car vous perdez encore des heures à chercher des documents dans des piles de fichiers ou des dossiers numériques désorganisés.

Accordez-nous 10 minutes, et vous découvrirez Dokmee, une solution ECM qui transformera radicalement votre gestion documentaire.

Qu’est-ce que Dokmee ?

Dokmee est un système de gestion électronique des documents (GED, document management system) et de gestion de contenu d’entreprise (ECM, enterprise content management), doté d’une interface épurée, conçu pour aider les entreprises à capturer, stocker, gérer et retrouver des documents et dossiers numériques.

Dokmee propose de nombreuses fonctionnalités (que nous détaillerons plus tard) permettant de gérer tous les documents de votre entreprise comme un ensemble cohérent.

Parmi ces fonctionnalités, on retrouve :

• La capture de documents
• Des classeurs numériques et des politiques de conservation
• L’indexation intelligente avec Magic Indexing
• Les journaux d’audit
• Une gestion mobile des documents (ECM mobile)
• Un logiciel de formulaires électroniques

Autrement dit, Dokmee ECM garantit une collaboration fluide au sein de vos équipes en offrant un accès à jour et centralisé aux documents dans toute l’entreprise, facilitant ainsi le travail collaboratif et la capture documentaire.

Dokmee s’adresse aux entreprises de toutes tailles et est utilisé dans divers secteurs comme le gouvernement, la fabrication, la comptabilité, les ressources humaines, le droit, la santé, la finance, l’éducation ou encore l’immobilier.

Dokmee agit comme un référentiel centralisé dans lequel les utilisateurs peuvent scanner, téléverser et indexer des documents pour en faciliter la recherche.

Ce système ECM prend en charge l’indexation intelligente, ce qui permet l’ajout de métadonnées et la recherche en texte intégral, réduisant considérablement le temps nécessaire pour retrouver un fichier spécifique. Sa fonction OCR transforme les images scannées en texte consultable et modifiable.

Fonctionnalités principales

Après avoir brièvement mentionné certaines des capacités de Dokmee, explorons maintenant ses meilleures fonctionnalités.

Dokmee propose de nombreuses fonctionnalités qui en font, selon moi, l’un des systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) les plus complets disponibles actuellement.

Stockage sécurisé & structuration intelligente

La fonctionnalité la plus basique d’un système de gestion documentaire (DMS) ou d’un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) est le stockage de vos documents.

Cependant, c’est la manière dont ils sont organisés et stockés qui fera toute la différence.

Avec Dokmee, vous avez une liberté totale pour organiser vos classeurs numériques, et vous pouvez les catégoriser à l’aide d’un indexage avancé et de métadonnées afin de garantir une récupération des documents aussi simple que possible.

Voici quelques exemples d’indexation que vous pouvez utiliser selon votre secteur :

Pour les administrations publiques :

• Identifiant du document
• Agence
• Numéro de réglementation
• Dates
• Sujet

Pour les cabinets juridiques :

• Nom du client
• Numéro d’affaire
• Type de document
• Juridiction
• Dates

Pour les prestataires de santé :

• Nom du patient
• Numéro de dossier médical
• Médecin traitant
• Diagnostic
• Compagnie d’assurance

Pour l’industrie manufacturière :

• Auteur
• Numéro du plan
• Fournisseur
• Nom du projet
• Nom du produit

Vous avez une liberté totale pour décider comment catégoriser et classer vos documents avec Dokmee.

De plus, Dokmee permet à votre équipe de collaborer à l’édition de documents grâce à une fonction glisser-déposer pour ajouter de nouvelles pages, insérer des annotations, des signatures, compresser des fichiers, etc.

Enfin, la récupération de documents est facilitée par une barre de recherche avancée et précise, dotée d’un bouton “et/ou” vous permettant d’utiliser autant de métadonnées que nécessaire.

Politique de conservation

À mesure que votre entreprise évolue, il devient facile d’encombrer votre système avec des documents inutiles ou obsolètes.

Avec Dokmee, vous pouvez créer un programme de conservation des documents.

Concrètement, cela signifie que vous pouvez mettre en place un workflow qui ordonnera à votre système de gestion documentaire de supprimer, déplacer ou archiver automatiquement des documents après un certain délai depuis leur dernière consultation.

Par exemple : une fois qu’une facture a été intégralement payée, votre ECM peut automatiquement l’envoyer dans une corbeille de conservation après un délai de 7 ans sans consultation.

Vous pouvez choisir de les supprimer complètement et définitivement, ou de les envoyer dans une corbeille de conservation, où vous pourrez les récupérer en cas de besoin.

Ce système permet un nettoyage automatique qui aide à maintenir un environnement organisé et à garantir que seuls les documents pertinents restent accessibles.

Flux de travail automatisés

Dokmee est un système de gestion de contenu d’entreprise sans code, qui vous permet de créer vous-même des workflows très personnalisés grâce à une interface de type glisser-déposer.

La façon dont vous construisez votre workflow dépend entièrement de vous.

Cependant, chez Dokmee, nous savons que créer des workflows très complexes peut être délicat, c’est pourquoi vous pouvez contacter l’équipe, qui se chargera de créer les workflows pour vous.

Dokmee vous permet de concevoir des workflows personnalisés pour automatiser des tâches telles que les approbations de documents, les révisions et les notifications, réduisant ainsi les interventions manuelles et augmentant l’efficacité opérationnelle.

Le système prend également en charge des fonctionnalités de collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder aux documents et de les commenter en temps réel, avec des annotations, des signets et une intégration email qui améliorent la communication et la transparence.

Source : Software Advice

Si vous souhaitez en savoir plus, regardez cette vidéo !

 

Rôles et autorisations

Dokmee ECM est fortement dédié à offrir autant de mesures de sécurité que possible. Ainsi, vous pouvez définir un contrôle de version pour chacun de vos documents et respecter une gouvernance stricte de la gestion documentaire.

Les administrateurs peuvent définir les rôles des utilisateurs, restreindre l’accès à certains dossiers ou types de documents, et surveiller l’activité des utilisateurs grâce à un journal détaillé.

Ce niveau de contrôle est essentiel pour les secteurs soumis à des exigences strictes en matière de confidentialité des données.

Vous pouvez attribuer des permissions à chaque membre de votre équipe afin de garantir qu’aucune faille de sécurité ou fuite de documents ne survienne à aucun moment.

Voici quelques rôles que vous pouvez attribuer :

• Restriction totale → L’utilisateur ne pourra pas ouvrir ni accéder au document.
• Lecture seule → L’utilisateur pourra uniquement lire le document directement depuis l’ECM. Autrement dit, les droits de modification, de téléchargement et d’envoi par email peuvent être retirés.
• Filigranes → Les utilisateurs peuvent accéder, télécharger ou envoyer le document par email, mais un filigrane personnalisé sera automatiquement ajouté. Cela garantit une pleine responsabilité en cas de fuite de document.
• Annotations et signatures → Les utilisateurs pourront modifier le document à tout moment, en ajoutant des commentaires, annotations, pages supplémentaires ou signatures électroniques.

Ces droits peuvent être modifiés à tout moment selon vos besoins.

Pistes d’audit

Dokmee offre des pistes d’audit sécurisées et infalsifiables qui garantissent la sécurité, la transparence et la conformité réglementaire.

Chaque interaction avec le système et les fichiers est enregistrée dans un registre d’activité inviolable.

Les interactions peuvent inclure la consultation, le téléchargement, la modification, la suppression, le déplacement, la signature, l’impression, etc. Chaque action est suivie et enregistrée avec le nom de l’utilisateur et un horodatage.

Vous bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur qui a effectué chaque action, quand elle a eu lieu, et sur quel document. Ce processus est essentiel pour détecter les accès non autorisés, assurer la responsabilité, et préparer les audits. Il garantit que votre ECM reste entièrement traçable.

Le journal d’audit intégré facilite la génération de rapports et vous permet de créer des rapports détaillés ainsi que des synthèses d’activité.

La piste d’audit de Dokmee permet à votre organisation de gérer les informations sensibles tout en respectant des normes strictes telles que HIPAA, GDPR, SOX, et bien d’autres.

📥 Capture automatisée & OCR

La capture de documents de Dokmee est parfaite si vous devez numériser et extraire des informations à partir de grands volumes de données.

Dokmee propose la reconnaissance optique de caractères (OCR), intégrée pour convertir les documents scannés en texte entièrement consultable et modifiable.

L’OCR de Dokmee extrait des données précieuses à partir de documents papier, PDF et images. Cela élimine complètement le besoin de saisie manuelle et accélère considérablement les flux de travail documentaires.

Les capacités OCR s’étendent à la reconnaissance Smart Zone OCR, MICR pour les polices bancaires, ainsi qu’au support de la reconnaissance des textes dactylographiés et manuscrits via les technologies OCR, ICR et OMR.

Cela permet de traiter avec précision de nombreux types de documents, y compris les factures et les formulaires manuscrits.

De plus, Dokmee améliore l’extraction des données grâce à deux modules intelligents : Magic Indexing et AI Scripting.

Magic Indexing est une fonctionnalité avancée conçue pour rendre l’indexation intuitive et aussi efficace que possible.

Elle vous permet de taguer et d’organiser automatiquement les documents avec des métadonnées en analysant le contenu des documents.

Cet outil reconnaît le texte dactylographié, l’écriture manuscrite, et même les logos, ce qui vous aide à taguer tous vos documents de manière cohérente.

Le scripting AI offre une approche programmable de l’indexation.

En utilisant JavaScript ou C#, vous pouvez créer une logique personnalisée pour manipuler les valeurs d’index et automatiser la classification. Le scripting est particulièrement utile lorsque vous devez gérer plusieurs mises en page de documents ou des exigences spécifiques à une industrie.

L’indexation peut être configurée à l’aide de nombreux modèles de métadonnées, offrant des options manuelles et automatisées avec un support complet des signets PDF et de la lecture de codes-barres.

Les documents et métadonnées peuvent ensuite être exportés dans votre ECM, en utilisant des formats standards comme TIFF, PDF/A, JPEG, XML, CSV, etc.

Le meilleur, c’est que, contrairement à de nombreuses solutions de capture, Dokmee Capture offre un nombre illimité de scans, ce qui signifie qu’il n’y a pas de système de paiement par clic. Combiné à un OCR puissant, une indexation automatisée et des fonctionnalités de reporting, le logiciel augmente votre retour sur investissement sans compromettre la fonctionnalité ou le contrôle.

Avec Dokmee, vous pouvez capturer vos documents depuis n’importe quel appareil, y compris votre mobile.

Création de formulaires électroniques

Dokmee Forms vous permet de créer des formulaires électroniques personnalisables, afin que vous puissiez recueillir des données internes RH, des retours clients, des documents de conformité, ou tout autre type d’information. Dokmee Forms vous aide à créer et gérer des formulaires sans écrire une seule ligne de code.

Dokmee Forms dispose d’un créateur de formulaires par glisser-déposer. Avec une interface claire et conviviale, les formulaires peuvent être assemblés rapidement en utilisant des champs personnalisés, des options de téléchargement de fichiers (supportant PNG, JPG, MP4, et plus), ainsi qu’un support intégré pour les signatures électroniques.

Le logiciel inclut également des modèles de formulaires prêts à l’emploi et des composants modulaires, facilitant la conception de flux de travail autour de la collecte de données.

Vous pouvez aussi créer ces formulaires pour mobiles et tablettes, ce qui sera particulièrement utile pour la collecte de données lors d’événements, par exemple.

Dokmee propose un concepteur de thèmes pour que vous puissiez adapter chaque aspect visuel à l’identité de votre marque. Ajoutez des logos, utilisez les paramètres linguistiques préférés, et appliquez des motifs personnalisés pour rendre vos formulaires uniques et parfaitement cohérents avec votre entreprise.

Quelques fonctionnalités intégrées incluent :

• CAPTCHA intégré

Protégez vos formulaires contre le spam et les bots grâce à une validation CAPTCHA native, améliorant ainsi l’intégrité des données et la sécurité de la plateforme.

• Praticité basée sur le cloud

Travaillez en toute sécurité depuis n’importe où grâce à l’infrastructure cloud hébergée par Dokmee.

• Téléchargement de fichiers

Collectez plusieurs types de fichiers lors de la soumission des formulaires, y compris des documents, images et vidéos.

Grâce aux workflows de Dokmee, vous pouvez intégrer les formulaires dans des processus métier automatisés. Le constructeur de formulaires s’intègre étroitement avec d’autres outils professionnels, garantissant que les données collectées peuvent être acheminées vers les bonnes plateformes via API ou intégration directe.

L’outil inclut également des fonctions d’analyse et de reporting intégrées. Vous pouvez analyser les taux de soumission, les abandons de formulaire et les erreurs afin d’améliorer constamment l’engagement et l’efficacité.

Modèles de déploiement

Dokmee offre un déploiement flexible, ce qui signifie que vous pouvez opter pour un déploiement sur site, dans le cloud ou hybride. Ainsi, vous pouvez vous adapter pleinement à la sensibilité de vos documents et à vos besoins.

DMS sur site

Un déploiement sur site convient mieux aux organisations ayant des exigences strictes en matière de gouvernance des données, si vous disposez déjà d’une infrastructure sur site, ou si vous recherchez une personnalisation et un contrôle approfondis.

Dans ce cas, le logiciel et le matériel résident dans les locaux physiques de l’organisation, offrant un contrôle inégalé et la possibilité de personnaliser les solutions selon des processus métier spécifiques.

Les secteurs qui peuvent bénéficier de ce système incluent la santé, la finance et le gouvernement, car ils traitent une grande quantité d’informations très sensibles qui ne peuvent se permettre aucune fuite de données.

Le seul inconvénient est qu’il implique des coûts initiaux plus élevés et nécessite une équipe informatique dédiée pour la maintenance, les mises à jour et le support continus.

DMS dans le cloud

Un déploiement dans le cloud vous permet d’accéder à la plateforme depuis n’importe où dans le monde, ce qui est parfait si vous avez des collaborateurs à distance.

L’investissement initial est minimal et dépend moins des ressources informatiques internes. De plus, c’est une méthode très évolutive.

Ce modèle convient particulièrement aux startups, PME ou organisations en forte croissance qui ont besoin d’une solution flexible sans sacrifier la sécurité ou les fonctionnalités.

DMS hybride

Enfin, vous pouvez aussi combiner les déploiements sur site et cloud dans une solution hybride.

Le déploiement hybride de Dokmee offre un équilibre stratégique. Cette approche permet de répartir les données et applications entre les deux environnements, augmentant ainsi l’efficience des coûts et la sécurité des données.

Le déploiement hybride est idéal pour les entreprises qui migrent progressivement vers le cloud, ou celles qui doivent conserver des données sensibles sur site pour des raisons de conformité, tout en utilisant des solutions cloud pour d’autres flux de travail.

Bien qu’il offre une plus grande flexibilité, il introduit également une complexité dans la gestion et l’intégration, nécessitant souvent une expertise informatique spécialisée.

Avis des utilisateurs

Les notes de Dokmee incluent :

Capterra 4,7/5 | G2 4,5/5 | Software Finder 4,9/5 | Trust Radius 8,9/10

Les utilisateurs apprécient les solides intégrations de Dokmee avec d’autres outils.

Avec Dokmee, vous pouvez également intégrer des outils de productivité (DocuSign, suite Microsoft, etc.) qui vous permettent de modifier des présentations ou d’envoyer des documents par email sans jamais quitter le logiciel.

D’autres utilisateurs mentionnent aussi qu’ils apprécient les nombreuses fonctionnalités offertes par l’ECM, notamment ses couches de sécurité, telles que l’authentification à deux facteurs ou les connexions personnalisées.

✅ Avantages

• Disponible en plusieurs langues

Dokmee est disponible dans presque toutes les langues existantes. Les ressources sont disponibles en anglais, français et espagnol.

• Gestion documentaire efficace et complète

Dokmee ECM offre de nombreuses fonctionnalités pour la capture, le stockage, l’indexation, la récupération et l’archivage des documents.

Son support des métadonnées structurées, du contrôle des versions et des pistes d’audit garantit que les documents sont organisés, traçables et sécurisés.

• ECM mobile

Dokmee ECM inclut un accès adapté aux mobiles et une interface basée sur navigateur, permettant un accès sécurisé aux documents depuis n’importe où.

De plus, des formulaires peuvent être créés spécifiquement pour les mobiles.

• Automatisation avancée des workflows

Dokmee vous permet de créer des workflows complexes pour assurer une collaboration fluide, réduire les erreurs humaines et augmenter l’efficacité.

Les workflows peuvent automatiser les approbations, les révisions, les signatures, etc.

Bien que les workflows soient faciles à construire, vous pouvez aussi demander à l’équipe Dokmee de créer pour vous les plus complexes.

• Outils avancés de recherche et d’indexation

Magic Indexing, OCR, reconnaissance de codes-barres et scripts basés sur l’IA rendent la récupération des documents rapide et très précise, réduisant l’effort manuel et les erreurs.

• Déploiement flexible

Peu importe la sensibilité de vos documents ou la dispersion de votre équipe, Dokmee vous permet de déployer l’outil selon vos besoins.

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage initiale

Bien que l’interface soit conviviale, certaines fonctionnalités avancées (comme le scripting ou la personnalisation des workflows) peuvent nécessiter une formation ou une expertise technique, surtout pour des implémentations complexes.

• La performance dépend de la configuration

Dans les environnements sur site ou hybrides, la performance du système peut dépendre de votre infrastructure interne et d’une bonne configuration, ce qui peut nécessiter un support informatique expérimenté.

• La personnalisation nécessite une aide professionnelle

Les personnalisations très spécifiques, notamment dans les workflows, le scripting ou les intégrations, peuvent nécessiter l’assistance de l’équipe support de Dokmee ou de développeurs tiers.

Heureusement, l’équipe est toujours disponible pour aider.

Dokmee vs DocuWare

Dokmee et DocuWare sont deux des principaux systèmes ECM, et il peut parfois être difficile de choisir entre eux.

Tous deux offrent des fonctionnalités importantes telles que l’indexation des documents, la gestion des workflows, le contrôle des versions et des accès sécurisés.

Fonctionnalités	Dokmee	DocuWare
OCR et indexation	Indexation IA, Magic Indexing, ABBYY OCR	OCR basique, pas d’outils d’indexation IA intégrés
Coûts de numérisation	Illimitée, sans frais par clic	Tarification basée sur le volume, risques de dépassement
Automatisation des workflows	Puissante, glisser-déposer avec scripting	Workflows avancés, mais complexes à configurer
Options de déploiement	Sur site, Cloud, Hybride	Principalement Cloud, quelques options sur site
Sécurité et pistes d’audit	Accès basé sur les rôles, journalisation détaillée	Piste d’audit solide et fonctions de sécurité avancées
Support et personnalisation	Support très impliqué, personnalisation flexible	Support solide mais frais pour services professionnels

Cependant, Dokmee se distingue par des fonctionnalités comme la numérisation illimitée sans frais par clic, une indexation puissante basée sur l’IA (via scripting et Magic Indexing), et un modèle tarifaire plus abordable, particulièrement attractif pour les petites et moyennes entreprises.

Dokmee offre également une plus grande flexibilité de déploiement, supportant les environnements sur site, cloud et hybrides. DocuWare propose aussi des options cloud et sur site, mais avec un focus plus marqué sur le cloud, ce qui peut ne pas convenir aux entreprises avec des exigences de conformité strictes.

L’interface intuitive de Dokmee et sa facilité de mise en œuvre facilitent aussi l’adoption rapide par votre équipe.

Bien que DocuWare dispose de plus d’intégrations et soit adapté aux environnements d’entreprise complexes, il présente une courbe d’apprentissage plus raide et des coûts plus élevés, surtout pour les entreprises qui n’ont pas besoin d’intégrations ERP poussées ou d’un support informatique important.

Dokmee propose une solution ECM équilibrée, conviviale et économique, avec des fonctionnalités d’automatisation et de sécurité solides, ce qui en fait le meilleur choix pour les entreprises qui veulent des fonctionnalités performantes sans dépenser trop ni perdre de temps en formation.

Pour toutes ces raisons, Dokmee est le meilleur système de gestion documentaire et de gestion de contenu d’entreprise.

Alors, Dokmee est-il fait pour vous ?

Oui, Dokmee est le bon choix.

Que vous recherchiez un système de gestion documentaire (DMS) basique ou un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) plus avancé, Dokmee répond à vos besoins.

L’interface conviviale de Dokmee est accessible via les navigateurs web et les applications mobiles, garantissant un accès à distance et une grande flexibilité pour les équipes réparties.

La plateforme s’intègre aux outils professionnels courants tels que Microsoft Office, QuickBooks, et divers systèmes ERP.

Si vous souhaitez numériser vos documents tout en assurant une gouvernance documentaire cohérente, Dokmee offre une solution évolutive, sécurisée et riche en fonctionnalités, adaptée aussi bien aux besoins opérationnels quotidiens qu’aux exigences d’archivage à long terme.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démo dès aujourd’hui ou à essayer Dokmee.

FAQ

À quoi sert Dokmee ?

À capturer, organiser, sécuriser et retrouver efficacement les documents numériques.

Qu’est-ce qu’un ECM ?

Un ECM (Enterprise Content Management) est un système de gestion du cycle de vie des documents d’entreprise.

Quels sont ses avantages ?

Productivité accrue, réduction des coûts, conformité réglementaire, meilleure traçabilité, gain de temps.

Est-ce compatible Microsoft Office ?

Oui, intégration native avec Microsoft 365, DocuSign, QuickBooks, etc.

Cloud ou local ?

Les deux, selon vos besoins : en ligne, sur site, ou modèle hybride.