Choisir l’outil qui gérera les fondations de votre organisation (vos documents) est une décision stratégique.
Lorsqu’il s’agit de choisir un DMS (système de gestion documentaire), une question inévitable se pose : Dokmee ou DocuWare ?
Nous allons vous aider à analyser les fonctionnalités clés et à choisir le meilleur système de gestion documentaire pour votre entreprise.
Qu’est-ce que Dokmee ?
Dokmee propose des solutions robustes de DMS et de ECM (Enterprise Content Management).
Le DMS de Dokmee est un système sécurisé de gestion documentaire qui vous permet de stocker, gérer et accéder à tous vos documents numériques.
C’est la solution idéale pour les entreprises souhaitant abandonner le papier sans pour autant investir dans des fonctionnalités trop avancées ou complexes.
La tarification modulaire de Dokmee vous garantit de ne payer que pour les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Dokmee améliore votre productivité tout en protégeant vos documents grâce à des pistes d’audit avancées et des contrôles de sécurité rigoureux.
Si vous recherchez une solution plus complète, vous pouvez opter pour Dokmee ECM, qui va au-delà de la gestion documentaire classique.
Avec Dokmee ECM, vous bénéficiez de flux de travail automatisés avancés (personnalisables selon vos besoins) et de l’indexation par métadonnées pour un accès rapide à tous vos documents.
C’est une solution idéale pour les grandes entreprises qui gèrent un volume important de documents. Elle est hautement évolutive et s’intègre avec de nombreuses autres plateformes.
Dans tous les cas, Dokmee propose des armoires centralisées pour stocker les fichiers, facilement consultables et accessibles selon les autorisations, ce qui en fait un outil essentiel pour toute entreprise manipulant de grands volumes de documents.
Dokmee est disponible en version locale ou cloud, ce qui offre une grande flexibilité d’implémentation selon vos besoins spécifiques.
Il est conçu pour des organisations de toutes tailles, notamment dans les secteurs juridique, médical, financier, éducatif, industriel et public.
C’est une solution particulièrement avantageuse pour les entreprises soumises à des normes strictes de conformité telles que HIPAA, RGPD, SOX ou d’autres régulations.
Qu’est-ce que DocuWare ?
DocuWare est l’une des plateformes les plus populaires pour la gestion documentaire et l’automatisation des flux de travail.
Elle permet la capture, l’indexation, l’archivage et la récupération des documents, tout en facilitant la collaboration entre équipes.
Elle intègre des fonctionnalités telles que :
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L’indexation intelligente
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Le contrôle d’accès basé sur les rôles
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La gestion des versions
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Les pistes d’audit
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L’intégration avec des applications professionnelles populaires (Microsoft Office, systèmes ERP, etc.)
Elle propose également une automatisation des flux de travail pour des tâches comme les validations, le traitement des factures ou le routage des documents.
Étant donné qu’elle ne propose pas des fonctionnalités ECM avancées, DocuWare convient mieux aux petites et moyennes entreprises.
Comme avec Dokmee, vous pouvez choisir une implémentation cloud, locale ou hybride, selon vos besoins et votre niveau de sécurité requis.
DocuWare s’adresse principalement aux départements financiers, RH et qualité.
Les cas d’usage sont nombreux et couvrent plusieurs fonctions au sein de l’entreprise.
Dokmee vs DocuWare
Dokmee et DocuWare offrent tous deux des fonctionnalités essentielles pour tout système de gestion documentaire, ce qui rend le choix difficile.
Voici une comparaison rapide des deux :
| Fonctionnalité |
Dokmee |
DocuWare |
| Type de solution |
DMS, ECM, automatisation des flux, capture automatisée |
DMS et automatisation des flux |
| Automatisation des flux |
Designer visuel intégré avec pistes d’audit |
Automatisation puissante avec modèles prédéfinis |
| Capture de documents |
OCR avancé, reconnaissance de codes-barres, numérisation par lot |
Indexation intelligente, classement automatique |
| Déploiement |
Sur site et dans le cloud |
Principalement cloud, avec option sur site |
| Vitesse de déploiement |
Rapide pour cloud et sur site |
Cloud rapide, plus long pour sur site |
| Interface utilisateur |
Intuitive, personnalisable, multilingue |
Moderne, axée sur l’automatisation |
| Intégration |
Microsoft 365, SAP, QuickBooks, Dropbox, API personnalisée |
Microsoft 365, SAP, Salesforce, QuickBooks et autres |
| Personnalisation et image de marque |
Marque blanche, modules personnalisés, interface adaptable |
Personnalisation limitée de l’interface |
| Modèle tarifaire |
Licence flexible (par utilisateur ou fonctionnalité) |
Abonnement, souvent par utilisateur |
| Accessibilité mobile |
Applications iOS & Android avec accès hors ligne |
Applications mobiles natives avec intégration des workflows |
Bien que les deux plateformes soient puissantes, elles répondent à des besoins différents.
La principale différence : Dokmee propose une solution ECM complète, tandis que DocuWare est centrée sur les DMS et les workflows.
De plus, Dokmee offre une personnalisation bien plus poussée, ce qui est idéal pour les entreprises ayant besoin de déploiements hybrides ou spécifiques.
Interface Utilisateur (UI/UX)
Dokmee propose une interface propre, intuitive, avec une forte attention portée à l’expérience utilisateur, et une personnalisation poussée pour correspondre à la charte graphique et aux processus de l’entreprise.
Ses capacités en marque blanche et son support multilingue offrent un avantage aux entreprises ayant besoin d’une interface personnalisée et accessible à l’international.
DocuWare, de son côté, propose aussi une interface moderne, axée sur la simplicité, mais avec des options de personnalisation plus limitées.
Indexation
Dokmee utilise une indexation puissante basée sur les métadonnées, permettant un étiquetage, une catégorisation et une recherche précises.
Ses capacités de gouvernance documentaire assurent la conformité aux normes en imposant des conventions de nommage, des politiques de conservation et des accès selon les rôles.
DocuWare utilise également l’indexation intelligente, mais repose davantage sur des modèles automatiques que sur des structures définies par l’utilisateur.
Capture
La capture de documents est essentielle, surtout lors de la transition depuis un système papier.
Dokmee propose Dokmee Capture, une solution dédiée à la numérisation à haut volume, avec :
DocuWare propose des fonctions de capture intégrées à la plateforme, mais pas de moteur de capture indépendant, ce qui peut limiter la scalabilité.
De plus, DocuWare ne propose pas de technologies OCR avancées, contrairement à Dokmee.
Intégrations
Les deux s’intègrent avec des outils comme Microsoft 365, SAP, QuickBooks.
Dokmee se distingue par sa flexibilité via API, facilitant les intégrations personnalisées.
DocuWare mise davantage sur des plug-ins standards, ce qui peut limiter la personnalisation pour certains secteurs.
Constructeur de Workflows
Les workflows garantissent une collaboration fluide, avec traçabilité, alertes et contrôle.
Dokmee propose un éditeur de workflows visuel en glisser-déposer, sans codage nécessaire.
Les entreprises peuvent aussi faire appel à l’équipe Dokmee pour créer des workflows sur mesure, garantissant des processus parfaits dès le départ.
DocuWare permet aussi l’automatisation des workflows, mais elle est limitée à des modèles préconfigurés.
Sécurité
Les deux solutions assurent la sécurité des documents sensibles.
Dokmee permet des rôles très détaillés, avec accès lecture seule, impression, édition, téléchargement, etc.
Il prend en charge la sécurité au niveau du document, contrôle par dossier, restrictions utilisateur et filigranes pour les documents sensibles.
DocuWare propose aussi un accès basé sur les rôles, mais avec un modèle plus standardisé et moins granulaire.
Les deux systèmes offrent des pistes d’audit complètes, avec enregistrement des consultations, modifications, suppressions, validations, etc.
Dokmee permet des rapports d’audit en temps réel, exportables, et propose des outils intégrés de surveillance.
DocuWare assure également une bonne traçabilité, mais Dokmee offre plus de flexibilité pour l’analyse et la gestion de ces journaux.
Comment choisir entre Dokmee et DocuWare ?
Le choix dépend avant tout des besoins de votre entreprise.
Évaluez d’abord la nature de vos documents et vos exigences en matière de conformité et d’intégration.
Si vous cherchez une solution évolutive et personnalisable, avec des fonctionnalités ECM avancées et des modules optionnels, Dokmee est le meilleur choix.
Si vous en êtes encore aux premières étapes de votre recherche, consultez notre sélection des 10 meilleurs DMS du marché.
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