Utilisez‑vous encore une gestion documentaire basique et perdez‑vous des documents ?
Difficulté à trouver le DMS idéal pour vous ?
Nous avons passé en revue 10 de nos meilleurs systèmes de gestion de documents pour vous aider à choisir.
Qu’est‑ce qu’un système de gestion de documents ?
Un système de gestion de documents, ou DMS, est un logiciel conçu pour capturer, stocker, gérer et récupérer vos documents numériques.
L’objectif d’un DMS est de traiter vos documents et de vous permettre d’y accéder à tout moment de leur cycle de vie, de la création à la collaboration, en passant par l’archivage et la destruction, tout en garantissant une sécurité renforcée.
En numérisant tous les documents de votre entreprise, vous améliorez l’efficacité et la collaboration, et réduisez considérablement les erreurs humaines et les pertes de documents grâce à la mise en place de flux de travail.
Un DMS propose généralement l’indexation de documents, la gestion des métadonnées, la recherche plein texte, l’automatisation des workflows, les contrôles d’accès utilisateurs, les pistes d’audit et l’intégration avec d’autres systèmes d’entreprise comme les CRM et les ERP.
Fonctionnalités d’un DMS
Avant de détailler nos DMS préférés, voici les principales fonctionnalités que votre DMS (ou ECM) devrait offrir.
Automatisation des workflows
La mise en place de workflows automatisés permet une collaboration fluide avec votre équipe.
Les workflows sont des parcours personnalisables déclenchés automatiquement. Chaque membre concerné est notifié lorsqu’il doit intervenir.
Par exemple : signature d’un document, révision d’une proposition.
Exemple de workflow :
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Proposition de projet
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Création de la proposition, ajout des métadonnées et des balises.
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Envoi automatique au chef d’équipe pour révision initiale. Il peut ajouter des notes, approuver ou rejeter.
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L’auteur est informé du statut et peut apporter des modifications. Le DMS affiche la version la plus récente.
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Passage automatique au responsable de département pour validation conformité, budget, etc.
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Envoi au service financier pour signature et tampon.
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Publication du document.
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Archivage automatique après 10 ans.
Stockage de documents
Votre DMS propose des classeurs numériques où vous pouvez stocker et organiser des documents aussi longtemps que nécessaire.
Les fichiers peuvent être classés et indexés selon vos besoins.
Capture des documents
La capture de documents permet au DMS de collecter automatiquement les documents nécessaires, individuellement ou en masse.
Cela inclut la numérisation de documents papier, l’import de fichiers depuis différentes sources (email, applis mobiles, dossiers réseau) et leur conversion en formats numériques structurés.
Les solutions avancées intègrent souvent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire et indexer le texte, facilitant la recherche et l’organisation.
Recherche avancée & indexation
Le DMS permet de classer vos fichiers et documents avec une indexation avancée, facilitant leur recherche.
Particulièrement grâce aux balises de métadonnées (auteur, client, lieu, mots‑clés, numéros, etc.).
Vous pouvez aussi filtrer les résultats de recherche et enregistrer des requêtes fréquentes.
Contrôle des versions
Avec la gestion traditionnelle (serveur personnel), le risque d’envoyer des versions obsolètes est élevé.
Un DMS assure toujours l’accès à la version la plus récente pour tous, devenant ainsi la source fiable d’information.
Toutefois, les versions antérieures restent accessibles : l’historique indique qui a modifié, signé ou tamponné et quand.
Contrôle d’accès & permissions
Une des meilleures fonctionnalités d’un DMS est la sécurité intégrée.
Vous pouvez définir, pour chaque document, qui peut le visualiser, modifier, envoyer par email ou imprimer. Des filigranes personnalisés indiquent qui a ouvert le document à quel moment.
Associé aux pistes d’audit, cela limite les risques de faille de sécurité et améliore la traçabilité.
Pistes d’audit
Dans un DMS, chaque action est enregistrée : quel document, quelle action, date et utilisateur.
Ces journaux immuables ne peuvent être modifiés ou supprimés.
Les pistes d’audit facilitent la conformité et les revues de sécurité.
Outils de collaboration
Le but d’un DMS est de centraliser tous les documents de l’organisation pour que les équipes collaborent efficacement.
Les systèmes incluent souvent la co‑édition en temps réel, les commentaires in‑document et les espaces de travail partagés.
Top 10 des systèmes de gestion de documents
Avant de choisir votre DMS, considérez : volume de documents, mode de déploiement (sur site ou cloud), fonctionnalités avancées, type de workflows…
Nous avons sélectionné 10 outils DMS à découvrir.
| Outils |
Capacité ECM |
Balises métadonnées |
Déploiement |
Fonctionnalités IA |
Rôles & permissions |
Capture automatisée |
| Dokmee |
✅ |
✅ |
Cloud, sur site, hybride |
✅ |
✅ |
✅ |
| DocuWare |
✅ |
✅ |
Cloud, sur site, hybride |
✅ |
✅ |
✅ |
| Google Workspace |
❌ |
❌ |
Cloud |
❌ |
✅ |
❌ |
| PandaDoc DMS |
❌ |
❌ |
Cloud |
✅ |
✅ |
❌ |
| M‑Files |
❌ |
✅ |
Cloud, sur site, hybride |
✅ |
✅ |
✅ |
| Laserfiche |
✅ |
✅ |
Cloud, sur site, hybride |
✅ |
✅ |
✅ |
| Revver |
❌ |
✅ |
Cloud |
✅ |
✅ |
✅ |
| Microsoft SharePoint |
❌ |
✅ |
Cloud, sur site, hybride |
✅ |
✅ |
✅ |
| Zoho WorkDrive |
❌ |
❌ |
Cloud |
❌ |
✅ |
❌ |
| FileHold |
✅ |
✅ |
Cloud, sur site privé |
✅ |
✅ |
✅ (via SmartSoft) |
1. Dokmee
Notes ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4,2/5 | Capterra 4,7/5
Aperçu
Dokmee est considéré comme l’un des meilleurs en gestion documentaire, pouvant être utilisé comme DMS ou ECM grâce à ses fonctionnalités avancées et son IA.
Il se distingue par une interface conviviale, une automatisation puissante des workflows et une sécurité de niveau entreprise.
Il propose des options de déploiement sur site ou cloud, offrant une grande flexibilité selon l’infrastructure et les exigences de conformité.
Avec Dokmee, vous pouvez créer des workflows personnalisés et avancés, automatiser des processus multi‑étapes, attribuer des tâches et suivre l’état des documents.
Le système inclut la capture automatisée, l’indexation intelligente et la recherche alimentée par OCR, permettant de retrouver rapidement des fichiers via mots‑clés, métadonnées ou texte intégral.
Il s’intègre avec Microsoft Office, SAP, QuickBooks, et permet d’éditer vos documents ou présentations directement dans l’outil.
Dokmee propose aussi des formulaires électroniques avec signature, upload de fichiers, modèles personnalisés ou rapports exportables.
Dokmee ECM
✅ Avantages
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Automatisation des workflows hautement personnalisable
-
Indexation OCR & recherche plein texte
-
Disponible en plusieurs langues
-
Version mobile disponible
❌ Inconvénients
-
Courbe d’apprentissage pour les fonctionnalités avancées
-
Reporting et analyses intégrés limités
-
Design de l’interface basique et simple
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2. DocuWare
Notes ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5
Aperçu
DocuWare est une solution cloud adaptée aux entreprises de taille moyenne à grande.
Elle se distingue par la reconnaissance automatique, la classification par IA, son référentiel et son moteur de workflows.
Son moteur d’indexation intelligent automatise la reconnaissance et la classification lors de l’import, réduisant la saisie manuelle et améliorant l’exactitude.
DocuWare s’intègre avec Microsoft 365, SAP, Outlook, et divers ERP/CRM.
La plateforme propose également des formulaires numériques personnalisables pour collecter des informations structurées.
✅ Avantages
❌ Inconvénients
-
Plus coûteux que des solutions légères
-
Fonctionnalités hors ligne limitées
-
La personnalisation peut nécessiter un support IT
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3. Google Workspace
Notes ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4,6/5 | Capterra 4,7/5
Aperçu
Google Workspace n’était pas conçu initialement comme DMS, mais permet maintenant la création, collaboration et gestion de documents en ligne.
Avec Drive, Docs, Sheets et Shared Drives, les équipes peuvent créer, stocker, organiser et collaborer en temps réel, sans installations complexes.
C’est une bonne solution pour les petites équipes qui gèrent un faible volume de documents sans besoins d’automatisation poussée.
La recherche rapide et intuitive dans Drive est alimentée par la technologie Google.
Pour l’organisation, vous pouvez créer des Shared Drives avec permissions par rôle, organiser via dossiers ou labels, et gérer l’accès via l’Admin console.
✅ Avantages
❌ Inconvénients
-
Absence de workflows et pistes d’audit
-
Permissions de Shared Drive complexes pour les grandes équipes
-
Accès hors ligne à configurer
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4. PandaDoc DMS
Notes ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5
Aperçu
PandaDoc est une plateforme d’automatisation documentaire et de signature électronique.
Il offre désormais un DMS complet avec une bibliothèque de modèles pour soutenir la cohérence de marque.
Sa fonctionnalité principale est le générateur de documents par glisser‑déposer, avec des modèles réutilisables, médias intégrés, tableaux de prix et champs de formulaire.
La plateforme fournit un suivi en temps réel des documents, avec analyses indiquant quand les destinataires ouvrent, consultent ou finalisent.
PandaDoc s’intègre facilement aux CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), ainsi qu’à des outils comme Zapier, Slack et des processeurs de paiement.
✅ Avantages
-
Bibliothèque de modèles riche
-
Suivi et analytics en temps réel
-
Flux de signatures et approbations intégrés
❌ Inconvénients
-
Moins idéal pour stockage documentaire à l’échelle d’entreprise
-
Organisation des fichiers limitée
-
Automatisation centrée sur les documents commerciaux
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5. M‑Files
Notes ⭐⭐⭐⭐
G2 4,4/5 | Capterra 4,4/5
Aperçu
M‑Files repose fortement sur les balises de métadonnées plutôt que sur les classeurs.
Il convient particulièrement aux organisations ayant des structures documentaires complexes ou des exigences de conformité (juridique, ingénierie, finance).
M‑Files combine automatisation, contrôles de conformité et recherche assistée par IA.
L’un de ses points forts est l’utilisation de métadonnées contextuelles (nom du client, ID projet, type de document) pour retrouver instantanément le contenu, quel que soit son emplacement.
Il permet de créer des workflows personnalisés (approbation, contrôle qualité, validation juridique), avec notifications et pistes d’audit.
✅ Avantages
-
Organisation centrée métadonnées
-
Intégration avec Microsoft 365, Salesforce, systèmes hérités
-
Déploiement hybride
❌ Inconvénients
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6. Laserfiche
Notes ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5
Aperçu
Laserfiche est un DMS et outil d’automatisation des processus métier basé sur l’IA, idéal pour les grandes entreprises, les administrations publiques et les établissements d’enseignement.
Il combine contrôle documentaire, conformité réglementaire, et outils d’automatisation low-code permettant aux entreprises de concevoir des workflows personnalisés.
La plateforme comprend un générateur de workflows low-code pour automatiser tâches telles que les validations, les flux de données et les contrôles de conformité, sans intervention IT importante.
Laserfiche propose également des outils de capture intelligente utilisant l’OCR et le machine learning, et s’intègre à des systèmes comme Microsoft 365, Salesforce ou ESRI.
Le modèle de sécurité de Laserfiche est de niveau entreprise, avec des contrôles d’accès par rôle, du chiffrement, et des pistes d’audit.
Autre atout : ses fonctions d’analyse et de reporting fournissent des visualisations sur l’usage documentaire et l’efficacité des workflows.
✅ Avantages
-
Capture intelligente des documents
-
Excellente gestion de la conformité
-
Tableaux de bord analytiques détaillés
❌ Inconvénients
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7. Revver
Notes ⭐⭐⭐⭐
G2 4,3/5 | Capterra 4,4/5
Aperçu
Revver (anciennement eFileCabinet) est un DMS moderne destiné aux PME.
Il utilise l’IA pour gérer les documents et son interface conviviale séduit les entreprises qui veulent une solution simple sans sacrifier les fonctionnalités.
Revver prend en charge les workflows automatisés permettant d’automatiser des tâches répétitives comme le classement de fichiers, les approbations ou le renommage, sans codage.
Il utilise des modèles prédéfinis et des métadonnées pour classer automatiquement les documents, réduisant les erreurs humaines et favorisant la cohérence.
Le système propose également le contrôle des versions, les pistes d’audit complètes, et des permissions granulaires pour gérer l’accès et l’historique.
Revver est basé sur le cloud et s’intègre avec Microsoft 365, DocuSign, et divers CRM.
✅ Avantages
❌ Inconvénients
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8. Microsoft SharePoint
Notes ⭐⭐⭐⭐
G2 4/5 | Capterra 4,3/5
Aperçu
Microsoft SharePoint est un DMS bien intégré à l’écosystème Microsoft.
Il offre un stockage centralisé, un contrôle des versions et une collaboration à l’échelle de l’entreprise. Pour les organisations utilisant Microsoft 365, c’est une extension naturelle de Word, Excel, Teams et OneDrive.
Son architecture est hautement personnalisable. On peut concevoir des bibliothèques de documents avec métadonnées, workflows, niveaux de permissions, et politiques de rétention.
Il prend en charge la co‑édition en temps réel.
Côté gouvernance documentaire, SharePoint offre des fonctionnalités solides : contrôles d’accès par utilisateur, intégration à Microsoft Purview, politiques de cycle de vie.
Il est évolutif, pour petites équipes comme grandes entreprises, avec options cloud (SharePoint Online) et hybrides (SharePoint Server).
✅ Avantages
❌ Inconvénients
-
Requiert une formation pour tirer profit des workflows
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Trop complexe pour une gestion documentaire de base
-
Moins fluide avec des outils non-Microsoft
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9. Zoho WorkDrive
Notes ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4,3/5 | Capterra 4,6/5
Aperçu
Zoho WorkDrive est un DMS basé sur le cloud, conçu principalement pour les PME.
Faisant partie de la suite Zoho, WorkDrive s’intègre naturellement aux autres applications Zoho telles que CRM, Projects, Mail.
Bien qu’il ne propose pas de personnalisation avancée comme d’autres DMS, son interface claire, ses outils collaboratifs et son contrôle documentaire en font une solution idéale pour les entreprises en croissance.
Il mise sur une gestion collaborative des fichiers : les dossiers d’équipe (“Team Folders”) ont chacun des rôles, permissions, et workflows propres, pour éliminer les silos et assurer une transparence.
WorkDrive comprend aussi la récupération de fichiers, les pistes d’audit et le support de conformité (ex. RGPD).
Grâce à sa synchronisation desktop, accès mobile et mode hors ligne, il convient aux équipes hybrides ou à distance.
✅ Avantages
❌ Inconvénients
-
Peu d’automatisation avancée ou IA
-
Peu d’intégrations tierces hors Zoho
-
Non adapté aux grandes entreprises
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10. FileHold
Notes ⭐⭐⭐⭐⭐
G2 4,6/5 | Capterra 4,7/5
Aperçu
FileHold est un DMS sur site ou en cloud privé, conçu pour les entreprises moyennes à grandes ayant des besoins stricts en conformité et sécurité.
Il excelle dans les environnements complexes (administration, industrie, juridique, santé) où les normes réglementaires et workflows structurés sont critiques.
Il prend en charge des bibliothèques hiérarchisées, des balises métadonnées, des accès par rôle, et un historique complet des versions. Il propose aussi des calendriers de rétention, archivage automatique, et suppression conforme à la loi.
L’automatisation des workflows est intégrée : approbations multi‑étapes, contrôles de conformité, révisions contractuelles.
FileHold propose un lecteur intégré pour annoter, caviarder, ou signer numériquement sans logiciel tiers.
Il inclut aussi un système de journalisation (audit) enregistrant toutes les interactions.
✅ Avantages
-
Moteur de workflow intégré
-
Intégration OCR & numérisation
-
Signatures, caviardage et annotations natives
❌ Inconvénients
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Comment choisir un DMS ?
Il n’y a pas de bonne ou mauvaise réponse.
Chaque entreprise a ses propres besoins. Le meilleur DMS est celui qui y répond parfaitement.
Voici une checklist rapide des éléments à rechercher :
🔲 Évolutivité
🔲 Adapté à votre budget
🔲 Conformité & sécurité
🔲 Pistes d’audit
🔲 Balises de métadonnées
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🔲 Outils collaboratifs
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🔲 Accès mobile
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